Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Авторский курс Андрея Горбунова

Модератор: Андрей Горбунов

Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Андрей Горбунов » 14 янв 2008, 18:40

Здесь обсуждаем практические вопросы, касающиеся управления записями.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 14 янв 2008, 21:46

Андрей, вы просили в этом разделе обсуждать практические вопросы управления записями. Я попробую оценить вашу процедуру управления записями с т.зрения практика.
Мне в вашей ДП не хватает того самого пресловутого Перечня обязательных записей, о котором вы говорили. Вы пишете, что он у вас в Руководстве по качеству. Но скорее всего, там ведь просто приведен общий список записей, требуемых ИСО? Если же вы Перечень записей привели в Руководстве, то тем самым обезличили свою ДП, сделали ее удобной для тиражирования и применения в различных организациях. Это большой «+» для консультанта, но «-» для организации. Вы правы. Составление Перечня записей очень трудоемко. Но, на мой взгляд, необходимо, т.к. позволяет обнаруживать недостатки в сложившейся в организации процедуре управления записями (часто не определены места и сроки хранения и архивирования записей, ответственные за хранение, вид самих записей и т.д.). Помимо того, как вы сказали, это несколько облегчает проведение внутреннего аудита. Что само по себе является «+». Исходя из этого, я делаю ДП по управлению записями с Перечнем обязательных записей. В Перечне указываю:
- № п.ИСО и требуемая запись, согласно ИСО 9001,
- СТО организации, регламентирующий требования к данной записи,
- Наименование записи
- Места хранения записи,
- Место и срок архивирования записи.
ДП по управлению записями я разрабатываю самой последней, когда описаны и откорректированы все остальные процедуры и процессы и в них определены все записи, которые требуются в данной организации. И ничего страшного, если потом Перечень записей будет меняться, дополняться, корректироваться. Это вполне нормально, и говорит только о том, что Перечень живой. Вот если он не будет меняться годами, это как раз будет сигналом о том, что процедура управления записями носит формальный характер.
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 14 янв 2008, 22:46

Анна,
публикуемые мной процедуры - это лишь примеры решений. Они намеренно обезличены - по разным причинам.
Одним из основных моментов лекции было то, что нельзя составить перечень управляемых в рамках СМК записей, если не определено, что такое результативность системы и как ее оценивать. Т.е. управление записями надо начинать с понимания, зачем записи нужны, кем, когда и каким образом будут использоваться.
Если не секрет, Анна, по каким критериям в Вашей организации Вы определяете, результативна СМК или нет?
Я знаю одну организацию, где результативность СМК оценивается одним параметром: подтверждением сертификата. И запись, которой надо управлять, там требуется только одна: протокол внешнего аудита.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 15 янв 2008, 00:04

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Анна,
публикуемые мной процедуры - это лишь примеры решений. Они намеренно обезличены - по разным причинам.

Андрей, это я понимаю. Более того, я бы точно так же поступала с многими моими документами, которые я разрабатываю. Не все их них я хотела бы пускать на поток.
Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Одним из основных моментов лекции было то, что нельзя составить перечень управляемых в рамках СМК записей, если не определено, что такое результативность системы и как ее оценивать. Т.е. управление записями надо начинать с понимания, зачем записи нужны, кем, когда и каким образом будут использоваться.

Андрей, для первоначально разрабатываемого Перечня записей, на мой взгляд, не столько важна результативность всей системы, сколько системность (неслучайность возникновения) каждой конкретной записи. И здесь можно пользоваться (при первоначальной разработке Перечня) подсказками ИСО. Нельзя объять необъятное сразу.
Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Если не секрет, Анна, по каким критериям в Вашей организации Вы определяете, результативна СМК или нет?
Я знаю одну организацию, где результативность СМК оценивается одним параметром: подтверждением сертификата. И запись, которой надо управлять, там требуется только одна: протокол внешнего аудита.
Нет, Андрей, у меня не так все запущено. Еще в бытность мою зав.сектором качества НИИ я разработала СТО по оценке результативности СМК. При этом оценка результативности СМК определялась, исходя из оценки результативности отдельных критериев: критерий достижения основных целей, критерий оценки удовлетворенности потребителей, критерий конкурентоспособности продукции, критерий качества процессов, критерий корректирующих мероприятий. Для каждых критериев испльзовались различные расчетные формулы с использованием моей любимой квалиметрии. Но с этим СТО произошла очень грустная история :cry: . Я его разработала перед увльнением из НИИ и уходом в армию консультантов. И внедрять его мне не довелось :-( . Так что теперь я его воспринимаю, как теоретический изыск. Хотя очень бы хотелось знать, насколько он был работоспособен. Вы же знаете, любая 1 редакция СТО - это на самом деле испытательный образец. Он должен пройти опробование на практике. И только последующие редакции на самом деле будут более-менее работоспособны.
Галочкина Анна
 

Сообщение Константин Стрюков » 15 янв 2008, 01:10

Галочкина Анна писал(а):для первоначально разрабатываемого Перечня записей, на мой взгляд, не столько важна результативность всей системы, сколько системность (неслучайность возникновения) каждой конкретной записи. И здесь можно пользоваться (при первоначальной разработке Перечня) подсказками ИСО. Нельзя объять необъятное сразу.


Анна,
мне кажется, Вы мыслите в правильном направлении. Только к ИСО привязываться нужно очень и очень осторожно.

Множество записей можно рассматривать как дескриптивную модель организации. То есть записи - это некоторое множество данных (заметьте, не обязательно где-то физически зафиксенных), которые описывают состояние вашей организации в каждый момент времени. Пожалуй, наиболее понятные и привычные менеджерам именно в таком контексте записи - это бухгалтерская финансовая отчетность. Ну это понятно.

Кроме них есть масса других. Нужно просто по каждому процессу сесть вместе с предметными экспертами, взять большой лист бумаги и ручку и записать все те отчеты и отчетики, которыми они пользуются каждый день в своей работе. Каждая цифра или факт в отчетах из-чего-то складывается. При попытке их декомпозировать вы придете к какому-то количеству первичных данных. И знаете что интересно? Их будет мало, а действительно важных из них и того меньше...
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 15 янв 2008, 09:06

Константин Стрюков писал(а):Кроме них есть масса других. Нужно просто по каждому процессу сесть вместе с предметными экспертами, взять большой лист бумаги и ручку и записать все те отчеты и отчетики, которыми они пользуются каждый день в своей работе. Каждая цифра или факт в отчетах из-чего-то складывается. При попытке их декомпозировать вы придете к какому-то количеству первичных данных.

Согласна, примерно так я и поступаю. Только я, когда начинаю работать с конкретными подразделениями (не только процессообразующими) составляю вместе с ними алгоритм их деятельности. И для каждого этапа алгоритма мы определяем получаемые, передаваемые записи (хотя не каждый этап содержит и должен содержать записи).
Константин Стрюков писал(а):И знаете что интересно? Их будет мало, а действительно важных из них и того меньше...

Как правило, так и происходит. Но иногда приходится изобретать велосипед.
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 15 янв 2008, 09:24

Анна,
"для первоначально разрабатываемого Перечня записей, на мой взгляд, не столько важна результативность всей системы, сколько системность (неслучайность возникновения) каждой конкретной записи. И здесь можно пользоваться (при первоначальной разработке Перечня) подсказками ИСО" - а неслучайность возникновения откуда возьмется? Полагаю, что из потребности. А что определяет эту потребность?
Представьте, что Вы - турист. Правила Вам говорят: в поход возьмите карту местности. Но дело в том, что карт местности много: они различаются по типу, по масштабу - какую Вам надо в данном конкретном случае? А это Вы определите сами исходя из своих задач похода. Например, "мне будет достаточно "километровки" с указанием того-то, того-то и того-то".
С записями та же история. Стандарт дает перечень типов записей, а какие конкретно документы будут выступать в организации записями того или иного типа, определяет сама организация. Исходя из своих задач.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 15 янв 2008, 09:39

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Анна,
"для первоначально разрабатываемого Перечня записей, на мой взгляд, не столько важна результативность всей системы, сколько системность (неслучайность возникновения) каждой конкретной записи. И здесь можно пользоваться (при первоначальной разработке Перечня) подсказками ИСО" - а неслучайность возникновения откуда возьмется? Полагаю, что из потребности. А что определяет эту потребность?
...Стандарт дает перечень типов записей, а какие конкретно документы будут выступать в организации записями того или иного типа, определяет сама организация. Исходя из своих задач.

Андрей, так получилось, что о "неслучайности возникновения я уже ответила (Константину) ранее:
Галочкина Анна писал(а): я, когда начинаю работать с конкретными подразделениями (не только процессообразующими) составляю вместе с ними алгоритм их деятельности. И для каждого этапа алгоритма мы определяем получаемые, передаваемые записи.

Немного дополню. Если каких-то записей (требуемых ИСО) не хватает, они добавляются. Могу сказать, что ни на одном предприятии никогда изначально нет записей по п.8.2.2 и не всегда определены записи по 5.6.1, 8.5.2, 8.5.3. Но остальные записи (требуемые ИСО - я пока только о них говорю) как правило на предприятиях определены. И основная первоначальная задача - их систематизировать.
Галочкина Анна
 

Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Шелехова Елена » 21 янв 2008, 17:03

Зравствуйте!
А у меня напрашивается вопрос - в СМК, разработанной в соответствии с ИСО 9000, записями считаются только те записи, которые перечислены в Стандарте, т.е. 16 видов обязательных записей, или к ним можно отнести и остальные документы, например, планы, журналы, заявки, которые составляются в текущей деятельности отделов?
И еще, понятие "данные о качестве" и "записи, требуемые стандартом ИСО 9000" это одно и тоже?
Шелехова Елена
 

Сообщение Андрей Горбунов » 21 янв 2008, 17:38

Елена,
мне кажется, Вам имеет смысл последить и, возможно, поучаствовать, в дискуссии, ведущейся в соседней ветке: http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=5185
Не исключено, что Вы там найдете ответы на интересующие Вас вопросы.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Галочкина Анна » 21 янв 2008, 17:41

Шелехова Елена писал(а):в СМК, разработанной в соответствии с ИСО 9000, записями считаются только те записи, которые перечислены в Стандарте, т.е. 16 видов обязательных записей...

Елена, я насчитала 20 обязательных записей. При условии, что у вас нет допустимых исключений из 7 раздела ИСО.
Галочкина Анна
 

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Александр Воробьёв » 21 янв 2008, 18:02

Шелехова Елена писал(а):Зравствуйте!
А у меня напрашивается вопрос - в СМК, разработанной в соответствии с ИСО 9000, записями считаются только те записи, которые перечислены в Стандарте, т.е. 16 видов обязательных записей, или к ним можно отнести и остальные документы, например, планы, журналы, заявки, которые составляются в текущей деятельности отделов?
И еще, понятие "данные о качестве" и "записи, требуемые стандартом ИСО 9000" это одно и тоже?

Елена

стандарт ИСО 9000 не требует записи, записи требует ИСО 9001...

Записи, требуемые ИСО 9001:2000

5.6.1-Анализ со стороны руководства
6.2.2(e)-Образование, подготовка, навыки и опыт
7.1(d)-Свидетельства того, что процессы создания продукции и получаемая продукция удовлетворяют требованиям
7.2.2-Результаты анализа требований, относящихся к продукции, и действия, вытекающие из этого анализа
7.3.2-Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции
7.3.4-Результаты анализа проектирования и разработки и всех необходимых действий
7.3.5-Результаты верификации проекта и разработки и всех необходимых действий
7.3.6-Результаты валидации проекта и разработки и всех необходимых действий
7.3.7-Результаты анализа изменений проекта и разработки и всех необходимых действий
7.4.1-Результаты оценки поставщиков и всех необходимых действий, вытекающие из этой оценки
7.5.2(d)-Если требуется организации, чтобы продемонстрировать валидацию процессов в тех случаях, когда конечные выходные данные не могут быть верифицированы последующим мониторингом или измерением
7.5.3-Однозначная идентификация продукции в тех случаях, когда прослеживаемость является требованием
7.5.4-Собственность потребителя, которая утеряна, повреждена или когда обнаружено, что она стала непригодной для использования
7.6(а)-База, используемая для калибровки или поверки измерительного оборудования, в тех случаях, когда не существует международных или национальных эталонов измерения
7.6-Достоверность результатов предыдущих измерений, если обнаруживается, что измерительное оборудование не соответствует требованиям
7.6-Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования
8.2.2-Результаты внутренних аудитов и последующие действия
8.2.4-Указание лиц(а), санкционирующих выпуск продукции
8.3-Характер несоответствий продукции и все последующие предпринятые действия, включая полученные разрешения на отклонения
8.5.2-Результаты корректирующих действий
8.5.3-Результаты предупреждающих действий

и по ГОСТ Р ИСО 9001
а) анализ со стороны руководства - 5.6.1;
б) образование, подготовка, навыки и опыт персонала - 6.2.2, перечисление д);
в) свидетельства соответствия процессов жизненного цикла продукции и произведенной продукции установленным требованиям - 7.1, перечисление г);
г) результаты анализа и последующих действий, вытекающих из анализа требований, относящихся к продукции, - 7.2.2;
д) входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции, - 7.3.2;
е) результаты анализа проекта и разработки и всех необходимых при этом действий - 7.3.4;
ж) результаты верификации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий - 7.3.5;
и) результаты валидации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий - 7.3.6;
к) результаты анализа изменений проекта и разработки и любых необходимых при этом действий-7.3.7;
л) результаты оценивания поставщиков и любых необходимых действий, вытекающих из оценки,-7.4.1;
м) осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями - 7.5.2, перечисление г);
н) осуществление идентификации продукции и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости продукции - 7.5.3;
п) случаи утери, повреждения или признания непригодной для использования собственности (в том числе интеллектуальной) потребителя, а также записи об извещении потребителя о таких случаях - 7.5.4;
р) регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов), - 7.6, перечисление а);
с) регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям, - 7.6;
т) результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений - 7.6;
у) планирование и проведение внутренних аудитов - 8.2.2;
ф) идентификация лица (лиц), санкционировавшего(их) выпуск продукции, - 8.2.4;
х) свидетельства соответствия продукции критериям приемки - 8.2.4;
ц) характер несоответствий и любых последующих предпринятых действий, включая полученные разрешения на отклонения, - 8.3;
ч) результаты предпринятых корректирующих действий - 8.5.2;
ш) результаты предпринятых предупреждающих действий - 8.5.3.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Галочкина Анна » 21 янв 2008, 18:41

Александр Воробьёв писал(а):7.3.7-Результаты анализа изменений проекта и разработки и всех необходимых действий

Александр, но в том же п. 7.3.7 есть еще и запись не только по результатам анализа изменений, но и по самим изменениям проекта и разработки: "Изменения проекта и разработки должны быть идентифицированы, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии". Т.е. я по 7.3.7 насчитала 2 обязательных вида записей.

Александр Воробьёв писал(а):7.6(а)-База, используемая для калибровки или поверки измерительного оборудования, в тех случаях, когда не существует международных или национальных эталонов измерения
7.6-Достоверность результатов предыдущих измерений, если обнаруживается, что измерительное оборудование не соответствует требованиям
7.6-Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования

К обязательным можно отнести только требование к записям результатов калибровки и поверки. Всех остальных записей по п. 7.6 может и не быть. Дословно из п.7.6: "Записи результатов калибровки и поверки должны поддерживаться в рабочем состоянии". Больше в п. 7.6 требования к обязательным записям нет.
Галочкина Анна
 

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Олег Коновалов » 21 янв 2008, 21:07

Галочкина Анна писал(а): Т.е. я по 7.3.7 насчитала 2 обязательных вида записей.


Анна,
Список обязательных записей, описанных Александром, можно найти на сайте технического коммитета исо (ISOTC), на последней странице, в документе
"ISO 9000 Introduction and Support Package:
Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2000"
Вот ссылка на английскую версию:
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/3553645/Documentation.doc?func=doc.Fetch&nodeid=3553645
Может у кого есть перевод?
Олег Коновалов
 

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Галочкина Анна » 21 янв 2008, 21:57

Олег Коновалов писал(а):Анна,
Список обязательных записей, описанных Александром, можно найти на сайте технического коммитета исо (ISOTC), на последней странице, в документе
"ISO 9000 Introduction and Support Package:
Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2000"
Вот ссылка на английскую версию:
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/3553645/Documentation.doc?func=doc.Fetch&nodeid=3553645
Может у кого есть перевод?

Александр, извиняюсь, была не права. :oops:
Олег, спасибо!
Я действительно не видела этот документ. С т.зрения образования по системам менеджмента - у меня 2 класса и коридор... :-(
Но, тем не менее, если "тупо" считать все требуемые ИСО 9001 записи - их получается 20... :-(
Быстрей бы вышла новая редакция, чтобы устранить эти разночтения!
И, пожалуйста, если у кого-нибудь есть русская версия этого документа, дайте ссылку. После сдачи минимума по английскому у меня в голове каша (в инст-те учила немецкий). Так что теперь читаю только документы на русском :oops:
Галочкина Анна
 

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Александр Воробьёв » 22 янв 2008, 09:32

Олег Коновалов писал(а):Список обязательных записей, можно найти на сайте технического коммитета исо (ISOTC), на последней странице, в документе "ISO 9000 Introduction and Support Package:
Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2000"
Вот ссылка на английскую версию:
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/3553645/Documentation.doc?func=doc.Fetch&nodeid=3553645
Может у кого есть перевод?

Олег

кроме того теперь этот самый ISO/TC 176/SC 2/N 525R размещен непосредственно на сайте ISO (как и другие руководящие материалы)
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/ma ... 1_2000.htm

моя цитата из перевода, который был сделан Качаловым в 2002г.
если нет в материалах на сайте, могу выложть...

P.S. относительно числа обязательных записей...
согласно 525R -- 21
согласно ГОСТ Р 40.003 -- 22
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Обсуждение. Записи (случаи из практики)

Сообщение Галочкина Анна » 22 янв 2008, 10:56

Александр Воробьёв писал(а):моя цитата из перевода, который был сделан Качаловым в 2002г.
если нет в материалах на сайте, могу выложть...


Александр, выложите, пожалуйста. Только на русском. Заранее благодарю.
Галочкина Анна
 

Сообщение Александр Воробьёв » 22 янв 2008, 13:27

Ссылка для скачивания файла: http://quality.ifolder.ru/5054408
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Андрей Горбунов » 25 янв 2008, 16:24

"Практическое" продолжение обсуждения из ветки "Теория".
Итак, есть телекоммуникационная компания, есть ПРК, задача которого построить СМК в компании. Есть выделенный основной процесс "Оказание телекоммуникационных услуг".

Анна написала:
"Андрей, но почему опять ПРК? Почему записи "как есть" определяются сверху? Записи "как есть" суммирует владелец процесса на основании информации исполнителей процесса.
Может, как предлагает Олег, черепаха. Я составляю функциональную схему процесса и наполняю ее существующими записями "как есть" (первоначально). Кто-то строит простую блок-схему, кто-то просто на основании перечней (списков) записей "как есть" исполнителей (но в этом есть проблема - можно потерять запись).
Суть не в этом. Не ПРК определяет записи "как есть
"

Сразу возникает много вопросов практического свойства.
1. Почему ПРК? Потому что именно он отвечает за построение СМК, том числе и построение - в ее рамках - системы управления записями. Соответственно, как мне кажется, он должен инициировать работы по выявлению записей "как есть". А в противном случае как они начнутся? Сам по себе? Владельцы процессов (кстати, большой вопрос - кто это такие) вдруг озаботятся?
2. Владелец процесса получает информацию от исполнителей. Что заставляет исполнителей посылать эту информацию владельцу процесса и откуда они знают, какую информацию надо посылать? Ведь исполнитель, чтобы это сделать, должен сам из перечня используемых им документов выделить записи, и отослать эту информацию выше. Так?
3. Для того, чтобы владелец процесса смог запросить внятно у исполнителей информацию о записях, он сам должен понимать, что это такое. (И зачем это ему надо - замечу в скобках). Кто ему это объяснит?

Вот в этой самой компании у генерального директора есть замы: коммерческий директор, технический директор, директор по ИТ, финансовый директор. Кто владелец основного процесса? От кого он должен получать информацию о записях "как есть"?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 25 янв 2008, 21:50

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):"Практическое" продолжение обсуждения из ветки "Теория".

Андрей, я отвечу, хоть и не вижу уже смысла в разделении практики и теории по записям. Темы постоянно перекликаются, и вы не сможете все время перетасовывать и выкидывать посты в другие ветки.
Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):
1. Почему ПРК? Потому что именно он отвечает за построение СМК, том числе и построение - в ее рамках - системы управления записями. Соответственно, как мне кажется, он должен инициировать работы по выявлению записей "как есть". А в противном случае как они начнутся? Сам по себе? Владельцы процессов (кстати, большой вопрос - кто это такие) вдруг озаботятся?
2. Владелец процесса получает информацию от исполнителей. Что заставляет исполнителей посылать эту информацию владельцу процесса и откуда они знают, какую информацию надо посылать? Ведь исполнитель, чтобы это сделать, должен сам из перечня используемых им документов выделить записи, и отослать эту информацию выше. Так?
3. Для того, чтобы владелец процесса смог запросить внятно у исполнителей информацию о записях, он сам должен понимать, что это такое. (И зачем это ему надо - замечу в скобках). Кто ему это объяснит?

ПРК естественно, инициирует выявление записей «как есть». Координирует работы по выявлению существующих записей. Объясняет (если сам знает), что такое записи владельцам процессов и руководителям подразделений. Или хотя бы, что он имеет в виду под записями. Не может объяснить сам, организовывает обучение (и в большинстве случаев, так и происходит). Судя по развернувшейся дискуссии среди ассов форума, у ПРК также может и не быть сразу понимания, что же такое запись. Тем более как он сможет составить перечень всех записей в организации, как предлагаете вы? Я таких «продвинутых» ПРК не встречала. Как и не встречала ПРК, знающих (а тем более выявляющих) детально все записи, ведущиеся в организации. Но координировать работы по выявлению существующих записей, ведущихся в организации, он может.
Т.е., подведу итог: ПРК может только инициировать и координировать работы по выявлению всех существующих записей организации. Сами работы ведутся на уровне владельцев процессов, руководителей подразделений и отдельных исполнителей.

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а): Вот в этой самой компании у генерального директора есть замы: коммерческий директор, технический директор, директор по ИТ, финансовый директор. Кто владелец основного процесса? От кого он должен получать информацию о записях "как есть"?

Понятия не имею, кто ВП в этой организации. Может быть – директор по IT, может – технический директор. По названию должности определить нельзя. Можно только по функциональным обязанностям, о которых вы не сказали.
Кто бы ни был ВП – он получает инф. о записях «как есть» от руководителей подразделений, участвующих в процессе. Я это уже говорила в соседней ветке. Повторять в этой – идти по кругу.
Галочкина Анна
 

След.

Вернуться в Курс молодого бойца

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 0



cron