Апробация документов СМК

[Сергей Трофимов]

Прайс - что-то начал сомневаться, что его вообще отнесли к нормативным документам. А есть-же еще куча таблиц в которых прописано, какие-то цифры. Распорядок трудового дня (с 8 до 17, обед с 12-13) это что, просто информационный лист?

[Сергей Трофимов]

Не нашел подходящей темы, спрошу здесь. У нас есть утвержденный директором прайс, в связи с кризисом пришлось изменить в нем некоторые цены. Надо-ли в связи с этим обязательно вносить в журнал регистрации документов запись о внесении изменений и делать рассылку? Это нормативный документ, касается только менеджеров по продажам, по идее рассылку можно распространить только на них.

Тут всё очень просто: если документ есть, он должен управляться в соответствии с установленной процедурой. Если документ отнесён к категории "нормативный документ", то управляйте им соответствующим образом. Если правила управления этим документом как нормативным Вас не устраивают, определите особые правила управления этим документом или категорией подобных документов (с внесением соответствующих изменений в ДП).

А как их идентифицировать? Все, что не относится к регламентирующим и нормативным документам, относится к группе информационных или регкулирующих документов? И управлять ими по особому порядку, типа в Журнале регистрации документов регистрировать не надо, утверждать их имеет право Директор или руководитель? У нас например Распоряжения имеют право издавать и утверждать руководители подразделений.

[Черкасов Дмитрий]

А как их идентифицировать? Все, что не относится к регламентирующим и нормативным документам, относится к группе информационных или регкулирующих документов? И управлять ими по особому порядку, типа в Журнале регистрации документов регистрировать не надо, утверждать их имеет право Директор или руководитель? У нас например Распоряжения имеют право издавать и утверждать руководители подразделений.

Раздел N+1. Правила управления документами информационного-пользовательского характера.
N+1.1 К документам информационно-пользовательского характера (документы ИПХ) относятся...
N+1.2 Разрабатываются (категория должностей) и утверждается распоряжением руководителем (категория подразделений).
N+1.3 Утвержденные документы ИПХ применяются и подлежит рассылке в подразделении, непосредственно подчиненных руководителю (категория подразделений).
N+1.4 Документы ИПХ не должны противоречить (категории документов).
N+1.5 Действующие документы ИПХ хранятся (место хранения).
N+1.6 Изменение в документы ИПХ вносятся (описание внесения изменений).
N+1.7 Устаревшие документы ИПХ (описание способа предотвращения использования старья).
N+1.8 В остальном, документы ИПХ управляются как (категория документов).

Как Вы решите с директором (владельцем процесса, подразделениями), как управлять надо, так и делайте. Считаете, что утверждать должен уборщик - пусть утверждает. Считаете, что на этом конкретном виде документов нужно писать слово 陰莖 - пишите. Никто не запрещает. Только одно правило: написали - исполняйте.

Ну, и да... для того, чтобы это всё-таки работало, стоит включить голову и понять, кто должен издавать этот документ, у кого есть такие права и кто обладает соответствующими обязанностями. Иначе просто сами себя запутаете и выкинете деньги в трубу.

---
Post scriptum, название категории "документы ИПХ" только что придумал без всякой задней мысли.

[Сергей Трофимов]

Предложил шефу упрощенную процедуру управления информационно-пользовательского характера (типа прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.) - шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

Сообщил ТОПам мнение шефа - они сказали нафиг так заморачиваться с этими прайсами, анкетами, таблицами....

А как у вас конкретно управляются прайс-листы, анкеты, оппросники? Заранее благодарен ответившим.

[Роман Озеранский]

шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

А кто мешает изменить действующую процедуру для этого вида документов - прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.?

[Сергей Трофимов]

шеф сказал нафиг, есть Процедура, пусть по ней все документы в организации и управляются.

А кто мешает изменить действующую процедуру для этого вида документов - прайс-листы, штатное расписание, всякие анкеты/опросники и т.п.?

Вопрос не в том, что это проблематично, вопрос в том, что шеф считает что прайс-листы, штатное рассписание и всякие таблицы (например график проведения обучения) вот они должны управляться как процедуры, инструкции и т.п. Т.е. создатель или разработчик прайс-листа регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, делает рассылку, при внесении изменений извещает о изменениях, в общем шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).

[Виталий Эйнула]

А как у вас конкретно управляются прайс-листы, анкеты, оппросники? Заранее благодарен ответившим.

у нас каталог.. он не управляется, а прайсами тем более не нужно, они меняются чаще чем раз в месяц. Анкеты и опросники в зависимости от области их применения. что за анкеты и опросники?

[Виталий Эйнула]

шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).

Если у пользователей при такой схеме документооборота (централизованной) не возникает проблем, то значит ничего менять не нужно.

[Сергей Трофимов]

шеф предлагает ничего не менять и использовать одну процедуру Управление документацией для всего (исключая Записи, управление которых ведется согласно процедуре Управление записями).

Если у пользователей при такой схеме документооборота (централизованной) не возникает проблем, то значит ничего менять не нужно.

Возникают. Прайс-листы действительно меняются ежемесячно и его разработчик не хочет постоянно вносить запись в лист изменений, перерегистрировать в Журнале регистрации внутренней документации. По мнению разработчика прайсы вообще не надо регистрировать а только утверждать у Директора (и то не обязательно, разработчик может сам утвердить если действие прайса распространяется на его подразделение) и потом разработчик делает рассылку. При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.

[Виталий Эйнула]

При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.

у вас есть корпоративная сеть? Внесли согласованные изменения в прайс, заменили его в сети или на сайте, направили информационное сообщение заинтересованным лицам и думаю этого достаточно. да, чуть не забыл, нужно хранить неактуальные, идентифицированные по дате, версии прайсов, иначе будут возникать разногласия с клиентами, которые заказали тмц ранее. Я бы даже держал оба прайса на портале и в бумаге.

[Виталий Эйнула]

Возникают.

а в чем проблемы?

[Роман Озеранский]

Возникают.

А какие аргументы предлагаете Вы для изменения ситуации, и какие аргументы у директора, чтобы ничего не менять?

[Сергей Трофимов]

При изменении прайсов разработчик только делает новую рассылку и все.

у вас есть корпоративная сеть? Внесли согласованные изменения в прайс, заменили его в сети или на сайте, направили информационное сообщение заинтересованным лицам и думаю этого достаточно. да, чуть не забыл, нужно хранить неактуальные, идентифицированные по дате, версии прайсов, иначе будут возникать разногласия с клиентами, которые заказали тмц ранее. Я бы даже держал оба прайса на портале и в бумаге.

То, что при изменениях в прайсе его разработчик обязан актуализировать версию на сервере и осуществить рассылку прежним получателям - это так и с этим никто не спорит.
Вопрос в следующем. Коммерческий директор (Кд) разработал прайс-лист. Должен-ли он утверждать его у директора или достаточно того, что Кд его сам утвердит? Я думаю что утверждения Кд достаточно, ведь он согласовывает предварительно с директором.
Далее. Надо-ли этот прайс регистрировать так-же как регистрируются процедуры, инструкции и т.п. в Журнале регистрации внутренней документации? Если да, то придется при изменениях в прайсе, вносить запись о изменениях и в Журнал регистрации внутренней документации.
Вот по указанным вопросам и возникают споры.

[Виталий Эйнула]

Должен-ли он утверждать его у директора или достаточно того, что Кд его сам утвердит?

только ГД.

Надо-ли этот прайс регистрировать так-же как регистрируются процедуры, инструкции и т.п. в Журнале регистрации внутренней документации?

я бы не стал. не надо.

[Сергей Трофимов]

Теперь возник спор к чему относить шаблоны договоров купли-продажи и коммерческих предложений...))) На данный момент они управляются только путем создания начальниками подразделений соответствующиъ шаблонов и размещения их на сервере организации. Может их тоже отнести к документам ИПХ (документы информационно-пользовательского характера)?
Пока к ИПХ я отнес
- прайс-листы компании;
- различные графики, в том числе обучения;
- штатное расписание;
- другие документы несущие функции информационного-пользовательского характера.

[Виталий Эйнула]

шаблоны договоров купли-продажи

сколько же у вас их.. я всегда думал что их не больше 2х.
У нас есть внутренний документ "договоры.." где в одном из разделов написано,что в договор должны быть включены как минимум следующие разделы: перечисление названий разделов. Я считаю такой подход более гибким, нежели шаблон, ибо как правило оригинал договора с шаблоном скажем так расходятся
По вашей задумке договор является формой документа, что наверное не совсем корректно.. больше подходит к "заявке". Да и иногда не вы держатель договора ,а ваш Заказчик и форма там совсем не будет такой как у вас.
И кстати такая шаблонность вводит в ступор продавцов различных магазинов, которому говоришь , что договор явно в вашу пользу составлен, и в нем нет ничего о гарантии и качестве, да еще за любую поломку отвечает покупатель, а не продавец, а в ответ " ну договор у нас стандартный" .. вот это меня смешит всегда.. кстати это больше отталкивает, чем привлекает к покупке. Конечно каждый раз набирать договор руками это тоже не выход. Наверное эффективней будет заполнить его изменяющиеся данные. такие как дата, сроки исполнения, наименование , НД. .и т.п.

[Виталий Эйнула]

Что касается ШТ, то у нас тоже на это дело свой внутренний документ.. как, кто и по какой форме разрабатывает, кто ответственный за учет, изменение и согласование.

[Сергей Трофимов]

в договор должны быть включены как минимум следующие разделы: перечисление названий разделов.

Шаблон договора намного надежней. Сколько не прописывай, что должны быть вот такие разделы и вот такие поля, человек всегда найдет возможность или ошибиться или схалтурить...)))

а в ответ " ну договор у нас стандартный" .

Договор стандартный, но у нас есть протокол разногласий. В случае несогласия Клиента с каким-либо пунктом договора, ведем переговоры и приходим к одному мнению, которое и фиксируем в протоколе, который становится неотъемлемой частью договора.

[Сергей Трофимов]

название категории "документы ИПХ" только что придумал без всякой задней мысли.

А я использую у себя. Не возражаете?

[Виталий Эйнула]

Шаблон договора намного надежней.

как правило однажды составив договор продажник так им и пользуется видоизменяя под конкретного заказчика.. это один и единственный шаблон, до поры, когда Заказчик не пришлет свой "рамочный" договор ,вы его отработаете и он будет спокойно лежать на жестком диске, пылится за годы может накопится множество.. и вы все их будете как шаблон хранить это точно, а вот управлять?.. подумайте, надо ли вам это.

Договор стандартный, но у нас есть протокол разногласий. В случае несогласия Клиента с каким-либо пунктом договора, ведем переговоры и приходим к одному мнению, которое и фиксируем в протоколе, который становится неотъемлемой частью договора.

обычная практика.