Чем отличается процесс закупок от аутсорсинга?

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Чем отличается процесс закупок от аутсорсинга?

Сообщение Галочкина Анна » 18 дек 2007, 12:40

Добрый день!
Помогите, пожалуйста разобраться полностью в следующем: чем отличается процесс закупок от процесса аутсорсинга?
Я разрабатывала не так давно СМК для фирмы, основная деятельность которой – транспортная логистика (назову ее "фирма А"). Своего транспорта фирма не имеет. На перевозку заключаются договора подряда с соответствующими фирмами ("фирмы Б"). При этом на фирме А существует не только великолепно поставленная и задокументированная процедура оценки и выбора перевозчиков, но фирма А полностью контролирует весь процесс грузоперевозки, осуществляемые фирмами Б (загрузка, страховые случаи при перевозке, прохождение таможен, разгрузка и т.д.). Контроль ведется с помощью регламентированных фирмой А документов и регистрируемых контрольных звонков по всем этапам перевозки. Все проблемные ситуации заносятся в "досье" на перевозчика с последующим анализом и соответствующими выводами.
Я считала, что это аутсорсинг, и выделила его в соответствующий процесс. При оформлении заявки на сертификацию представители ОС посоветовали мне переделать этот процесс на процесс закупки (7.4). Копья я не ломала (хотя иногда люблю). Сделала, как предложил ОС. Хотя до сих пор считаю, что это был аутсорсинг. Итак, если из аутсорсинга настолько легко сделать закупку, то:
1. В чем же тогда между ними разница?
2. В каком случае закупка превращается в аутсорсинг?

С уважением,
Галочкина Анна
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 18 дек 2007, 13:55

Анна,
действительно, по сути, и закупки, и аутсоринг - это получение продукции (услуг) со стороны. В этом они схожи.
Но есть и принципиальное отличие. Аутсорсинг предполагает, что некая деятельность выполняется сторонней организацией, как будто эта сторонняя организация - часть Вашей (аутсорсер "внедрен" в процесс). Казалось бы, ну и что? А следствие простое: в этом случае продукция (услуги), получаемые по аутсорсингу, имеют статус "внутренних", и, соответственно, оценка поставщика-аутсорсера при каждом акте получения от них продукции (услуг) не нужна.
В случае же закупок, мы, строго говоря, при каждом акте закупки должны подтвердить обоснованность выбора поставщика, ибо он выступает как одна из многих сторонних организаций.
Полагаю очевидным, что я рассматриваю отличия только в заданном аспекте, потому как есть еще ряд интересных следствий, которые я просто оставляю за рамками.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4200
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 276 раз.

Re: Чем отличается процесс закупок от аутсорсинга?

Сообщение Евгений Жуков » 18 дек 2007, 14:17

Галочкина Анна писал(а):Я считала, что это аутсорсинг, и выделила его в соответствующий процесс. При оформлении заявки на сертификацию представители ОС посоветовали мне переделать этот процесс на процесс закупки (7.4). Копья я не ломала (хотя иногда люблю). Сделала, как предложил ОС. Хотя до сих пор считаю, что это был аутсорсинг

По здравому суждению - в данной ситуации "Закупки" предпочтительнее "Аутсорсинга"
Хотя бы потому, что перед контролируемым Вашей Организацией этапом "Загрузка" с необходимостью существуют другие этапы. Например, "Проверка техсостояния перевозочного средства". Если оформлять как "Аутсорсинг", то Ваша Организация должна управлять и этим этапом
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4076
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 197 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Чем отличается процесс аутсорсинга от закупок

Сообщение Галочкина Анна » 18 дек 2007, 16:14

Большое всем спасибо за разъяснения.
Моя беда, наверное, в том, что я все равно не вижу логики однозначного определения разницы аутсорсинг-закупка.
Разработку процесса я всегда начинаю с построения алгоритма процесса, затем функциональной схемы. Причем, меня еще в бытность мою инженером-электриком учили: если схема некрасива, значит она неправильна. Это помогает и дисциплинирует. Так вот при построении общего алгоритма процесса грузоперевозки я столкнулась с тем, что аутсорсинг там – на своем месте. Если же строить алгоритм с точки зрения закупки услуг грузоперевозчиков, то теряется смысл очень многих важных этапов, которые контролировала фирма А. В частности, отслеживание самого процесса осуществления перевозки товара от склада поставщика до склада получателя товара. Ведь с точки зрения закупки (упрощенно) необходимо:
1. выбрать и оценить поставщика;
2. заключить с ним договор, оговорив все условия;
3. разместить заказ;
4. получить готовую продукцию (услугу), осуществив входной контроль.
А как же тогда сам процесс производства продукции (услуги), который в моем случае очень важен? Теряется сам смысл контроля процесса перевозки. Получается, что фирме А может быть совершенно неважно, что с товаром происходило в процессе доставки. Она заключила договор с перевозчиком, тупо отметила факт погрузки у поставщика и отгрузки продукции заказчику, оформила приемо-сдаточные документы и все… А вот как раз с точки зрения аутсорсинга все логично. Особенно весь контроль за процессом грузоперевозки, о котором я говорила (который в случае закупки выпадает начисто). И оценка перевозчиков, которая, кстати при аутсорсинге не менее важна чем при закупке (т.к. в этом случае, согласна, это одно и то же). И мне не совсем понятно, почему то, что это внутренний процесс, обязывает его быть закупкой. И в том, и в другом случае его выполняют сторонние организации.
Я зашла в архив форума, там достаточно часто поднимался вопрос аутсорсинга, и отличие его от закупки. Но я поняла, что в рядах согласья нет, так что, может быть с самими формулировками не все в порядке. И необходимо более четкое и однозначное определение, что же такое «аутсорсинг»? А возможно, мне просто не хватает знаний, за что заранее прошу прощения (хотя разработкой СМК я занимаюсь более 6 лет). И отдельное сори за длинное письмо.
Галочкина Анна
 

Re: Чем отличается процесс закупок от аутсорсинга?

Сообщение Константин Стрюков » 18 дек 2007, 16:16

"Аутсорсинг" - это вид закупки услуг. Соответственно, аутсорсинг - это всегда закупки, хотя обратное не всегда верно.

Что такое "аутсорсинг" по мнению вики
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 18 дек 2007, 16:42

Константин, согласна.
Только не часть закупки, а вид закупки. С определенным (более жестким) набором требований. При этом, как я поняла на практике, именно более жесткие требования к аутсорсингу и пугают многих разработчиков. При этом почти всегда есть лазейка - перевести все в закупку, упростить сам процесс. С точки зрения предприятия, нуждающегося только в сертификате, это разумно. Мне только жалко потребителей, на который, вроде бы СМК должна быть ориентирована в первую очередь.
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 19 дек 2007, 08:16

Анна,
кстати, проект новой версии стандарта ISO 9001 содержит в разделе 4.1 довольно обширные пояснения как раз по поводу процессов, отданных на аутсорсинг.
В частности, Примечание 2 определяет: процесс, переданный на аутсорсинг, считается таковым, если он необходим СМК организации, но исполнителем его выбрана сторона, внешняя по отношению к организациию. (мой вольный перевод).
Т.е. грубо говоря, аутсорсинг - передача "куска деятельности" кому-то, а закупка - просто приобретение товара (услуги).
Да, обратите внимание на уточнение формулировки: "требуемый СМК организации".
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4200
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 276 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 20 дек 2007, 15:46

Константин!

Извиняюсь. Не сразу ответила - отъезжала в командировку.
Спасибо за разъяснение. Я зауважала ИСО 9001 в новой версии. Меня как раз не устраивало именно то, что организация, которая для себя определила процесс, как аутсорсинговый, и управляла им соответствующим образом (без сертифицированной СМК), вынуждена была его упростить под требования закупок только для сертификации существующей (и очень неплохой) СМК. Согласитесь, это достаточно странно выглядело.
Галочкина Анна
 

Сообщение Шелехова Елена » 14 май 2008, 20:54

Хотелось бы продолжить эту тему, т.к. я тоже не совсем понимаю разницу между закупками и аутсорсингом. У меня делема: строительная организация - для возведения дома нужна проектная документация (ПД) - проектного отдела в организации нет, поэтому ПД заказывается у стронней организации-проектировщика. Дальше, чтобы заказать ПД составляется тех.задание и отдается проектировщику. Проектировщик разрабатывает ПД и передает нам, мы в свою очередь анализируем ее и согласоваываем на Тех.совете организации, если есть замечания, то решаем эти вопросы с проектировщиками. Ну а потом выдаем утвержденную документацию на стройку. Вся эта деятельность у нас задокументирована и обозвана красивым словом ПРОЦЕСС "Разработки и согласования ПД", где также определены критерии его результативности.
Вопрос заключается в том, относится ли процесс "Разработки и согласования ПД" к аутсорсинговому или его можно отнести к п.7.4 "Закупки"
Шелехова Елена
 

Сообщение Александр Воробьёв » 15 май 2008, 13:05

Шелехова Елена писал(а):Вопрос заключается в том, относится ли процесс "Разработки и согласования ПД" к аутсорсинговому или его можно отнести к п.7.4 "Закупки"

Если вы несете за него отвественность перед вашим потребителем и управляете им (регулярные отношения с проектировщиком-- ваш субподрядчик), то это внешний процесс (аутсортинг)
Если не несете ответственности, , то можно отнести к закупкам...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Шелехова Елена » 16 май 2008, 22:26

Да, я разобралась: в нашем случае это все таки Закупки, т.к. мы покупаем готовый продукт - ПД, а не устанавливаем правила выполнения процесса разработки ПД для проектировщиков, а понятие анализа ПД - это грубо говоря входной контроль качества закупаемой продукции
Шелехова Елена
 

Сообщение Демин Влад » 17 май 2008, 23:51

:!: Аутсорсинг предполагает передачу исполнения своих ФУНКЦИЙ другому предприятию.

Если деятельность Вашей компании "А" включает перевозки, то заключение контракта на перевозки с компанией "Б" означает передачу ФУНКЦИЙ компанией "А" компании "Б". :cry: Со всеми милыми последствиями (анализом внутренней документации, внутренними аудитами компании "Б", ....)

«Разработку процесса я всегда начинаю с построения алгоритма процесса, затем функциональной схемы» - а вот это у меня не всегда получается :cry: . Как правило, начинаю с изучения (повторения) пакета стандартов, имеющих отношение к процессу. Только потом, когда процесс уже немного сложится, тогда и алгоритм. ;)

Буду рад, если немного помог.
Демин Влад
 

Сообщение Галочкина Анна » 19 май 2008, 11:47

Демин Влад писал(а)::!: Аутсорсинг предполагает передачу исполнения своих ФУНКЦИЙ другому предприятию.

Если деятельность Вашей компании "А" включает перевозки, то заключение контракта на перевозки с компанией "Б" означает передачу ФУНКЦИЙ компанией "А" компании "Б". :cry: Со всеми милыми последствиями (анализом внутренней документации, внутренними аудитами компании "Б", ....)

«Разработку процесса я всегда начинаю с построения алгоритма процесса, затем функциональной схемы» - а вот это у меня не всегда получается :cry: . Как правило, начинаю с изучения (повторения) пакета стандартов, имеющих отношение к процессу. Только потом, когда процесс уже немного сложится, тогда и алгоритм. ;)

Буду рад, если немного помог.

Влад, это был мой 1 пост на форуме. :-) С момента его написания прошло достаточно много времени и он уже потерял для меня актуальность. Хотя, конечно, в принципе интересно...
Проблема была не в определении процесса аутсорсинга в компании А. А в том, что чисто аутсорсинговый процесс пришлось переделать в закупки по желанию представителей ОС.
В любом случае - спасибо за ответ.
Галочкина Анна
 

Сообщение Павел Смотров » 19 май 2008, 12:14

Галочкина Анна писал(а):Проблема была не в определении процесса аутсорсинга в компании А. А в том, что чисто аутсорсинговый процесс пришлось переделать в закупки по желанию представителей ОС.

Без комментариев :-(
Павел Смотров
 

Сообщение Наталья Григорьевна » 22 май 2008, 12:30

Анна, по вашему вопросу можно еще посмотреть журнал "Методы менеджмента качества" №4 и №5 2008г., издательство РИА "Стандарты и качество"
Наталья Григорьевна
 

Сообщение Галочкина Анна » 22 май 2008, 13:16

Наталья Григорьевна писал(а):Анна, по вашему вопросу можно еще посмотреть журнал "Методы менеджмента качества" №4 и №5 2008г., издательство РИА "Стандарты и качество"

Наталья Григорьевна, спасибо за ссылку на ММК. Обязательно посмотрю, хотя этой теме уже пол-года, и она не очень для меня сейчас актуальна...
Спасибо!
Галочкина Анна
 

Сообщение Полина Вишневская » 26 июн 2008, 12:06

Шелехова Елена писал(а):Да, я разобралась: в нашем случае это все таки Закупки, т.к. мы покупаем готовый продукт - ПД, а не устанавливаем правила выполнения процесса разработки ПД для проектировщиков, а понятие анализа ПД - это грубо говоря входной контроль качества закупаемой продукции


Аутсорс - это передача неосновных функций компании в другую компанию.
То есть, если вид деятельности не относится напрямую к жизненному циклу продукции/услуги, а является лишь поддерживающим, то это аутсорс.
Методом управления таким процессом может быть:
-закупка и оценка поставщиков по п.7.4;
-мониторинг выполнения деятельности;
-выходной контроль продукции у поставщика;
-оценка СМК поставщика
и другие методы управления.

Исходя из перевода ИСО, делаю вывод - неверно переведено.
В ИСО под аутсорсингом подразумевается, на мой взгляд, подрядный процесс. И соответственно, данным процессам надо управлять, как своим. Логично - мы несем ответственность за данный процесс.

Елена, на мой взгляд, у вас данный процесс является подрядным (или неверный термин ИСО "аутсорсинговый" - но лучше его не использовать).
Полина Вишневская
 

Сообщение Александр Воробьёв » 26 июн 2008, 12:14

Полина Вишневская писал(а):В ИСО под аутсорсингом подразумевается, на мой взгляд, подрядный процесс. И соответственно, данным процессам надо управлять, как своим. Логично - мы несем ответственность за данный процесс.

ИМХО вы правы по сути, но ИСО более конкретно...
см. Руководство по процессам, при выполнении которых привлекаются внешние стороны (процессы аутсорсинга)
(документ: ИСО/ТК 176/ПК 2/N 630R2)
Ссылка для скачивания файла: http://quality.eup.ru/DOWNLOAD4/630_r2.rar
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Андрей Курьян » 06 июл 2008, 12:00

Галочкина Анна писал(а):Проблема была не в определении процесса аутсорсинга в компании А. А в том, что чисто аутсорсинговый процесс пришлось переделать в закупки по желанию представителей ОС.


ИМХО, в Вашем случае ОС был прав.
Аутсорсинг - это передача процессов другой организации ... как правило, на основе длительного контракта.
Обратите внимание, что аутсорсинг не предполагает передачу другой организации процессного объекта. Например, я могу передать на аутсорсинг обслуживание своего здания или своей информационной системы. При этом здание или ИС остаются моими, а аутсорсер выполняет нужные процессы по их обслуживанию, т.е. обеспечивает требуемое состояние (м.б, уровень качества) объекта. Отсюда и долгосрочность.

В Вашем случае процессный объект - это груз. Груз изначально принадлежит не Вашей компании а Вашему заказчику. И для обработки груза не нужна долгосрочность. Заказчик покупает у Вас разовую услугу - перевозку груза из А в Б.
(Кстати, в такго рода сделках Вы тоже не выступаете в качестве аутсорсера). Ваша компания организовывает превозку груза и закупает (разовые!) услуги по собственно перевозке. При этом Вы тоже не передаете процессный объект перевозчику (как и в случае аутсорсинга :D ), потому что он вам и не принадлежит.

Инрересно сравнить аусорсинг с подрядом.
Вы выступаете по отношению к Заказчику в качестве подрядчика, т.е. обрабатываете процессный объект до нужного состояния - груз в точке назначения. Перевозчки выступают в качестве субподрядчиков.

Классический пример подряда - строительство объекта для Заказчика. Как правило, объект принадлежит заказчику. Строительная организация выполняет процессы по обработке чужого объекта - строительные процессы. Стройка, как правило, длительное мероприятие. Будет ли в этом случае строительная организация аутсорсером? Отличается ли аутосринг от подряда?

ИМХО, нет. При подряде процессы доволят процессный объект до целевого состояния. Как только это произошло, то подряд считается выполненным. Процессы аутсорсинга характеризуюся тем, что они должны поддерживать требуемое состояние объекта в течение длительного периода времени. Строительство объекта - это подряд. Обслуживание, управление объектом, переданное другой компании, - это аутсорсинг.
Андрей Курьян
 
Сообщения: 1084
Зарегистрирован: 26 фев 2005, 14:50
Откуда: Минск
Благодарил (а): 3 раз.
Поблагодарили: 4 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 09 июл 2008, 22:10

Андрей Курьян писал(а):
Галочкина Анна писал(а):Проблема была не в определении процесса аутсорсинга в компании А. А в том, что чисто аутсорсинговый процесс пришлось переделать в закупки по желанию представителей ОС.


ИМХО, в Вашем случае ОС был прав.



Андрей, я редко пока здесь появляюсь и не сразу заметила, что мой многострадальный первый пост на форуме опять привлек внимание. Мне кажется, и завершу я когда-нибудь свое пребывание на форуме записью в этой ветке :-(

Ок. Попробуем разобраться. Возможно, вы и правы, но давайте все-таки определимся с конкретным случаем этой транспортно-логистической фирмы. Сравнение со строительным подрядом/субподрядом имеет право быть. Но давайте попробуем пока не делать аналогий, а разберемся с перевозками.

Фирма, не имеющая своего транспорта заключает договора на перевозку различных грузов. Кстати, договора различные: долгосрочные, разовые… Схемы перевозки сложные. Например, договора на доставку груза из Канады в Казахстан. При таком виде договора заключаются договора субподряда (назовем их пока так вместо страшного слова «аутсорсинг») с различными и несколькими перевозчиками на различные этапы перевозки. И процесс может быть декомпозирован до одиночного договора субподряда, а может рассматриваться как неделимый процесс. Страхование груза, кстати, на весь процесс (это еще мягко сказано :-) …). И масса других заморочек, не относящихся явно к спорному вопросу аутсорсинга, но усложняющих всю прелесть перевозки. При этом фирма-логист (будем называть ее так) может работать с перевозчиками по нескольким схемам (упрощенно):

1. Как с обыкновенными субподрядчиками: т.е. заключила договор на перевозку из п.А в п.Б. При этом фирму-логист не интересует, как осуществляется сам процесс перевозки. Погрузка в п.А – выгрузка в п.Б. Проверка груза в п.А - проверка груза в п.Б. Оформление необходимых документов на входе и на выходе процесса. Получение от перевозчика оговоренных документов, оформленных перевозчиком в самом процессе перевозки. Все. Это не аутсорсинг.

2. Аутсорсинговый договор (прошу, не расстреливайте меня сразу). Фирму-логист не просто интересует, как происходит процесс перевозки. Все этапы, обязательные контрольные точки оговорены. Оговорен механизм оповещения о перевозке на протяжении всего процесса (всех контрольных точек с контролем всех необходимых параметров перевозки и груза). Контролируется состояние транспорта перевозчика. Т.е. (без дальнейших подробностей) фирма-логист осуществляет перевозку так, как осуществляла бы ее, если бы перевозчик был структурной единицей фирмы-логиста. ИМХО это аутсорсинг.

Вот как-то так… Андрей, где я не права?

Что касается выбора и оценки перевозчиков. Где-то я уже писала об этом. Ранжирование перевозчиков. Была великолепная БД перевозчиков с очень полным досье на каждого. Для определенного вида перевозки имел право быть выбран перевозчик из определенной группы. Степеней свободы при выборе перевозчиков у экспедиторов было очень мало. Все было строго оговорено. Результаты каждой перевозки были отражены в БД (все страховые случаи все проблемы в процессе перевозки).

Так на этой фирме было ДО момента принятия решения о подготовке СМК к сертификации по 9001. Так осталось и после.


P.S. Андрей, кстати, я бы очень хотела, чтобы вы посмотрели раздел Разговорчики тему «Встреча в Минске». Ваше мнение по поводу актуальности этой темы можно написать в личку. :)
Галочкина Анна
 

След.

Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2