Дистанционный аудит

[Расимова Руфина]

Коллеги, приветствую всех! Подскажите пожалуйста, проходил или проводил кто-нибудь из вас дистанционный аудит? Поделитесь, как это происходило? Я знаю что в других странах сейчас тоже практикуются такие аудиты из-за эпидемии covid-19 и вроде как после удаленного аудита обязательно нужно пройти реальный аудит не позже чем через 6 месяцев. А вообще есть какие-то регламенты по проведению дистанционных аудитов?
Я сейчас статью для своего сайта пишу про дистанционный аудит, поэтому хочу собрать больше информации.

[Андрей Горбунов]

Руфина,
в понедельник у меня будет первый дистанционный аудит (3 дня). Будем использовать Teams, т.к. программа установлена у проверяемой организации. Прислали документы, изучаю, готовлю вопросы.
Да, коллеги уже проводили, сказали, что не так страшно, как сначала казалось.

[Расимова Руфина]

Руфина,
в понедельник у меня будет первый дистанционный аудит (3 дня). Будем использовать Teams, т.к. программа установлена у проверяемой организации. Прислали документы, изучаю, готовлю вопросы.
Да, коллеги уже проводили, сказали, что не так страшно, как сначала казалось.

Спасибо за ответ! Расскажите потом пожалуйста, как все прошло на практике. Меня пока смущает продолжительность аудита. Наш аудитор скинул план и план пока мало отличается от реального аудита по времени. Мне это сложно представить в дистанционном режиме. Нам пока сообщили что будем по Skype общаться и посредством обмена документами и фотографиями.
Меня даже больше интересует другая сторона вопроса - действительно ли нужно будет проводить физический аудит через 6 месяцев и все ли принимают такой аудит? Насколько я поняла, GFSI против таких аудитов и планируют не учитывать сертификаты продленные такими аудитами. Или я плохо перевела с английского на русский. Есть форум на сайте ifsqn.com, я там об это читаю.

[Евгений Жуков]

Вот такое нашёл

[Расимова Руфина]

Вот такое нашёл

Да, Евгений. Спасибо. Написала сегодня статью об этом. На самом деле как я поняла из перевода, если организация отказывается принять удаленный аудит - то сертификат прекращает свое действие. Если удаленный аудит проводится - то сертификат действует еще на 6 месяцев. Потом надо провести полноценный аудит через 6 месяцев. Но я думаю в любом случае необходимо уточнять все детали в своем органе по сертификации.
У GFSI есть письмо в связи с этим, но я запуталась с переводом. Он какой-то непонятный. Если кто может хорошо перевести - дайте знать, я скину этот документ. Сюда вроде нельзя выкладывать.

[Андрей Горбунов]

Руфина,
на всякий случай замечу, что ISO 19011:2018 признает удаленный (дистанционный) аудит легальным.
А письмо большое по объему?

[Роман Озеранский]

На самом деле как я поняла из перевода, если организация отказывается принять удаленный аудит - то сертификат прекращает свое действие.

Об этом д.б. указано в договоре.

Если удаленный аудит проводится - то сертификат действует еще на 6 месяцев. Потом надо провести полноценный аудит через 6 месяцев.

А чем удаленный аудит хуже, чем НЕ удаленный? При не удаленном продляется на 12 месяцев, а тут всего на 6 месяцев. Если ОС продляет свой сертификат на 6 месяцев, то ОС сам признает такой аудит ущербным по сравнению с не удаленным.

[Расимова Руфина]

Руфина,
на всякий случай замечу, что ISO 19011:2018 признает удаленный (дистанционный) аудит легальным.
А письмо большое по объему?

Нет, всего на один лист. Я отправлю вам в сообщение ссылку на него. Посмотрите, может вы лучше в этом разберетесь. Мой английский не самый лучший.

[Расимова Руфина]

На самом деле как я поняла из перевода, если организация отказывается принять удаленный аудит - то сертификат прекращает свое действие.

Об этом д.б. указано в договоре.

Если удаленный аудит проводится - то сертификат действует еще на 6 месяцев. Потом надо провести полноценный аудит через 6 месяцев.

А чем удаленный аудит хуже, чем НЕ удаленный? При не удаленном продляется на 12 месяцев, а тут всего на 6 месяцев. Если ОС продляет свой сертификат на 6 месяцев, то ОС сам признает такой аудит ущербным по сравнению с не удаленным.

Мое мнение, полноценно удаленно не проведешь аудит. Поэтому например сертификационный аудит не разрешают так проводить. Надзорный можно. Вроде и необъявленный аудит по FSSC можно так провести. Я на форуме IFSQN читала.

[Игор Строкин]

А вообще есть какие-то регламенты по проведению дистанционных аудитов?

у каждого ОС и в каждой системе есть свой регламент. В т.ч. по удаленному проведению

[Расимова Руфина]

А вообще есть какие-то регламенты по проведению дистанционных аудитов?

у каждого ОС и в каждой системе есть свой регламент. В т.ч. по удаленному проведению

А у вас есть подробности по такому аудиту? Был у вас такой? Расскажите? У меня он будет в конце апреля и нам ОС пока не сообщал что наш сертификат будет действовать только 6 месяцев. И цена аудита не изменилась.

[Андрей Горбунов]

Итак, мой дебют в роли дистанционного аудитора состоялся и есть время поделиться впечатлениями.
Вполне согласен с теми, кто говорит, что худшие опасения не оправдались. Да, в принципе, проводить можно, хотя с определенными ограничениями. (замечу в скобках,что в мае предлагают провести аудит на заводе, но исключительно на месте, в удаленном руководство ценности не видит).
Использовался Teams, координатор от проверяемой компании прислала ссылки на встречи (проверяли несколько площадок), все более-менее отработало нормально, технических сбоев не было.
Что удобно: Teams позволяет вести видео- и аудиозапись, так что потом при составлении отчета всегда можно перепроверить, так ли ты понял, не перепутал ли чего. Свидетельства, в основном, в электронном виде - файлы, скрины экранов и т.п. Мы использовали принцип "одного окна", который заключался в том, что при интервью всегда присутствовал кто-то из службы качества и, если аудитору нужно было какое-то свидетельство, то просто обращались к этому сотруднику с просьбой прислать. Это удобно тем, что вся информация о запрошенных свидетельствах концентрируется у одного человека. И опять же потом по аудиозаписям (мы видео не писали,чтобы канал не загружать) можно проверить, все ли из запрошенного получено.
Хотя, конечно, проводить аудит, сидя дома в кресле, как бы выразилась молодежь, прикольно .
Определенная специфика в том, что надо соблюдать коммуникационную дисциплину, т.е. не говорить двоим и более людям одновременно, иначе ничего не поймешь.

[Роман Озеранский]

Главное в любом аудите (внутреннем/внешнем/онлайн/офлайн) - 3 аспекта:
1. Знание нормативных требований на соответствие каким проводится аудит.
2. Знание фактической ситуации в аудируемой организации.
3. Умение сделать корректную корреляцию и выводы между пунктами 1 и 2.
Если посчитать, что с пунктами 1 и 3 у аудитора все нормально, то для вопроса офлайного аудита остается пункт 2 - как собрать корректную информацию. В принципе конечно можно в режиме офлайн собрать все необходимые записи [в трактовке ISO 9000], и устроить соответствующие офлайн конференции, на каких в теории будет видно, сходится у аудируемых вранье с враньем или не сходится . Но они могут соврать и глазом не моргнуть .
И тут важно перейти к пункту 1 - на соответствие каким требованиям проводится аудит.Если это ISO 9001, то это плохой инструмент. Даже допустим, что организация соответствует ISO 9001, что это означает? Фактически ничего. Организация может быть в предбанкротном состоянии, зарплата может не выплачиваться месяцами, потребителя посылают на хер, а качество продукции не соответствует требованиям [но ISO 9001 ведь не отвечает за качество продукции, поэтому при наличии миллиона рекламаций можно запросто выдавать сертификат ]. При этом все требуемые записи в норме, а на видеоконференции, аудируемые говорят, что у них все хорошо и они выполняют все соответствующие требования .

[Андрей Горбунов]

Рома,
у тебя довольно примитивные представления о том, как проходит аудит, и как принимаются решения.
Ты сам хоть раз аудит проводил?
И ИСО 9001 совсем не так плох, как ты думаешь. Только его применять надо правильно.

[Роман Озеранский]

у тебя довольно примитивные представления о том, как проходит аудит, и как принимаются решения.

Ты не согласен с тремя моими пунктами? Назови свои .

И ИСО 9001 совсем не так плох, как ты думаешь. Только его применять надо правильно.

Он ни хорош и не плох. Но соответствие ISO 9001 ни о чем не говорит. Приходишь ты на фирму, а там висит сертификат, о чем это говорит? А потом присмотрелся, а ПРК на этой фирме Андрей Козин .

[Андрей Горбунов]

Человек показывает тебе справку, что здоров, а на самом деле болен. И что, надо все медицинские стандарты и протоколы лечения объявить липовыми?
Сертификат - та же справка, он говорит об одном: это предприятие посетил аудитор и признал на момент посещения систему менеджмента соответствующей требованиям. И все.
Сама процедура сертификации содержит внутренний конфликт интересов, но будет ли он реализован, уже зависит от привходящих обстоятельств, в частности, политики органа по сертификации.
Что касается твоих трех вопросов, то, собственно, второй и все (или почти все) решает. Именно от того, как аудитор будет устанавливать фактическое положение дел, все и зависит.
Из того, что ты не ответил на мой вопрос про участие в аудитах, делаю вывод: не участвовал. Соответственно, не планировал, отчет не формировал.
И что, кроме неприятия сертификации, можешь предложить?
Да, по поводу соответствия ИСО 9001. Когда мои консультируемые (с моей помощью) узнают, что надо сделать, чтобы соответствовать требованиям стандарта, они впадают в глубокую задумчивость, потому как выясняется, что это не очень и просто.
Приведу пример. У меня есть очень симпатичная и продвинутая организация, которая два года назад решила (под давлением заказчиков) сертифицироваться по ИСО 9001. Они были высокого мнения о своей системе менеджмента (и на то, по правде, были все основания), но когда они начали проводить внутренние аудиты, то были ошеломлены тем, сколько у них лакун в выполнении требований стандарта. И некоторые свои подходы пересмотрели, даже из числа тех, которые можно отнести к базовым.

[Роман Озеранский]

Сертификат - та же справка, он говорит об одном: это предприятие посетил аудитор и признал на момент посещения систему менеджмента соответствующей требованиям. И все.

Это так, при этом надо уточнить, что тут есть два аспекта. Это признание соответствия системы менеджмента требованиям, может быть, как истинным, так и ложным . Отбрасываем второй вариант, это подлог/покупка сертификата. Но даже если аудитор признал соответствие системы менеджмента требованиям, то первый вопрос какой должен возникнуть - а что это за требования? Допустим это требования - ISO 9001, о чем это говорит? Предприятий с сертификатыми ISO 9001 - как грязи, я допускаю, что абсолютное большинство этих предприятий получили свои сертификаты честно, они трудились, старались, пришел аудитор, дрючил их три дня и в хвост и в гриву, в итоге сертификат получен . Стало предприятие после этого конкурентоспособным? Нет. Знаешь почему я так говорю? Я сужу по российской экономике. Основная часть предприятий России, формирующих бюджет и вносящих свой вклад в формирование ВВП России - сертифицированы на соответствие ISO 9001. Конкурентна ли экономика России? Нет. Она валится при малейших чихах на мировых рынках. Как же так получается, ведь все с сертификатами ? Об этом говорит и благосостояние российских граждан, какие предприятия, такие и граждане работающие на этих предприятиях - фактически нищие. По факту граждане накопили денег на 1-2 месяца жизни без работы. И нынешний кризис это показал, еще месяц карантина и все вывалятся на улицы, детей будет нечем кормить, бабок нет . На проклятом Западе, граждане побогаче будут, и их состояние позволяет им не работать год и более, и состояние экономики позволяет им дать бабок, не в пример российской экономике. Нынешний кризис отчетливо показал - российская экономика слаба, но все системо-образующие предприятия с сертификатами ISO 9001 , замечательный парадокс .

Что касается твоих трех вопросов, то, собственно, второй и все (или почти все) решает. Именно от того, как аудитор будет устанавливать фактическое положение дел, все и зависит.

Так я ведь с этим и не спорю. Если аудитор не знает фактического состояния дел, то ему и сказать нечего. Как в оффлайне собирать информацию, отдельный вопрос. Но еще более важный вопрос - какую информацию надо собирать . Я вброшу провокационную мысль, как для аудиторов ОС, так и для внутренних аудиторов - работает система менеджмента или не работает, станет понятно если посмотреть в бухгалтерский баланс, сразу будет видно, в заднице контора или нет . Там много чего найдется интересного - сам бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет об изменениях капитала. По закону об акционерных обществах, бухгалтерский баланс - открытый документ. У меня вопрос - кто из аудиторов смотрит бухгалтерский баланс? Ответ - никто . А если они не смотрят бухгалтерский баланс, чего стоит их заключение, на основании какого ОС выдает свой сертификат? Ни черта не стоит .

И что, кроме неприятия сертификации, можешь предложить?

Так для того, чтобы предложить что-то альтернативное сертификации, надо ответить на простой вопрос - на хрена нужна сертификация СМК? Я ведь привел характерный пример - все системо-образующие предприятия в РФ сертифицированы на ISO 9001, при этом сама экономика, какую формируют эти предприятия - не конкурентоспособна. Исходя из этого ответа, сертификация СМК, как минимум бесполезна .

[Роман Озеранский]

По мотивам моего вчерашнего поста, у меня остался один не выясненный вопрос - почему сертификатов до хрена, а экономика дохлая и не конкурентоспособная ?

[Расимова Руфина]

Итак, мой дебют в роли дистанционного аудитора состоялся и есть время поделиться впечатлениями.
Вполне согласен с теми, кто говорит, что худшие опасения не оправдались. Да, в принципе, проводить можно, хотя с определенными ограничениями. (замечу в скобках,что в мае предлагают провести аудит на заводе, но исключительно на месте, в удаленном руководство ценности не видит).
Использовался Teams, координатор от проверяемой компании прислала ссылки на встречи (проверяли несколько площадок), все более-менее отработало нормально, технических сбоев не было.
Что удобно: Teams позволяет вести видео- и аудиозапись, так что потом при составлении отчета всегда можно перепроверить, так ли ты понял, не перепутал ли чего. Свидетельства, в основном, в электронном виде - файлы, скрины экранов и т.п. Мы использовали принцип "одного окна", который заключался в том, что при интервью всегда присутствовал кто-то из службы качества и, если аудитору нужно было какое-то свидетельство, то просто обращались к этому сотруднику с просьбой прислать. Это удобно тем, что вся информация о запрошенных свидетельствах концентрируется у одного человека. И опять же потом по аудиозаписям (мы видео не писали,чтобы канал не загружать) можно проверить, все ли из запрошенного получено.
Хотя, конечно, проводить аудит, сидя дома в кресле, как бы выразилась молодежь, прикольно .
Определенная специфика в том, что надо соблюдать коммуникационную дисциплину, т.е. не говорить двоим и более людям одновременно, иначе ничего не поймешь.

Андрей, благодарю за подробный рассказ. У меня тоже прошел удаленный аудит. Мы в основном использовали скайп для бизнеса. Для видеосвязи в цехах мы использовали мессенджер WhatsApp. Я боялась что связь будет плохая, но по факту только пару раз видео зависало в цехе, так как там связь немного хуже. В целом нормально.