Сколько документов должно быть в СМК?

[Радэ Бошкович]

На днях разрабатывал общую модель СМК для пары медицинских организаций. Снова меня спрашивали, а сколько там документов должно быть все уверены, что СМК, это документы.

Действительно, а сколько документов должно быть? Оставив в стороне все разговоры о стандартах, сертификации или аккредитации, неопределенность понятий "документ", "должен", отсутствие контекста и прочее, этот вопрос для консультанта все-таки важен, потому что он не может бесконечно задерживаться в организации. По-моему, оптимальный срок реализации проекта с привлечением консультанта - 18 месяцев, минимальный 15, максимальный 24. Все остальное обман. В таком сроке консультант может провести только конечное количество консультаций, может дать только конечное количество советов и может помочь при разработке только конечного количества документов (вообще, консультант не должен помогать с разработкой документов, но так исторически сложилось, что он не может этого не делать). И если количество консультаций или советов зависит только от доступного времени (в сутках не больше 24 часов), то количество документов может быть любое в диапазоне 0-бесконечность. Поэтому, вопрос про количество документов правомочный, надо определить какое-то оптимальное количество, если это возможно.

По ходу проекта я строю модель процессов, не документов, а у меня она состоит из областей, которые считаю важным для обеспечения качества и безопасности и для реализации стратегических целей организации. Поскольку их все-таки необходимо задокументировать, я определяю какие документы действительно необходимы и привязываю их к процессу.

В итоге получается, что модель СМК для среднестатистической больницы где работает примерно 800 сотрудников у меня содержит порядка 300 документов, с тенденцией приближения к 500. Считаю это заниженным, внутреннее чутье говорит. что тут должно быть примерно 1000-1200 "документов СМК".

Вопрос простой - какие цифры получаются у вас?

[Роман Озеранский]

Действительно, а сколько документов должно быть?

Документов д.б. столько, чтобы система менеджмента (при помощи этих документов) управлялась результативно [эффективно].

надо определить какое-то оптимальное количество, если это возможно.

Проблема в том, что это невозможно, любая цифра будет ложная.

[Виталий Эйнула]

никогда не задумывался прежде. но считаю ,что имеется как минимум два подхода :
- документирование снизу , это когда есть уже некая деятельность, положительную, практику которой нужно задокументировать,чтобы воспроизводить
- документирование сверху, это когда необходимость документов напрямую прописана в ФЗ и спускаясь по документам вниз доходят, скажем, до управлении несоответствиями Пример: ФЗ..- ПНАЭГ.. - РД ЭО.. или ФЗ - ПОТ .. - инструкция или приказ по охране труда..

[Радэ Бошкович]

Коллеги, я сам консультант, мастер общих мест и размытых ответов. Давайте ближе к натуральным числам.

[Гаврилов Юрий]

"сколько иголок на конце у черта"

Исходя из постулата, что может существовать 1 документа на 500 страниц и 100 документов по 5 страниц - Х.З. И 1 и 100 содержат ровно одинаковое количество информации.

[Виталий Эйнула]

Давайте ближе к натуральным числам.

тогда я пас. не владею такой информацией.

[Максим Иванович]

примерно 800 сотрудников у меня содержит порядка 300 документов, с тенденцией приближения к 500. Считаю это заниженным, внутреннее чутье говорит. что тут должно быть примерно 1000-1200 "документов СМК"

Давайте начнем с уточнения терминологии. Что вы здесь понимаете под "документами СМК"? Только документированные процедуры или вообще все документы, включая положения о подразделениях, должностные инструкции, записи, организационно-распорядительные документы, документы иных СМ (охрана труда, информационная безопасность и т.д.)?

[Радэ Бошкович]

Да не хочу я ничего уточнять, в моем первом сообщении я поставил все ограничения. Давайте сделаю проще: сколько "документов СМК" числится в вашем "Реестре документов СМК"_? Номером, можно без слов.

[Максим Иванович]

Давайте сделаю проще: сколько "документов СМК" числится в вашем "Реестре документов СМК"_? Номером, можно без слов.

У меня нет единого "Реестра документов СМК". Более того, считаю это показателем бумажной системы. Каждый вид документов имеет свой отдельный учет.
Сейчас в моей организации порядка четырех десятков документированных процедур (на полторы сотни человек). Работал в организации численностью более 10 тыс.чел. с количеством документированных процедур порядка 300 шт.

[Радэ Бошкович]

Спасибо, это уже по теме.

[Евгений Жуков]

Вуз: 2000 студентов, 150 сотрудников
Около 900 разных документов (методики, положения, протоколы)

[Роман Озеранский]

Коллеги, раз уж пошла такая пьянка, то надо сказать что т.н. СМК - это подсистема или часть системы менеджмента в целом. И мой вопрос прост - почему мы говорим только про СМК и документы СМК? А остальные подсистемы, это чье ?

[Максим Иванович]

протоколы

это ведь записи? Записи я вообще считать не берусь, особенно для создаваемых исключительно в электронной виде.

[Максим Иванович]

СМК - это подсистема или часть системы менеджмента в целом. И мой вопрос прост - почему мы говорим только про СМК и документы СМК? А остальные подсистемы, это чье ?

так я у Радэ это и хотел выяснить

Что вы здесь понимаете под "документами СМК"?

а документы иных СМ (охрана труда, информационная безопасность и т.д.)?

[Евгений Жуков]

протоколы

Записи я вообще считать не берусь

Ну а в Вузе деваться некуда - журналы-ведомости-зачётки-хвостовки

[Поденков Андрей]

Немного по другому.
документов СМК 6-9, остальное обязательные требования законодательных отраслевых требований. которые априори должна компания исполнять и вести по ним записи.
СМК - надстройка которая вносит небольшие коррективы в привычный образ ведения деятельности.

[Михаил Шустер]

"Перечень документов эксплуатирующей организации" - том, толщиной 3 см
Пособие по аттестации, билеты с ответами - 5 см
Раздел "Должен знать" Должностной инструкции среднего начальника - листов 10
У меня поллиста. Меньше просто постеснялся. На самом деле я не помню, что там написано
Сам считаю детальную регламентацию вредом, заблуждением. Нужны какие-то реперные точки для взаимодействия
Остальное люди должны уметь
(сам в прошлом-оператор АЭС на всех должностях, от нижней до верхней)

[Радэ Бошкович]

Вероятно больше ответов не будет, спасибо всем. Теперь объясню зачем мне потребовалась такая информация. Я пытался определить, как выстроить свою работу, как консультанта. При условии, что я посещаю организацию на пять дней каждый месяц, и принимая во внимание, что мой рабочий день состоит из шесть часов консультаций и обучения, то общее количество часов, которое я продаю организации, составляет 6х5х18=540. Из этого количества я могу максимально 40% времени выделить для оказания помощи при написании конкретных документов, т.е. не более 216 часов. В итоге получается, что при всем моем желании я могу помочь с разработкой не более 110-120 документов, вероятно даже меньше, или около 25%-30% всего ожидаемого количества.

Теперь вопрос: как определить приоритеты и разделить обязанности, типа: "Эти сделаю я, эти сделаете вы с моей помощью, а эти сделаете вы без моей помощи"?

BTW , вероятно я уже говорил про больницу, чья "документация СМК", состоит из восьми документов по ИСО 9001:2008. И они действительно думают, что этого достаточно.

[Андрей Козин]

В нашем руководстве по качеству ссылки на 72 нормативных документа. Ссылок на должностные инструкции нет.
Организация 180 чел. Проектирование и производство собственной продукции, реализация ее через собственную торговую сеть.

[Максим Иванович]

вероятно я уже говорил про больницу, чья "документация СМК", состоит из восьми документов по ИСО 9001:2008. И они действительно думают, что этого достаточно.

Опять же, смотря что понимать под документацией СМК. Практически любая организация (а уж медицинская - точно), не слышавшая про ИСО и СМК, имеет какой-то набор документации, обязательной в силу законодательных, отраслевых, лицензионных, контрактных требований.
Вопрос в необходимости ее доводки до требований выбранного стандарта на СМК, а также в разработке отсутствующих обязательных процедур.