Правильный внутренний аудит

[Радэ Бошкович]

На этом сайте нашел хорошее описание внутреннего аудита. Не хватает только аудита процесса и аудита продукта, но и так достаточно много полезной информации. Может, кому-то пригодится.

[Савелий Степанов]

Спасибо.
Процессы и продукция у всех разная. Принципы одни.

[Андрей Горбунов]

Чтобы не плодить новых тем...
Посмотрел ролик. Забавно. Типичный взгляд сертифицирующих аудиторов на внутренний аудит.
Есть кое-какие нестыковки, есть места, которые можно отнести к "вредным советам Остера" (возможно, в силу непонимания системного подхода и специфики именно внутреннего, а не сертифицирующего, аудита).
На уровне студенческой работы - вполне нормально.

[Михаил Шустер]

Я когда то учил правильному аудиту. Ничего хорошего обучаемым это не принесло.
Когда ты еще никто, а задираешь ногу на устои, это не может хорошо кончиться.

[Андрей Горбунов]

На одном из заводов требование к внутреннему аудитору: позиция не ниже начальника цеха. И один из лучших внутренних аудиторов - директор по развитию бизнеса, умный и системный дядька!
Я сначала обучал их команду, а потом мониторил проведение ими аудитов, стараясь избавить их от изобретения велосипедов и, тем самым, сократить их затраты на самообучение и приобретение опыта. И еще девушка у них была, несмотря на невысокую формальную позицию, тянула службу качества, извиняюсь, как лошадь (при достаточно слабом директоре по качеству).

[Роман Озеранский]

На одном из заводов требование к внутреннему аудитору: позиция не ниже начальника цеха.

А в чем фишка такого подхода, разве большая должность говорит о компетенциях в тех или иных областях деятельности?

Я когда то учил правильному аудиту. Ничего хорошего обучаемым это не принесло.

А что такое "правильный аудит"? С формальной точки зрения, аудит - проверка на соответствие требованиям. Если в требованиях написано, что д.б. круглое, а перед тобой квадратное, то это - несоответствие . Такой аудит, правильный ?

[Радэ Бошкович]

А в чем фишка такого подхода, разве большая должность говорит о компетенциях в тех или иных областях деятельности?

Фишка в том, что проводится аудит системы МЕНЕДЖМЕНТА, и, очевидно, те, которые менеджерами не являются, которые занимали только исполнительские должности, вряд ли смогут дать какие-то стоящие предложения по улучшению. Проводя аудит, менеджер может воочию удостоверится, как народ понимает и исполняет его приказы. Если отталкиваться от ИСО 9001 и оставить аудиты не-менеджерам, то для настоящих менеджеров их заключения, скорее всего, будут бесполезными. Что значит заключение аудитора, которое относится к оперативной деятельности типа: "средство измерения А не поверено", "документ Б не подписан"?

Аналогично Андрею, недавно присутствовал аудиту в поликлинике (не ИСО 9001), где в роли аудитора выступали заместители главврача и заведующие отделениями. Аудит удался на славу, наблюдения были по-существу. Лучший внутренний аудит за последние годы, который я наблюдал.

[Роман Озеранский]

Фишка в том, что проводится аудит системы МЕНЕДЖМЕНТА, и, очевидно, те, которые менеджерами не являются, которые занимали только исполнительские должности, вряд ли смогут дать какие-то стоящие предложения по улучшению.

В теории, да, а на практике, я видел целую кучу больших начальников в должностях вице-президентов компаний, каких просто взяли по блату, и их компетенции на порядок уступали специалистам на более низких должностях в их функциональной нише . И у этих специалистов не было никаких шансов пробиться наверх, потому что эта тупица сидела и занимала место . Естественно никакой внутренний аудит эта тупица не проводила в силу своей компетентностной импотенции .
P.S. По состоянию российской экономики, я склоняюсь к мысли, что таких тупиц в российском менеджменте, большинство .

Если отталкиваться от ИСО 9001 и оставить аудиты не-менеджерам, то для настоящих менеджеров их заключения, скорее всего, будут бесполезными.

Так тут тоже есть вопросы, тот же директор, он специалист в менеджменте, хороший специалист, но он дилетант в профильных областях - проектировании, конструировании, закупках. Аналогично какой нибудь вице-президент по продажам, в продажах - специалист, а в производстве - дилетант. Логичный вопрос, а что в этой логике должны аудировать директор и вице-президент по продажам?

Что значит заключение аудитора, которое относится к оперативной деятельности типа: "средство измерения А не поверено", "документ Б не подписан"?

Это заключение аудитора означает следующее, что средство измерения А д.б. поверено, а документ Б д.б. подписан. А они не поверены и не подписаны . Аудитор нашел несоответствие и вытащил его наружу, и отдельный вопрос - какую ценность несет в себе выявленное несоответствие .

[Радэ Бошкович]

Логичный вопрос, а что в этой логике должны аудировать директор и вице-президент по продажам?

Директор не проводит аудит технологического процесса, он может провести аудит системы.

На приложенном рисунке я попытался показать, как надо организовать аудиты в организации. Преддверие Нового года, у нас есть пословица приблизительный перевод которой: "От безделия поп и козлят крестит". Вот и я рисую диаграммы. Есть уровни управления. Есть задачи этих уровней управления. Главная задача аудиторов состоит в том, чтобы оценить, насколько уровни управления справляются со своей задачей. Зачем проверять производственные операции, если это задача прораба? Надо проверить, как работает прораб, контролирует ли он рабочих. Аналогично, зачем проверять процесс производства, если это задача начальника цеха? Надо проверить, как он справляется со своей задачей, и так далее по вертикали.

На рисунке также видно, кто может выступить в роли аудитора: QC, QA, QM. Мне кажется, что с развитием автоматизированных производственных систем роль QC несколько поблекла, зато QA и QM продолжают существовать.

Недавно в одной из больниц как раз говорил внутренним аудиторам, что не надо проверять как медсестры моют руки, надо проверить, когда последний раз старшая медсестра отделения проверяла, как ЕЕ сестры моют руки, и какие были результаты той проверки.

Уровни аудита в организации.png

[Роман Озеранский]

Директор не проводит аудит технологического процесса, он может провести аудит системы.

Согласен, а вот этот парень - вице-президент по продажам, он аудит чего будет проводить, аудит своего направления деятельности - продажи, или аудит [к примеру] производства?

[Евгений Жуков]

не надо проверять как медсестры моют руки, надо проверить, когда последний раз старшая медсестра отделения проверяла, как ЕЕ сестры моют руки, и какие были результаты той проверки

Угу
Совершенно верно. Для ВА

[Радэ Бошкович]

вице-президент по продажам, он аудит чего будет проводить, аудит своего направления деятельности - продажи, или аудит [к примеру] производства?

Вице-президент по продажам не может проверять направление, за которое он отвечает (ИСО 19011). Зато без проблем может провести аудит производства, вернее, не технологии производства, а того, как те, которые отвечают за производство, справляются со своей задачей.

Пускай никто не говорит, что директор по продажам ничего не смыслит в производстве. На прилагаемой картинке я попытался показать, что только на самых нижних уровнях управления ответственность и полномочия строго ограничены. Как только начинаешь подниматься по лестнице управления, границы проблем становятся размытыми: руководитель производства просто должен знать, как функционируют продажи и как функционируют закупки, иначе какой он руководитель производства. На высших уровнях управления границы становятся еще более размытыми: как будто у тебя есть зона ответственности, но должен понимать большинство того, что происходит и у коллег твоего уровня управления. Поэтому, с аудитом никаких проблем не будет.

Пирамида.png

[Михаил Шустер]

Зам по развитию - лучшая позиция для аудитора. Другим руководителям можно аудировать свою область только вместе с грамотным обучением, иначе они ничего не найдут: повседневная работа, глаз замылен.

[Роман Озеранский]

Главная задача аудиторов состоит в том, чтобы оценить, насколько уровни управления справляются со своей задачей. Зачем проверять производственные операции, если это задача прораба? Надо проверить, как работает прораб, контролирует ли он рабочих.

В чем мне видится проблема, высший менеджмент, и внутренние аудиторы (как приложение этого менеджмента ), считает что косячит гемба, поэтому ее и надо проверять (аудировать) . Но если мы обратимся к классикам - Джуран, Деминг, то они нам скажут, что гемба если и косячит, то косячит в абсолютном меньшинстве случаев, и косяки гембы НЕ системные. А кто же тогда косячит? А косячит высший менеджмент, тот который и направляет внутренних аудиторов аудировать гембу, ну не к себе же в кабинет он будет их отправлять . И косяки этого высшего менеджмента - системные, основанные на общих причинах вариабельности. Посылая внутренних аудиторов аудировать гембу, надо отдавать себе отчет, что внутренние аудиторы идут аудировать тех, кто порождает 2% косяков (по позднему Демингу), и эти 2% косяков - НЕ системные. А где же сидят 98% косяков? А сидят они в кабинете директора, и эти косяки никто не аудирует .
Ребята, мы вообще понимаем, что мы делаем, кто будет аудировать директора, порождающего эти системные косяки? Аудит директора, это не хрен собачий, это еще та загогулина. Де-факто в этой логике, внутренний аудитор, аудирующий директора, должен иметь компетенции, как минимум не меньше, чем у самого директора .
Я ведь постоянно говорю практикам - ваше рабочее место - кабинет директора, где вы ему ежедневно должны говорить, как он косячит . Если вы ему про это не скажете, ему никто про это не скажет, кроме совета директоров, который скажет ему об этом в тот момент, когда будет выкидывать его из теплого директорского кресла . Для директора это уже поздно . Т.ч. спасайте своего директора, у практиков с директором одна цель - сделать так, чтобы директор продержался в своем кресле, как можно дольше .