Первый аудит, с чего начать?

[Екатерина Хлебина]

Доброго времени суток. Очень нужна Ваша помощь. На предприятии занимаюсь разработкой и внедрением СМК. Пришло время для проведения аудитов. В связи с чем возникла куча вопросов. Опыта в этом деле нет, обучиться пока тоже не представляется возможным, поэтому прошу помощи у Вас.
1. Проверка или аудит?
В СТО "Внутренние аудиты" у нас прописано, что ВА, должны проводить специально обученные аудиторы. На данный момент таких людей у нас нет. Как быть. Руководству "приспичило", а по другому не сказать, извените, провести аудит. Зачем, для чего не понятно. Если аудит будет проводиться необученным персоналом будет ли это нарушением? Если да, то можно ли всю эту процедуру обозвать например "проверкой на готовность СМК к предсертификационному аудиту"?
2. С чего начать? Если это просто проверка- нужны ли планы, графики?
3. Как проверять? Что проверять (пытаемся сертифицироваться на соответствие требованиям ИСО 9001-2000)? Что спрашивать? Не видела я ни одного аудита, даже отдаленно не представляю как это должно быть. Информации на форуме много, в голове каша. Систематизируйте пожалуйста по пунктам.
Спасибо.

[Константин Стрюков]

Сколько у вас есть времени на подготовку?

[Роман Озеранский]

В сложившейся ситуации ВА лучше не проводить.

[Александр Воробьёв]

В сложившейся ситуации ВА лучше не проводить.

поддерживаю...

только Екатерина невольно уже начала ВА...
ВА адекватности (соотвествия документов предявляемым к ним требованиям)

В СТО "Внутренние аудиты" у нас прописано, что ВА, должны проводить специально обученные аудиторы. На данный момент таких людей у нас нет. Как быть.

Екатерина...
вы можете действовать согласно вашей процедуре ВА...
оформить несоответстие как и КД согласно вышим процедурам на КД
коррекция либо пересмотр СТО, либо обучение аудиторов, либо проведение привлеченным со стороны аудитором...

[Юлия Лана]

Если так называемого аудита не избежать,
для начала определите цель аудитов - что вы проверяете
наличие, достаточность документов или выполнение требований этих документов и т.д.
В вашем стандарте же должен быть алгоритм действий как вы проводите аудиты, насколько я понимаю так пишутся процедуры и стандарты
Вы смотрели стандарт ИСО 19011 - по-моему все понятно написано...
и, кстати, насколько помню там основное требование - аудитор должен быть компетентным, меня всегда волновал вопрос -почему требуются "корочки аудитора" для подтверждения своей компетенции,
а если этого сертификата у меня нет, но я "врубаюсь" в тему и компетента (как я считаю) что тогда?

[Кольцов Олег]

Результат любой проверки вообще, а аудита в частности имеет три возможных вывода:
1. внести корректирующие действия в процесс.
2. провести корректировку регламентирующей процесс документации.
3. ничего не пока делать, дабы не испортить.

[Александр Воробьёв]

меня всегда волновал вопрос -почему требуются "корочки аудитора" для подтверждения своей компетенции,
а если этого сертификата у меня нет, но я "врубаюсь" в тему и компетента (как я считаю) что тогда?

этот вопос обсуждался
http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=4229
http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=3580
http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=3465

[Павел Смотров]

Доброго времени суток. Очень нужна Ваша помощь. На предприятии занимаюсь разработкой и внедрением СМК. Пришло время для проведения аудитов. В связи с чем возникла куча вопросов. Опыта в этом деле нет, обучиться пока тоже не представляется возможным, поэтому прошу помощи у Вас.
1. Проверка или аудит?
В СТО "Внутренние аудиты" у нас прописано, что ВА, должны проводить специально обученные аудиторы. На данный момент таких людей у нас нет. Как быть. Руководству "приспичило", а по другому не сказать, извените, провести аудит. Зачем, для чего не понятно. Если аудит будет проводиться необученным персоналом будет ли это нарушением? Если да, то можно ли всю эту процедуру обозвать например "проверкой на готовность СМК к предсертификационному аудиту"?
2. С чего начать? Если это просто проверка- нужны ли планы, графики?
3. Как проверять? Что проверять (пытаемся сертифицироваться на соответствие требованиям ИСО 9001-2000)? Что спрашивать? Не видела я ни одного аудита, даже отдаленно не представляю как это должно быть. Информации на форуме много, в голове каша. Систематизируйте пожалуйста по пунктам.
Спасибо.

1. Я думаю, что в процедуре не прописано, что обученные внешним провайдером, поэтому организуйте и проведите внутреннее обучение. Это не возбраняется. Кроме того внутренний аудитор - это лицо, уполномоченное для проведения аудита. Следовательно необходимо выпустить приказ о проведении аудита с указанием сроков и назначением группы аудита.
2. Все таки, назависимо от того аудит или проверка (разницы не вижу), необходимо составить план аудита. В зависимости от внутреннеего порядка согласовать его с заинтересованными (проверяемыми подразделениями).
3. Вопрос замый сложный. Здесь уже необходимо поговорить с руководством, при чем до пункта 1 и 2. Руководство должно поставить цели аудита, сказать что (кого) проверять. Но, естественно, если Вы придете и в лоб спросите что проверять, у руководства могут возникнуть вопросы... В связи с этим перед разговором необходимо определиться для себя, что Вы хотите от аудита. На основании этого формируется два предложения:
1) Проверять подразделения на выполнение требований стандарта. На мой взгляд очень сомнительные аудиты не носящие никакой ценности, однако в рамках подготовки к сертификации вполне обоснованные. То есть Вы смотрите какие пункты стандарта в каких подразделениях и как выполняются. Помощью здесь может быть Руководство по качеству (РК), которое, если оно нормально написано, содержит ссылки на то, какой пункт стандарта в каком подразделении можно увидеть. В этом случае вопросы которые нужно задавать находятся в самих пунктах стандарта и РК. Просто в конце каждого пункта прибавляете вопросительный знак ))).
2) Проверять процессы. При чем необязательно, чтобы эти процессы были описаны в виде отдельного документа (это идеальный вариант и зачастую утопия ) Для данных аудитов необходимо выбрать процесс (в первый раз можно выбрать попроще). Определить перечень документации, которая данный процесс регламентирует. Просто в конце каждого пункта документа прибавлять вопросительный знак ))) Данные аудиты целесообразно проводить с конкретной целью, которую устанавливает руководство. На самом деле, особенно в крупных организациях, руководству всегда интересно, что же у него творится, а все видеть оно не может.

Общие шаги, которые я бы провел перед первым аудитом.
1. Понять какое время у меня есть.
2. Понять какие ресурся имеются.
3. Составить план внедрения процедуры аудитов, где расписать сроки подготовки персонала, сроки, порядок подготовки и проведения аудита.

А процедура для того и есть, чтобы ее совершенствовать . Пару шишек набьете и внесете изменения. У меня при всем опыте процедура как минимум по два раза в год пересматривается. Жизнь бежит и это нормально.
Будут вопросы, обращайтесь.

[Ксения Панкрушина]

1. Проверка или аудит?
В СТО "Внутренние аудиты" у нас прописано, что ВА, должны проводить специально обученные аудиторы. На данный момент таких людей у нас нет. Как быть. Руководству "приспичило"... провести аудит. Зачем, для чего не понятно. Если аудит будет проводиться необученным персоналом будет ли это нарушением?

Аудит (audit) означает "слушать", а не проверять (check). Называть ли проверкой или аудитом данную деятельность - предпочтение вкусовое, IMHO. Проверка - это понятнее большинству, аудит - это точнее по содержанию работы. Последняя фраза - опять же IMHO.
Требование к наличию обучения у аудитора вполне закономерное. Как и в любой деятельности важен подход. Видела я конструкторов без инженерного образования - слов нет, одни эмоции! Видела инженеров по защите информации без инженерного подхода (точнее читала документы)... в общем, то же... При обучении у аудитора как раз и вырабатывается необходимый подход - беспристрастно оценивать и "вычленять" главное (соответствует/не соответствует целям и критериям проводимого аудита). Поэтому посоветовала бы всё-таки какое-нибудь обучение пройти. Будет ли нарушением проведение аудита необученным персоналом? Формально да. А на практике... думаю, мало кто необученный сможет аудит провести. Всё сказанное опять же IMHO.

можно ли всю эту процедуру обозвать например "проверкой на готовность СМК к предсертификационному аудиту"?

IMHO, можно как угодно что угодно обозвать, важно только знать, зачем это делается и почему именно так.

2. С чего начать? Если это просто проверка- нужны ли планы, графики?
3. Как проверять? Что проверять (пытаемся сертифицироваться на соответствие требованиям ИСО 9001-2000)? Что спрашивать?

План нужен хоть какой-то рабочий - чтобы схему аудита (если хотите, называйте проверкой) для себя же самого и представить. И цели аудита нужны, чтобы знать, какого результата ждать. Я первые планы блок-схемой рисовала и составляла перечень вопросов, опираясь на стандарт. Можно вопросник где-нибудь типовой раздобыть, мне кажется, даже на Форуме где-то был. А если писать самому можно пойти по следующей схеме:
1) если проверяем на соответствие пунктам стандарта, то открываем стандарт - формально выписываем требования "что должно быть", составляем вопросы по бинарному принципу "есть/нет";
2) далее эти же вопросы развиваем - "в каком виде есть", "почему нет", "что мешает сделать" и т.д. При такой постановке вопроса, как раз и проявляется то свойство аудита, отличающее его от просто проверки - слушаешь, что говорят, как отвечают;
3) по ответам пытаться определить, что на данный момент наиболее важно (в плане улучшения), поскольку зачастую устранить разом все несоответствия оказывается невозможным - связаны они могут быть одно с другим, или быть не принципиальными и на самом деле уже решёнными в каком-то другом варианте (здесь как раз важна беспристрастность аудитора от собственного понимания процессов и процедур СМК).
Как-то так я бы поступила...
А ещё важно, когда проведение аудитов поддерживается руководством.

[Климова Ольга]

если есть процедура "внутренний аудит", то там должно быть и про планы и про графики и про прочую отчетность.
как правило пишется план кого будем проверять,он утверждается и рассылается в подразделения.
Для себя пишутся вопросники. На первом этапе лучше проверить соответствие стандарту (все ли нововведения дошли до народа и как они выполняются, почему нет), поспрашивать про цели и политику в области качества, объяснить некоторые термины, успокоить народ, посмотреть на возможности улучшений (а лучше послушать и поспрашивать).

[Алексей Долматов]

Систематизируйте пожалуйста по пунктам.
Спасибо.

Добрый день Екатерина. Из описанной проблемы думаю правильным будет следующее. Так как вы ранее аудиты не проводили и есть такая потребность со стороны руководства, то целесообразно привлечь компетентного аудитора со стороны, чтобы он провел аудит по вашим процедурам. А Вам как потенциальному аудитору на своем предприятии во-первых поучаствовать в данном аудите как стажеру (посмотреть как проводится аудит на практике) и во-вторых пройти обучение по курсу "Внутренний аудитор" в компетентных организациях с целью соответствия вашим же внутренним процедурам. )).

[Константин Стрюков]

...Так как вы ранее аудиты не проводили и есть такая потребность со стороны руководства, то целесообразно привлечь компетентного аудитора со стороны...

Мне представляется, что слова Екатерины "обучиться пока не представляется возможным" следует читать так: денег на обучение не дадут. Считаете, привлечение аудитора будет стоить дешевле?

[Павел Смотров]

Добрый день Екатерина. Из описанной проблемы думаю правильным будет следующее. Так как вы ранее аудиты не проводили и есть такая потребность со стороны руководства, то целесообразно привлечь компетентного аудитора со стороны, чтобы он провел аудит по вашим процедурам. А Вам как потенциальному аудитору на своем предприятии во-первых поучаствовать в данном аудите как стажеру (посмотреть как проводится аудит на практике) и во-вторых пройти обучение по курсу "Внутренний аудитор" в компетентных организациях с целью соответствия вашим же внутренним процедурам. )).

Где же его найти, аудитора из вне? Да и зачем? Лучше уж самой с самого начала. Сложного в этом абсолютно ничего нет. Как говорится "Глаза боятся, а руки делают".

[Кольцов Олег]

Где же его найти, аудитора из вне? Да и зачем? Лучше уж самой с самого начала. Сложного в этом абсолютно ничего нет. Как говорится "Глаза боятся, а руки делают".

А после свежего взгляда внешнего аудитора на условиях ВНУТРЕННЕГО аудита (это когда не формально, а по делу и подробно) могут и СМКашников разогнать! ))

[Павел Смотров]

Где же его найти, аудитора из вне? Да и зачем? Лучше уж самой с самого начала. Сложного в этом абсолютно ничего нет. Как говорится "Глаза боятся, а руки делают".

А после свежего взгляда внешнего аудитора на условиях ВНУТРЕННЕГО аудита (это когда не формально, а по делу и подробно) могут и СМКашников разогнать! ))

Ну если только для разгона СМКшников. Но для их разгона я бы лучше нормировщика пригласил, он бы еще и внешнего аудитора отнормировал и сократил Быстрее и эффективнее!

[Якушев Владимир]

Екатерина,
в дополнение к рекомендациям Ксении по технологии проведения внутреннего аудита - при проверке подразделений Вам придется вначале беседовать с руководителями подразделений, а затем с их сотрудниками. Соответственно и вопросы к ним лучше разделить.
Например, типовые вопросы к руководителю подразделения:
- какие задачи выполняет подразделение?
- каким документом они установлены?
- установлены ли документально для подразделения задачи на 2008 год (цели в области качества) ?
- как определены обязанности, ответственность и полномочия в подразделении?
- какими документами СМК руководствуются в подразделении?
- каким способом ознакомили сотрудников с Политикой в области качества?
- от каких подразделений получаете задания, документы, сырье и материалы (что на входе и кто поставщики)?
- кому поставляете документы, продукцию (что на выходе и кто потребитель)?
- какие записи по качеству ведутся в подразделении?
- и т.д. вопросы из ИСО 9001 и ДП СМК.

Типовые вопросы к сотрудникам:
- расскажите, чем Вы занимаетесь?
- каким документом определены Ваши обязанности и ответственность?
- знаете ли вы о внедрении СМК в нашей организации?
- знакомы ли Вы с таким документом СМК Политика в области качества?
- какими СТО, инструкциями Вы руководствуетесь в работе?
- какие записи ведете в процессе работы (журналы, протоколы, акты)?

[Кольцов Олег]

Моя шпаргалка алгоритма проверки и анализа:
1. Идентификация процесса (группы процессов)
1.1. Название процесса (группы процессов)
1.2. Реализуемые элементы модели системы менеджмента качества
1.3. Владелец процесса (группы процессов)
1.4. Смежные взаимодействующие процессы
1.5. Место проведения процесса (группы процессов)
1.6. Подразделение, выполняющее процесс (группу процессов)
1.7. Персонал, отвечающий за качество процесса (группы процессов)
1.8. Персонал, отвечающий за контроль качества процесса (группы процессов)
2. Входящие элементы
2.1. Наименования входящих элементов
2.2. Свойства на входе
2.3. Определение требований к элементам
3. Деятельность
3.1. Началом процесса является
3.2. Место начала процесса
3.3. Фиксация начала процесса (кем, где)
3.4. Фиксация информации о начале процесса (время и источник)
3.5. Вид и форма полученной информации
3.6. Фиксированные контрольные точки процесса
3.7. Контрольные точки контроля качества процесса
3.8. Фиксация окончания процесса (кем, где)
3.9. Информация об окончании процесса
3.10. Вид и форма информации об окончании процесса
4. Выходящие элементы
4.1. Наименования выходящих элементов
4.2. Свойства (параметры) выходящих элементов
4.3. Определение требований к выходящим элементам
5. Ресурсы для обеспечения процесса (планируемые, фактические, требуемые, доступные)
5.1. Персонал
5.2. Материальные ресурсы
5.3. Информационные ресурсы и применяемые нормативные документы
5.4. Используемые каналы связи
6. Управление и корректировка
6.1. Как определено управление процессом
6.2. Как нормировано управление процессом
6.3. Лицо(а) проводящее анализ качества процесса
6.4. Лицо(а), имеющие право на корректирующее и/или предупреждающее действие
6.5. Применяемые корректирующие и/или предупреждающие действия
6.6. Определение порядка применения корректирующих действий
6.7. Вид и форма используемых форм отчётов и протоколов (о начале, течении, окончании процесса, имеющихся несоответствиях, проблемах, аналитический за период)

[Екатерина Хлебина]

- и т.д. вопросы из ИСО 9001 и ДП СМК.

Владимир, а можно пару примеров вопросов из ИСО 9001.
И что еще нужно и можно спросить у сотрудников?

[Екатерина Хлебина]

Во- первых, спасибо всем огромное за рекомендации и ответы.
Во-вторых, учится не отправляли не из-за того, что нет средств, а из-за отсутствия курсов в данный период времени. Но все изменилось в лучшую сторону- обучающая организация проводит внеплановое обучение, т.к. набралось много желающий и через 2 недели я иду учиться!
Но, это будет через 2 недели, а сейчас вопрос проведения внутреннего аудита остается актуальным. Сошлись на том, что провести аудит надо, хотя бы для себя, чтобы проверить, что у нас и как. (Хотя я и без аудита все знаю, но руководство требует- я подчиняюсь).
Определились с целью- на соответствие требованиям ИСО и СТО. Необходимо проверить как выполняются и соблюдаются требования стандартов.
План проведения составила, со сроками определилась(неделя на все), трудности с вопросником. Поэтому прошу опять Вашей помощи в формировании вопросника.

[Алексей Долматов]

План проведения составила, со сроками определилась(неделя на все), трудности с вопросником. Поэтому прошу опять Вашей помощи в формировании вопросника.

Добрый день Екатерина. Если есть трудности с вопросником, то мы с радостью Вам поможем. Кстати, также как и вы находимся в Челябинске.
Практическую консультацию вы сможете получить в нашей организации
АНО "Центр менеджмента качества и сертификации" тел.: (351) 260-65-38
260-65-12 e-mail:chelq@yandex.ru

Всегда будем рады помочь ))