Апробация документов СМК

Ставим систему менеджмента в отдельно взятой организации (раздел для "начинающих")

Модератор: Андрей Горбунов

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 26 ноя 2015, 13:30

Прайс - что-то начал сомневаться, что его вообще отнесли к нормативным документам. А есть-же еще куча таблиц в которых прописано, какие-то цифры. Распорядок трудового дня (с 8 до 17, обед с 12-13) это что, просто информационный лист?
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 26 ноя 2015, 13:34

Черкасов Дмитрий писал(а):
Сергей Трофимов писал(а):Не нашел подходящей темы, спрошу здесь. У нас есть утвержденный директором прайс, в связи с кризисом пришлось изменить в нем некоторые цены. Надо-ли в связи с этим обязательно вносить в журнал регистрации документов запись о внесении изменений и делать рассылку? Это нормативный документ, касается только менеджеров по продажам, по идее рассылку можно распространить только на них.

Тут всё очень просто: если документ есть, он должен управляться в соответствии с установленной процедурой. Если документ отнесён к категории "нормативный документ", то управляйте им соответствующим образом. Если правила управления этим документом как нормативным Вас не устраивают, определите особые правила управления этим документом или категорией подобных документов (с внесением соответствующих изменений в ДП).

А как их идентифицировать? Все, что не относится к регламентирующим и нормативным документам, относится к группе информационных или регкулирующих документов? И управлять ими по особому порядку, типа в Журнале регистрации документов регистрировать не надо, утверждать их имеет право Директор или руководитель? У нас например Распоряжения имеют право издавать и утверждать руководители подразделений.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Черкасов Дмитрий » 26 ноя 2015, 14:18

Сергей Трофимов писал(а):А как их идентифицировать? Все, что не относится к регламентирующим и нормативным документам, относится к группе информационных или регкулирующих документов? И управлять ими по особому порядку, типа в Журнале регистрации документов регистрировать не надо, утверждать их имеет право Директор или руководитель? У нас например Распоряжения имеют право издавать и утверждать руководители подразделений.

Раздел N+1. Правила управления документами информационного-пользовательского характера.
N+1.1 К документам информационно-пользовательского характера (документы ИПХ) относятся...
N+1.2 Разрабатываются (категория должностей) и утверждается распоряжением руководителем (категория подразделений).
N+1.3 Утвержденные документы ИПХ применяются и подлежит рассылке в подразделении, непосредственно подчиненных руководителю (категория подразделений).
N+1.4 Документы ИПХ не должны противоречить (категории документов).
N+1.5 Действующие документы ИПХ хранятся (место хранения).
N+1.6 Изменение в документы ИПХ вносятся (описание внесения изменений).
N+1.7 Устаревшие документы ИПХ (описание способа предотвращения использования старья).
N+1.8 В остальном, документы ИПХ управляются как (категория документов).

Как Вы решите с директором (владельцем процесса, подразделениями), как управлять надо, так и делайте. Считаете, что утверждать должен уборщик - пусть утверждает. Считаете, что на этом конкретном виде документов нужно писать слово 陰莖 - пишите. Никто не запрещает. Только одно правило: написали - исполняйте.

Ну, и да... для того, чтобы это всё-таки работало, стоит включить голову и понять, кто должен издавать этот документ, у кого есть такие права и кто обладает соответствующими обязанностями. Иначе просто сами себя запутаете и выкинете деньги в трубу.

---
Post scriptum, название категории "документы ИПХ" только что придумал без всякой задней мысли.
Улыбайтесь сегодня - завтра будет труднее.
dmicher abathur kubrow
Аватара пользователя
Черкасов Дмитрий
 
Сообщения: 55
Зарегистрирован: 22 окт 2015, 11:03
Откуда: Москва, орган по сертификации систем менеджмента "ТР-Серт"
Благодарил (а): 1 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 30 ноя 2015, 16:52

Предложил шефу упрощенную процедуру управления информационно-пользовательского характера (типа прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.) - шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

Сообщил ТОПам мнение шефа - они сказали нафиг так заморачиваться с этими прайсами, анкетами, таблицами....

А как у вас конкретно управляются прайс-листы, анкеты, оппросники? Заранее благодарен ответившим.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Роман Озеранский » 30 ноя 2015, 17:12

Сергей Трофимов писал(а):шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

А кто мешает изменить действующую процедуру для этого вида документов - прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35250
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 30 ноя 2015, 17:29

Роман Озеранский писал(а):
Сергей Трофимов писал(а):шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

А кто мешает изменить действующую процедуру для этого вида документов - прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.?

Вопрос не в том, что это проблематично, вопрос в том, что шеф считает что прайс-листы, штатное рассписание и всякие таблицы (например график проведения обучения) вот они должны управляться как процедуры, инструкции и т.п. Т.е. создатель или разработчик прайс-листа регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, делает рассылку, при внесении изменений извещает о изменениях, в общем шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 08:11

Сергей Трофимов писал(а):А как у вас конкретно управляются прайс-листы, анкеты, оппросники? Заранее благодарен ответившим.

у нас каталог.. он не управляется, а прайсами тем более не нужно, они меняются чаще чем раз в месяц. Анкеты и опросники в зависимости от области их применения. что за анкеты и опросники?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 08:15

Сергей Трофимов писал(а):шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).

Если у пользователей при такой схеме документооборота (централизованной) не возникает проблем, то значит ничего менять не нужно.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 01 дек 2015, 09:34

Виталий Эйнула писал(а):
Сергей Трофимов писал(а):шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).

Если у пользователей при такой схеме документооборота (централизованной) не возникает проблем, то значит ничего менять не нужно.

Возникают. Прайс-листы действительно меняются ежемесячно и его разработчик не хочет постоянно вносить запись в лист изменений, перерегистрировать в Журнале регистрации внутренней документации. По мнению разработчика прайсы вообще не надо регистрировать а только утверждать у Директора (и то не обязательно, разработчик может сам утвердить если действие прайса распространяется на его подразделение) и потом разработчик делает рассылку. При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 09:48

Сергей Трофимов писал(а):При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.

у вас есть корпоративная сеть? Внесли согласованные изменения в прайс, заменили его в сети или на сайте, направили информационное сообщение заинтересованным лицам и думаю этого достаточно. да, чуть не забыл, нужно хранить неактуальные, идентифицированные по дате, версии прайсов, иначе будут возникать разногласия с клиентами, которые заказали тмц ранее. Я бы даже держал оба прайса на портале и в бумаге.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 09:49

Сергей Трофимов писал(а):Возникают.

а в чем проблемы?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Роман Озеранский » 01 дек 2015, 10:40

Сергей Трофимов писал(а):Возникают.

А какие аргументы предлагаете Вы для изменения ситуации, и какие аргументы у директора, чтобы ничего не менять?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35250
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 01 дек 2015, 10:55

Виталий Эйнула писал(а):
Сергей Трофимов писал(а):При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.

у вас есть корпоративная сеть? Внесли согласованные изменения в прайс, заменили его в сети или на сайте, направили информационное сообщение заинтересованным лицам и думаю этого достаточно. да, чуть не забыл, нужно хранить неактуальные, идентифицированные по дате, версии прайсов, иначе будут возникать разногласия с клиентами, которые заказали тмц ранее. Я бы даже держал оба прайса на портале и в бумаге.

То, что при изменениях в прайсе его разработчик обязан актуализировать версию на сервере и осуществить рассылку прежним получателям - это так и с этим никто не спорит.
Вопрос в следующем. Коммерческий директор (Кд) разработал прайс-лист. Должен-ли он утверждать его у директора или достаточно того, что Кд его сам утвердит? Я думаю что утверждения Кд достаточно, ведь он согласовывает предварительно с директором.
Далее. Надо-ли этот прайс регистрировать так-же как регистрируются процедуры, инструкции и т.п. в Журнале регистрации внутренней документации? Если да, то придется при изменениях в прайсе, вносить запись о изменениях и в Журнал регистрации внутренней документации.
Вот по указанным вопросам и возникают споры.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 11:02

Сергей Трофимов писал(а):Должен-ли он утверждать его у директора или достаточно того, что Кд его сам утвердит?

только ГД.
Сергей Трофимов писал(а):Надо-ли этот прайс регистрировать так-же как регистрируются процедуры, инструкции и т.п. в Журнале регистрации внутренней документации?

я бы не стал. не надо.

За это сообщение автора Виталий Эйнула поблагодарил:
Сергей Трофимов (01 дек 2015, 11:16)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 01 дек 2015, 14:48

Теперь возник спор к чему относить шаблоны договоров купли-продажи и коммерческих предложений...))) На данный момент они управляются только путем создания начальниками подразделений соответствующиъ шаблонов и размещения их на сервере организации. Может их тоже отнести к документам ИПХ (документы информационно-пользовательского характера)?
Пока к ИПХ я отнес
- прайс-листы компании;
- различные графики, в том числе обучения;
- штатное расписание;
- другие документы несущие функции информационного-пользовательского характера.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 15:30

Сергей Трофимов писал(а): шаблоны договоров купли-продажи

сколько же у вас их.. я всегда думал что их не больше 2х.
У нас есть внутренний документ "договоры.." где в одном из разделов написано,что в договор должны быть включены как минимум следующие разделы: перечисление названий разделов. Я считаю такой подход более гибким, нежели шаблон, ибо как правило оригинал договора с шаблоном скажем так расходятся :)
По вашей задумке договор является формой документа, что наверное не совсем корректно.. больше подходит к "заявке". Да и иногда не вы держатель договора ,а ваш Заказчик и форма там совсем не будет такой как у вас.
И кстати такая шаблонность вводит в ступор продавцов различных магазинов, которому говоришь , что договор явно в вашу пользу составлен, и в нем нет ничего о гарантии и качестве, да еще за любую поломку отвечает покупатель, а не продавец, а в ответ " ну договор у нас стандартный" .. вот это меня смешит всегда.. кстати это больше отталкивает, чем привлекает к покупке. Конечно каждый раз набирать договор руками это тоже не выход. Наверное эффективней будет заполнить его изменяющиеся данные. такие как дата, сроки исполнения, наименование , НД. .и т.п.
Последний раз редактировалось Виталий Эйнула 01 дек 2015, 15:34, всего редактировалось 1 раз.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 01 дек 2015, 15:33

Что касается ШТ, то у нас тоже на это дело свой внутренний документ.. как, кто и по какой форме разрабатывает, кто ответственный за учет, изменение и согласование.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 01 дек 2015, 20:51

Виталий Эйнула писал(а):в договор должны быть включены как минимум следующие разделы: перечисление названий разделов.

Шаблон договора намного надежней. Сколько не прописывай, что должны быть вот такие разделы и вот такие поля, человек всегда найдет возможность или ошибиться или схалтурить...)))

Виталий Эйнула писал(а):а в ответ " ну договор у нас стандартный" .

Договор стандартный, но у нас есть протокол разногласий. В случае несогласия Клиента с каким-либо пунктом договора, ведем переговоры и приходим к одному мнению, которое и фиксируем в протоколе, который становится неотъемлемой частью договора.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 01 дек 2015, 20:55

Черкасов Дмитрий писал(а):название категории "документы ИПХ" только что придумал без всякой задней мысли.


А я использую у себя. Не возражаете?
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 02 дек 2015, 07:57

Сергей Трофимов писал(а):Шаблон договора намного надежней.

как правило однажды составив договор продажник так им и пользуется видоизменяя под конкретного заказчика.. это один и единственный шаблон, до поры, когда Заказчик не пришлет свой "рамочный" договор ,вы его отработаете и он будет спокойно лежать на жестком диске, пылится :) за годы может накопится множество.. и вы все их будете как шаблон хранить это точно, а вот управлять?.. подумайте, надо ли вам это.
Сергей Трофимов писал(а):Договор стандартный, но у нас есть протокол разногласий. В случае несогласия Клиента с каким-либо пунктом договора, ведем переговоры и приходим к одному мнению, которое и фиксируем в протоколе, который становится неотъемлемой частью договора.
обычная практика.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Пред.

Вернуться в Внедрение СМК в ООО "Чебурашка"

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1