Использование электронных подписей в проектной организации

Ставим систему менеджмента в отдельно взятой организации (раздел для "начинающих")

Модератор: Андрей Горбунов

Использование электронных подписей в проектной организации

Сообщение Ирина Ириновна » 19 янв 2010, 11:40

Доброго времени суток всем! Возник следующий вопрос как и где запрещено/разрешено использование электронных подписей в проектной организации при выпуске чертежей? Может кто знает законодательные документы, где рассмотрен этот вопрос более подробно. Интересует также практический опыт использования электронных подписей в самих проектных организациях. Заранее большое спасибо!
Ирина Ириновна
 

Re: Использование электронных подписей в проектной организац

Сообщение Александр Воробьёв » 19 янв 2010, 12:44

Ирина Ложкина писал(а):Доброго времени суток всем! Возник следующий вопрос как и где запрещено/разрешено использование электронных подписей в проектной организации при выпуске чертежей? Может кто знает законодательные документы, где рассмотрен этот вопрос более подробно. Интересует также практический опыт использования электронных подписей в самих проектных организациях. Заранее большое спасибо!

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
(ред. от 08.11.2007)
"Об электронной цифровой подписи"
(принят ГД ФС РФ 13.12.2001)

электронноу подпись можно применить только к проектно-сментой документации в элетронном виде, про которую см. viewtopic.php?t=4452

Практику применения подписей в самих проектных организациях встречал, но на выходе была документация на бумаге с факсимильными подписями
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 20 янв 2010, 02:59

Ирина! Могу только сказать про относительно "молодой" ГОСТ 2.051 – 2006 ЕСКД, устанавливающий требования к выполнению электронных конструкторских документов, в т.ч. и к ЭЦП.
Кроме того в СТК №7-2009 есть статья группы авторов "Электронный документооборот: достоинства и недостатки", в которой рассматриваются новые требования стандартов ЕСКД и некоторые проблемы. возникающие в процессе внедрения и использовании электронной конструкторской документации, в т.ч. и связанные с ЭЦП.
Кое-что, действительно, описано один в один так, как проявляется в реальном производстве при попытке внедрения электронного документооборота…
Виктория Доманова
 

Сообщение Ирина Ириновна » 20 янв 2010, 11:38

Спасибо вам, Александр и Виктория за внимание!
Заранее извиняюсь, что возможно, не совсем точно выразила суть своего вопроса или не совсем точное представление имею в изучении этого аспекта. Скажу сразу, что наша организация занимается проектированием мостовых сооружений и автомобильных дорог (поэтому ГОСТ 2.051-2006 нам не подходит). На мой взгляд, электронно-цифровая подпись, это не совсем то, о чем мне бы хотелось узнать. Про электронно-цифровые подписи читала, думаю, это нам не подходит.
Мне же интересно то, разрешено ли чертежи распечатывать и соответственно выпускать с уже проставленными в autocad-е подписями. Если это запрещено законодательством, то можно ли такую систему использовать при распечатке копий чертежей. В данный момент нам приходится подписывать оригиналы, сканировать их и только потом множить в нужном кол-ве экземпляров.
По поводу факсимиле, тоже читала некоторую информацию, и как поняла законодательством точно не обозначено можно ли их использовать при выпуске чертежей. Или достаточно данный аспект просто указать дополнительным пунктом при заключении договоров. Так же хотелось бы узнать, обязательно ли выполнение требований по защите несанкционированного доступа к факсимиле, или это остается на усмотрении организации?
С уважением.
Ирина Ириновна
 

Сообщение Александр Воробьёв » 20 янв 2010, 13:15

Ирина Ложкина писал(а):Мне же интересно то, разрешено ли чертежи распечатывать и соответственно выпускать с уже проставленными в autocad-е подписями. Если это запрещено законодательством, то можно ли такую систему использовать при распечатке копий чертежей. В данный момент нам приходится подписывать оригиналы, сканировать их и только потом множить в нужном кол-ве экземпляров.

Ирина

Согласно СНиП и СПДС оригинал в 4 (заказчику) +1 (архивный) экземплярах подписывать подлинными подписями (получаем 5 подлинников), один из которых можно использовать для последующего размножения.
Ирина Ложкина писал(а):По поводу факсимиле, тоже читала некоторую информацию, и как поняла законодательством точно не обозначено можно ли их использовать при выпуске чертежей. Или достаточно данный аспект просто указать дополнительным пунктом при заключении договоров.

При выпуске копий чертежей допускается факсимильная подпись…
Для юридических целей факсимильную подпись надо заверять круглой печатью (подлинный оттиск)…
Ирина Ложкина писал(а):Так же хотелось бы узнать, обязательно ли выполнение требований по защите несанкционированного доступа к факсимиле, или это остается на усмотрении организации?

ИМХО Факсимильная подпись -- атрибут физического лица, а не юридического с соответствующими действиями…. Владелец подписи и определяет соответствующие требования.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Ирина Ириновна » 20 янв 2010, 16:53

У нас кол-во экземпляров выпускаемых чертежей оговаривается в техническом задании, т.е. заказчику высылаются копии, а один подлинник-оригинал остается у нас в архиве. Скажите, пожалуйста, на какие СНИПы и СПДС опираются ваши данные о том, что оригиналов с подлинными подписями должно быть 5?
И тогда сопутствующий вопрос: в любой проектной организации должен быть бумажный архив? т.е. если есть желание перейти на электронный архив, все-равно придется дублировать его бумажным?
И еще вопрос, оговорено ли где-нибудь в законодательстве то, что выпускаемая нами продукция (чертежи) это собственность клиента, а значит хранить ее у себя мы не имеем право? - так нам утверждал аудитор при проведении внешнего ресертификационного аудита.
За информацию о факсимиле спасибо.
Ирина Ириновна
 

Сообщение Александр Воробьёв » 20 янв 2010, 17:37

Ирина Ириновна писал(а):У нас кол-во экземпляров выпускаемых чертежей оговаривается в техническом задании, т.е. заказчику высылаются копии, а один подлинник-оригинал остается у нас в архиве. Скажите, пожалуйста, на какие СНИПы и СПДС опираются ваши данные о том, что оригиналов с подлинными подписями должно быть 5?

5 экземпляров (; заказчику + 1 архив) заложено расценками на ПИР, по этому поводу были соответствующие разъяснения...Просто нужно время чтобы найти соответствующие ссылки...
Договор на ПИР предусматривал более 4 экземпляров. Все последующие после 4 шли как копии с соответствующей строкой копирование в смете договора.
Если копирование не выделено, в смете и в ТЗ написало 1 оригинал и N, то примененные расценки не вполне обоснованы...
Ирина Ириновна писал(а):И тогда сопутствующий вопрос: в любой проектной организации должен быть бумажный архив? т.е. если есть желание перейти на электронный архив, все-равно придется дублировать его бумажным?

ГОСТ 21.203-78. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.
Возможно ситуация изменится к 01.07.2010 в связи с вводом в действие ТР по безопасности зданий и сооружений
Ирина Ириновна писал(а):И тогда сопутствующий вопрос: в любой проектной организации должен быть бумажный архив? т.е. если есть желание перейти на электронный архив, все-равно придется дублировать его бумажным?

придется...
только подлинник на бумаге имеет юридическую силу
Ирина Ириновна писал(а):И еще вопрос, оговорено ли где-нибудь в законодательстве то, что выпускаемая нами продукция (чертежи) это собственность клиента

Гражданский кодекс…
Все за, что заплатил клиент, его собственность с момента передачи и полной оплаты, если договором не определено иное…
Ирина Ириновна писал(а):И еще вопрос, оговорено ли где-нибудь в законодательстве то, что выпускаемая нами продукция (чертежи) это собственность клиента, а значит хранить ее у себя мы не имеем право? - так нам утверждал аудитор при проведении внешнего ресертификационного аудита.

А вот хранить имеете полное право и обязаны по тому же ГОСТ 21.203 и для подтверждения своей ответственности (кстати, подлинные подписи для того) вплоть до уголовной.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 21 янв 2010, 04:28

Александр Воробьёв писал(а):
Ирина Ириновна писал(а):И тогда сопутствующий вопрос: в любой проектной организации должен быть бумажный архив? т.е. если есть желание перейти на электронный архив, все-равно придется дублировать его бумажным?

придется...
только подлинник на бумаге имеет юридическую силу

Полностью согласна с Александром. Некоторые отраслевые стандарты жёстко регламентируют, чтобы конструкторская документация для согласования и утверждения предоставлялась заказчику только на бумажных носителях… Всё остальное считается электронными копиями и может предоставляться только в качестве дополнительного решения, да и то - если заказчик пожелает. Всё это порождает нескончаемый процесс преобразования из одной формы в другую, с постоянной перезаверкой орининальными визами для придания документу статуса подлинника. Хотя сейчас и ведётся много споров о необходимости внесения изменений в ряд отраслевых ГОСТов, в связи с введением ЭД, но, похоже, воз пока и ныне там…
А переход на ЭД целиком тоже не гарантирует лёгкой жизни, т.к. имеет уже свои проблемы, в т.ч. и с ЭЦП, и обеспечением конфиденциальности, и защитой ПДн и пр. и пр.
Ирина, Вам, возможно, следует "сходить" на форум проектировщиков и разработчиков техдокументации, только вот не знаю, как он поживает в настоящее время, но вот ссылка:
http://authorit.ru/forum/index.php
Виктория Доманова
 

Сообщение Ирина Ириновна » 21 янв 2010, 12:39

5 экземпляров (; заказчику + 1 архив) заложено расценками на ПИР, по этому поводу были соответствующие разъяснения...Просто нужно время чтобы найти соответствующие ссылки...
Договор на ПИР предусматривал более 4 экземпляров. Все последующие после 4 шли как копии с соответствующей строкой копирование в смете договора.
Если копирование не выделено, в смете и в ТЗ написало 1 оригинал и N, то примененные расценки не вполне обоснованы...


Вот, что я нашла:
"Количество экземпляров проектной документации СНиП 11-01-95 не регламентировано и определяется договором подряда на выполнение работ.
Базовой ценой на проектные работы, определяемой как по разделам Сборника цен, так и по Справочникам базовых цен, учтена выдача заказчику проектной документации в количестве 4-х экземпляров.
Стоимость экземпляров проектной документации, выдаваемой заказчику сверх указанного количества, определяется дополнительно к базовой цене исходя из расценок организации-разработчика на тиражирование."

Но нигде не сказано, что данные 4 экземпляра должны быть с подлинными подписями?!

Александр, Виктория, спасибо за разъяснения по поводу электронного архива. Вопрос остался такой, т.е. если у нас имеется бумажный архив, то он должен удовлетворять все условия по формированию этого архива, в том числе и по пожарной безопасности?

Александр, спасибо за разъяснение по поводу хранения в организации оригинала документации.

Виктория, спасибо за ссылку. Обязательно посмотрю!
Ирина Ириновна
 

Сообщение Александр Воробьёв » 21 янв 2010, 13:06

Ирина Ириновна писал(а):Базовой ценой на проектные работы, определяемой как по разделам Сборника цен, так и по Справочникам базовых цен, учтена выдача заказчику проектной документации в количестве 4-х экземпляров.

Если не указано что экземпляры копий, то подразумеваетмся подлинные экземпляры или идентичные ему.
Клиенту документация не стены оклеивать а для надлежащего применения, а как он будет применять эти копии, не имея подлинника?
Ирина Ириновна писал(а):Но нигде не сказано, что данные 4 экземпляра должны быть с подлинными подписями?!

Подлинный экземпляр проектного документа с подлинными подписями.
Если выдается копия идентичного подлиннику документа, то она подтверждается надлежащим образом (штампом или записью "копия верна" подлинной подписью с указанием даты и должности должностного лица и подлинным оттиском круглой печати / порядок применения круглой печати в организации должен предусматривать соответствующее право).
Ирина Ириновна писал(а):Вопрос остался такой, т.е. если у нас имеется бумажный архив, то он должен удовлетворять все условия по формированию этого архива, в том числе и по пожарной безопасности?
А как иначе?
помимо пожарной безопасности есть еще требования к архивам организаций со стороны Росархива.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 21 янв 2010, 14:00

Ирина, пишу вдогонку – по ошибке не ту ссылку выложила, хотя там тоже форум проектировщиков, но в области программного обеспечения.
Посмотрите вот здесь: http://vremya-che.org.ru/forum/index.php
Виктория Доманова
 

Сообщение Ирина Ириновна » 22 янв 2010, 12:43

Александр, Виктория, еще раз спасибо за ответы!
Ирина Ириновна
 

Сообщение Александр Воробьёв » 22 янв 2010, 13:09

P.S.
ИД-24.2001 писал(а):Порядок передачи технической документации заказчику устанавливается в договоре подряда. В частности, в договоре определяются сроки и количество экземпляров передаваемой заказчику документации, а также, при необходимости, оговаривается передача подлинников (калек) этой документации или ее копий. При этом следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса РФ (ст. 760 и 762). Указанными статьями установлено, что по договору подрядчик обязан передать заказчику готовую техническую документацию и результаты изыскательских работ и использовать эту документацию только на цели, предусмотренные договором, не передавать техническую документацию третьим лицам и не разглашать содержащиеся в ней данные без согласия подрядчика. Правила учета и хранения оригиналов проектной документации установлены ГОСТ 21.203-78, а правила и сроки хранения документации определены «Положением об Архивном фонде Российской Федерации », утвержденным Указом Президента России от 17.03.94 № 552.

«Положение об Архивном фонде Российской Федерации », утвержденное Указом Президента России от 17.03.94 № 552, утратило силу с 26 января 2007 года в связи с изданием Указа Президента РФ от 26.01.2007 N 68 (в связи с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Сроки хранения в:
Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Использование электронных подписей в проектной организац

Сообщение Ирина Ириновна » 15 июл 2010, 10:39

Добрый день! ГОСТ Р 21.1003-2009 "Учет и хранение проектной документации", введен в действие 01.03.2010. п. 4.6 "Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/ИЛИ электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5"; п. 4.7 "... снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (ПОДЛИННИКАМИ, дубликатами, копиями", п. 5.1.2 примечание " решение по выбору вида носителя доумента ... принимает разработчик документации".
А теперь сам вопрос, предполагает ли данный ГОСТ возможность исключения в проектной организации бумажного архива и полный его перевод в электронный, где электронные документы будут снабжены ЭЦП?
Ирина Ириновна
 

Re: Использование электронных подписей в проектной организац

Сообщение Александр Воробьёв » 15 июл 2010, 11:18

Ирина Ириновна писал(а):ГОСТ Р 21.1003-2009...предполагает ли данный ГОСТ возможность исключения в проектной организации бумажного архива и полный его перевод в электронный, где электронные документы будут снабжены ЭЦП?

ИМХО Если и предполагает, то чисто теоретически...
1. ЭЦП имеют силу только после регистрации их в федеральном центре, проектная организация должна регистрировать в нем подписи всех своих подписантов проектных документов...
2. ТЗ тоже должно быть в электронном виде с ЭЦП заказчика
3. Данные инженерно-геологических изысканий и субподрядная ПСД тоже должна быть в электронном виде с ЭЦП...
4. Согласование ПСД и ее утверждение в госэкспертизе тоже в электронном виде с ЭЦП
5. В архивное хранение предполагается экземпляр со всеми согласованиями и утверждением экспертизы
6. Нормативный срок архивного хранения 10 лет
На данный момент и с учетом выше перечисленного + нормативный срок архивного хранения последнего бумажного документа исключить бумажный архив не возможно...
А на данный момент юридическую силу имеет только ПСД, выполненная на бумажном носителе...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Использование электронных подписей в проектной организац

Сообщение Мария Каменская » 15 июл 2010, 12:02

Мы, как организация согласовывающая проекты судов тоже были озабочены техническим прогрессом :-k Может наше решение кому-нибудь в какой-то степени поможет.
Было так: 2 проекта в бумажном виде и точка, один, после согласования, отправляется заказчику, другой остается у нас.
Место хранения у нас не резиновое, да и "модернизация" с "инновациями" наступают на пятки, стала решать задачу. Вот какие проблемы были видны практически сразу:
1. ЭЦП оказалось достаточно геморройной штукой, поэтому в требования ее не стали вводить до лучших времен.
2. Народ проверять чертежи (от А3 до А1) с мониторов не хочет, да и не может, тяжело это. Плоттеры покупать? Значит надо вводить в стоимость нашей услуги стоимость плоттера (размазывать), картриджей, бумаги...
3. Юридическая составляющая, нас прокуратура проверяет...
4. Нужна программа, желательно бесплатная, которая будет читать все чертежи (рисуют во всем подряд, а мы разоримся покупая лицензию на все подряд)

Вот что надумала и год как действует:
5.3. Документация представляется на рассмотрение в двух комплектах. По усмотрению заявителем может быть выбран один из следующих вариантов представления документации:
а) два комплекта в бумажном виде;
б) один комплект в бумажном виде, второй комплект на электронном носителе (впоследствии – экземпляр Регистра) с приложением к нему в бумажном виде ведомости документов проекта с оригиналами подписей проектной организации, для документации, представляемой без ведомости документов проекта ( е), ж) 1.2) - титульный лист с оригиналами подписей и печатей проектной организации.
5.5 Требования к представляемым документам
5.5.1 Документы в бумажном виде:
а) документы должны, иметь необходимые подписи (как минимум разработчика, утверждающего);
б) тексты документов должны быть написаны разборчиво;
в) в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных, не оговоренных исправлений;
г) документы не должны быть исполнены карандашом;
д) документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.
5.5.2 Документы на электронном носителе:
а) документы должны представляться на дисках формата DVD-R или CD-R;
б) документы, записанные на носители, указанные в а) 5.5.2 должны иметь формат PDF или PDF/A.
Документы должны быть конвертированы непосредственно в формат PDF (PDF/A) из программы, в которой происходило проектирование или отсканированы в формат PDF. Не допускается сканирование документов в бумажном виде с последующим их распознаванием в формат PDF;
в) шрифты, используемые при проектировании, должны быть встроены в файл;
Примечание:
Стандартные настройки – параметры создания файлов PDF проверяются в Acrobat Distiller.
Для этого в Acrobat, в меню "Дополнительно" > "Предпечатная подготовка" > "Acrobat Distiller" в открывшейся программе выбирается меню "Параметры" > "Изменить пара-метры" > "Шрифты". Напротив слов "встраивать все шрифты" должна стоять "галочка".
г) каждый чертеж должен располагаться на отдельной странице файла;
д) наименование файлов должно содержать либо номер чертежа, либо его наименование, соответствующее основной надписи.
5.8. несколько слов про сверку бумаги и электронки.
5.10.2. На комплект документации на электронном носителе (б) 5.3) штамп "Согласовано" проставляется на первом листе ведомости документов проекта или титульного листа документации, если документация представлялась без ведомости документов проекта.
В ведомости документов проекта, напротив документов, на которых в бумажном комплекте документов проставлены штампы, проставляются отметки "С" (согласовано) или "ПС" (принято к сведению).
8.2.1. про хранение Дело документации в электронном виде должно включать в себя:
- DVD или CD с согласованной технической документацией (с проставлением на дисках нестираемым маркером для компакт-дисков архивного номера дела);
- ведомость документов проекта или титульный лист документации, если документация представлялась без ведомости документов проекта, с проставленным штампом "Согласовано";
- письма заявителя о направлении на рассмотрение/согласование технической документации;
- письма-заключения о рассмотрении/согласовании технической документации;
- опись дела.
8.3. С целью сохранения имеющейся согласованной технической документации и с целью сокращения места хранения допускается переводить ранее согласованную техническую документацию из бумажного вида в электронный.
Сканирование технической документации в формат PDF производится силами штатных работников или силами сторонних организаций. Сканирование в формат PDF должно производиться без предварительного распознавания.
Дело может быть переведено в электронный вид полностью или его часть (например, за исключением чертежей формата А1 или А0).
Ведомость документов проекта или титульный лист документации, если документация представлялась без ведомости документов проекта, сканированию не подлежит.
Ведомость документов проекта и титульный лист документации, если документация представлялась без ведомости документов проекта, оформляются в соответствии с 5.10.2.
Мария Каменская
 


Вернуться в Внедрение СМК в ООО "Чебурашка"

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: Google [Bot] и гости: 0



cron