Обсуждение. Записи (Теория)

Авторский курс Андрея Горбунова

Модератор: Андрей Горбунов

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 23 янв 2008, 17:16

В ИСО 10013 Рекомендации по документированию СМК (!)
3.2 форма
документ, в который вносятся данные, требуемые СМК
Примечание. После заполнения форма становится записью.
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Анастасия Борзенко » 23 янв 2008, 19:05

мое мниние уже было высказано вначале темы, но вот сегодня такой вопрос всплыл: есть такой документ - графики поверки и калибровки. сам цех, держатель СИ, тоносит эти графики к нормативному документу - более того, настаивает на этом! "этот документ устанавливает нам требования - когда, что поверять/калибровать".

Многие организации относят этот документ к записям - ибо как только в нем появляется "черточка" с фактической данной поверки/калибовки - документ становится держателем данных и позволяет говорить, что это запись.

Внимание вопрос)): как Вы расцените подобную ситуацию? На самом деле, документ действителен год. На самом деле, в него периодически внгосятся данные. Но на самом деле этот документ регламентирует...
Как эту бумагу идентифицировать, и возможно ли это сделать однозначно?
Запись - нормативный документ в одном "лице"?
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Андрей Горбунов » 23 янв 2008, 19:29

Настя,
мне думается, подход, инициированный Константином и обозначенный мною как "запись - роль документа" вполне срабатывает в описанной Вами ситуации.
Смотрите, нет записей "по рождению", запись становится таковой по решению лица, которое использует данные.
Для сотрудников цеха график говорит что делать - и это нормативный документ.
А начальник цеха оценивает посредством него что сделано - и для него это запись.
Т.е. в разных системах документ может играть разные роли.
Мне кажется, это снимает противоречия, которые возникали при изначально предложенном мною "жестком" подходе: запись - это всегда запись, а "не запись" - это всегда "не запись".
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Олег Коновалов » 23 янв 2008, 22:49

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а): Смотрите, нет записей "по рождению", запись становится таковой по решению лица, которое использует данные.

Совершенно верно, в большинстве случаев, запись "по рождению" документ. Но, я не согласен с тем, что "запись становится таковой по решению лица, которое использует данные". Документ становится записью когда в него вносятся свидетельства осуществленной деятельности или достигнутые результаты. Записи могут играть роль документа, но они останутся записями и управлять ими, с моей точки зрения, следует как записями. При изменении документа должна изменяться версия / издание (Revision), при изменении записи (добавлении информации), версия / издание не меняется.
Анастасия Борзенко писал(а):
Внимание вопрос)): как Вы расцените подобную ситуацию? На самом деле, документ действителен год. На самом деле, в него периодически внгосятся данные. Но на самом деле этот документ регламентирует...
Как эту бумагу идентифицировать, и возможно ли это сделать однозначно?
Запись - нормативный документ в одном "лице"?

Я считаю, как только появляются "чёрточки", этот документ становится записью.
Олег Коновалов
 

Сообщение Андрей Курьян » 24 янв 2008, 05:17

Анастасия Борзенко писал(а):мое мниние уже было высказано вначале темы, но вот сегодня такой вопрос всплыл: есть такой документ - графики поверки и калибровки. сам цех, держатель СИ, тоносит эти графики к нормативному документу - более того, настаивает на этом! "этот документ устанавливает нам требования - когда, что поверять/калибровать".

Многие организации относят этот документ к записям - ибо как только в нем появляется "черточка" с фактической данной поверки/калибовки - документ становится держателем данных и позволяет говорить, что это запись.

Внимание вопрос)): как Вы расцените подобную ситуацию? На самом деле, документ действителен год. На самом деле, в него периодически внгосятся данные. Но на самом деле этот документ регламентирует...
Как эту бумагу идентифицировать, и возможно ли это сделать однозначно?
Запись - нормативный документ в одном "лице"?


Вы сами написали, что жизненный цикл графика - год: в начале года его разрабатывают и утверждают; потом в течение года в него вносят данные проверок и калибровок.
Значит, график - это записи.
Андрей Курьян
 
Сообщения: 1084
Зарегистрирован: 26 фев 2005, 14:50
Откуда: Минск
Благодарил (а): 3 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Анастасия Борзенко » 24 янв 2008, 08:22

Андрей Курьян писал(а):
Вы сами написали, что жизненный цикл графика - год: в начале года его разрабатывают и утверждают; потом в течение года в него вносят данные проверок и калибровок.
Значит, график - это записи.


Логично. Но документ регламентирует, помимо всего прочего, это не просто форма, которую заполняют постепенно данными.
поэтому однозначно сказать, что это запись - нельзя. Я считаю, где есть установленная норма не можно однозначно говорить о документе как о "записи". Тем более, что документ утверждается сторонней организацией.


"данные вносятся в документ - значит это запись", но запись не несет в себе нормативного смысла, задача записи "тупо" регистрировать информацию (что регламентирует какая либо нормативная документация).
Вот тут такой момент по моему мнению - документ нельзя назвать записью в полной мере, но управлять им следует действительно как записью (как предложил Олег).
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Ямщиков Сергей » 24 янв 2008, 11:01

Андрей,
Чем больше я читаю Ваши записи по этой теме и сопоставляю их с требованием ISO, тем больше мне кажется, что у Вас произошла подмена понятий.
Вместо управление записями, как архивом. Что собственно и требует ISO 9001
определить- идентифицировать- поддерживать в рабочем состоянии.
Вы пытаетесь построить систему манипулирования записями.
Согласитесь, что это не одно и тоже
СМК это совокупность процессов
Записи это регистрация действий в рамках этих процессов и результатов этих действий.
Что из действий и результатов нужно архивировать? – идите в процесс смотрите, какие действия выполняются в рамках этого процесса и его результаты. Думайте (анализируйте), что нужно сохранять, для чего, для кого этих записей
Кто определяет, что именно должно архивироваться? – пользователи (или их представители) записей
• ответственный за функционирование процесса, его результаты и совершенствование -владелец процесса
• Ответственный за совокупность процессов (записи это и входы-выходы в процессах) - …
• Ответственный за совершенствование всей системы -…
• Потребители результатов из других систем (бухгалтерия, экология, ОТ и ТБ…)
• Любители анализа :D
Кто пользователи записей?
• Владелец процесса (для управления процессом)
• Потребитель результатов процесса в цепочке процессов/ операций (вход-выход)
• контрольный орган (аудиторы, контролеры, внешние для организации контролеры,
• любители анализа
• из других систем (отличные от СМК)

резюме
Управления записями - это вопос определения и организации архива записей.
А вопрос для чего нужны записи (анализ, принятие решения), это не вопрос к управлению записями по ISO 9001
Это вопрос к управлению процессом/ совокупностью процессов.
Ямщиков Сергей
 

Сообщение Мария Каменская » 24 янв 2008, 11:57

Подписываюсь под постом Сергея Ямщикова
Мария Каменская
 

Сообщение Олег Коновалов » 24 янв 2008, 16:46

Анастасия Борзенко писал(а):
Логично. Но документ регламентирует, помимо всего прочего, это не просто форма, которую заполняют постепенно данными.
поэтому однозначно сказать, что это запись - нельзя.

:-D Анастасия,
Мне кажется, очень всё запуталось в этой теме... Зачем однозначно говорить, что это запись или нет? ИСО 9000-2000 говорит:
"3.7.6 запись: Документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. "
То есть, ваш график "по рождению" документ ", он становится записью, как только вы начинате рисовать "чёрточки" и управлять им следует как записью (повторяюсь), с того момента.
Я не правильно высказался в предыдущем посте :
Олег Коновалов писал(а):
....Записи могут играть роль документа..

Поправлюсь... Запись - это всегда документ.
Олег Коновалов
 

Сообщение Андрей Курьян » 24 янв 2008, 17:15

Анастасия Борзенко писал(а):
Андрей Курьян писал(а):
Вы сами написали, что жизненный цикл графика - год: в начале года его разрабатывают и утверждают; потом в течение года в него вносят данные проверок и калибровок.
Значит, график - это записи.


Логично. Но документ регламентирует, помимо всего прочего, это не просто форма, которую заполняют постепенно данными.
поэтому однозначно сказать, что это запись - нельзя. Я считаю, где есть установленная норма не можно однозначно говорить о документе как о "записи". Тем более, что документ утверждается сторонней организацией.


"данные вносятся в документ - значит это запись", но запись не несет в себе нормативного смысла, задача записи "тупо" регистрировать информацию (что регламентирует какая либо нормативная документация).
Вот тут такой момент по моему мнению - документ нельзя назвать записью в полной мере, но управлять им следует действительно как записью (как предложил Олег).


1) Вы неправильно относитесь к записи, как к чему-то, "где нужно "тупо" регистрировать информацию". Тупо регистрировать инофрмацию вы можете на салфетке. А запись - это прежде всего документ, который содержит набор обязательных реквизитов. В том числе, реквизиты "утверждаю", срок действия, автор и т.д.

2) Никто не запрещает вам в записях размещать еще и правила выполнения действий. Но от того, что в записи вы разместили правила проведения проверок и калибровок, запись не правратится в процедуру или "нормативный документ" (не знаю, что это такое).

То, что в записях находятся еще и правила сбора и обрабоки данных, позволяет удобно ими пользоваться на стадии заполнения. Недостатком этого будет то, что вы должны будете их переутверждать правила каждый год вместе с утверждением новых записей. Если правила постоянны, то проще вынести их в процедуру или план качества, а в записях разместить ссылку.

3) Мне довелось столкнуться с корпоративным отчетом одной крупной компании. Этот документ содержит несколько тысяч различных таблиц и графиков. Собирается этот документ автоматически из разных информационных систем. Его подготовкой занимаются все подразделения и филиалы компании. Документ содержит более тысячи страниц. Каждый раздел содержит описание методики сбора и анализа данных и, собственно, таблицы и графики. Так вот этот документ относится к виду "записи". причем отдельные правила из гда в год меняются (не все, конечно).
Андрей Курьян
 
Сообщения: 1084
Зарегистрирован: 26 фев 2005, 14:50
Откуда: Минск
Благодарил (а): 3 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Андрей Курьян » 24 янв 2008, 17:39

Ямщиков Сергей писал(а):Управления записями - это вопос определения и организации архива записей.
А вопрос для чего нужны записи (анализ, принятие решения), это не вопрос к управлению записями по ISO 9001
Это вопрос к управлению процессом/ совокупностью процессов.


Сергей,
другими словами записи присутствуют в разных системах организации, входящих в состав СМК:
1) записи как документ - в системе управления документами и их архивом;
2) записи как носитель фактов в соответствующих процессах;
3) записи как источник данных о несоответствиях для процессов корректции, КД ПД и т.п.
4) записи как источник данных для анализа результативности СМК.
Андрей Курьян
 
Сообщения: 1084
Зарегистрирован: 26 фев 2005, 14:50
Откуда: Минск
Благодарил (а): 3 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Ямщиков Сергей » 24 янв 2008, 17:43

Андрей Курьян писал(а):Сергей,
другими словами записи присутствуют в разных системах организации, входящих в состав СМК:
1) записи как документ - в системе управления документами и их архивом;
2) записи как носитель фактов в соответствующих процессах;
3) записи как источник данных о несоответствиях для процессов корректции, КД ПД и т.п.
4) записи как источник данных для анализа результативности СМК.


Записи это регистрация деятельности в рамках процесса/поцедуры и/или его результатов
Ямщиков Сергей
 

Сообщение Андрей Курьян » 24 янв 2008, 18:05

Ямщиков Сергей писал(а):
Андрей Курьян писал(а):Сергей,
другими словами записи присутствуют в разных системах организации, входящих в состав СМК:
1) записи как документ - в системе управления документами и их архивом;
2) записи как носитель фактов в соответствующих процессах;
3) записи как источник данных о несоответствиях для процессов корректции, КД ПД и т.п.
4) записи как источник данных для анализа результативности СМК.


Записи это регистрация деятельности в рамках процесса/поцедуры и/или его результатов


Если вы хотели привести определение записей, то оно неправильное.
Правильное определение вот:
"Документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности".

Если вы говорите о жизненном цикле записей, то записи "живут" не только на стадии регистрации, но также на стадии использования данных (в записях), для анализа и многих других целей.
Андрей Курьян
 
Сообщения: 1084
Зарегистрирован: 26 фев 2005, 14:50
Откуда: Минск
Благодарил (а): 3 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Анастасия Борзенко » 24 янв 2008, 20:30

Андрей Курьян писал(а):

1) Вы неправильно относитесь к записи, как к чему-то, "где нужно "тупо" регистрировать информацию". Тупо регистрировать инофрмацию вы можете на салфетке. А запись - это прежде всего документ, который содержит набор обязательных реквизитов. В том числе, реквизиты "утверждаю", срок действия, автор и т.д.


))) само собой, что обязательные реквизиты. Ваше заявление считаю некорректным, что я "неправильно отношусь", я рассуждаю из своего практического опыта, если что-то работает, это у же по определению не неправильно.))

И, Андрей, из ВАшего же поста к тому же графику... там не указан автор.
Вопрос был больше риторический, если Вы не поняли...
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Ямщиков Сергей » 25 янв 2008, 11:56

Андрей Курьян писал(а):Если вы хотели привести определение записей, то оно неправильное.

нет определения я не хотел приводить
я хотел сказать , что записи присутствуют только в процессах
в разных системах организации"присутствуют"процессы
Ямщиков Сергей
 

Сообщение Андрей Горбунов » 25 янв 2008, 13:14

Коллеги,
т.к. теоретическое обсуждение должно давать практические результаты, то, если позволите, я придам дискуссии некий практический поворот, предложив рассмотреть алгоритм действий разработчика системы в свете обсуждаемых подходов.
Итак, мне представляется, что сегодня разработчик системы управления записями (он же менеджер качества, он же директор по качеству :-) ) действует по такому типовому алгоритму:
1. Установить полный перечень всех обращающихся записей.
2. Установить требования к этим записям.
3. Установить процедуры управления этими записями.
При этом сценарии, на мой взгляд, проблемы возникают уже на первом шаге. Попытка установить полный перечень обращающихся в организации записей (дабы потом ими управлять), как правило, приводит к неудаче.

Сергей,
"Вы пытаетесь построить систему манипулирования записями" - я ничего не пытаюсь построить, я просто иниицирую коллективные решения :-) (это моя прямая обязанность как модератора).
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 25 янв 2008, 13:32

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):1. Установить полный перечень всех обращающихся записей.
2. Установить требования к этим записям.
3. Установить процедуры управления этими записями.
При этом сценарии, на мой взгляд, проблемы возникают уже на первом шаге. Попытка установить полный перечень обращающихся в организации записей (дабы потом ими управлять), как правило, приводит к неудаче.

Андрей, по-моему, такой сценарий однозначно приведет к неудаче.
1 приведенный вами этап на самом деле должен быть одним из последних.
На мой взгляд, необходимо вначале определить существующие записи "как есть" по процессам. Затем составить перечень записей "как надо" по процессам (определив вначале требования к записям - ваш этап 2). Затем ваш этап 3 (установка процедуры управления) И уж только потом можно пытаться составить общий перечень необходимых и существующих (определенных организацией) записей.
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 25 янв 2008, 14:30

Анна,
у меня возникло ощущение, что описанный Вами сценарий мало отличается от того, что я назвал типовым.
"необходимо вначале определить существующие записи "как есть" по процессам" - не встретим ли мы здесь те же проблемы? Можно уточнить алгоритм такого определения: по каким процессам? кто источник сведений? как этот источник определит, о каких именно документах ему надо дать информацию?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Галочкина Анна » 25 янв 2008, 14:42

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Анна,
у меня возникло ощущение, что описанный Вами сценарий мало отличается от того, что я назвал типовым.

Андрей, типовой - не значит неверный. Я ведь и не претендую на эксклюзив.
Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):"необходимо вначале определить существующие записи "как есть" по процессам" - не встретим ли мы здесь те же проблемы? Можно уточнить алгоритм такого определения: по каким процессам? кто источник сведений? как этот источник определит, о каких именно документах ему надо дать информацию?

Вначале определяются записи "как есть" по основным бизнес-процессам.
Источник сведений "как есть" - записи, оформляемые исполнителями бизнес-процессов.
Информацию о записях "как есть" владелец процесса получает от руководителей подразделений, участвующих в данном процессе.
Галочкина Анна
 

Сообщение Андрей Горбунов » 25 янв 2008, 15:29

Анна,
если бы я сам в свое время не проходил по предлагаемому Вами маршруту, то... :-)
Не рассматривайте мои сообщения как критику, Вы предлагаете решение - я уточняю то, что непонятно, выясняю, как устраняются те или иные риски.
"Вначале определяются записи "как есть" по основным бизнес-процессам" - это явным образом предполагает, что "основные бизнес-процессы" уже определены. Задача эта сама по себе нетривиальная, замечу я, ну да ладно. Допустим (так и было в жизни) выделили процесс "Оказание телекоммуникационной услуги". Как мне - ПРК - установить для него записи "как есть"? Какие конкретно шаги я должен для этого сделать?
Словом "типовой" я не хотел ничего сказать обидного: типовой, значит, применямый "как правило", в большинстве случаев.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4212
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Пред.След.

Вернуться в Курс молодого бойца

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1