Внутренний аудит подразделений АХЧ в вузе

[Игорь Горюнов]

Уважаемые коллеги! Есть ли у кого опыт проведения внутренних аудитов в вузе в подразделениях административно-хозяйственной части? У нас грядет ресертификация на новую версию стандарта, поэтому мы должны охватить внутренним аудитом и подразделения, реализующие вспомогательные процессы, т.е. АХЧ. Проверяться будут отдел государственных закупок, отдельно материально-технического снабжения (склад), хозяйственное управление (занимается уборкой помещений и аудиторий), управление капитального строительства и ремонта.

[Евгений Жуков]

Такой опыт есть
Что Вас смущает в преддверии аудита АХЧ?

[Игорь Горюнов]

Смущает: вопросы, задаваемые при аудите перечисленных подразделений. Часть вопросов мы с коллегами прикинули, но хотелось бы это дело расширить

[Поденков Андрей]

И что же нового может быть в АХЧ, в отличии от друих организаций.
Инфраструктура
производство
и тд

то же что и везде, нового наврядли обнаружите.
Единственное завязка по уборке помещений в зависимости от графика учебного процесса.
для этого подразделения АХЧ - сами заказчики (ВУЗ) и он же потребитель.
исходя их этого задал бы вопрос типа:
Как вы считаете эффективна ваша работа по снабжению кафедр и каким образом вы осуществляете оценку собственной деятельности.

[Евгений Жуков]

Смущает: вопросы, задаваемые при аудите перечисленных подразделений. Часть вопросов мы с коллегами прикинули, но хотелось бы это дело расширить

Давайте расширять совместно
Начнём с Методик (Процедур), деятельность этого подразделения регламентирующих. И попутно заглянем в иерархию этого подразделения. Если такие документы есть, то будем анализировать их текст. Если нет - то вот и первый вывод по аудиту: "Указанные документы надо делать и утверждать"
Такой вывод сразу становиться и первым, и последним и окончательным. Аудит можно признать успешным и результативным

[Игорь Горюнов]

Получился такой перечень вопросов в результате мозгового штурма )

Хозяйственное управление

1. Политика вуза в области качества. Доведена ли до сотрудников под роспись?
2. Номенклатура дел?
3. Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Доведены ли до сотрудников под роспись? Есть ли раздел, посвященный охране труда?
4. Как контролируется выполнение работниками своих должностных обязанностей?
5. Планы работы подразделений (в том числе входящих в него отделов). Как осуществляется контроль выполнения планов?
6. Как отслеживается качество выполнения работ сотрудниками подразделения?
7. Как осуществляется реагирование на замечания и пожелания сотрудников вуза (по уборке помещений, территории и т.д.)?
8. Сформулированы и удовлетворяются ли требования к чистоте помещения, к влажности и температуре и т. д.? Графики уборки, графики проведения сезонных работ? Какова периодичность проведения уборки коридоров, помещений общего пользования и т.д.? Порядок подготовки к сезонным работам?
9. Оснащенность инвентарем? Периодичность обновления?
10. Проведена ли идентификация материалов и реактивов используемых при уборке помещений? Кто за это отвечает?

Отдел государственных закупок

1. Политика вуза в области качества. Доведена ли до сотрудников под роспись?
2. Номенклатура дел?
3. Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Доведены ли до сотрудников под роспись? Есть ли раздел, посвященный охране труда?
4. Как контролируется выполнение работниками своих должностных обязанностей?
5. Планы работы подразделений (в том числе входящих в него отделов). Как осуществляется контроль выполнения планов?
6. Как учитываются заявки на закупку материальных ценностей? Определены ли сроки прохождения заявок?
7. Степень внедрения информационной системы «Закупки»?
8. Документированная процедура «Закупки», содержащая порядок реализации данного процесса? Порядок оформления заявки? Порядок составления конкурсной документации на проведение торгов?
9. Взаимодействие между подразделениями, участвующими в реализации процесса «Закупки»?
10. Каков порядок прохождения государственных контрактов, заключенных университетом с Исполнителями? (кто визирует, где хранятся оригиналы? кому направляются копии?)

Отдел материально-технического снабжения

1. Политика вуза в области качества. Доведена ли до сотрудников под роспись?
2. Номенклатура дел?
3. Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Доведены ли до сотрудников под роспись? Есть ли раздел, посвященный охране труда?
4. Как контролируется выполнение работниками своих должностных обязанностей?
5. Планы работы подразделений (в том числе входящих в него отделов). Как осуществляется контроль выполнения планов?
6. Сформулирован ли порядок приема товаров на склад и отпуска товаров подразделениям вуза? Как осуществляется взаимодействие с подразделениями по вопросам материально-технического снабжения? Сроки сдачи документов материально ответственными лицами на склад?

Думаю, что этого будет достаточно.

[Роман Озеранский]

Получился такой перечень вопросов в результате мозгового штурма )
Думаю, что этого будет достаточно.

IMHO такие вопросы, как и сам аудит, ценности не приносят.
Критика на вскидку:
1. Вопросы типа - Политика вуза в области качества. Доведена ли до сотрудников под роспись? (аналогично с ПСП и ДИ) Вызовут у сотрудников встречные вопросы, а зачем ее доводить под роспись? И я не уверен, что у вас есть хороший ответ на него. Да и с требованием не понятно, оно есть в вашей организации?
2. Все ваши вопросы начинающиеся с "Как", например - Как учитываются заявки на закупку материальных ценностей? Определены ли сроки прохождения заявок?, говорят о том, что аудитор не знает внутренних документов компании и идет на аудит неподготовленным. Ваша задача, как аудитора, не выяснять как делается та или иная работа, а есть соответствие/несоответствие деятельности по отношению к требованиям или нет.
3. "Голые фразы" в вопроснике, типа Номенклатура дел? Оснащенность инвентарем? Периодичность обновления? Степень внедрения информационной системы "Закупки"? – это не вопросы, а реплики, к тому же, ни о чем.

Вывод: Такой аудит лучше не проводить, это дискредитация и себя как специалиста и внедренной системы (если там что-то вообще внедрено). У меня есть подозрение, что по основной деятельности аудиты проходят в таком же ключе.
Рекомендация: Перед тем как идти на аудит, вы должны сформулировать установленные (ВНД, ISO 9001...) требования и проводить проверку на соответствие этим требованиям, а не хотелкам/понятиям аудитора.

[Игорь Горюнов]

Роман, с критикой в целом согласен, и до совершенной СМК нашей организации еще предстоит проделать большой путь. Тем не менее, даже такой аудит встряхивает коллектив проверяемых подразделений, приносит определенные плоды, и при последующих проверках улучшения в подразделениях налицо (это из опыта).

[Поденков Андрей]

А самое лучшая встряска, обменяйтесь аудиторами с соседним ВУЗом.
И опыт и обмен информацией.

[Евгений Жуков]

Получился такой перечень вопросов в результате мозгового штурма

Вопросы хорошие для проверки руководителя подразделения

У низовых исполнителей целесообразней спрашивать по тем процессам, в которых они принимают участие. Например, экспедитору совсем необязательно знать о политике и целях в области качества для всего вуза. Ему бы знать цели для процесса "Получение, экспедиция и передача материальных ценностей" - вот и любо
А можем взять плотника или электрика:
1. Как получают заявки на ремонт
2. Как получают ЗИП для выполнения ремонта
3. Где фиксируют сроки выполнения ремонта
4. Кто принимает выполненную работу
5. Графики планово-предупредительного ремонта

[Татьяна Федотова]

Не осилила все ответы участников, но не забывайте, что при проверке процесса лучший помощник аудитора - схема "черепаха". Также не забывайте спрашивать о целях, их достижениях и корректирующих действиях. Принцип PDCA - это основа основ СМК!

[Евгений Жуков]

лучший помощник аудитора - схема "черепаха"

Типа вот?

[Надежда Лихова]

Не осилила все ответы участников, но не забывайте, что при проверке процесса лучший помощник аудитора - схема "черепаха"!

Что-то знакомое! Где-то я это уже слышала...