Апробация документов СМК

Ставим систему менеджмента в отдельно взятой организации (раздел для "начинающих")

Модератор: Андрей Горбунов

Апробация документов СМК

Сообщение Ирина Сергеевна » 17 ноя 2015, 11:43

Добрый день, уважаемые коллеги!

Представляю на Ваш суд попытку нашей компании задокументировать механизм апробации документов СМК

1. Процедура апробации включает организацию и осуществление участвующими лицами (подразделениями) описываемой деятельности согласно требованиям (положениям) проекта документа СМК.
2. Апробация проекта документа СМК проводится в целях:
а) оценки адекватности его содержания и целесообразности внедрения;
б) обеспечения четких формулировок и однозначного восприятия положений документа всеми участвующими лицами (подразделениями);
в) выявления проблем взаимодействия между участниками описываемой деятельности;
г) определения необходимого ресурсного обеспечения исполнения требований документа СМК;
д) определения готовности подразделений и должностных лиц предприятия к исполнению требований документа СМК.
3. Апробации подлежат проекты первой и последующих (подвергнутых значительным изменениям при пересмотре) редакций документов СМК. Решение о необходимости апробации документа СМК и сроках ее проведения принимает директор по качеству.
Рекомендуемый срок апробации проектов впервые создаваемых документов составляет 6 месяцев, документов новой редакции – 3 месяца.
4. Проекты документов СМК вводятся в апробацию служебной запиской директора по качеству.
5. Апробируемый документ имеет статус проекта, подписывается руководителем разработки и исполнителем документа и не требует подписи утверждающего и согласующих лиц.
6. Получаемые в ходе апробации замечания и предложения рассматриваются руководителем разработки, который определяет необходимость корректировки проекта документа СМК.
Корректировка проекта документа СМК в ходе его апробации проводится без выпуска извещения об изменении.
7. По окончании апробации осуществляется согласование, утверждение генеральным директором и введение в действие документа СМК.

Какие слабые места Вам видятся в данной процедуре? Какие плюсы? Должна ли апробация завершаться актом внедрения документа? Пожалуйста, поделитесь своим опытом, если таковой имеется :-)
Ирина Сергеевна
 

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 11:55

вообще по старинке, то все это- согласование документа :)
Ирина Сергеевна писал(а):целесообразности внедрения;
должна выполнятся перед предстоящей работы по разработке
Ирина Сергеевна писал(а):включает организацию

я не придираюсь, но лучше наверное написать "..включает в себя.." простите глаз резануло :)
Ирина Сергеевна писал(а):обеспечения четких формулировок

если под этим понимается аутентификацию формулировок с другими НД, то да. Если просто четких, то нет :)
Ирина Сергеевна писал(а):выявления проблем взаимодействия между участниками описываемой деятельности;

ага .. нормально.
Ирина Сергеевна писал(а):определения необходимого ресурсного обеспечения исполнения требований документа СМК;
не совсем понятно о чем это - вероятно обеспечение необходимыми ресурсами для выполнения
Ирина Сергеевна писал(а):определения готовности подразделений и должностных лиц предприятия к исполнению требований документа СМК.
неоднозначно.. я готов . .а мой потребитель по процессу, не готов.. все.. не нужен документ.. :) так получается?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Андрей Горбунов » 17 ноя 2015, 11:56

Ирина Сергеевна,
у меня сложилось ощущение, что Вы исходите из концепции, мол, есть некий период пробного выполнения документов, когда они корректируются, и есть фаза постоянного применения, когда документы неизменны.
Если это так, то это неверное представление: документы, если они активно применяются, нуждаются в постоянной доработке. И в этом случае выделение некой особой стадии "апробации" не имеет никакого смысла, ибо такой стадией для рабочего документа является весь период его активного использования.
А почему нельзя просто согласовать и ввести в действие утвержденный документ, постепенно его дорабатывая?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4232
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 17 ноя 2015, 12:05

Апробацию можно использовать не только документов СМК (кстати, а что у вас под этим подразумевается, 6 процедур?). В Управлении документации можете прописать, что любой новый документ вводится в действие и редактируется по мере возникновения необходимости в течении 1-3 месяца. По прошествии указанного периода документ утверждается директором и внесение любых изменений в документ будет уже только согласно вашей процедуре.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Черкасов Дмитрий » 17 ноя 2015, 12:15

Ирина Сергеевна писал(а):Какие слабые места Вам видятся в данной процедуре? Какие плюсы? Должна ли апробация завершаться актом внедрения документа? Пожалуйста, поделитесь своим опытом, если таковой имеется

Не вижу смысла в апробации примерно по тем же причинам, что указал Андрей Горбунов.

Однако предположим работу в заявленных условиях: имеем некий период за который документ, будучи впервые вводимым в действие, проходит некоторую процедуру проверки.

Сразу напрашивается вопрос: "А кто будет отвечать за результаты, которые будут получаться в ходе применения испытуемого документа?". Документ а) никем не согласован - то есть, никто не согласился с тем, что этот документ хоть кто-то будет применять; б) не утвержден - то есть, не имеет никакого нормативного статуса: хочу - выполняю, хочу нет. Ну, хорошо. Допустим, Вы предложите, что этот документ исполняется по общей "договоренности" Директора по качеству и какого-то подразделения (что само по себе крайне маловероятно). Кто тогда будет нести финансовую ответственность за апробацию документа? Вот, произвели брак по этому документу или не прошли очередное лицензирование из-за этого документа - кто виноват? Директор по качеству? - Он как бы не производит продукцию. Руководитель подразделения? - Он вообще выполняет предписание нормативных документов (тех, что требуют от него исполнять испытуемый документ). Виновных нет (та же история с поощрением за хорошо сделанную работу - поощрить некого).

То есть, получается, что Вы решением об апробации вносите на некий продолжительный период ситуацию, в которой каждый может сделать все, что хочет, и ему за это ничего не будет (или будет, но необоснованно). Вариант, в котором для начала применения требуется согласование и утверждение, а затем происходит постоянная актуализация "на лету" или хотя бы периодическая актуализация (перепроверка), лишен этого недостатка, поскольку документ остается одновременно действующим (есть ответственность) и "в периоде апробации" (можно менять) в ходе всей своей жизни. Поэтому не советовал бы Вам вносить Ваш вариант с отдельной апробацией в свою процедуру.
Улыбайтесь сегодня - завтра будет труднее.
dmicher abathur kubrow
Аватара пользователя
Черкасов Дмитрий
 
Сообщения: 55
Зарегистрирован: 22 окт 2015, 11:03
Откуда: Москва, орган по сертификации систем менеджмента "ТР-Серт"
Благодарил (а): 1 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Трофимов » 17 ноя 2015, 12:36

Новый документ вводится в действие даже на период апробации, т.е. будь это регламент или норматив, все обязаны его выполнять, просто директор не утверждает его редакцию.
...обкатали, выявили несостыковки, исправили, дополнили, пересоглавовали... Почти всегда все это вылазит, хотя и надо стремиться чтобы это все было на предыдущей стадии - разработке.

Внесение изменений в утвержденный документ требует:
- зачеркивания измененного текста или его маркировка
- внесение в Лист изменений записей об изменении
- подшивания нового текста к основному документу
- внесение записей о внесении изменений в документ в Журнале регистрации внутренней документации

Можем получить неряшливый документ, возможно требующий издания в новой редакции.

Все это в период апробации нетребуется, главное чтобы разработчик документа своевременно вносил все необходимые изменения.
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Прохоров » 17 ноя 2015, 12:39

В принципе основные моменты коллеги уже прокомментировали...
Вопрос. У Вашего директора по качеству реально такие серьезные полномочия? Нагнуть всех и заставить выполнять не согласованную процедуру - это сильно!
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 13:13

Андрей Горбунов писал(а):И в этом случае выделение некой особой стадии "апробации" не имеет никакого смысла, ибо такой стадией для рабочего документа является весь период его активного использования.

Один мой бывший начальник, уровня зам гд. написал внутренний документ "основы стандартизации". Привожу один абзац:
Стандарт, который владелец процесса не изменяет хотя бы раз в месяц может превратится в " мертвый стандарт", т.к.
он больше мешает, чем помогает.

Я против того, чтобы
Андрей Горбунов писал(а):документы, если они активно применяются, нуждаются в постоянной доработке.
либо эта постоянность 1 раз в год/ в 6 месяцев. либо документ извиняюсь а выражение- д.. мо.

Нас вполне достаточно нагибает правительство,когда экспериментирует по такой схеме все населении России выпуская в первом чтении "дешевые законы", в которых устанавливают лимит на одного жителя скажем по электричеству или по воде, а потом отменяют ссылаясь на невыполнение, при этом миллионы уже заплатили за это..

Я извиняюсь,если резковато ответил. .просто нужно писать такие документы, чтобы максимально учесть лучшую практику (т.е то,что уже успешно делается без документа) и нужно это стандартизировать, с целью воспроизводимости лучшей практики.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 13:17

Черкасов Дмитрий писал(а):Сразу напрашивается вопрос: "А кто будет отвечать за результаты, которые будут получаться в ходе применения испытуемого документа?".

никто, кроме разработчика, причем ему ничего никто не сделает. во все времена это называли - опытная эксплуатация.
даже брак ,допущенный учеником списывается на завод а не на ученика или его мастера.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 13:20

Черкасов Дмитрий писал(а):Документ а) никем не согласован - то есть, никто не согласился с тем, что этот документ хоть кто-то будет применять; б) не утвержден - то есть, не имеет никакого нормативного статуса: хочу - выполняю, хочу нет.

Документ обычно регулирует взаимоотношения как минимум двух сторон. Стороны, как правило, заинтересованы в том, чтобы все занимались своим делом и имеют к разработке документа прямое отношение. Поэтому хочу играю, а хочу нет- это не профессионально. Нормальным людям нужен и важен конечный результат и договоренность, иначе работа не делается.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Андрей Горбунов » 17 ноя 2015, 13:21

Виталий,
не вижу большого смысла в пересмотре документов с заданной периодичностью, предпочитая подход "по событию": т.е. пересмотр только тогда, когда в этом есть надобность, когда есть четкие указания на непригодность документа.
А требование периодического пересмотра - это "мина", приводящая к неоправданной трате времени и ресурсов (при выполнении требования), либо к формированию наплевательского отношения к требованиям (при невыполнении).
Если к документу нет претензий, то зачем искать черную кошку в черной комнате?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4232
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 13:24

Андрей Горбунов писал(а):предпочитая подход "по событию"

пусть будет так, это нормально. Но если событие происходит 1 раз в месяц или чаще, то это плохой документ, и его не следовало внедрять.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Прохоров » 17 ноя 2015, 13:30

Виталий Эйнула писал(а):либо эта постоянность 1 раз в год/ в 6 месяцев.

Видал ТЮФовскую козу образца 98 года. Там на титулке была табличка для ежегодного контроля редакций. Переиздание предполагалось через 3 года.
Лично мне такой подход не понравился. Почему? А зачем мне себя ограничивать? Хочу - переиздаю, не хочу - соответственно.
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 13:34

Сергей Прохоров писал(а):
Виталий Эйнула писал(а):либо эта постоянность 1 раз в год/ в 6 месяцев.

Видал ТЮФовскую козу образца 98 года. Там на титулке была табличка для ежегодного контроля редакций. Переиздание предполагалось через 3 года.
Лично мне такой подход не понравился. Почему? А зачем мне себя ограничивать? Хочу - переиздаю, не хочу - соответственно.

Сергей, вот мы с вами ежемесячно платим за коммуналку ;) к терминалу СБ скажем подходим, а там интерфейс каждый месяц менялся. .через 3 месяца я бы смачно выругался и пнул с каблука этот аппарат.
дома в сбербанк онлайн такая же фигня.. вам бы понравилось.. мне нет. я бы позвонил в СБ ,а там мне милая деваха объяснит, что у нас внутренним документом установлено требование, что нужно менять документ раз в месяц, иначе будут говорить ,что мы не работаем ))))
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Черкасов Дмитрий » 17 ноя 2015, 13:45

Сергей Трофимов писал(а):Новый документ вводится в действие даже на период апробации, т.е. будь это регламент или норматив, все обязаны его выполнять, просто директор не утверждает его редакцию.

Добро, давайте смоделируем ситуацию.

Дано:
Вот, есть генеральный директор, который утвердил СТО№1 в редакции 12. Есть директор по качеству (в лучшем случае, его заместитель), который требует от подразделения вместо исполнения СТО№1.12, утвержденного ГД, требования какой-то бумажки, на которой написано СТО№1.13 и стоит только подпись самого директора по качеству. Допустим также, что в документах СМК имеется требование, что апробируемая версия за подписью директора по качеству должна быть использована вместо заменяемой.

Вопрос 1. Распределение полномочий. Уже сказано достаточно. Дополню лишь тем, что "какого чёрта заместитель генерального директора имеет право отменять решение генерального?" - он же, по сути, отменяет решение ГД об использовании СТО№1.12 и заставляет своей волей использовать СТО№1.13. Допустим, ГД соглашается на этот шаг, подписав НД, в котором есть соответствующее правило о введении апробируемых версий документов. Но я бы тогда поинтересовался бы о том, знает ли ГД об этой подставе и смирится ли он с ней, когда узнает и задумается о ней по подробнее.

Ну, допустим, ГД в курсе и считает, что все так и должно быть. Хорошо. А как тогда определить, какую бумажку надо применять в работе: СТО1.12 или СТО1.13? Ответ, казалось бы, очевиден: СТО1.13 - то, что принес директор по качеству и сказал "делаем так". Вопрос! А не полная ли это аналогия "утверждения" документа (официального одобрения для выпуска)? Пришел авторитетный дядя (не важно, кто), сказал "вот вам две скрижали, на которых записано 10 заповедей" и положил их на стол. Не проще ли бы тогда просто, чтобы все документы утверждал директор по качеству: пришел и сказал, делаем по СТО1.13, равно как и потом пришел опять и сказал, делаем по СТО1.17.

Ок. Допустим, что это тоже не проблема: генеральный дал директору по качеству полный карт-бланш в этом вопросе. Тогда, в чём вообще смысл этого апробирования? Директор по качеству пришел и сказал делаем так [и зачеркнул рукой пару слов, дописав новые] - по сути, он тем самым официально утвердил редакцию СТО1.13а), затем 1.13б) [добавил еще три фразы], затем 1.13в) [удалил еще два слова и дописал нецензурное слово из трех букв]. После этой работы утверждается редакция 1.13n) (релизная) генеральным? Зачем?! И без генерального уже все и так делали, как говорит директор по качеству - зачем лишнее утверждение? Ведь через пару дней, образно говоря, придет директор по качеству и скажет: "Так, делаем теперь по 1.14а)!"

Вопрос 2. Распределение ответственности. Мной описано ранее [тут]. Суть проста: "Кому будут отрезать пальцы, если организация потеряет деньги?" или "Кого (кроме ГД) поблагодарить за то, что организация получила деньги?". Если ответ - директору по качеству, то он просто возьмет и уволится сразу, когда почувствует, что пахнет жаренным (умный - сразу, поглупее - когда припекать начнет).По сути, на директора по качеству сваливается любая ответственность за любой нормативный документ, т.к. он определяет в какой редакции тот работает (по вопросу 1). Безответственность и разруха (утрирую, да).

Вопрос 3. Целесообразность. В случае, когда документ может меняться в любой момент (если этого требуют обстоятельства и имеется обоснованная причина), период апробации является лишним при употреблении его в организации (в целом). Вопрос в упрощении процедуры изменения документа? То есть, ощущается необходимость изменять документ более простым способом? Длинные периоды согласования и утверждения ГД могут весьма мотивировать на это. Тогда не проще ли пересмотреть общий порядок утверждения документов? Например, не все бумажки утверждать через ГД, а только логичную их часть?

Решение 1. А оно вам надо? Лично я вижу в этой ситуации больше проблем и нестыковок, чем положительных моментов.
Решение 2. Неверно предложенные условия. Может, не о том мы размышляем. В ходе беседы и размышлений над этим вопросом, родилась мысль примерно следующего содержания: Почему не предположить, что организация решила целенаправленно поменять во всех своих подразделениях требования к тому или иному вопросу, а для этого выбрала "экспериментальную площадку" для тренировки, где, в свою очередь, и будет использоваться новая документация, для которой будут особенные правила управления? То есть, по сути, происходит реинжинеринг (процесса), который управляется как проект, во главе которого стоит директор по качеству. Тогда процедура "апробации документа", по своей сути, является процедурой "апробации (валидации) нового (измененного) процесса". И вот в этом случае, подобные правила мне видятся обоснованными: мы оттачиваем работу процесса в течение некоторого времени, естественно, меняя его спецификацию (документы). Генеральный утверждает документы, когда доказано, что процесс можно использовать (внедрять) повсеместно.
Последний раз редактировалось Черкасов Дмитрий 17 ноя 2015, 14:03, всего редактировалось 2 раз(а).
Улыбайтесь сегодня - завтра будет труднее.
dmicher abathur kubrow
Аватара пользователя
Черкасов Дмитрий
 
Сообщения: 55
Зарегистрирован: 22 окт 2015, 11:03
Откуда: Москва, орган по сертификации систем менеджмента "ТР-Серт"
Благодарил (а): 1 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Прохоров » 17 ноя 2015, 13:56

Виталий Эйнула писал(а): вам бы понравилось.. мне нет.

ИМХО мы об одном, но поразному :-D
Вот написал я процедуру проведения внутреннего аудита. Давно. И не имею ни малейшего желания ее пересматривать. Ни раз в год, ни раз в 6 месяцев.
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 14:03

Ирина Сергеевна писал(а):Должна ли апробация завершаться актом внедрения документа?

обычно это распоряжение или приказ ГИ или ГД
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Роман Озеранский » 17 ноя 2015, 14:09

Почитал я коллеги-практики все это безобразие и загрустил :D . А загрустил я от того, что МК опять занимаются хренью - вопросами бумагомарательства, а не вопросами эффективности процессов :D .
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35250
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Виталий Эйнула » 17 ноя 2015, 14:10

Роман Озеранский писал(а):Почитал я коллеги-практики все это безобразие и загрустил :D . А загрустил я от того, что МК опять занимаются хренью - вопросами бумагомарательства, а не вопросами эффективности процессов :D .

так это же хорошо.. Роман по Даосизму.. без грусти нет радости :D Да и Ирина не МК
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Апробация документов СМК

Сообщение Сергей Прохоров » 17 ноя 2015, 14:19

Роман Озеранский писал(а):Почитал я коллеги-практики все это безобразие и загрустил :D . А загрустил я от того, что МК опять занимаются хренью - вопросами бумагомарательства, а не вопросами эффективности процессов :D .

:-D Такой взрослый, а до сих пор не знает, что без бумажки ты...
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

След.

Вернуться в Внедрение СМК в ООО "Чебурашка"

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1