Запись и/или орг-распоряд. документация?

Принципы, подходы, порядок создания СМК

Модератор: Роман Озеранский

Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Василий Горбылев » 14 сен 2009, 14:29

Уважаемые коллеги, если в протоколе совещания руководителей структурных подразделений под председательством ГД существует формулировка, которую можно однозначно расценивать как распоряжение ГД (задачи, отв. исполнители, сроки выполнения и т.д), то можно ли такую запись (ведь протокол это запись?) расценивать как организационно-распорядительную документацию и управлять ею соответственно.
Подозреваю, что это все-таки НЕ запись, но смущает название "пртокол" и все его атрибуты.
Что можете посоветовать?
Василий Горбылев
 

Сообщение Лидия Харитонова » 14 сен 2009, 14:47

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 протоколы относятся в органиазционно- распорядительной документации
Лидия Харитонова
 

Re: Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Александр Воробьёв » 14 сен 2009, 14:56

Василий Горбылев писал(а):Уважаемые коллеги, если в протоколе совещания руководителей структурных подразделений под председательством ГД существует формулировка, которую можно однозначно расценивать как распоряжение ГД (задачи, отв. исполнители, сроки выполнения и т.д), то можно ли такую запись (ведь протокол это запись?) расценивать как организационно-распорядительную документацию и управлять ею соответственно.
Подозреваю, что это все-таки НЕ запись, но смущает название "пртокол" и все его атрибуты.
Что можете посоветовать?

Василий

ИМХО если бы все так было просто... Не каждый протокол -- запись. Не каждая запись -- протокол. Даже один и тот же документ может быть в одном случае требованием, в другом информацией (записью о том что какое-то требование выполнено). Критерием отнесения является сама ситуация и содержание документа. Название и атрибуты в этом деле скорее отвлекают, чем помагают...
Протокол совещания руководителей структурных подразделений под председательством ГД -- преждле всего организационно-распорядительный докумет, с соответсвтвуюшим управлением...
Если протокол в констатирующей части содержит свидетельства о достигнутых результатах или свидетельства осуществленной деятельности, требуемой стандартом, это еще и запись, с соотвествующим управлением... Такой протоколо должен прежде всего управляться как организационно-распорядительный документ и также как запись.
Последний раз редактировалось Александр Воробьёв 14 сен 2009, 15:06, всего редактировалось 2 раз(а).
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 14 сен 2009, 14:59

Лидия Харитонова писал(а):Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 протоколы относятся в органиазционно- распорядительной документации

Лидия!
Вообще то отнесение документов к управленческим производится не по этому стандарту, а по ОКУД. :D
По ГОСТ Р 6.30 определяется порядок их внешнего оформления. ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Василий Горбылев » 14 сен 2009, 16:09

Спасибо за советы.
Но создается ситуация, в которой протоколами совещаний, не имеющих в своем итоге никаких решений (распоряжений) ГД, надо управлять как запись, с решениями ГД надо управлять как ОР документацией. Хотя оформляются они одним лицом, по одной форме, регистрируются в одном журнале...
Такое практикуется? Не таит ли это в себе "подводные камни"?
Василий Горбылев
 

Сообщение Александр Воробьёв » 14 сен 2009, 16:24

Василий Горбылев писал(а):Но создается ситуация, в которой протоколами совещаний, не имеющих в своем итоге никаких решений (распоряжений) ГД, надо управлять как запись, с решениями ГД надо управлять как ОР документацией. Хотя оформляются они одним лицом, по одной форме, регистрируются в одном журнале...
Такое практикуется? Не таит ли это в себе "подводные камни"?

Возможно практикуется...
И подводные камни есть... Они в разных методах управления...
Особенно если протколо содержит обязательную запись и решение...

ИМХО чтобы измежать камней лучше всеми протоколами совещаний управлять одинаково, как ОРД. При этом протоколы, содержащие записи идентифицировать как запись, например соотвествующей пометкой...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Максим Андреев » 14 сен 2009, 16:32

Василий Горбылев писал(а):Такое практикуется?

Да по-моему везде так.
Будет глупо, если одни протоколы совещания ГД будут храниться в службе качества как записи, другие в канцелярии - как ОРД :-D
Тут ведь что главное. Если протокол содержит решение, то оно должно быть доведено до исполнителя, а выполнение его контролироваться.
При этом протоколы, содержащие записи идентифицировать как запись, например соотвествующей пометкой...

Не вижу смысла в этом. Если предприятие крупное, то это масса совещаний - у ген.директора, гл. инженера, главных специалистов, планерки рук-лей подразделений. И это будет пустой формальностью
Максим Андреев
 
Сообщения: 2142
Зарегистрирован: 12 май 2007, 19:42
Откуда: Москва
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 37 раз.

Сообщение Александр Воробьёв » 14 сен 2009, 16:48

Максим Андреев писал(а):
Василий Горбылев писал(а):Такое практикуется?

Да по-моему везде так.
Будет глупо, если одни протоколы совещания ГД будут храниться в службе качества как записи, другие в канцелярии - как ОРД

ИМХО также глупо хранить в службе качества все записи
Максим Андреев писал(а):
При этом протоколы, содержащие записи идентифицировать как запись, например соотвествующей пометкой...

Не вижу смысла в этом. Если предприятие крупное, то это масса совещаний - у ген.директора, гл. инженера, главных специалистов, планерки рук-лей подразделений. И это будет пустой формальностью

Максим

Возможно вы правы, идентификация как записи документа в СМК -- можн осчитат ьчисто формальным требованием Стандарта.
Но та практика, с которой я встречался, иногда предполагала служебные пометки на протоколах (контроль, совещания с участием потребителя и т.п.) для мер дополнительного управления...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Юрий Квятковский » 16 сен 2009, 08:20

Александр Воробьёв писал(а):
Максим Андреев писал(а):ИМХО также глупо хранить в службе качества все записи


Я бы сказал, что нельхя хранить в службе качества все записи. Только те, которые касаются службы качества как подразделения

А упоминаемый протокол совещания под руководством ГД (со всеми пометками) - это не только ОРД (запись), а и пример самооценки руководителем своей деятельности и свидетельство анализа со стороны руководства (раздел 5.6 ИСО 9001). Если есть минимальная процедура, описывающая это - ни один аудитор не поставит ЭТО под сомнения
Юрий Квятковский
 

Сообщение Наталья Ростова » 23 сен 2009, 09:32

Василий, Протоколы являются и записью, и ОРД, они могут храниться, например у секретаря ген. директора (в зависимости от отвественности, установленной в ВНД), а по итогам совещаний, секретарь должен доводить решения до Исполнителей (путем направления по системе электронного документооборота либо через курьера - в зависимости от того какой порядок установлен в Организации).
Ну а контролировать данные решения можно, например, с помощью внутреннего аудита либо с помощью системы электронного документооборота, если она предусматривает выполненение заданий (Приказов, Распоряжений и т.п.) и систему отчетности...
Наталья Ростова
 

Сообщение Василий Горбылев » 23 сен 2009, 19:24

Наталья Григорьевна писал(а):... Протоколы являются и записью, и ОРД...

Наталья, Вы не ответили на вопрос, управлять-то как (как записью или как документом), т.к. в компании есть две процедуры. Выполнять обе процедуры.
Василий Горбылев
 

Сообщение Мария Каменская » 24 сен 2009, 09:34

Ужас у нас творится с этой ИСОй.
Мы всеми записями управляем с помощью инструкции по делопроизводству (в РК на нее ссылка, инструкция по делопроизводству это наша "процедура по управлению записями").
К записям можно отнести почти все ОРД.

Смысл плодить 2 параллельные системы: делопроизводство и управление записями.
Мария Каменская
 

Сообщение Максим Андреев » 24 сен 2009, 17:50

Мария Каменская писал(а):Ужас у нас творится с этой ИСОй.
Мы всеми записями управляем с помощью инструкции по делопроизводству (в РК на нее ссылка, инструкция по делопроизводству это наша "процедура по управлению записями").
К записям можно отнести почти все ОРД.

Смысл плодить 2 параллельные системы: делопроизводство и управление записями.

+1. Зачем изобретать велосипед типа ДП по управлению документацией, записями, когда на всех нормальных предприятиях издревле существуют инструкции по делопроизводству. А во многих организациях еще есть Секретариаты (канцелярии, АХО, общие отделы). Это их компетенция, устанавливать правила игры с ОРД.
А потом менеджеры по качеству обижаются, что их называют бумагомарателями.
Максим Андреев
 
Сообщения: 2142
Зарегистрирован: 12 май 2007, 19:42
Откуда: Москва
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 37 раз.

Сообщение Rudus Raivo » 24 сен 2009, 18:58

«Протокол совещания» является только записю, и управлять необходимо как запись. Оперативное управление и решения руководство , не является требованием как система, а для случаев когда в протоколе совещания появляется такие решения, должно быть процедура как из записи требования утверждается в документе который является из класса регламентирующих (инструкции, процедуры, руководство по качество)
Rudus Raivo
 

Сообщение Юрий Квятковский » 24 сен 2009, 21:09

Очередное подтверждение того, что ИСО - это стандарт НИ О ЧЕМ! Масса отраслей производства создали документы, которые ЛУЧШЕ описывают требования к системе управления. А мы спорим - "запись или документ". Прямо: что было раньше, курица или яйцо. ИСО серии 9000 - это бизнес, который ничего кроме денег определеным лицам, никому не приносит :(.
Юрий Квятковский
 

Сообщение Мария Каменская » 25 сен 2009, 07:54

Rudus Raivo писал(а):«Протокол совещания» является только записю, и управлять необходимо как запись.


А чем у вас требования по управлению записями отличаются от требований делопроизводства?

Rudus Raivo писал(а):Оперативное управление и решения руководство , не является требованием как система, а для случаев когда в протоколе совещания появляется такие решения, должно быть процедура как из записи требования утверждается в документе который является из класса регламентирующих (инструкции, процедуры, руководство по качество)


Очень даже является, см. d) 4.2.1.
Там кстати интересная формулировка "документы, включая записи".

Ну нет у иностранцев инструкции по делопроизводству, а у нас есть, но имеют они ввиду тоже самое!
Вот поглядите:
- требования по идентификации - номер по журналу регистрации (входящих, исходящих, приказов), номер (дела, журнала) по номенклатуре и т.п.;
- хранение, защита, сохранения - тоже прописывается в стандартной инструкции по ДП, у кого хранится, как хранится, защита от несанкционированного доступа, сроки хранения (номенклатура дел), оформление дел к последующему хранению, а также в и номенклатуре дел отмечается место хранения;
- изъятие - это просто классика в инструкции, кто отбирает на уничтожение, когда, на основании чего, акт после.
Мария Каменская
 

Re: Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Татьяна Петрова » 13 авг 2015, 13:10

Уважаемые коллеги.
Думаю, что надо вернуться к определению терминов.
"Запись - документ, содержащий сведения о достигнутых результатах или осуществленный деятельности"
"Документ - Информация и ее носитель"
Объединяем и получаем
"Запись это носитель информации о достигнутых результатах или осуществленный деятельности".
Встретила в одной из статей по СМК.
Следовательно - протокол - не запись, т.к. обычно содержит сведения о неосуществеленной деятельности и решения о том, что ее надо осуществить
Татьяна Петрова
 

Re: Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Николай Шмидт » 13 авг 2015, 13:14

Татьяна Петрова писал(а):Уважаемые коллеги.
Думаю, что надо вернуться к определению терминов.
"Запись - документ, содержащий сведения о достигнутых результатах или осуществленный деятельности"
"Документ - Информация и ее носитель"
Объединяем и получаем
"Запись это носитель информации о достигнутых результатах или осуществленный деятельности".
Встретила в одной из статей по СМК.
Следовательно - протокол - не запись, т.к. обычно содержит сведения о неосуществеленной деятельности и решения о том, что ее надо осуществить

потерпите пару месяцев. Все термины отменят, останется только "документированная информация".
Почему не запись-то протокол? Например, протокол осмотра трупа - деятельность-то уже осуществлена.
Николай Шмидт
 

Re: Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Виталий Эйнула » 13 авг 2015, 13:49

Татьяна Петрова писал(а):Следовательно - протокол - не запись, т.к. обычно содержит сведения о неосуществеленной деятельности и решения о том, что ее надо осуществить

заблуждение.
Протокол ПСИ (приемосдаточных испытаний) это запись.
да и вообще все эти игры запись, не запись, это больше для аудитов. можно изменить название документа и во тебе запись, а стоит написать План в заголовке так не запись..
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Запись и/или орг-распоряд. документация?

Сообщение Виталий Эйнула » 13 авг 2015, 13:51

Николай Шмидт писал(а):Все термины отменят, останется только "документированная информация".

на любом носителе?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

След.

Вернуться в Методология создания СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 4



cron