Управление внешней нормативной информацией и не только

[Роман Озеранский]

Изначальная цель - разработка и внедрение СМК. А последующая сертификация, скажем так, бонус в виде "признания" 1С и дополнительных возможностей для расширения деятельности.

Это Вам так директор сказал, или Вы в это сами верите ? И Вы и я отлично знаем, не бывает внедрения ISO 9001 без последующей сертификации. Вашему директору ведь никто не мешал выстраивать систему менеджмента на соответствие TQM или того же ISO 9004. Эти модели ничем не хуже ISO 9001. Но директору это оказалось не интересно, и понятно почему. Проблемка в том, что за них сертификаты не дают, поэтому сертификат теперь выступает как бонус, ну раз мы внедрили ISO 9001, почему бы не взять сертификат, раз дают .
Главная проблема сертификации ISO 9001, что она не улучшает качества продукции, а вот денег стоит, и эти деньги входят в себестоимость, и как следствие в цену, и оплатит все это потребитель .

[Надежда Антонова]

Изначальная цель - разработка и внедрение СМК. А последующая сертификация, скажем так, бонус в виде "признания" 1С и дополнительных возможностей для расширения деятельности.

Это Вам так директор сказал, или Вы в это сами верите ? Главная проблема сертификации ISO 9001, что она не улучшает качества продукции, а вот денег стоит, и эти деньги входят в себестоимость, и как следствие в цену, и оплатит все это потребитель .

Так сказал директор. И я ему верю. По крайней мере сейчас. Мне очень нравится его подход к делу. У нас сейчас больше разговор слепого с глухим правда ( я не понимаю специфики 1С, он ISO). Но в ходе постоянных продуктивных диалогов начинает что то вырисовываться.
Какой владелец откажется от возможности расширения рынка? Поэтому принято решение внедрять ISO. На первоначальном этапе плюсы появятся от системности хотя бы.
Что то я так рьяно директора защищаю... А так и не разобралась с вопросом о необходимости наличия в организации учтенной версии ISO. Исходя из комментария Андрея Горбунова я поняла, что зависит от эксперта будет считаться это несоответствием или нет. Очень жаль, что на Ваш вопрос нет ответа. Если предусмотрена сертификация на соответствие требованиям ISO и ГОСТ Р ИСО, а в организации будет только национальный стандарт, как на это отреагирует внешний эксперт?

[Дмитрий Песков]

Если предусмотрена сертификация на соответствие требованиям ISO и ГОСТ Р ИСО, а в организации будет только национальный стандарт, как на это отреагирует внешний эксперт?

никак, т.к. ГОСТ Р ИСО 9001 - это аутентичная копия идентичный перевод ISO 9001

Исходя из комментария Андрея Горбунова я поняла, что зависит от эксперта будет считаться это несоответствием или нет.

несоответствием чему?

[Роман Озеранский]

никак, т.к. ГОСТ Р ИСО 9001 - это аутентичная копия идентичный перевод ISO 9001

Мы не знаем как отреагирует аудитор ОС. С формальной точки зрения, он может сказать - если сертифицированы на ISO 9001, будьте любезны пользуйтесь им, а не ГОСТ Р.
А по поводу аутентичной копии и идентичного перевода, так редакции ГОСТ Р ИСО 9001 от 2001г. и 2008г. показали, что это не так. В п. 5.4.1 "Цели в области качества" было написано, что цели в области качества д.б. установлены в соответствующих подразделениях, хотя ISO 9001 ни про какие подразделения не упоминал .
Аналогичный косяк был с термином [Принципом] "Лидерство" из ISO 9000.
В ISO - Лидерство
В ГОСТ Р - Лидерство руководства

[Дмитрий Песков]

С формальной точки зрения, он может сказать

скорее всего он скажет "если выпил хорошо - значит утром плохо. Если утром хорошо - значит выпил плохо. Наливай"

так редакции ГОСТ Р ИСО 9001 от 2001г. и 2008г. показали, что

на дворе 2021 год, а действующая версия - 2015 года.

[Роман Озеранский]

скорее всего он скажет "если выпил хорошо - значит утром плохо. Если утром хорошо - значит выпил плохо. Наливай"

Это все аргументы?

на дворе 2021 год, а действующая версия - 2015 года.

А у Вас есть полная уверенность что ГОСТ Р ИСО 9001-2015, как Вы там пишете, является аутентичной копией идентичным переводом ISO 9001:2015 ?
В редакциях ГОСТ Р 2001г. и 2008г., тоже было написано про аутентичность, а оно вон как вышло, косяк на косяке .

[Надежда Антонова]

Добрый день!
Простите за такой вопрос, но он очень меня беспокоит.
На данный момент принято решение выделить следующие процессы: Планирование и анализ, Управление персоналом, Управление инфраструктурой, Закупки, Продажи, Внедрение, Сопровождение. Вопрос же состоит в том, что такие процедуры как Управление документированной информацией, Управление рисками... по сути интегрируются в каждый процесс и четко к какому-то одному не относятся, правильно ли это? На предыдущем месте работы такие процедуры при описании взаимодействия процессов сводились в блок "Поддерживающие процедуры". Может ли процедура просто оставаться собой, без четкой принадлежности к определенному процессу?

[Андрей Горбунов]

Надежда Антонова
строго говоря, процесс и процедура - сущности, если так можно выразиться, перпендикулярные. Процесс - это объект управления, включающий в себя различные виды деятельности, которые выполняются по определенным процедурам.
Должен заметить, что выделение процессов у Вас столь же традиционное, сколь и сомнительное с точки зрения реального управления бизнесом. Не забудьте, что процесс начинается с результата (как театр с вешалки ). Мне, вот, интересно, что является управляемым результатом процесса "Планирование и анализ".
Хотя, безусловно, мои комментарии и вопросы имеют смысл только, если процессный подход применяется, как бизнес-инструмент, а не ради формального выполнения требований ISO 9001.

[Надежда Антонова]

Мне, вот, интересно, что является управляемым результатом процесса "Планирование и анализ".

Планируются мероприятия (цели в области качества, решения Совета СМК, план оценки удовлетворенности), затем реализовываются и анализируются на предмет их выполнения. И далее смотрим сколько мероприятий было реализовано, если есть не реализованные то каковы причины (неверное целеполагание, нехватка ресурсов...). Логика такая была...

[Надежда Антонова]

Процесс - это объект управления, включающий в себя различные виды деятельности, которые выполняются по определенным процедурам.
Должен заметить, что выделение процессов у Вас столь же традиционное, сколь и сомнительное с точки зрения реального управления бизнесом.

То есть процедура не может существовать отдельно от процесса? И Управление документированной информацией - это процесс. А результат этого процесса : обеспеченность пользователей актуальной документацией?.. Или единообразие/системность при управлении документацией

Мы с генеральным директором рассмотрели деятельность в компании. Исходили, в т.ч. и из того, что для него (директора) важно как для управленца, результатами каких процессов он считает важным управлять

[Андрей Горбунов]

Надежда Антонова
давайте, чтобы не путаться, сразу обговорим терминологию.
Слово "процесс" можем иметь различные значения. Если мы говорим о применении процессного управления, то процесс - это объект управления, включающий в себя различные виды деятельности, формирующие определенный результат. С другой стороны, я процессом могу назвать любое изменение (преобразование). Например, процесс перехода количества в качество, процесс дойки, процесс ознакомления, политический процесс и т.д.
Процедура - это, как мы можем прочитать в ISO 9000, "установленный способ осуществления деятельности". Поэтому вполне корректно будет высказывание "такой-то процесс осуществляется по такой-то процедуре (или таким-то процедурам)". Например, процесс приема пациента в стационар осуществляется в соответствии с процедурами оформления документов, первичного осмотра, размещения в палате.
Вот, Вы пишите "Управление документированной информацией - это процесс". Да, в том смысле, что это какие-то изменения/преобразования. А является ли это процессом в качестве объекта управления (с применением к нему, скажем, требований п. 4.4.1 ISO 9001) - зависит от организации.
Я, признаться, пока никак не пойму, в чем суть Вашей проблемы. Пока что мы обсуждаем чисто трактования терминов, но это не сущностный разговор.

[Роман Озеранский]

На данный момент принято решение выделить следующие процессы: Планирование и анализ, Управление персоналом, Управление инфраструктурой, Закупки, Продажи, Внедрение, Сопровождение. Вопрос же состоит в том, что такие процедуры как Управление документированной информацией, Управление рисками...

Надежда, а зачем Вашему директору понадобились процессы? Он же ведь без них жил? Жил. Ну и еще проживет . Чего ему не хватает? У него есть предприятие с организационной структурой, в этой структуре есть куча структурных подразделений, в подразделениях куча начальников. Вертикаль власти выстроена, большие начальники командуют средними, средние маленькими, маленькие простыми смертными. Каждый знает свое место в вертикали власти. И что самое главное - эта система работает . Кого клюнул петух в задницу, что понадобились процессы, да к тому же так криво определенные, как сугубо локально-оптимизированные.
Уж если и определять процессы, то межфункциональные, в границах системы менеджмента организации. Но даже и в этом случае, перед тем как их определять, нужно найти хороший ответ на вопрос - зачем их надо определять?

[Надежда Антонова]

Проблема в том, что мне кажется (я была уверенна в этом и не задавалась вопросом в течение 8 лет), что Управление документированной информацией это процедура, которая нужна для осуществления каждого из процессов, определенных компанией. А сегодня директор спросил а может ли процедура "существовать" сама по себе? Т.е. не быть "прикрепленной" к какому-то отдельному процессу. Например, процедура Решение технических вопросов, поступающих от сотрудников (название пока рабочее) это явно относится к инфраструктуре и ни к чему иному.

[Надежда Антонова]

Система на данный момент не очень то и системна. Жил, но ему жилось плохо. В ходе анализа деятельности компании выявлены дублирующиеся функции в разных отделах, было бы целесообразнее назначить одно конкретное должностное лицо за их реализацию. Хотелось бы, используя процессный подход, структурировать деятельность по логической последовательности действий. Поищу информацию в интернете о межфункциональных процессах.
Логика на сегодняшний день была такая: определили контекст организации, запланировали цели, управляем основными процессами (закупки, продажи, внедрение, сопровождение), поддерживают это процессы управления персоналом и инфраструктурой. В ходе всей деятельности осуществляется управление документированной информацией и рисками, мониторинг деятельности. Затем данные анализируются, на основании этого актуализируются цели. круг замкнулся.

[Роман Озеранский]

Хотелось бы, используя процессный подход, структурировать деятельность по логической последовательности действий.

Зачем? Какую конкретную проблему он собирается решать посредством процессного подхода? Заметьте, у нас в диалоге появился новый термин, были - процессы, а теперь уже появился процессный подход . Если директор не понимает зачем ему понадобились процессы в уже выстроенной и сложившейся организационной структуре, то без этого понимания лучше не начинать. Как только у директора появятся процессы, как объекты управления, у него тут же во весь рост вылезет двойное подчинение. Он к этому готов? Нет.

Поищу информацию в интернете о межфункциональных процессах.

Больше про межфункциональные процессы, чем на нашем форуме, Вы нигде не найдете. Соответствующий раздел здесь.

[Андрей Горбунов]

Надежда
не зацикливайтесь на терминах. Управление документацией может быть как процессом, так и процедурой - в зависимости от точки зрения. Например, женщина может быть матерью, официанткой, пассажиркой, пациенткой - причем одновременно - в зависимости от интересующего аспекта.
Если уж говорить о разнице в контексте ISO 9001, то рассматривая управление документацией, как процесс (объект управления), необходимо будет применить к нему все требования п. 4.4.1. Для процедуры этого не требуется. Но управлять ли документацией, как процессом, решает руководитель. Обычно эту технологию управления применяют для повышения эффективности.

[Роман Озеранский]

Планирование и анализ, Управление персоналом, Управление инфраструктурой, Закупки, Продажи, Внедрение, Сопровождение. Вопрос же состоит в том, что такие процедуры как Управление документированной информацией, Управление рисками... по сути интегрируются в каждый процесс и четко к какому-то одному не относятся

Смотрю еще раз на этот перечень процессов и не понимаю, зачем он нужен. Процессы и проекты должны кормить организацию, читай, должны иметь доходную часть, в противном случае они обуза, их самих надо содержать . Директор, он что, этого не понимает? Из "прибыльных" процессов тут есть только процесс Продажи и возможно Сопровождение (не знаю что это такое). Да и они локально-оптимизированные, а никак не межфункциональные. Как на остальных процессах директор собирается добывать эффективность, о какой говорит Андрей Горбунов, понятно что никак на них эффективность не наиграешь, они прибыли не приносят .
А вопрос взаимоувязывания процедур и процессов, совершенно искусственный.

[Радэ Бошкович]

Требование, иметь официальные копии стандартов, является произволом, или аудиторов, или клиента, или органа по сертификации. На самом деле, таких требований в самом стандарте нет. На самом деле, в организации может не быть ни одной копии стандарта, и сам стандарт может не знать никто. Это не значит, что организация автоматически не будет соответствовать требованиям.

Стандарт описывает организацию наподобие того, как теория музыки описывает музыку. Музыка существовала и до появления теории и многие музыканты понятия не имеют, что такое октава, но играть-то на инструменте они умеют. Аналогично, если деятельность организации соответствует стандарту, это не значит, что в организации должен быть талмуд с требованиями. Соответствие достигается за счет грамотного управления.

На вопрос, как организация ознакомляется с требованиями стандарта и как отслеживает его изменения, я всегда советовал клиентам отвечать: "Никак". Про первое нет требований, а про второе, сам ОС информирует всех своих клиентах об изменениях.