Форум по менеджменту качества

Правильно ли я вас понял, коллеги, что если я произношу аудитору-сертификатору фразу:
"В нашей компании документированная процедура "Управление документацией и делопроизводством" выполняет требования п. п. 4.2.3, 4.2.4 и 8.3 стандарта ИСО 9001:2008"
- то я могу получить от аудитора замечание о несоответствии данной фразы букве стандарта?

**Андрей Горбунов** » 02 июн 2009, 17:27

Виталий Геннадиевич,
в данном случае "Управление документацией и делопроизводством" - это название документа, в котором описаны (документированы) три процедуры: управления документацией, записями и несоответствующей продукцией (НП).
Процедура - это "способ осуществления деятельности" или иными словами - порядок действий. Согласитесь, что управление документацией, записями и НП предполагают разные "способы осуществления деятельности", т.е. разные процедуры.
Итог: в Вашем случае мы скажем, что в документе "Управление документацией и делопроизводством" содержатся три документированных процедуры.

Андрей Владимирович!
Ответ на свой вопрос я опять не получил.
Повторю вопрос:

Правильно ли я вас понял, коллеги, что если я произношу аудитору-сертификатору фразу:
"В нашей компании документированная процедура "Управление документацией и делопроизводством" выполняет требования п. п. 4.2.3, 4.2.4 и 8.3 стандарта ИСО 9001:2008"
- то я могу получить от аудитора замечание о несоответствии данной фразы букве стандарта?

Ответьте, пожалуйста:
1. Получу я замечание или нет?

А теперь, о

"более четком отличии между "документом" и "документированной процедурой"

Прочтите внимательно п. 3.4.5 ИСО 9001:2005
в Примечании 2 написано следующее:

Документ (3.7.2) содержащий процедуру, может называться "документированная процедура".

Ответьте, пожалуйста:
2. Данное примечание делает отличие "более четким" или разрешает мне называть вышеупомянутую инструкцию "документированной процедурой", а не документом (как предлагаете Вы)?
Я задал 2 (два) вопроса.

**Андрей Волков** » 02 июн 2009, 19:02

Елиферов Виталий писал(а):Правильно ли я вас понял, коллеги, что если я произношу аудитору-сертификатору фразу:
"В нашей компании документированная процедура "Управление документацией и делопроизводством" выполняет требования п. п. 4.2.3, 4.2.4 и 8.3 стандарта ИСО 9001:2008"
- то я могу получить от аудитора замечание о несоответствии данной фразы букве стандарта?

только в том случае, если аудитор будет неадекватен или если процедур(ы) выполнения этих пунктов в данном документе не задокументированы должным образом

**Андрей Горбунов** » 02 июн 2009, 19:17

Виталий Геннадиевич,
замечание Вы получите.
При этом, если аудитор доброжелательный и неформально относящийся к делу, то он даст Вам примерно такое разъяснение, какое дал я ранее. Если же попадется формалист, то можете получить и несоответствие, а не замечание. Многое будет зависеть от того, как будут оформлены разделы, документирующие выполнение п.п. 4.2.3, 4.2.4 и 8.3. Если они будут выделены в различимые блоки, то Вы сможете убедить аудитора, что каждый такой блок представляет собой отдельную документированную процедуру. Если же процедуры управления документацией, записями и несоответствующей продукцией будут оформлены в виде единого текста - как единая процедура - то с большой долей вероятности получите несоответствие. Я понимаю, что пример учебный, а потому вопрос практического применения подобного документа я даже не рассматриваю.
"Данное примечание делает отличие "более четким" или разрешает мне называть вышеупомянутую инструкцию "документированной процедурой", а не документом (как предлагаете Вы)?" - если Вы обратите внимание, то примечание, на которое Вы ссылаетесь, на английском выглядит так:"The document (3.7.2) that contains a procedure can be called a "procedure document". Наши переводчики, не особо заморачиваясь строгостями в применении терминов, перевели "procedure document" ("процедурный документ") как "документированная процедура" ("documented procedure"). Я бы, во избежание подобных недоразумений, рекомендовал Вам пользоваться английскими версиями стандартов ISO.
Суммируя, могу ответить:
"Данное примечание делает отличие "более четким...?" - видимо, кому как.
"разрешает мне называть вышеупомянутую инструкцию "документированной процедурой", а не документом ...?" - нет, не разрешает.

**Андрей Волков** » 02 июн 2009, 19:31

"procedure document" - документ процедуры

пункт 4.2.4 исо 9001-2008
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,
storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.

пункт 4.2.4 исо 9001-2000
A documented procedure shall be established to define the controls needed for the identification, storage, protection, retrieval, retention time and disposition of | records.

**Андрей Горбунов** » 02 июн 2009, 20:14

Андрей,
"документ процедуры" или "процедурный документ" - это уже тонкости передачи смысла на русский язык. Главное, что "подобное рождается подобным", т.е. "документ" = "документ".

**Андрей Волков** » 03 июн 2009, 08:22

а "документ" может быть (а может и не быть) равно "документированная процедура"

**Андрей Горбунов** » 03 июн 2009, 08:59

Андрей,
с формальной точки зрения понятия "документ" и "документированная процедура" представляют два взгляда на одно и то же: на информацию.
"Документ" - это взгляд с точки зрения ее празмещения - на носителе.
"Документированная процедура" - с точки зрения содержания: способ осуществления деятельности, размещенный на носителе.
Понятно, что если мы оформили одну процедуру в виде одного документа, то мы имеем право называть его и документом, и документированной процедурой. Только в первом случае мы будем говорить о способе представления информации (в виде документа), а во втором - о деятельности (процедура).
Честно сказать, пояснение в новой версии стандарта мне кажется вполне понятным: один документ может содержать несколько ДП, одна ДП может быть размещена в нескольких документах. Т.е. один носитель содержит несколько ДП или одна ДП распределена по нескольким носителям.

Полученный от вас, коллеги, ответ не удовлетворяет меня

и методический документ ISO / ТС 176/ SC 2/ N 525 R 2, принятый в октябре 2008 года:
В этом документе (Раздел 4, п. с) ) написано:

• Некоторым организациям удобно комбинировать процедуры, охватывающие несколько видов деятельности, в одну документированную процедуру (например, корректирующие к предупреждающие действия). Другие могут документировать только данную деятельность, используя несколько документированный процедур (например, внутренний аудит). Оба варианта приемлемы

(перевод БелГИСС, выделение мое).
Даю оригинальный текст из 525R2

 Some organizations may find it convenient to combine the procedure for several activities into a single documented procedure (for example, corrective action and preventive action). Others may choose to document a given activity by using more than one documented procedure (for example, internal audits). Both are acceptable.

- выделение мое.
Так что, мое выражение о СОКРАЩЕНИИ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР - данный методический документ разрешает.
Сожалею, что и вы, коллеги, и "неадекватные аудиторы" с этим документом незнакомы. :-D

Привожу ссылку на перевод:
http://www.klubok.net/pageid506.html

**Андрей Волков** » 05 июн 2009, 08:14

"a single documented procedure"
это не количественное числительное, а прилагательное, означает "единая, отдельная, однообразная, унифицированная, нераздельная".
Сожалею... выделено мною...
Этот фрагмент документа, с которым коллег не познакомили всего лишь говорит о том,что удобно процедуры (виды деятельности) объединять

**Андрей Горбунов** » 05 июн 2009, 08:49

Да, ISO/TC 176/SC2 № 525R2 (который, кстати, можно скачать вот отсюда), содержит такое, с позволения сказать, "методическое указание", за которое стоило бы его разработчикам оторвать руки (да и ноги заодно - на всякий случай).
Итак, проанализируем указания, содержащиеся в п. 4 с).
"c) Documented procedures:
- ISO 9001:2008 specifically requires the organization to have “documented procedures” for the following six activities:
● 4.2.3 Control of documents
● 4.2.4 Control of records
● 8.2.2 Internal audit
● 8.3 Control of nonconforming product
● 8.5.2 Corrective action
● 8.5.3 Preventive action
▬ These documented procedures have to be controlled in accordance with the requirements of clause 4.2.3
▬ Some organizations may find it convenient to combine the procedure for several activities into a single documented procedure (for example, corrective action and preventive action). Others may choose to document a given activity by using more than one documented procedure (for example, internal audits). Both are acceptable..."
Первое. Попробуем понять, что такое процедура. Словарь нам дает такое определение: «specified way to carry out an activity or a process», т.е. «определенный способ выполнения функции или процесса». Я бы обратил внимание на то, что слово «activity» в определении употреблено с артиклем «an», что указывает а) на то, что это существительное исчислимое (а потому переводить его как «деятельность», учитывая смысл этого слова в русском языке, не совсем правильно: вы же не скажете «я занимаюсь тремя деятельностями» или «я выполняю две деятельности»), и б) на то, что эта «activity» (равно как и процесс) в единственном числе. Выходит, что определение устанавливает жесткое однозначное соответствие функции (процесса) и процедуры: одна функция (процесс) – одна процедура. Или иными словами: границы процедуры определяются границами функции (процесса). Т.е. если нас попросят определить количество процедур, то мы должны посчитать количество выполняемых функций и назвать это число.
Второе. Руководство №525 подтверждает, что стандарт ISO 9001 требует иметь процедуры для шести функций («activity»). Что с неизбежностью, если мы еще не потеряли способность логично рассуждать, приводит нас к необходимости иметь шесть процедур.
А вот ключевое «ноу-хау» этого документа: «…to combine the procedure for several activities into a single documented procedure…». Что здесь не так, где здесь нарушение логики и противоречие? Очевидно, вот здесь: «the procedure for several activities» - ибо, «одна функция – одна процедура» исключает одну процедуру для нескольких функций. Это как у Маяковского: «Мы говорим – Ленин, подразумеваем – партия, Мы говорим – партия, подразумеваем – Ленин», так и здесь: мы говорим – функция, подразумеваем – процедура, мы говорим – процедура, подразумеваем – функция. Т.о., если придерживаться определения процедуры из ISO 9000, то никакой процедуры для нескольких «активностей» быть в принципе не может. Даже если мы такую и создадим, то она будет представлять собой на самом деле набор нескольких – по числу функций - процедур.
Итак, что получается? №525 не отрицает, что число «документируемых активностей» шесть. Но тогда, следуя определению, мы должны сказать, что и процедур должно быть тоже шесть. Соответственно, «указивка» «процедуру для нескольких активностей можно объединить в одну документированную процедуру» есть нарушение собственных же правил. И ничего, кроме путаницы, не приносит. За что разработчикам сего документа – «пожизненный эцих с гвоздями».
Теперь давайте смоделируем ситуацию.
Мы, следуя «методическим указаниям», разработали две «документированные процедуры»: 1) ДП управления, включающую в себя управление документацией, записями и несоответствующей продукцией и 2) ДП улучшений (внутренние аудиты, КД и ПД).
Мы проходим аудит.
Вопрос: сколько ДП попросит нас предъявить аудитор? Очевидно, шесть, ибо требование ISO 9001 сформулировано однозначно: «организация должна разработать документированную процедуру».
Вопрос: как отреагирует аудитор на предъявление нами двух ДП? Предположу (как и ранее), что реакция будет зависеть от адекватности аудитора. «Формалист» будет настаивать на шести отдельных, а «смотрящий в суть» проанализирует представленные две ДП и, убедившись, что они описывают выполнение шести функций (т.е. представляют собой на самом деле шесть ДП), «засчитает» соответствие. Но и в том, и в другом случае разработчик СМК должен быть достаточно искушен и опытен, чтобы аргументировано дискутировать с аудитором и продемонстрировать выполнение требований стандарта 9001, показав, что в двух представленных ДП содержатся на самом деле шесть требуемых. Кто-то говорил об упрощении?

Примите, пожалуйста, коллеги, и мои безграничные сожаления, по поводу вынужденного выделения.... :-D

Мое скромное мнение заключается в том, что замечание Андрея Волкова не меняет смысла перевода данной фразы...
"a single documented procedure" = "единая, отдельная, однообразная, унифицированная, нераздельная документированная процедура", а не две документированные процедуры в одном документе.
:lol:

**Андрей Горбунов** » 05 июн 2009, 09:12

Виталий Геннадиевич,
не знаю, кто как, а я стараюсь осторожно подходить к рекомендациям, даваемым в таких публичных местах, как форум, понимая, что их читают и специалисты, не обладающие значительным опытом. И надо предусматривать последствия, которые могут быть для них в случае следования рекомендациям.
Анализ показывает, что "методическое указание" из №525 - ничто иное, как пустая игра слов, не отменяющая необходимости иметь шесть документированных процедур. По сути, разработчики Руководства заявляют: вы должны разработать шесть ДП, которые можете объединить в одну, две, три и т.д. ДП, таким образом размывая границы ДП. Объяснить разумно логику этого я не могу.
Замечу также попутно, что методический материал не может отменить требование нормативного документа.
Вы сослались на то, что ISO 9001:2008 (в отличие от версии 2000 года!) «разрешает» сокращать число ДП. Это не соответствует действительности. Повторю еще раз:
Во-первых, ISO 9001:2008 не содержит никаких дополнительных по отношению к версии 2000 года требований и не исключает никаких, содержащихся в версии 2000 года, требований. С точки зрения состава требований ISO 9001:2008 и ISO 9001:2000 совершенно идентичны. Не вводите людей в заблуждение.
Во-вторых, ISO 9001:2008 не содержит положений, позволяющих уменьшить число обязательных ДП. Не вводите людей в заблуждение.
В третьих, ссылка на Руководство № 525 не избавит при аудите от необходимости демонстрировать шесть ДП. При этом указание Руководства, что эти шесть ДП можно объединять в более крупные ДП, ничего по сути не дает, кроме путаницы. Даже если мы разработаем одну ДП, описывающую выполнение шести обязательных видов деятельности, то это – по определению – будут все те же шесть ДП. А потому не вводите людей в заблуждение.
Молодым менеджерам качества и так нелегко, зачем же увеличивать их риски?

**Андрей Волков** » 05 июн 2009, 09:24

здравый смысл и ИСО-9001 первичны, а рекомендации 176 комитета вторичны.
6 процедур должны быть. И должны быть задокументированы.
В каком виде, под отдельными обложками, в одной ли - пусть будет так, как удобно организации. Ни версия ИСО-9001 94 года, ни 2000, ни 2008 этого не запрещали

Да, ISO/TC 176/SC2 № 525R2 (который, кстати, можно скачать вот отсюда), содержит такое, с позволения сказать, "методическое указание", за которое стоило бы его разработчикам оторвать руки (да и ноги заодно - на всякий случай).

Личное и эмоциональное мнение - не лучший советчик. ISO/TC 176 - разорится на пенсиях для инвалидов в случае реализации такого субъективного мнения. :lol:

Есть принятый и утвержденный документ, который я могу предъявить аудитору, и ничьи эмоции на его содержание не влияют. "Здравый смысл" предъявлять гораздо сложнее, - это тоже категория субъективная.

Вопрос: сколько ДП попросит нас предъявить аудитор? Очевидно, шесть, ибо требование ISO 9001 сформулировано однозначно: «организация должна разработать документированную процедуру».

Придется повторить еще раз:
В стандарте ИСО 9001:2000 нет фразы про "шесть процедур". Есть требования в шести разделах, которые необходимо реализовать в виде документированных процедур, при этом общее количество процедур не указано.
Кстати, нашел 525R1 2001 г. там есть та же фраза.
То есть, перенос и дублирование этой фразы в ИСО 9001:2008 (в отличии от ИСО 9001:2000), на мой взгляд, говорит о том, что ISO/TC 176 понимает наличие "неадекватных аудиторов" и старается понизить формализацию стандарта.
Так что "отрывать руки и ноги" им не за что. :-D

**Андрей Горбунов** » 05 июн 2009, 09:59

Виталий Геннадиевич,
простите, но Вы отдаете себе отчет в последствиях, которые могут наступить для неопытных менеджеров качества, последуй они Вашей рекомендации?
Ведь очевидно, что аудиторы попросят у них шесть ДП. Какими аргументами эти менеджеры качества должны будут защищать свою позицию, представив не шесть, а меньшее число ДП? На какие документы и положения этих документов они должны ссылаться?
Если нетрудно, смоделируйте разговор с аудитором, покажите защиту позиции, которая неизбежно возникнет при следовании Вашим рекомендациям.
Более того, как Вы сами признали, "разрешение" иметь не шесть, а меньше ДП, существовало и ранее, но практика аудитов не оставляет сомнений в позиции аудиторов: они будут требовать представления шести процедур.
Итак, как нам доказать аудитору свою правоту?

Я вполне отдаю себе отчет в том, что:
- руки и ноги отрывать людям нельзя;
- ТС176 старается понизить степень формальности стандарта;
- я проходил сертификационные и наблюдательные аудиты и доказывал аудиторам соответствие документов организации
- проблема "6 обязательных документированных процедур" является надуманной, поскольку два документа ( ИСО 9001:2008 и 525R2) разрешают менять это количество в любую сторону и оба этих документа аудиторы принять обязаны;
- попытки опровергнуть прямые разрешения этих документов, косвенным путем (через "тонкости" переводов английских слов "activites", "an" и т.д.) являются .... (мягко говоря, некорректными);
- обсуждать надуманные проблемы "6 обязательных процедур" (равно как и "19 обязательных записей") - мне более неинтересно.

**Андрей Горбунов** » 05 июн 2009, 11:53

Виталий Геннадиевич,
чисто человеческая просьба: не давайте в публичных местах рекомендаций, которые Вы не можете аргументировать, но которые могут создать реальные проблемы людям, решившим следовать этим рекомендациям.
Вы порекомендовали и ушли в сторону, а людям потом с аудиторами идти на конфликт.
И что они скажут? Что ISO 9001:2008 "разрешает" иметь менее шести ДП? Аудит попросит показать это место и что дальше? На какое положение стандарта ссылаться?
Сказать, что в Руководстве № 525 разрешено объединять ДП? Так там это так хитро сформулировано, что, на самом деле, разрешение это касается только формы представления, а как были шесть "активностей", которые должны быть документированы, так они и остались. И если человек, паче чаяния, поймет Вашу рекомендацию буквально и действительно сократит число ДП, исключив какие-то из шести обязательных, то разборки ему с аудитором не миновать. И результат этой разборки, боюсь, будет не в пользу организации.
Повторю еще раз: указание Руководства № 525 формально, оно просто разрешает "упаковывать" ДП в более крупные, но число документируемых функций (activity) при этом остается прежним - шесть. Вы не на форму указаний смотрите, а на содержание.

Андрей Горбунов писал(а):Виталий Геннадиевич,
чисто человеческая просьба: не давайте в публичных местах рекомендаций, которые Вы не можете аргументировать, но которые могут создать реальные проблемы людям, решившим следовать этим рекомендациям.
Вы порекомендовали и ушли в сторону, а людям потом с аудиторами идти на конфликт.

Ссылка на конкретные пункты, конкретных документов, приведенных в двух написаниях (русском переводе и английском оригинале) - это не аргумент в том случае, когда человек не хочет ничего воспринимать.
........................ No comment
Остается последний аргумент:

оторвать руки (да и ноги заодно - на всякий случай).

Форум по менеджменту качества

Mожно ли на основании процессного подхода...

Кто сейчас на конференции