Аудит требований инструкции по делопроизводству

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Александр Белинский » 27 май 2009, 11:58

Здравствуйте!

В нашей организации мы только приступаем к разработке документации СМК.
В начале года была внедрена Инструкция по делопроизводству. Она касается входящей, исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов.
Месяц назад был проведен аудит выполнения требований этой инструкции, который включал в себя как требования по оформлению документов (самих писем, приказов, журналов регистрации документов), так и требования по движению документов (передача из подразделения в подразделение).

Возник вопрос. А к какому элементу ИСО можно отнести данную проверку? Я отнес ее к п.4.2.4 Управление записями. Все замечания я отнес к разделу 4.2.4.

Есть у кого-нибудь опыт проведения такого аудита? К какому элементу стандарта ИСО 9001 вы относите несоответствия (замечания), выявленные при подобном аудите?

Заранее спасибо!
Александр Белинский
 

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Роман Озеранский » 27 май 2009, 12:20

Александр Белинский писал(а):Возник вопрос. А к какому элементу ИСО можно отнести данную проверку?

А что изменится, если это будет отнесено к какому то другому пункту?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35193
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 269 раз.

Сообщение Александр Белинский » 27 май 2009, 12:24

По большому счету, ничего не изменится.
Это вопрос оформления, а не сути.

Однако! Все же интересно (раньше я никогда не проводил аудит выполнения требований делопроизводства) - куда в этом случае относят несоответствия?
Александр Белинский
 

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Кольцов Олег » 27 май 2009, 12:29

Роман Озеранский писал(а):А что изменится, если это будет отнесено к какому то другому пункту?

Роман, это всего лишь очередная демонстрация понимания системы. В организации явно две процедуры управления документацией - эта инструкция по делопроизводству и ДП по документации СМК. Однако двуголовые мутанты в природе не живут. ;)
Вопрос именно в управлении документацией!
И где народ такую траву берет, относя правовые приказы и прочие распорядительные документы к записям? :D
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Александр Воробьёв » 27 май 2009, 12:46

Кольцов Олег писал(а):И где народ такую траву берет, относя правовые приказы и прочие распорядительные документы к записям? :D

Олег

без травы, интуитивно по ISO 15489-1:2001, cl.3.15-
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Кольцов Олег » 27 май 2009, 13:10

Александр Воробьёв писал(а):без травы, интуитивно по ISO 15489-1:2001, cl.3.15-

Александр,
не понял Вашей ссылки. В этом, принятом как ГОСТ Р, доке ИСО объединены раздельные по ИСО 9000 термины документы и записи.
3.3 документ (document, records): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Но вопрос принципиального понимания того, что есть документ, а что есть запись, остался! ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Александр Белинский » 27 май 2009, 13:49

Не совсем понял ссылки на 15489. Можете пояснить?
И сразу новый вопрос - требования этого стандарта обязательны?
Александр Белинский
 

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Светлана Аксенова » 27 май 2009, 14:12

Кольцов Олег писал(а):И где народ такую траву берет, относя правовые приказы и прочие распорядительные документы к записям? :D

Если под записью понимать свидетельство осуществленной деятельности, то приказ вполне можно отнести к записям. Это свидетельство принятия управленческого решения.
Светлана Аксенова
 
Сообщения: 720
Зарегистрирован: 16 авг 2006, 09:07
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 28 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Кольцов Олег » 27 май 2009, 14:47

Светлана Аксенова писал(а):Если под записью понимать свидетельство осуществленной деятельности, то приказ вполне можно отнести к записям. Это свидетельство принятия управленческого решения.

Светлана!
Тогда все ДП - свидетельства регламентации процессов! :P
То есть тоже записи. А бред начался с изобретения термина "Документация СМК" и его понимания как отдельной системы документации. Оборотная сторона универсальности ИСО 9000, устанавливающей требования к СМК даже для организаций, в которых может не быть классического делопроизводства. ;)
Приказ или иной правовой акт или распорядительный документ принципиально не может быть записью! Это документ! Записью может считаться его лист согласования. :P
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Андрей Волков » 27 май 2009, 15:12

можно 4.2.3, так как там есть отсыл в 4.2.4
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 27 май 2009, 19:01

Андрей Волков писал(а):можно 4.2.3, так как там есть отсыл в 4.2.4

Точнее нужно по 4.2.3 с переходом на 4.2.4 по документам, не являющимися нормативными и относимыми к записям.
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Re: Аудит требований инструкции по делопроизводству

Сообщение Александр Воробьёв » 28 май 2009, 00:07

Кольцов Олег писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):без травы, интуитивно по ISO 15489-1:2001, cl.3.15-

Александр,
не понял Вашей ссылки. В этом, принятом как ГОСТ Р, доке ИСО объединены раздельные по ИСО 9000 термины документы и записи.
3.3 документ (document, records): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Но вопрос принципиального понимания того, что есть документ, а что есть запись, остался! ;)

Олег

Термины ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и ISO 15489-1:2001 существенно различаются...
в если в ГОСТ Р -- один термин -- документ (document, records), то в ISO два совершенно различных...
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 28 май 2009, 09:50

Александр, вот что значит не посмотреть первоисточник! :)
А ведь сам когда то его выкладывал! ;)
Правда давно с ним не работал, искать надо куда заархивировал. ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.


Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2



cron