Управление внешней нормативной информацией и не только

[Надежда Антонова]

Здравствуйте! Хотелось бы обратиться за помощью.
Сразу после института я стала работать по специальности (инженер по качеству) на предприятии оборонно-промышленного комплекса. СМК была внедрена задолго до меня. Мо я работа состояла, в основном, из проведения внутреннего аудита, пересмотра и разработки (что было реже) стандартов организации и подготовки различной отчетной документации. Так прошло 8 лет. Мне казалось, что я неплохо разбираюсь в ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ РВ 0015-002. Меньше месяца назад я перешла на другую работу, в фирму- франчайзи 1С на должность менеджера по качеству. Генеральным директором озвучены следующие задачи: разработка и внедрение СМК в компании с последующей сертификацией.
Совместно с ГД была начата работа по определению контекста компании. Типовые документы ТСКФ слишком типовые и не очень помогают в работе. Я ознакамливаюсь с работой подразделений компании. И паникую, ведь я считала себя более-менее грамотным специалистом, а тут не знаю к чему и подступиться. Понимаю, что моей проблемой является в том числе и зашоренность.
Скажите, пожалуйста, необходимо ли наличие в организации учтенных официальных версий основополагающих документов (ISO). На предыдущем месте работы все было крайне просто, система ставилась в соответствии с национальными стандартами, организация состояла на абонентском учете в местном ЦСМ, все необходимые документы всегда покупались и ставились на учет в организации. ТСКФ ставит условие сертифицироваться по международной версии ISO 9001:2015 (и, если хотим, то уже дополнительно на ГОСТ Р). На сайте Российского института стандартизации международные версии стоят (в отличие от национальных) очень дорого.
На мой взгляд, с целью подтверждения требования 7.5.3.1 b) о защищенности информации от неправильного применения, в компании должны быть учтённые официальные версии основных документов.

Надеюсь, что смогла корректно поставить вопрос. Так страшно как сейчас на новой работе мне, наверное, не было никогда)

[Роман Озеранский]

Скажите, пожалуйста, необходимо ли наличие в организации учтенных официальных версий основополагающих документов (ISO).

Понятно, что СМК на предприятии ВПК и СМК 1С франчайзи, совершенно разные вещи. На предприятии ВПК все по взрослому - абонентский учет, все копии и подлинники документов под контролем, своевременное внесение изменений в НТД, нормоконтроль документов, все это требования, какие надо выполнять. 1С франчайзи - шараш-монтаж по сравнению с этими требованиями . Поэтому вопрос про учтенные официальные версии основополагающих документов, и не только стандартов ISO, а всей нормативки, зависит от того, что хочет сама фирма и ее менеджмент. Думается мне, они без понятия, как ведутся дела на серьезных фирмах в части ВНД, к примеру на фирмах ВПК, да еще с военной приемкой . И когда они узнают об этих требованиях, они ужаснутся, т.к. это - лишние расходы, новые подразделения, новые люди, выполняющие новый функционал в части нормативной документации. Думаю Вам надо сходить к директору и рассказать об этих требованиях, и не просто рассказать, прийти к нему с проектом приказа и планом организационно-технических мероприятий, реализующим все эти требования. Вот тогда и будет видно, о серьезности намерений менеджмента компании . И зададут они скорее всего только один вопрос - сможем ли мы получить сертификат ISO 9001, не выполняя все эти новые, лишние требования ?
P.S. Меня в этой истории смущает одно, почему менеджмент предлагает заниматься вопросами "бумагомарательства", именно МК ?

[Андрей Горбунов]

Надежда,
мне не совсем понятно, как Вы в описываемой ситуации к 7.5.3.1 b "привязались". Тут чаще ссылаются на 7.5.3.2 (предпоследний абзац).
Что касается требования иметь официальные версии стандартов ISO, то, как показывает мой опыт, трактовка у аудиторов различна: кто-то полагает, что это обязательно, а кто-то (я, например), спокойно принимаю неофициальные издания у организации. Главное, чтобы требования соблюдались и результаты были.
Опять же, если аудитор считает, что неофициальная версия неактуальна, то пусть доказывает это, указав на отличия от официальной.

[Надежда Антонова]

Думаю Вам надо сходить к директору и рассказать об этих требованиях, и не просто рассказать, прийти к нему с проектом приказа и планом организационно-технических мероприятий, реализующим все эти требования. Вот тогда и будет видно, о серьезности намерений менеджмента компании . И зададут они скорее всего только один вопрос - сможем ли мы получить сертификат ISO 9001, не выполняя все эти новые, лишние требования ?

С директором обсуждался вопрос покупки международных стандартов. Он не против. Я бы отслеживала (установила периодичность в регламенте) изменения в них. Просто для меня было аксиомой - наличие в организации учтенной внешней документации. А на новом месте я увидела, что есть альтернатива. И, если есть возможность, сэкономить для компании около 200 000 (ISO:9000, 9001, 19011, 31000) я бы хотела это сделать.

P.S. Меня в этой истории смущает одно, почему менеджмент предлагает заниматься вопросами "бумагомарательства", именно МК ?

Поясните, пожалуйста. Я так поняла, что я что то не так делаю, да?)
Я стараюсь и директор очень заинтересован в работающей системе. Хочется, применив накопленные знания, и получив новые, выстроить реальную систему менеджмента. Если Вам сейчас видны мои огрехи - можете указать мне на них?

[Роман Озеранский]

С директором обсуждался вопрос покупки международных стандартов. Он не против. Я бы отслеживала (установила периодичность в регламенте) изменения в них.

С импортными стандартами вопросов нет, вопрос - что делать с абонентским учетом российской нормативки? Сюда же вопросы - что делать с нормоконтролем, учетом и внесением измененений в подлинники и копии ВНД?

А на новом месте я увидела, что есть альтернатива. И, если есть возможность, сэкономить для компании около 200 000 (ISO:9000, 9001, 19011, 31000) я бы хотела это сделать.

Альтернатива тут понятно какая - экономия, читай - не выполнение требований . И тут уже вопрос к Вам, а почему Вы с этим согласны? Вы собственноручно, предлагаете снизить требования к системе менеджмента [ВНД ведь в нее входит, не так ли?] Что для фирмы важнее, экономия, или выполнение требований? И Вам директор всегда скажет в следующий раз - ну ты же сама согласилась на снижение требований, давай еще согласись на какое нибудь снижение требований, уже в другом месте . И Вам придется соглашаться. А Вы сделайте так, чтобы требования всегда предлагал снизить директор (менеджмент), и тогда уже Вы всегда сможете сказать, что это они слили требования, а Вы были с этим не согласны . С точки зрения МК, Ваши требования к системе всегда д.б. максимальными.

Я стараюсь и директор очень заинтересован в работающей системе. Хочется, применив накопленные знания, и получив новые, выстроить реальную систему менеджмента. Если Вам сейчас видны мои огрехи - можете указать мне на них?

Пока трудно сказать, что Вы делаете не так, мало информации, но на снижение требований, Вы уже готовы идти.
Мое недоумение было в другом, почему менеджмент предложил именно Вам заниматься ВНД [или Вы сами это предложили], Вы ведь специалист по системам менеджмента, а не специалист по ВНД (бумажкам). Почему этим не занимается секретарша директора ?

[Надежда Антонова]

С импортными стандартами вопросов нет, вопрос - что делать с абонентским учетом российской нормативки? Сюда же вопросы - что делать с нормоконтролем, учетом и внесением измененений в подлинники и копии ВНД?

С национальными стандартами все просто - мы встаем на абонентский учет в нашем городском ЦСМ.

[Надежда Антонова]

Альтернатива тут понятно какая - экономия, читай - не выполнение требований . И тут уже вопрос к Вам, а почему Вы с этим согласны?
Мое недоумение было в другом, почему менеджмент предложил именно Вам заниматься ВНД [или Вы сами это предложили], Вы ведь специалист по системам менеджмента, а не специалист по ВНД (бумажкам). Почему этим не занимается секретарша директора ?

Стала сомневаться когда не нашла в ISO 9001:2015 такого же четкого требования по наличию в организации учтенной документации, как в ГОСТ РВ 0015-002. Национальные стандарты можно найти в сети интернет на сайте Электронного фонда правовых и нормативно-технических документов.

Да, это больше моя инициатива. Я планировала заказать pdf версию ISO и разместить ее в системе электронного документооборота (я буду являться администратором данной системы).

[Роман Озеранский]

я буду являться администратором данной системы

Так кроме ISOшной ВНД по системам менеджмента (где Вы специалист), есть куча иной профильной ВНД [1С и т.п.] (где Вы не специалист), Вы собираетесь и эту ВНД администрировать? У Вас все время, как у системщика уйдет на создание и развитие СМ. Где Вы собираетесь брать время на создание и администрирование системы ВНД, и почему Вы вообще считаете, что это Ваша работа, а не специалистов по документообороту?

[Надежда Антонова]

почему Вы вообще считаете, что это Ваша работа, а не специалистов по документообороту?

Я переживаю, что если я буду все "перекладывать" на других сотрудников, обо мне будет мнение, что я только придумываю какие-то правила, а сама не готова брать на себя ответственность.
Спасибо большое за направление для размышления. Можно обозначить в регламентах:
- функция занесения утвержденных регламентов в систему электронного документооборота возложена на ответственных за функционирование СМК в подразделениях.
- функция управления ВНД по 1С (информационные материалы, методическая литература...) возложена на специалиста отдела сопровождения.

[Роман Озеранский]

Я переживаю, что если я буду все "перекладывать" на других сотрудников, обо мне будет мнение, что я только придумываю какие-то правила, а сама не готова брать на себя ответственность.

Вы ни на кого, ничего не перекладываете, просто каждый должен заниматься своим делом, тем делом где он специалист-профессионал. Вы ведь (как и любой сотрудник на фирме) не являетесь универсальным солдатом, какой умеет все . Вы умеете создавать и улучшать систему менеджмента, в этой сфере и лежит Ваша ответственность. Да - Вы создаете правила игры, да - Вы по ним играете, также как и все другие сотрудники, включая директора, и именно за это Вы несете свою ответственность.

[Дмитрий Песков]

С импортными стандартами вопросов нет, вопрос - что делать с абонентским учетом российской нормативки? Сюда же вопросы - что делать с нормоконтролем, учетом и внесением измененений в подлинники и копии ВНД?

С национальными стандартами все просто - мы встаем на абонентский учет в нашем городском ЦСМ.

вот и успокойтесь. Зачем вам международные версии? Национальные версии стандартов подойдут для целей сертификации. Переводы их вполне добротны (что бы ни говорили разные так называемые "специалисты")

[Роман Озеранский]

Зачем вам международные версии? Национальные версии стандартов подойдут для целей сертификации.

Тут все зависит от Заказчика - того, кто предъявил требование, чтобы СМК была сертифицирована, на соответствие именно того стандарта, какой устраивает этого Заказчика. Если Заказчик предъявил требование, что СМК организации д.б. сертифицирована на ISO 9001, а не на ГОСТ Р 9001 (и ничего иного он не признает ), то организации придется выбирать - или лечь под требование Заказчика, или отказаться от сотрудничества .

[Надежда Антонова]

Тут все зависит от Заказчика - того, кто предъявил требование, чтобы СМК была сертифицирована, на соответствие именно того стандарта, какой устраивает этого Заказчика. Если Заказчик предъявил требование, что СМК организации д.б. сертифицирована на ISO 9001, а не на ГОСТ Р 9001 (и ничего иного он не признает ), то организации придется выбирать - или лечь под требование Заказчика, или отказаться от сотрудничества .

"Таковы правила проекта 1С:СМК - все партнеры 1С в России и странах СНГ для подтверждения соответствия своих СМК должны пройти аудит с международной аккредитацией в одном из одобренных обществ, ГОСТ Р может быть получен в дополнение, если проходите аудит в Бюро Веритас. Так обеспечивается равнозначность выданных сертификатов соответствия сообщества 1С" Это ответ фирмы 1С на вопрос о том, обязательна ли сертификация на соответствие требованиям международного стандарта.

[Дмитрий Песков]

Тут все зависит от Заказчика - того, кто предъявил требование, чтобы СМК была сертифицирована, на соответствие именно того стандарта, какой устраивает этого Заказчика. Если Заказчик предъявил требование, что СМК организации д.б. сертифицирована на ISO 9001, а не на ГОСТ Р 9001 (и ничего иного он не признает ), то организации придется выбирать - или лечь под требование Заказчика, или отказаться от сотрудничества .

"аковы правила проекта 1С:СМК - все партнеры 1С в России и странах СНГ для подтверждения соответствия своих СМК должны пройти аудит с международной аккредитацией в одном из одобренных обществ, ГОСТ Р может быть получен в дополнение, если проходите аудит в Бюро Веритас. Так обеспечивается равнозначность выданных сертификатов соответствия сообщества 1С" Это ответ фирмы 1С на вопрос о том, обязательна ли сертификация на соответствие требованиям международного стандарта.

вы путаете сертификацию на соответствие требованиям международного стандарта и сертификацию в сертификационном органе (в цитате "одобренное общество"?), имеющим международную аккредитацию (где? - IQNet, IAF MLA, ...). Наличие у вас на руках национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001, а не ISO 9001 не может являться препятствием ни тут ни там.
Лишь бы не пиратская копия!)

[Роман Озеранский]

Вот к примеру, организация сертифицирована на ISO 9001:2015, приходит аудитор ОС на аудит, а у организации на руках ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (официально купленный экземпляр во ВНИИСТАНДАРТ). Эта ситуация, она насколько корректна с точки зрения ОС для дальнейшего проведения аудита?

[Надежда Антонова]

вы путаете сертификацию на соответствие требованиям международного стандарта и сертификацию в сертификационном органе (в цитате "одобренное общество"?), имеющим международную аккредитацию (где? - IQNet, IAF MLA, ...).

Это требование 1С: "В качестве органов по сертификации СМК фирмой "1С" одобрены авторитетнейшие и крупнейшие международные сертификационные организации – Det Norske Veritas (DNV GL) и Bureau Veritas Certification. Компания DNV GL проводит сертификацию систем менеджмента качества на соответствие стандарту ISO 9001 с выдачей сертификата аккредитации FINAS (Финляндия). Компания Bureau Veritas Certification проводит сертификацию по стандарту ISO 9001 с выдачей сертификата аккредитации UKAS (Великобритания), а также российского сертификата ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (в случае комбинированной сертификации). 1С:Франчайзи предоставляется возможность выбрать для сертификации своей СМК одну из этих компаний"

[Роман Озеранский]

Порадовал эпитет "авторитетнейшие" . Авторитетнейшего там ничего нет, раздают свои бумажки (естественно за деньги ) также как и все остальные. И много там этих "авторитетнейших" в этом перечне ?
А по факту, это требование 1С:Франчайзи, если таковое действительно существует, ограничивает конкуренцию органов по сертификации. Куда смотрит антимонопольный комитет .

[Надежда Антонова]

И много там этих "авторитетнейших" в этом перечне ?
А по факту, это требование 1С:Франчайзи, если таковое действительно существует

Роман, это цитата с сайта 1С, раздел "Система менеджмента качества и 1С:Франчайзинг". Вопрос об обращении в антимонопольную службу риторический) Понятное дело, что компания не будет идти против системы, нам необходимо принять правила данной игры. Органа 2. Для нас остается всего 1, т.к. для участия в тендерах необходим сертификат на соответствие требованиям национального ГОСТ Р.

[Роман Озеранский]

Для нас остается всего 1, т.к. для участия в тендерах необходим сертификат на соответствие требованиям национального ГОСТ Р.

Так это самое главное, с него и надо было начинать. А может надо признать, что Вашему директору сертификат нужен, а не работающая система?
P.S. И если остается только один ОС, то будем откровенны, компания ляжет под любые требования этого ОС .
P.P.S. И остается самый главный вопрос - а вот после такой сертификации только в одном ОС, продукция этой компании будет качественнее, чем сейчас, до сертификации ?

[Надежда Антонова]

Для нас остается всего 1, т.к. для участия в тендерах необходим сертификат на соответствие требованиям национального ГОСТ Р.

Так это самое главное, с него и надо было начинать. А может надо признать, что Вашему директору сертификат нужен, а не работающая система?
P.S. И если остается только один ОС, то будем откровенны, компания ляжет под любые требования этого ОС .
P.P.S. И остается самый главный вопрос - а вот после такой сертификации только в одном ОС, продукция этой компании будет качественнее, чем сейчас, до сертификации ?

Не соглашусь. Изначальная цель - разработка и внедрение СМК. А последующая сертификация, скажем так, бонус в виде "признания" 1С и дополнительных возможностей для расширения деятельности.
Я абсолютно согласна с тем, что сертификация в одном органе с последующими ИК и ресертификациями это не предел мечтаний. Я проходила это на предыдущем месте работы, где на протяжении лет 12 главным (в основном и единственным) аудитором был один один и тот же человек. Но, имеем то, что имеем. И против системы тут пойти никак нельзя.