Владелец процесса документооборота

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виктория Доманова » 23 апр 2010, 05:50

Олемская Екатерина писал(а): Одна простая мысль, которую я хотела донести - мы на этом форуме уже 6 страниц посвятили обсуждению того, что на мой взгляд процессом не является. И выделение документооборота в отдельный процесс - это я действительно считаю уходом от реальной работы.


ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

п.9.10 Документирование процессов управления документами
Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами.

п.10 Мониторинг и аудит
Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг.
………………………………………………………………………………………..
В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.
Виктория Доманова
 

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Андрей Волков » 23 апр 2010, 07:30

вот как надо:
Урок оперативного решения проблем Бо Андерсон преподал и мне, попросив рассказать конструкторам о замечаниях к рычагу переключения передач и его рукоятке. Через полчаса Бо сам пришел на конвейер и, проведя несколько сборочных операций, убедился, что проблема есть. Сразу после этого технолог производства отправился к поставщикам, а через час отловил Бо на выходе из заводоуправления — и рассказал об итогах предварительного анализа. А на вечерней встрече с менеджерами Бо услышал, что дефект устранен и больше не повторится. Ни одного приказа, ни одной бумаги!

http://www.autoreview.ru/_archive/secti ... ON_ID=1998
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Сергей Прохоров » 23 апр 2010, 07:50

Андрей Курьян писал(а):
Потери качества "документооборота" возникают в момент выполнения какой-либо работы с документами (не написал; не прочитал; прочитал, но понял неправильно; прочитал, понял правильно, но это была устаревшая информация и т.п.). Потом эти потери качества как сопли (сорри, но уж очень подходящая аналогия) тянуться вдоль процессов работы с документами и пачкают все остальные процессы организации.


=D> Абсолютно согласен.
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Александр Карбаинов » 23 апр 2010, 08:13

Документ можно ещё потерять, доставить невовремя, или подготовить в такой форме, что он будет воспринят неадекватно.
Тут была подпись, за которую я подвергся гонениям со стороны администратора.
Аватара пользователя
Александр Карбаинов
 
Сообщения: 1803
Зарегистрирован: 20 окт 2008, 20:38
Откуда: Санкт-Петербург - Россия
Благодарил (а): 28 раз.
Поблагодарили: 18 раз.

Краткое резюме

Сообщение Александр Воробьёв » 11 май 2010, 21:59

Используемая терминология
ГОСТ Р 51141-98 писал(а):делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать

официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Назначение:
– документационное обеспечение управления;
– движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- документирование информации и доставка ее места потребления.

Внешние связи
Входы:
- объект процесса -- документ в момент создания или получения в организации;
- Управление: требования документообороту;
- Ресурсы: персонал, рабочее время на процесс, информация, носители для документирования информации, помещения, компьютеры и другое оборудование.
Входы поступают от всех процессов.
Выходы: - (объекта процесса)-- документ после завершения исполнения, помещения в дело, отправки и (или) завершения движение в организации...
Выходы поступают во все процессы.

Руководитель процесса – Руководитель организации.

Документирование процесса.
В целом процесс, как правило, не документируется, часто документируются его отдельные подсистемы.
Записи по результатам процесса оформляются по требованию руководителя процесса. Отчетность по процессу перед вышестоящим руководителем [как правило] не осуществляется.

Осуществление процесса
Планирование процесса осуществляется регламентацией требований к нему.
Внедрение и измерение процесса: Процесс документооборота как процесс был задействован при внедрении процессного подхода.
Результативность процесса документооборота определятся соблюдением требований к документообороту с определением возможностей для его улучшения при проведении анализа со стороны руководства.
Критерий результативности внутреннего аудита – выполнение требований к документообороту.
Мониторинг проведения процесса осуществляется руководителем процесса.
Анализ процесса:
Оперативный анализ процесса документооборота руководителем процесса при управлении им.
Итоговый анализ процесса документооборота проводится при проведении итогового анализа СМ со стороны руководства.
Улучшение процесса
Улучшение процесса документооборота проводится как при проведении корректирующих действий по устранения причин несоответствий связанных с документооборотом, поведении предупреждающих действий, связанных с документооборотом, так по результатам проведения анализа со стороны руководства.

Документооборот как система процессов
По видам потоков документов:
- оборот входящей корреспонденции
- оборот исходящей корреспонденции;
- оборот внутренних документов и т.д.
По видам (системам) документов:
- оборот организационно-распорядительных документов;
- кадровый документооборот;
- оборот документов по учету хозяйственных операций (бухгалтерский) и т.д.
По отдельным подсистемам документооборота
- электронный документооборот
- делопроизводство;
- управление документами и т.д.

Нормативная база
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974
Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 14 мар 2013, 15:46

Коллеги, есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел.
Скажите пожалуйста у вас в номенклатуру дел внесены такие журналы как:
- журналы предъявления на технический контроль,
- журналы контроля процессов сварки, наплавки,термообработки, капиллярного контроля

Вопрос относится только к тем, кто сейчас работает(недавно работал) в организации.Спасибо за понимание.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Роман Озеранский » 14 мар 2013, 16:11

Виталий Эйнула писал(а):Скажите пожалуйста у вас в номенклатуру дел внесены такие журналы как:

А что меняется от ответа, "Да, внесены в номенклатуру дел", "Нет, не внесены в номенклатуру дел". Организация сама определяет, что ей вносить в номенклатуру, а что не вносить.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Светлана Аксенова » 14 мар 2013, 18:40

Виталий Эйнула писал(а):Коллеги, есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел.

Далеко не на всех. Я работала в двух организациях, где не было никаких номенклатур дел, и не было никаких проблем из-за этого. И никто там не собирался и не собирается эти номенклатуры заводить.
Светлана Аксенова
 
Сообщения: 720
Зарегистрирован: 16 авг 2006, 09:07
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 28 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Максим Андреев » 14 мар 2013, 18:58

Виталий Эйнула писал(а):Скажите пожалуйста у вас в номенклатуру дел внесены такие журналы как:- журналы предъявления на технический контроль,- журналы контроля процессов сварки, наплавки,термообработки, капиллярного контроля

Уж конкретно по этим журналом я не помню... но почему они не д.б. внесены в номенклатуру дел, коль уж она существует?

Виталий Эйнула писал(а): есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел.

Почему гадость? Вещь нужная, особенно при объемном бумажном документообороте.
Максим Андреев
 
Сообщения: 2142
Зарегистрирован: 12 май 2007, 19:42
Откуда: Москва
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 37 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 14 мар 2013, 20:24

Виталий Эйнула писал(а): есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел

Виталий, Номенклатура дел - основа порядка. Классификатор документов. Чем ярлыки вешать-почитайте хотя бы Инструкцию по ведению общего делопроизводства, это целая отдельная и интересная область. Номенклатура дел - это структура папок в вашем Проводнике и ваша самодисциплина, что вместе обеспечивает возможность легко находить то, что ищешь.
Конкретно по вопросу-возможен вариант двух уровней: номенклатура предприятия и номенклатура цеха. Предприятие вам выделяет в номенклатуре предприятия раздел ("папку"), допустим, "Протоколы контроля". А вы в ней делаете собственную структуру, обеспечивающую удобный поиск
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 14 мар 2013, 20:55

По поводу "гадости"-извините ни кого не хотел задевать, я просто так выразился,конечно я знаю что есть номенклатура и ее назначение и роль в организации
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 14 мар 2013, 20:58

Роман Озеранский писал(а):
Виталий Эйнула писал(а):Скажите пожалуйста у вас в номенклатуру дел внесены такие журналы как:

А что меняется от ответа, "Да, внесены в номенклатуру дел", "Нет, не внесены в номенклатуру дел". Организация сама определяет, что ей вносить в номенклатуру, а что не вносить.

Хочу знать мнение общественное.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 14 мар 2013, 20:59

Виталий Эйнула писал(а):извините ни кого не хотел задевать

Да причем тут это...
Виталий, номенклатура-это очень серьезно. Поверьте
Это болячка 95% предприятий
Советую хорошенько разобраться в вопросе, информации навалом
Ключевое - классификация
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 14 мар 2013, 21:00

Светлана Аксенова писал(а):
Виталий Эйнула писал(а):Коллеги, есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел.

Далеко не на всех. Я работала в двух организациях, где не было никаких номенклатур дел, и не было никаких проблем из-за этого. И никто там не собирался и не собирается эти номенклатуры заводить.

А бухгалтерия у вас была?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 14 мар 2013, 21:04

Михаил Шустер писал(а):
Виталий Эйнула писал(а):извините ни кого не хотел задевать

Да причем тут это...
Виталий, номенклатура-это очень серьезно. Поверьте
Это болячка 95% предприятий
Советую хорошенько разобраться в вопросе, информации навалом
Ключевое - классификация

Михаил,номенклатуру сам лично оформлял и утверждал в начале года.это номенклатура конкретно ОТК.сводная у делопроизводителя завода.я разобрался. Знаю и нормативку.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 14 мар 2013, 21:09

Виталий, хорошая номенклатура говорит о предприятии практически все
Лучше чем устав, Положение о предприятии, Перечень направлений деятельности, функций, органиграмма, карта процессов, Справочник Записей по качеству, блаблабла... 95% внедрятелей и пользователей систем документооборота этого не понимают
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 15 мар 2013, 07:11

требование внутреннего НД звучит так:
11.1.5 В номенклатурах дел предусматриваются дела для всех документов, поступающих или создаваемых в структурных подразделениях, а также журналы и карточки учета дел и документов.
В номенклатуру не включают личные дела, научно-техническую, аудиовизуальную документацию, печатные издания, а также другие дела и документы, учитываемые в соответствии с действующими инструкциями по специальным формам учета. Эти формы обязательно должны учитываться при составлении номенклатуры.
По мере расширения применения современных информационных технологий в номенклатуру дел должны включаться входящие, исходящие и внутренние документы не только на бумажных носителях, но и на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Я в номенклатуру (Н) не вносил журналы выше описанные мной.. Логика такова.. у этих журналов присвоены № форм документов в соответствии с внутренним НД, эти формы регистрируются централизовано в заводе. и есть на то свой документ, отвечающий на вопросы обращения форм . Если же такие документы вносить в Н, то им нужно присваивать совершенно другие номера (включающие минимум код подразделения, номер дела, порядковый номер...)т.е это совершенно другая работа, нежели обращение форм документов в заводе. Думаю такие журналы не нужно вносить в Н. Хотя бы из-за того, что бы не создавать коллизий в обращении форм документов и внутренней и внешней перепиской в заводе ,а также нужно изменять СТО и инструкции , по которым применяются данные журналы.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Кольцов Олег » 15 мар 2013, 07:23

Виталий Эйнула писал(а):у этих журналов присвоены № форм документов в соответствии с внутренним НД, эти формы регистрируются централизовано в заводе. и есть на то свой документ, отвечающий на вопросы обращения форм . Если же такие документы вносить в Н, то им нужно присваивать совершенно другие номера (включающие минимум код подразделения, номер дела, порядковый номер...)т.е это совершенно другая работа, нежели обращение форм документов в заводе. Думаю такие журналы не нужно вносить в Н. Хотя бы из-за того, что бы не создавать коллизий в обращении форм документов и внутренней и внешней перепиской в заводе ,а также нужно изменять СТО и инструкции , по которым применяются данные журналы.

Без комментариев. ЛСО наше все. :oops:
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Сергей Прохоров » 15 мар 2013, 07:37

Виталий Эйнула писал(а):Коллеги, есть такая гадость на всех предприятиях -Номенклатура дел.
Скажите пожалуйста у вас в номенклатуру дел внесены такие журналы как:
- журналы предъявления на технический контроль,
- журналы контроля процессов сварки, наплавки,термообработки, капиллярного контроля

Вопрос относится только к тем, кто сейчас работает(недавно работал) в организации.Спасибо за понимание.

ИМХО обязательно
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Re: Владелец процесса документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 15 мар 2013, 08:04

Сергей Прохоров писал(а):ИМХО обязательно

скромный вопрос Почему?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Пред.След.

Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1