Аудит бух.,юр.отдела, сл.безопасности?

[Анастасия Сечко]

Анастасия, У вас что в этой теме, что здесь http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=7249 - системные вопросы, никто не хочет работать, народ не вовлечен. Вам надо вести диалог с высшим менеджментом, эти вопросы могут быть решены только там. Вы общались с руководством, что оно думает по этому поводу?

сложно всё сейчас... кризис... хочется заняться сокращением издержек, но что посокращаешь если количество заказов упало?..
после обучения у меня возникли мысли по поводу того, чтобы заразить идеей "маленьких шажков" тех, кто сам работает на производстве, есть ведь время подумать надо улучшением, совершенствованием... но, боюсь, умы полнятся кризисом и никому это не будет нужно... кроме меня...

[Роман Озеранский]

сложно всё сейчас... кризис...
... но, боюсь, умы полнятся кризисом и никому это не будет нужно... кроме меня...

А когда было легко, у вас что до кризиса народ был вовлечен? Улучшать деятельность можно всегда, было бы желание

[Анастасия Сечко]

сложно всё сейчас... кризис...
... но, боюсь, умы полнятся кризисом и никому это не будет нужно... кроме меня...

А когда было легко, у вас что до кризиса народ был вовлечен? Улучшать деятельность можно всегда, было бы желание

Роман, а не подскажите где можно взять примерный список вопросов для перечисленных мною служб?
Помимо наличия в данных подразделениях необходимых документов СМК, всяких положений/инструкций, необходимых для их работы, что еще можно проверить?

может, кто поделится своими вопросниками/чек-листами?

[Роман Озеранский]

может, кто поделится своими вопросниками/чек-листами?

Анастасия, вы можете провести аудит соответствия или аудит адекватности.
Т.к. вы ранее писали, что деятельность ваших подразделений документально не регламентирована, то аудит соответствия можно провести на соответствие ISO 9001, тут нет никаких проблем. С аудитом адекватности, все сложнее, т.к. надо быть мало-мальским специалистом в аудируемых областях деятельности, причем специалистом не с абстрактными знаниями, а со знаниями в привязке именно к вашей организации. Но вы то ожидаете общих вопросов, а на аудите адекватности они не катят.

[Анастасия Сечко]

может, кто поделится своими вопросниками/чек-листами?

Анастасия, вы можете провести аудит соответствия или аудит адекватности.
Т.к. вы ранее писали, что деятельность ваших подразделений документально не регламентирована, то аудит соответствия можно провести на соответствие ISO 9001, тут нет никаких проблем. С аудитом адекватности, все сложнее, т.к. надо быть мало-мальским специалистом в аудируемых областях деятельности, причем специалистом не с абстрактными знаниями, а со знаниями в привязке именно к вашей организации. Но вы то ожидаете общих вопросов, а на аудите адекватности они не катят.

так с деятельностью подразделений я в целом знакома - не один год на предприятии работала, да пару лет из них начальником коммерческого отдела.
мне-бы от чего оттолкнуться, кто какие вопросы задавал в подобных подразделениях?

[Кольцов Олег]

Анастасия!
Я где то на форуме свой алгоритм анализа любого процесса скидывал.
Универсальный чек-лист!

[Анастасия Сечко]

Анастасия!
Я где то на форуме свой алгоритм анализа любого процесса скидывал.
Универсальный чек-лист!

Олег! Поделитесь со страждующими?
(можно файлом на мыло, в аську, в личку, ссылкой,..)

[Кольцов Олег]

Анастасия!
Повторяю по Вашей просьбе:
Анализ процессов системы менеджмента качества и данных о них производится по следующему алгоритму:
1. Идентификация процесса (группы процессов)
1.1. Название процесса (группы процессов)
1.2. Реализуемые элементы модели системы менеджмента качества
1.3. Владелец процесса (группы процессов)
1.4. Смежные взаимодействующие процессы
1.5. Место проведения процесса (группы процессов)
1.6. Подразделение, выполняющее процесс (группу процессов)
1.7. Персонал, отвечающий за качество процесса (группы процессов)
1.8. Персонал, отвечающий за контроль качества процесса (группы процессов)
2. Входящие элементы
2.1. Наименования входящих элементов
2.2. Свойства на входе
2.3. Определение требований к элементам
3. Деятельность
3.1. Началом процесса является
3.2. Место начала процесса
3.3. Фиксация начала процесса (кем, где)
3.4. Фиксация информации о начале процесса (время и источник)
3.5. Вид и форма полученной информации
3.6. Фиксированные контрольные точки процесса
3.7. Контрольные точки контроля качества процесса
3.8. Фиксация окончания процесса (кем, где)
3.9. Информация об окончании процесса
3.10. Вид и форма информации об окончании процесса
4. Выходящие элементы
4.1. Наименования выходящих элементов
4.2. Свойства (параметры) выходящих элементов
4.3. Определение требований к выходящим элементам
5. Ресурсы для обеспечения процесса (планируемые, фактические, требуемые, доступные)
5.1. Персонал
5.2. Материальные ресурсы
5.3. Информационные ресурсы и применяемые нормативные документы
5.4. Используемые каналы связи
6. Управление и корректировка
6.1. Как определено управление процессом
6.2. Как нормировано управление процессом
6.3. Лицо(а) проводящее анализ качества процесса
6.4. Лицо(а), имеющие право на корректирующее и/или предупреждающее действие
6.5. Применяемые корректирующие и/или предупреждающие действия
6.6. Определение порядка применения корректирующих действий
6.7. Вид и форма используемых отчётов и протоколов (о начале, течении, окончании процесса, имеющихся несоответствиях, проблемах, аналитический за период)

[Анастасия Сечко]

Олег, спасибо!

вот пример вопросов для проверки канцелярии, мои наброски.
посмотрите пожалуйста и поправьте, а я на основе ваших правок смогу уже набросать вопросы для юр.отдела и других подразделений.

1. Знакомы ли Вы с Политикой в области качества?
2. Какими документами определены Ваши обязанности и ответственность?
3. Каковы Ваши обязанности, ответственность и полномочия?
4. От каких подразделений получаете задания, документы? Какие требования предъявляете ко входящим от других подразделений документам?
5. Кому поставляете документы?
6. Какие записи ведете в процессе работы (журналы, протоколы, акты)?
7. Какие документы подлежат хранению у референта-переводчика?
8. Подлежат ли хранению у референта-переводчика подлинные экземпляры: входящих писем, товарных накладных, договоров с заказчиками, исходящих писем заказчикам? Если некоторые не подлежат — укажите куда они направляются.
9. Где хранятся Ваши копии документов СМК?
10. С какими проблемами сталкиваетесь в работе?
11.Что необходимо для более качественного выполнения своей работы?

[Роман Озеранский]

Это вопросы аудита адекватности. ИМХО тут что то не то. Вы написали что система у вас внедрена и тем более сертифицирована, а вопросы все, кроме 11 (который уместен всегда) для системы менеджмента зачаточного уровня. Если вы как аудитор не знаете на них ответов, а тем более их не знают аудируемые (иначе зачем их задавать), то что же тогда внедрено. Вам нужны вопросы из разряда "Соответствует ли система/процессы/деятельность требованиям", а для этого уже должны быть определены и выполняться! требования (или на худой конец воспользоваться требованиями 9001).

[Анастасия Сечко]

Это вопросы аудита адекватности. ИМХО тут что то не то. Вы написали что система у вас внедрена и тем более сертифицирована, а вопросы все, кроме 11 (который уместен всегда) для системы менеджмента зачаточного уровня. Если вы как аудитор не знаете на них ответов, а тем более их не знают аудируемые (иначе зачем их задавать), то что же тогда внедрено. Вам нужны вопросы из разряда "Соответствует ли система/процессы/деятельность требованиям", а для этого уже должны быть определены и выполняться! требования (или на худой конец воспользоваться требованиями 9001).

ответы на них я знаю, надеюсь, что знает и аудитируемый (он, как и юр.отдел, как и сл.безопасности будет аудитироваться впервые).
это будет мой первый аудит...

Вопросы из разряда "Соответствует ли система/процессы/деятельность требованиям" - это вроде они и есть. я посмотрела что в СТО "Управление документацией" написано про обязанности канцелярии, немного перефразировала и задала вопросы.

[Кольцов Олег]

я посмотрела что в СТО "Управление документацией" написано про обязанности канцелярии, немного перефразировала и задала вопросы.

Анастасия! Процесс делопроизводства значительно шире обязанностей канцелярии.
Почитайте стандарт по управлению документацией:
http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=7197
Рекомендую также сравнить ваш СТО с общей Инструкцией по делопроизводству (если она есть).

[Александр Воробьёв]

я посмотрела что в СТО "Управление документацией" написано про обязанности канцелярии, немного перефразировала и задала вопросы.

Анастасия! Процесс делопроизводства значительно шире обязанностей канцелярии.
Почитайте стандарт по управлению документацией:

У вас это процесс,
и по сути это сквозной процесс, проходящий через всю организацию...

[Роман Озеранский]

немного перефразировала и задала вопросы.

Я бы поступил по другому.
Типа, уважаемые коллеги есть такое то требование, давайте посмотрим как вы его выполняете. При такой постановке все сразу ясно.

[Анастасия Сечко]

провела я аудиты.
подскажите, если в бухгалтерской службе не обнаружились должностные инструкции - выдавать уведомление или несоответствие?

[Роман Озеранский]

подскажите, если в бухгалтерской службе не обнаружились должностные инструкции - выдавать уведомление или несоответствие?

А наличие ДИ является требованием вашей организации?

[Анастасия Сечко]

А наличие ДИ является требованием вашей организации?

в структуре документации СМК они указаны документами 2-го уровня, в руководстве по качеству ничего об этом не сказано

[Роман Озеранский]

А наличие ДИ является требованием вашей организации?

в структуре документации СМК они указаны документами 2-го уровня, в руководстве по качеству ничего об этом не сказано

Этот ответ ни о чем не говорит, еще раз, наличие ДИ является требованием вашей организации? Да/Нет
Вы же аудитор, ваши вопросы и ответы должны быть максимально точны и корректны.

[Анастасия Сечко]

наличие ДИ является требованием вашей организации? Да/Нет

ДА

[Роман Озеранский]

наличие ДИ является требованием вашей организации? Да/Нет

ДА

Ответ очевиден, это несоответствие.