Регистрация электронных документов

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Регистрация электронных документов

Сообщение Евгений Журавлев » 03 сен 2007, 12:41

Добрый день!

По результатам надзорного аудита, аудиторы посоветовали "...обратить внимание на процесс регистрации проектной и иной документации, поступающей от заказчиков в электронном виде (по электронной почте, на электронных носителях информации)."

Поделитесь, пожалуйста, опытом; как это организовано у вас?

Спасибо.
Евгений Журавлев
 

Сообщение Александр Воробьёв » 03 сен 2007, 13:58

Евгений Журавлев писал(а):По результатам надзорного аудита, аудиторы посоветовали "...обратить внимание на процесс регистрации проектной и иной документации, поступающей от заказчиков в электронном виде (по электронной почте, на электронных носителях информации)."

Евгений
Сначала надо определить, что такое документация в электронном виде?
Является ли проектно-сметная документация в электронном виде документом, который вы можете использовать в работе или она носит справочный характер?
Имеет ли электронный документ юридическую силу?
Может ли вы предъявить «электронный документ» госкомиссии при приемке законченного строительством объекта?

В системе Росстроя есть требование использовать в работе только бумажные документы, имеющие юридическую силу, т.е. надлежащим образом подписанные или официально выпущенные…

В нашей организации регистрация проектной и иной документации, поступающей … в электронном виде (по электронной почте, на электронных носителях информации) согласно требований по делопроизводству производится на их распечатке по решению первого лица как непосредственно, так и посредством регистрации сопроводительных писем…
проектная и иная документации, поступающая в электронном виде, используется прежде всего для ускорения документооборота (т.е. электронный вид будет продублирован бумажным) и в работе можно использовать только бумажный документ.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Евгений Журавлев » 06 сен 2007, 11:51

Александр Воробьёв писал(а):В системе Росстроя есть требование использовать в работе только бумажные документы, имеющие юридическую силу, т.е. надлежащим образом подписанные или официально выпущенные…


А не подскажитегде с этими требованиями можно ознакомиться???
Евгений Журавлев
 

Сообщение Евгений Журавлев » 06 сен 2007, 11:53

Александр Воробьёв писал(а):В нашей организации регистрация проектной и иной документации, поступающей … в электронном виде (по электронной почте, на электронных носителях информации) согласно требований по делопроизводству производится на их распечатке по решению первого лица как непосредственно, так и посредством регистрации сопроводительных писем…


И еще вопрос. Требования по делопроизводству, о которых вы упоминаете, это требования принятые именно на Вашем предприятии или какието стандарты?
Спасибо.
Евгений Журавлев
 

Сообщение Александр Воробьёв » 06 сен 2007, 12:24

Евгений Журавлев писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):В системе Росстроя есть требование использовать в работе только бумажные документы, имеющие юридическую силу, т.е. надлежащим образом подписанные или официально выпущенные…
А не подскажитегде с этими требованиями можно ознакомиться???

СНиП 12-01-2004, п.3.5
СПДС не в полной мере использует ЕСКД (хотя ЕСКД предуматривает электронную верию документа),
НК-2268/23 от 15.04.03
приказ Министрерства регионального развития от 9 июля 2007 г. N 62
приказ Росстроя от 2 июля 2007 г. N 188
РД-11-03-2006
Постановление Правительства РФ от 5 марта 2007 г. N 145....
Евгений Журавлев писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):... согласно требований по делопроизводству…
Требования по делопроизводству, о которых вы упоминаете, это требования принятые именно на Вашем предприятии или какието стандарты?
это требования нашей организации, но они увязаны с требованиями региональными и региональными ведомственными...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Евгений Журавлев » 11 сен 2007, 17:25

Александр Воробьёв писал(а):Сначала надо определить, что такое документация в электронном виде?
Является ли проектно-сметная документация в электронном виде документом, который вы можете использовать в работе или она носит справочный характер?
Имеет ли электронный документ юридическую силу?
Может ли вы предъявить «электронный документ» госкомиссии при приемке законченного строительством объекта?


Спасибо.
С проектной и сметной документацией я вроде разобрался - по электронке только в ознакомительных целях или для удобства дальнейшей обработки, а юридическим документом является только бумажный вариант с печатями и т.д.

Возник следующий вопрос: а нужно ли регистрировать (и как?) эти электронные версии документов или это абсолютно незачем?

И еще. Иногда мы получаем официальные письма от других организаций (в основном это отсканированные письма). Считаются-ли они документом и как их регистрировать при получении???
Евгений Журавлев
 

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Милюков Александр » 12 сен 2007, 07:58

Евгений Журавлев писал(а):Добрый день!

По результатам надзорного аудита, аудиторы посоветовали "...обратить внимание на процесс регистрации проектной и иной документации, поступающей от заказчиков в электронном виде (по электронной почте, на электронных носителях информации)."

Поделитесь, пожалуйста, опытом; как это организовано у вас?

Спасибо.

Евгений, расскажу о ситуации у нас в этом направлении. Вся корреспонденция в эл. виде поступает к секретарю, которая ведет эл. журнал по регистрации входящей/исходящей корреспонденции, регистрирует (номер, дата, о чем, от кого) и указывает гиперссылку на документ. Так, что при любой ситуации открывается журнал, нажимается гиперссылка и документ открывается в новом окне.
Что касается документации на эл. носителях, то обычно, у нас, Заказчик ее передает с сопроводительным письмом, в котором указывает, что прилагается допустим Диск с тем-то и тем-то и секретарь регистрирует это. Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего :-(
Милюков Александр
 

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Александр Воробьёв » 12 сен 2007, 09:25

Милюков Александр писал(а):Что касается документации на эл. носителях, то обычно, у нас, Заказчик ее передает с сопроводительным письмом, в котором указывает, что прилагается допустим Диск с тем-то и тем-то и секретарь регистрирует это. Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего :-(

Александр
а как это соответствуте п.7.5.4 Стандарта, диски информация на них ведь собственность Заказчика (потребителя)...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Милюков Александр » 12 сен 2007, 10:07

Александр
а как это соответствуте п.7.5.4 Стандарта, диски информация на них ведь собственность Заказчика (потребителя)...

У нас еще ни разу Заказчик проста так не передавал информацию на носителях :)
Милюков Александр
 

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Александр Воробьёв » 12 сен 2007, 10:33

Милюков Александр писал(а):У нас еще ни разу Заказчик проста так не передавал информацию на носителях :)

тогда у вас есть возможность реализовать ПД: "Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..."
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Милюков Александр » 12 сен 2007, 11:11

Александр Воробьёв писал(а):
Милюков Александр писал(а):У нас еще ни разу Заказчик проста так не передавал информацию на носителях :)

тогда у вас есть возможность реализовать ПД: "Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..."

Александр, забыл еще, могут передавать почтой курьерской, у них же остается квиток, кому и когда отправлено и получатель подписывается при получении :D
Милюков Александр
 

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Александр Воробьёв » 12 сен 2007, 11:28

Милюков Александр писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):
Милюков Александр писал(а):У нас еще ни разу Заказчик проста так не передавал информацию на носителях :)

тогда у вас есть возможность реализовать ПД: "Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..."
еще, могут передавать почтой курьерской, у них же остается квиток, кому и когда отправлено и получатель подписывается при получении :D

Александр
это вторично...
потенциальное несоответствие --"исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..." + собственность потребителя (диск с информацией) должна быть идентифицирована и т.д...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Регистрация электронных документов

Сообщение Милюков Александр » 12 сен 2007, 12:13

Александр Воробьёв писал(а):
Милюков Александр писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):
Милюков Александр писал(а):У нас еще ни разу Заказчик проста так не передавал информацию на носителях :)

тогда у вас есть возможность реализовать ПД: "Если Заказчик передает диски без письма, то в первую очередь подставляет себя, т.к. исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..."
еще, могут передавать почтой курьерской, у них же остается квиток, кому и когда отправлено и получатель подписывается при получении :D

Александр
это вторично...
потенциальное несоответствие --"исполнитель может перести тему в направлении, что он не получал ничего..." + собственность потребителя (диск с информацией) должна быть идентифицирована и т.д...

Согласен Александр.
Милюков Александр
 


Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 3