Аудит бух.,юр.отдела, сл.безопасности?

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Кольцов Олег » 06 мар 2009, 10:23

Анастасия Сечко писал(а):подскажите, если в бухгалтерской службе не обнаружились должностные инструкции - выдавать уведомление или несоответствие?

Анастасия!
Я наверное в сотый раз на этом форуме повторю, что ДИ не предусмотрены трудовым законодательством. ;)
А это несоответствие с точки зрения процессного подхода (если оно для Вас важно) скорее всего будет звучать так: Не установлены квалификационные требования и должностные обязанности персонала бухгалтерии.
Обратите внимание, что требования к главбуху и организации бухгалтерского учета установлены и в законах! :P
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 10:27

Роман Озеранский писал(а): Ответ очевиден, это несоответствие.
может, Вы еще мне какой вопрос зададите, чтобы я поняла существенное ли оно или несущественное (нам ОС говорил подразделять) и еще вопрос - вроде ничем не регламентируется оформление несоответствий, т.е. можно не обязательно в выданной ОС форме, но и в свободной форме, в заключении написать?
Анастасия Сечко
 

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 10:42

еще вопрос.
дико извиняюсь, но это мои первые аудиты (по мимо бухгалтерии, где обнаружилось отсутствие ДИ, сл. безопас., где работе с документами можно позавидовать и юр.службы, кот., как оказалось, нигде не прописана как таковая, но учавствует в работе с договорами, я еще и провела аудит в секретариате).
секретарь осуществляет регистрацию корреспонденции в электронном журнале. Это его записи (которые не входят в перечень обязательных записей, перечисленных в СТО "Управление записями").
Электронный журнал - довольно устаревшая программа, из которой не распечатываются данные и не создается их резервное копирование. Т.е. в случае сбоя программы, данные могут быть утеряны. Здесь нарушение п.4.2.4. ГОСТа Р ИСО 9001-2001 в части восстанавливаемости записей.
Выдаю незначительное несоответствие, инициируем совместно с секретарем КД по доработке программного обеспечения/его покупке, держу на контроле. Все правильно?
Анастасия Сечко
 

Сообщение Кольцов Олег » 06 мар 2009, 10:59

Анастасия!
ИСО 9001 в вопросах делопроизводства не догма, а руководство к действию. :) В нем перечислены минимально необходимые для сертификации документированные процедуры и записи, в реальности количество этих процедур и записей определяет сама организация и их, как правило, в несколько раз больше. ;)
Кстати, сказанное Вами требование об обязательности ДИ может быть легко оспорено в суде. :)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Андрей Волков » 06 мар 2009, 11:05

Анастасия Сечко писал(а): вопрос - вроде ничем не регламентируется оформление несоответствий, т.е. можно не обязательно в выданной ОС форме, но и в свободной форме, в заключении написать?

Откройте вашу документированную процедуру по проведению внутреннего аудита, там это должно быть
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 06 мар 2009, 11:05

Я не знаю что такое существенное или несущественное несоответствие, с точки зрения вашего ОС, все зависит от установленных критериев (да и вообще, если это рекомендация ОС, насколько она обязательна к выполнению?)
Многие ОС играют в эти игры (по поводу существенности), считаю все это необоснованным и зависящим от критерия. Измени критерий, и существенное тут же станет ничтожным.
Я подхожу с других позиций, если есть требование (не важно какое) и оно не выполняется, то это несоответствие. Все остальное может проходить только под эгидой рекомендаций по улучшению деятельности.
Оформление несоответствий должно производиться не в каких то формах от ОС, а по обязательной документированной процедуре (требование ISO 9001 п.8.2.2б), как там у вас написано, так и оформляйте.
Еще раз повторю, вы очень зависимы от ОС и действуете с оглядкой на него. У вас должна быть своя внятная и жесткая позиция, и я не понимаю почему ее нет.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35168
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 11:19

Кольцов Олег писал(а):Кстати, сказанное Вами требование об обязательности ДИ может быть легко оспорено в суде. :)
так судиться-то никто и не собирается, результаты внутреннего аудита ведь не могут быть средством наказания, не так ли? ;)
Анастасия Сечко
 

Сообщение Андрей Волков » 06 мар 2009, 11:23

Анастасия Сечко писал(а):
Кольцов Олег писал(а):Кстати, сказанное Вами требование об обязательности ДИ может быть легко оспорено в суде. :)
так судиться-то никто и не собирается, результаты внутреннего аудита ведь не могут быть средством наказания, не так ли? ;)

а это уж как у вас поставлено. Бывает, что и могут
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 11:24

Андрей Волков писал(а):
Анастасия Сечко писал(а):
Откройте вашу документированную процедуру по проведению внутреннего аудита, там это должно быть
ой, спасибо большое :) как же я про нее-то забыла :D там прописана форма, которая отличается от рекомендованной ОС и от того, что было на самом деле. а еще там есть замечательный абзац:
"Результаты аудита могут оформляться заполненным опросным листом и/или заключением в свободной форме или в соответствии с пунктами 6.5., 6.6. (на усмотрение аудитора). В любом случае, в опросном листе или заключении аудитора должны быть указаны несоответствия (если были найдены и срок их устранения или срок разработки КД). Указанные документы подписывают аудитор и руководитель проверяемого подразделения."

в итоге изобрела свою форму и по ней буду регистрировать далее все несоответствия.
Анастасия Сечко
 

Сообщение Кольцов Олег » 06 мар 2009, 11:26

Роман Озеранский писал(а):Я не знаю что такое существенное или несущественное несоответствие, с точки зрения вашего ОС, все зависит от установленных критериев (да и вообще, если это рекомендация ОС, насколько она обязательна к выполнению?)

Роман!
Именно этот вопрос очень сильно разочаровал меня в одном известном ОС.
Ситуация простая. При аудите обнаружено что у персонала при себе нет документов, подтверждающих их квалификацию. Как оценить несоответствие? С точки зрения ОС это всего лишь наблюдение, с точки зрения отраслевых требований по безопасности - грубейшее нарушение, требующее остановки работы и проведения немедленного служебного расследования.
Мне сказали что я неправильно понимаю ИСО 9000, ОС знает лучше. ;)
А в прошлом году это предприятие прогремело на всю страну с нарушением этой самой безопасности....
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 11:37

Роман Озеранский писал(а): Я не знаю что такое существенное или несущественное несоответствие, с точки зрения вашего ОС, все зависит от установленных критериев (да и вообще, если это рекомендация ОС, насколько она обязательна к выполнению?)
Многие ОС играют в эти игры (по поводу существенности), считаю все это необоснованным и зависящим от критерия. Измени критерий, и существенное тут же станет ничтожным.
Я подхожу с других позиций, если есть требование (не важно какое) и оно не выполняется, то это несоответствие. Все остальное может проходить только под эгидой рекомендаций по улучшению деятельности.
а что есть критерии и где они установлены? для себя я определила сейчас, что значительные - это те, которые несоответствуют ГОСТу, незначительные - только документации СМК предприятия. и хз правильно ли это или нет.

Роман Озеранский писал(а): Еще раз повторю, вы очень зависимы от ОС и действуете с оглядкой на него. У вас должна быть своя внятная и жесткая позиция, и я не понимаю почему ее нет.
не давите на больную мозоль :) я стараюсь учитывать, но "фильтровать" их требования и рекомендации. кстати говоря, вчера узнала, что на прошлом ИК нам хотели влепить несоответствие за отсутствие такого документа, как "План по качеству", будем выдумывать перед следующим ИК.
Анастасия Сечко
 

Сообщение Андрей Волков » 06 мар 2009, 11:43

Анастасия Сечко писал(а):а что есть критерии и где они установлены? для себя я определила сейчас, что значительные - это те, которые несоответствуют ГОСТу, незначительные - только документации СМК предприятия. и хз правильно ли это или нет.


например, ГОСТ Р 40.003
"3.19 значительное несоответствие (категория 1): Несоответствие системы менеджмента качества, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции.
Примечание - К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов системы и/или отсутствие их результативного функционирования.
3.20 малозначительное несоответствие (категория 2): Отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) системы менеджмента качества.
"
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 06 мар 2009, 11:43

Кольцов Олег писал(а):Роман!
Именно этот вопрос очень сильно разочаровал меня в одном известном ОС.
Ситуация простая. При аудите обнаружено что у персонала при себе нет документов, подтверждающих их квалификацию. Как оценить несоответствие? С точки зрения ОС это всего лишь наблюдение, с точки зрения отраслевых требований по безопасности - грубейшее нарушение, требующее остановки работы и проведения немедленного служебного расследования.
Мне сказали что я неправильно понимаю ИСО 9000, ОС знает лучше. ;)
А в прошлом году это предприятие прогремело на всю страну с нарушением этой самой безопасности....
нет при себе документов и незнание техники безопасности имхо разные вещи.
хотя благодаря Вашему посту кажется у меня появились мысли :D т.е. отсутствие каких-либо документов на рабочем месте, к примеру, не является нарушением, если их обязательное наличие не указано в каком-либо обязательном документе. а если сказано что должно быть при себе и не обнаружилось - значит, это несоответствие.
наверно :)
Анастасия Сечко
 

Сообщение Роман Озеранский » 06 мар 2009, 11:56

Анастасия Сечко писал(а):наверно :)

Анастасия, ну Маркс нам же все уже написал, зачем что то придумывать.
ISO 9000-2000
3.6.2. НЕСООТВЕТСТВИЕ (en NONCONFORMITY; fr NON-CONFORMITE): Невыполнение ТРЕБОВАНИЯ (3.1.2).
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35168
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 06 мар 2009, 20:55

Анастасия Сечко писал(а):для себя я определила сейчас, что значительные - это те, которые несоответствуют ГОСТу, незначительные - только документации СМК предприятия.

Анастасия, почему такое неуважение к документам своей родной организации? :D
Документы вашей организации воплотили в себе требования вашего бизнеса, они утверждены владельцами бизнеса (или кто там у вас) и должны выполняться в первую очередь, их приоритет - №1. Именно они направлены на развитие бизнеса.
А требования всяких там ИСО имеют остаточный приоритет, и направлены всего лишь на подтверждение соответствия.
Чтобы было окончательно понятно где мы получаем зарплату, в ИСО/ТК 176 или в родной организации, представьте, что указания руководства (те же приказы, например, хотя и ваша НД - это тоже указания руководства, оно же их утвердило) и требования ISO 9001 противоречат другу, что будете выполнять в первую очередь?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35168
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Igor Paslenov » 07 мар 2009, 19:18

Анастасия Сечко писал(а):дико извиняюсь, но это мои первые аудиты
.....................
Все правильно?


Анастасия! Мне очень нравится, как Вы прогрессируете по ходу развития этой темы. Поздравляю Вас с наступающим праздником!
Igor Paslenov
 
Сообщения: 474
Зарегистрирован: 22 авг 2005, 14:07
Откуда: Выборг
Благодарил (а): 2 раз.
Поблагодарили: 6 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 11 мар 2009, 10:41

Igor Paslenov писал(а):
Анастасия Сечко писал(а):дико извиняюсь, но это мои первые аудиты
.....................
Все правильно?


Анастасия! Мне очень нравится, как Вы прогрессируете по ходу развития этой темы. Поздравляю Вас с наступающим праздником!
спасибо большое! но, я думаю, хвалить меня рано.
в бухгалтерии обнаружилось отсутствие должностных инструкций, написала о несоответствии в заключении, отдельно актом оформлять не стало, они и так болезненно к моему приходу отнеслись. служба безопасности вызвала откровенный восторг, вот где работа с документами, записями - образец для подражания!

у меня вот такой вопрос. среди прочих несоответствий в юридической службе обнаружилось то, что существует документ, которым пользуется служба - Положение о договорной работе, по нему же работает отдел продаж. Ни в одном документе (ни в СТО ОП "Заключение договора", ни в "Закупки", ни в других), где есть уведомление о договорной работе, данное Положение не фигурирует, как будто его нет, хотя почти все действия согласно Положению выполняются. Что мне с этим делать? я просто в заключении на это указала (+на необходимость актуализировать). этого достаточно?
Анастасия Сечко
 

Сообщение Кольцов Олег » 11 мар 2009, 10:50

Анастасия Сечко писал(а):у меня вот такой вопрос. среди прочих несоответствий в юридической службе обнаружилось то, что существует документ, которым пользуется служба - Положение о договорной работе, по нему же работает отдел продаж. Ни в одном документе (ни в СТО ОП "Заключение договора", ни в "Закупки", ни в других), где есть уведомление о договорной работе, данное Положение не фигурирует, как будто его нет, хотя почти все действия согласно Положению выполняются. Что мне с этим делать? я просто в заключении на это указала (+на необходимость актуализировать). этого достаточно?

Анастасия! Это несоответствие скорее Ваша явка с повинной о "бумажности" вашей СМК. Может быть это работающее положение поважнее, чем скорее всего списанный непонятно откуда СТО?
Кстати, лично мое мнение что название этого документа и его статус как Положения - то есть локального правового акта предприятия лучше непонятного статуса СТО - документа по стандартизации. Ведь в обычной жизни мы гораздо чаще ссылаемся на правовые акты - законы, постановления, приказы, чем на стандарты. ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 11 мар 2009, 11:18

Кольцов Олег писал(а):Анастасия! Это несоответствие скорее Ваша явка с повинной о "бумажности" вашей СМК. Может быть это работающее положение поважнее, чем скорее всего списанный непонятно откуда СТО?
Кстати, лично мое мнение что название этого документа и его статус как Положения - то есть локального правового акта предприятия лучше непонятного статуса СТО - документа по стандартизации. Ведь в обычной жизни мы гораздо чаще ссылаемся на правовые акты - законы, постановления, приказы, чем на стандарты. ;)
так это прекрасно что в ходе аудита выявилось упущение из вида этого документа предыдущими разработчиками. мало того, выяснилось, что отдел продаж этот важный документ упустил из виду и только на память помнит что там было. Теперь копия этого Положения на видном месте в отделе продаж и в стандарт будет вписано! И запущен процесс его актуализации. Это, наверно, не несоответствие, а улучшение.
Анастасия Сечко
 

Сообщение Кольцов Олег » 11 мар 2009, 11:35

Анастасия Сечко писал(а):мало того, выяснилось, что отдел продаж этот важный документ упустил из виду и только на память помнит что там было. Теперь копия этого Положения на видном месте в отделе продаж и в стандарт будет вписано! И запущен процесс его актуализации. Это, наверно, не несоответствие, а улучшение.

Анастасия! Вопрос то остался. Что важнее, отработанное Положение как правовой локальный акт предприятия или это обязательно должен быть СТО? ;)
Вопрос на засыпку. К какому классу (виду) стандартов относится этот СТО? :)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2