Электронный документооборот в СМК

[PDM-SMK]

Добрый день!
Я возглавляю отдел информационных технологий, а не специалист СМК.
У нас на предприятии внедрен электронный документооборот конструкторской документации на базе PDM-системы. Соответственно разработаны стандарты организации, которые определяют основные положения электронного документооборота на предприятии, а также правила организации электронного архива технической документации, правила учета и хранения электронных документов, правила изготовления и учета твердых копий.

Не могу убедить службу СМК, что и нормативные документы (стандарты организации) можно хранить в нашей системе электронного документооборота и согласовывать их с применением электронной подписи.
Они утверждают, что наши СТО по электронному документообороту разработаны в соответствии с ГОСТ 2.051-2013, ГОСТ 2.501-2013, N 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6.04.2011г. и касаются только конструкторской документации и никакого отношения не имеют к нормативной документации.
Т.е. они утверждают, что СТО нельзя создавать и согласовывать в электронном виде, СТО должны быть на бумаге. В крайнем случае допускают хранить электронные варианты СТО, но отказываются их подписывать с применением электронной подписи (простой по № 63-ФЗ, в том числе). А я, естественно, не могу допустить размещение в системе для всеобщего использования не подписанных электронных документов.

В принципе (поскольку нормоконтроль в их службе) они негативно относятся и к ведению конструкторской документации в электронном виде. Я уж им не предлагаю помочь в построении компьютеризированной СМК.

Обращаюсь за помощью:
1. есть ли нормативные документы, которые допускают ведение нормативной документации (конкретно - СТО) в электронном виде?
2. если таких документов нет, можно ли считать невозможным в принципе электронный документооборот нормативной документации?
3. Какими вообще документами (желательно серии СМК) я могу убедить в необходимости начала работы с электронными документами?

Спасибо!
Очень жду помощи!

Пользователь удален за нарушение правил регистрации
Администратор

[Михаил Шустер]

Вы во всем правы. Возможно, не стоит решать задачу в лоб, надо поискать компромисс. Иметь один бумажный экземпляр и способ его легализации, включая систему изменений. Легализовать можно разными способами и ЭП - отличное решение. Может быть, ею должен закреплять в сети документ и изменение конкретный ответственный (разные по видам документов). В принципе, в пдм все продумано и подходит для любых доуументов
Или вы вообще от бумаги хотите отказаться? Такого не видел
Возможно, ваши смкшники боятся проблем с аудитором, потому сопротивляются. Есть риск, да

[Савелий Степанов]

1. есть ли нормативные документы, которые допускают ведение нормативной документации (конкретно - СТО) в электронном виде?
2. если таких документов нет, можно ли считать невозможным в принципе электронный документооборот нормативной документации?
3. Какими вообще документами (желательно серии СМК) я могу убедить в необходимости начала работы с электронными документами?

0. зарегистрируйтесь по правилам, а то Вас сейчас выкинут с форума.
1. с таком термином "допускают" не встречал. Разрешено все, что не запрещено.
2. безбумажный электронный документооборот все больше и шире захватывает просторы обращения документов.
3. ИСО 9001 пункт 4.2.1 "ПРИМЕЧАНИЕ 3. Документация может быть в любой форме или на любом типе носителя. ". Но убеждать упертых... безнадежно

[Виталий Эйнула]

PDM-SMK.
вы держатель КД (имеется лицензия на проектирование?)
ГОСТ 2.102-2013 (раздел 4) КД может быть как бумажной так и электронной. Вопрос как вы используете рабочие КД.(литера О1 например) или вы только проектировщик?
не вижу препятствий использования эл. версий СТО. другое дело ,кому это удобно?

[Михаил Шустер]

Еще для аудитора. Некоторые держат бумажные копии со своими пометками-так им удобно. Исо требует гарантий использования последней версии. Часто на таких распечатках делают штамп "Неподдерживаемый...", а как по мне, достаточно написать в рк, что официальный статус имеют только документы в пдм. Есть риск, что держатель распечатки пропустит какие-то важные изменения, но тут лучше продумать систему оповещений. Чтобы четко и ясно выпячивать суть изменения прямо в извещении и дать обратную связь

[Евгений Жуков]

А у нас распространение электронных версий распорядительной документации свелось к перекладыванию расходов ресурсов с отделов, которые документацию сгенрировали, на подразделения, которым с этими вводными жить. Короче - расход бумаги и тонеров переложили на низы

[Виталий Эйнула]

Часто на таких распечатках делают штамп "Неподдерживаемый...",

и антипод- контрольный экземпляр, зачастую именно бумажный.

[Михаил Шустер]

А у нас распространение электронных версий распорядительной документации свелось к перекладыванию расходов ресурсов с отделов, которые документацию сгенрировали, на подразделения, которым с этими вводными жить. Короче - расход бумаги и тонеров переложили на низы

а наша система самая громоздкая есть контрольный экземпляр на бумаге с синими подписями, хранятся в одном подразделении и есть общая папка в сети доступная для всех у кого есть компьютер, кто хочет, тот себе и печатает или так смотрит.. такой подход все равно не обеспечивает отсутствие проблем.. ибо не один раз сталкивались с несовпадением контрольного и распечатанного экземпляра.... а и вообще ни "свобода" ни "под роспись" не дадут отсутствие проблем в обращении и использован и документации.. середина нужна какая то

[Савелий Степанов]

прям молодость вспоминаю, как лет 20 назад пробовали переходить на безбумажные отношения... 20 век вроде закончился

[Евгений Жуков]

есть контрольный экземпляр на бумаге с синими подписями, хранятся в одном подразделении

Угу, аналогично. Только посмотреть его проблематично. Только на личных контактах это происходит оперативно
Ну мне проще, чем коллегам - я с лабораторных или с магистерских рабочих дегустаций по отделам периодически разношу нямку всякую. Двух зайцев убиваю этим:
1) Панель провожу среди НАИВНЫХ АСЕССОРОВ (термин-то какой в загранических стандартах - naive assessor!). Ну по-нашему это неподготовленные испытатели
2) Поддерживаю неформальную личную коммуникацию с отделами

есть общая папка в сети доступная для всех у кого есть компьютер

Вот здесь вы нас за пояс заткнули
У нас у каждого отдела своя папка. И доступ во внутреннюю сеть только с одного кафедрального компьютера
И здесь куча вселенская рисков всяких - это значит, что я с документом могу ознакомиться только с помощью "секретаря" кафедры
А вот недавно у нас один доцент за кафедральный десктоп сел, а там мамка взяла и сгорела. Таки он за свой кошт репайэр и проводил
Мне оно надо?

не один раз сталкивались с несовпадением контрольного и распечатанного экземпляра....

Угу. А ещё бывает выкладывают скан без подписи и печати

"под роспись" не дадут отсутствие проблем в обращении и использован и документации

В наших условиях только "под роспись" и только за бумажный документ. Причём как входящий ко мне, так и исходящий от меня. И сразу запись в реестр. Вот так только можем рассчитывать на кое-какой порядок
Только никто из верхнего над нами начальства не желает свою сигнатуру ставить на передаточном документе. С чего бы это, а?

[Михаил Шустер]

конечно нужен дифференцированный подход.. документы бывают разные.. но если уж говорить про СТО и инструкции, то они нужны, чтобы пользоваться и только на тот период ,пока пользователь не уяснит как, кто,что и куда , дальше документ только хранится и актуализируется.если учитывать, что СТО и всякие регламенты и инструкции это лучшие практики, в пределах данного предприятия, то какой леший их нужно держать "под замком" да пожалуйста, печатай да пользуйся..если нужно избежать засилья бумаг (как бы жалко денег на бумагу и тонер), то раздай всем планшеты или сделай пункты с электронными документами там , где они действительно принесут пользу и удобны и нужны.. а это дешевле чем купить тонер и бумагу? Да можно вообще назвать красный уголок - библиотекой и там хранить все СТО на самообслуживании ..
другое дело переписка (с/з, Письма, и прочие..) тут нужен порядок..и на сервере и в делопроизводстве

[Виталий Эйнула]

У нас у каждого отдела своя папка.

вопрос разграничения доступа это не более чем вопрос доверия.. и да.. айтишнику куда менее проблематично сделать доступ к общей папке домена, чем отдельному клиенту.. возможно они просто ленятся.
когда мы начинали работать.. всем подразделениям была поставлена задача дать информацию в айти отдел по виду и содержанию общих папок, а также по доступу и правам и не более 4 вложений (есть какое то слово я не помню..папка, в ней папка, в той еще папка..регистр что ли ) и нужно было дать права всем тем, кто с тобой будет обмениваться посредством этой общей папки ,а кто нет.. в случае прибавления кого то.. кому надо, пишет заявку ,Я согласовываю и он получает право чтения, абсолютные права у меня и у айтишника

[Виталий Эйнула]

А вот недавно у нас один доцент за кафедральный десктоп сел, а там мамка взяла и сгорела. Таки он за свой кошт репайэр и проводил

кто последний, тот и ..

[Роман Озеранский]

а и вообще ни "свобода" ни "под роспись" не дадут отсутствие проблем в обращении и использован и документации.. середина нужна какая то

Середина нужна только тому кто не способен отказаться от бумажного документооборота, на худой конец обеспечить соответствие бумаги с электронкой.

Угу, аналогично. Только посмотреть его проблематично. Только на личных контактах это происходит оперативно

Это явно свидетельствует что в организации нет одной команды, делающей одно общее дело.

В наших условиях только "под роспись" и только за бумажный документ. Причём как входящий ко мне, так и исходящий от меня. И сразу запись в реестр. Вот так только можем рассчитывать на кое-какой порядок

Это архаика какая то.

вопрос разграничения доступа это не более чем вопрос доверия..

Золотые слова.

[Виталий Эйнула]

Середина нужна только тому кто не способен отказаться от бумажного документооборота, на худой конец обеспечить соответствие бумаги с электронкой.

в силу обстоятельств, да... если бы запретили использовать бумажные.. это одно..тогда переход состоялся бы сразу.. революционно, с волной бушующих.. но даже на законодательном уровне любые документы передаются в электронном или бумажном виде... это некое среднее, которое позволяет поколению до 45-50 пользоваться преимуществом электронного документооборота.. а остальные -продолжать как прежде на бумажных..плюс к этому .. у нас до сих пор не верят в ЭЦП.. как то я относил в администрацию документ с ЭЦП.. так они включили дурака,что не примут его..при них позвонил их юристу.. приняли.. люди не хотят доверять...ищут в этом подставу шулерство или что там еще.., а вспомните кто из вас садился в поезд или самолет по электронному билету...это же отлично, в кассе не стоял. купил дома.. распечатал..

[Роман Озеранский]

в силу обстоятельств, да... если бы запретили использовать бумажные.. это одно..тогда переход состоялся бы сразу.. .. люди не хотят доверять...ищут в этом подставу шулерство или что там еще.., а вспомните кто из вас садился в поезд или самолет по электронному билету...это же отлично, в кассе не стоял. купил дома.. распечатал..

Ребята, вы - конструктора систем менеджмента в своих организациях, вы устанавливаете правила игры, вам кто мешает установить правила, не предусматривающие бумажный документооборот?

[Виталий Эйнула]

вам кто мешает установить правила, не предусматривающие бумажный документооборот?

равновесие и баланс

[Евгений Жуков]

Это архаика какая то

Архаика, говорите?
Да не, это естественный ход вещей
Ибо сказано:
"Объясните мне, пожалуйста, зачем нужно искусственно фабриковать Спиноз, когда любая баба может его родить когда угодно?"

[Слава Быков]

Я возглавляю отдел информационных технологий, а не специалист СМК.
---
Они утверждают, что наши СТО по электронному документообороту разработаны в соответствии с ГОСТ 2.051-2013, ГОСТ 2.501-2013, N 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6.04.2011г. и касаются только конструкторской документации и никакого отношения не имеют к нормативной документации.
Т.е. они утверждают, что СТО нельзя создавать и согласовывать в электронном виде, СТО должны быть на бумаге. В крайнем случае допускают хранить электронные варианты СТО, но отказываются их подписывать с применением электронной подписи (простой по № 63-ФЗ, в том числе). А я, естественно, не могу допустить размещение в системе для всеобщего использования не подписанных электронных документов.

По моему скромному мнению начальник отдела информационных технологий обязан знать ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ и прочие доки по документообороту, в том числе ГОСТ 6.30 и ГОСТы ГСС (1.0 и прочие). Все можно хранить в электронке, в стране уже бумажное свидетельство о праве собственности отменили, а у вас заповедник дремучести.

[Роман Озеранский]

Все можно хранить в электронке, в стране уже бумажное свидетельство о праве собственности отменили, а у вас заповедник дремучести.

Так он и не против, против дремучий отдел СМК