Сколько документов должно быть в СМК?

[Михаил Шустер]

"Эти сделаю я, эти сделаете вы с моей помощью, а эти сделаете вы без моей помощи"?

1. Вы лично делаете по одному документу в серии, которые а) никогда не делались раньше, в) делались не так, как надо
Уверен, Вы видели, как много людей впадает в ступор перед непонятным. Они хотят двигаться в привычном русле
2. Вы прописываете требования к документу и проводите обучение в том или ином виде
3. Вы прописываете тезисно документ, одна страничка, отдавая его на доработку
4. Вы помогаете человеку написать документ (по вашему образцу) в первый раз, потом он будет делать это сам
5. Вы уменьшаете количество людей, с которыми должны лично проработать впервые. Усиливаете специализацию тех, с кем работаете
6. Вопрос "нужен-или-нет" документ очень продуктивен для совместного обсуждения. Если есть малейшая возможность обойтись без документа, надо без него обойтись
7. Вместо документов очень продуктивна бывает автоматизированная система. Справочники, шаблоны, маршруты - все это делается (хорошо) один раз и надолго для всех процессов. Я называю это "выносить за скобки". В противном случае, это будет (плохо) делаться каждый раз в каждом процессе
Шаблоны, бланки, чек-листы обладают тем же эффектом и без автоматизации - их надо один раз хорошо продумать и валидировать командой

[Андрей Козин]

Справочники, шаблоны [записей], маршруты [движения записей] - все это делается (хорошо) один раз и надолго для всех процессов.

Очень поддерживаю. Даже без автоматизированной системы.
В 2007 году в нашей организации для управления несоответствующей продукцией был Лист несоответствия и Журнал регистрации несоответствий. Инструкцию по управлению несоответствиями мы разработали только перед сертификацией на требования ИСО 9001. Примерно тогда же внедрили и электронный документооборот по управлению несоответствиями.

[Радэ Бошкович]

Михаил, спасибо, я так и делаю, добавлю только, что в условиях ограничения времени реализации проекта я могу помочь при создании только скелета системы, добавление мышц и мягких тканей будет уже задача организации, но я должен обозначить направления.

Еще одна причина, почему я вернулся к документам: вот именно сейчас сижу в организации, где куча всевозможных документов, журналов, записей. Никто ничего не читает и не использует в целях улучшения, но все усердно пишут. Никто не предпринял осознанную попытку уменьшить количество документации даже на один журнал. При наличии неплохой информационной системы они все возмутились, когда я предложил, выбросить бумажную документацию полностью и сказал, что титульный лист, подпись директора на первом листе, лист содержания, лист изменений, лист согласования и лист ознакомления надо убрать. Объяснение одно: "Это же Россия!"

Поэтому, я ищу пути реализации моих проектов где не пришлось бы заставлять несчастных сотрудников делать бессмысленную работу. Ищу, но на успех не рассчитываю.

[Роман Озеранский]

Коллеги практики (и консультанты), а как вы [совместно с менеджментом], определяете сколько документов д.б. в системе, есть методика?

[Максим Иванович]

а как вы [совместно с менеджментом], определяете сколько документов д.б. в системе, есть методика?

Обязательные документы, требуемые:
а) законодательством;
б) отраслью;
в) договорами;
г) выбранным стандартом на СМ.

+ добровольно разрабатываемые документы, необходимые организации для упорядочения какой-либо деятельности.

ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 "Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества":

Степень документирования системы менеджмента качества организации может различаться в зависимости от следующих факторов :
a ) размера и видов деятельности организации ;
b ) сложности процессов и форм их взаимодействия ;
c ) компетентности персонала .

Поэтому единых методик тут нет.

[Виталий Эйнула]

Коллеги практики (и консультанты), а как вы [совместно с менеджментом], определяете сколько документов д.б. в системе, есть методика?

это бессмысленно, по крайне мере штатному работнику любой организации.Если заказчик услуги спрашивает у консультанта про количество документов, то понятно, зачем ему консультант