Споры аудита:должна ли ДИ храниться на рабочем месте?

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Кольцов Олег » 15 мар 2009, 17:16

Ксения, Анна!
Если ДИ выпущено как локальный акт, то оно подпадает под общие требования к локальным актам, то есть в нем лист регистрации изменений (а сейчас модны дополнительные листы с историей дока и прочими бюрократическими заморочками) имеет полное право быть. ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Ксения Крылова » 16 мар 2009, 02:17

Алатырева Анна писал(а):
Ксения Крылова писал(а):[Если же ДИ самостоятельный документ, то выпускается новая версия или редакция, и ее опять подписывают генерал и сотрудник.


Т.Е. Вы думаете что Листа изменений в ДИ быть не дожно? И все изменения должны вводится только новой редакцией документа?

Я не говорила, что листа изменений не должно быть :D Я представила два варианта, как может быть. Если в Вашей организации установлено, что в ДИ есть такой элемент, как лист изменений, то делайте.
Вот и Олег примерно о том же сказал.
Аватара пользователя
Ксения Крылова
 
Сообщения: 1303
Зарегистрирован: 13 фев 2006, 05:37
Откуда: Хабаровск
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 16 мар 2009, 02:34

Здравствуйте!
У нас есть листы изменений и к ДИ и к ПСП. По истечении 3-х лет, при пересмотре все изменения из листов вносятся в ДИ (если за это время не пропала целесообразность их внесения). Если же в должностных обязанностях работника что-то кардинально меняется, то ДИ может быть переработана и утверждена заново ранее положенного срока пересмотра.
К договорам ДИ имеют косвенное отношение и никак не связаны (если только в договоре не прописано, что функции, обязанности и права работника отражены в ДИ). Они могут быть в организации, а могут и не быть, это ее внутреннее дело. ОС требуют их наличия, тем самым, в какой-то мере, нарушая законодательство РФ.
Виктория Доманова
 

Сообщение Алатырева Анна » 16 мар 2009, 04:05

Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте!
У нас есть листы изменений и к ДИ и к ПСП. По истечении 3-х лет, при пересмотре все изменения из листов вносятся в ДИ (если за это время не пропала целесообразность их внесения). .


А ПСП это что? :oops:
У вас срок пересмотра 3 года определен в ДП "Управление документацией"?
Дело в том что до меня ДИ вообще на предприятии не было, но Директор сказал делать, вот и составяю форму. Вот и думаю делать лист изменений или нет. А в договорах у нас про ДИ нет ничего.
Алатырева Анна
 

Сообщение Ксения Крылова » 16 мар 2009, 04:40

Алатырева Анна писал(а):
Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте!
У нас есть листы изменений и к ДИ и к ПСП. По истечении 3-х лет, при пересмотре все изменения из листов вносятся в ДИ (если за это время не пропала целесообразность их внесения). .


А ПСП это что? :oops:

Вопрос не ко мне, но...
Предполагаю, что это Положения о структурных подразделениях.

Алатырева Анна писал(а):Дело в том что до меня ДИ вообще на предприятии не было, но Директор сказал делать, вот и составяю форму. Вот и думаю делать лист изменений или нет. А в договорах у нас про ДИ нет ничего.

Анна, а отдел кадров не хочет подумать? Должностные - это как-то больше по их части.
Аватара пользователя
Ксения Крылова
 
Сообщения: 1303
Зарегистрирован: 13 фев 2006, 05:37
Откуда: Хабаровск
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 16 мар 2009, 06:12

Алатырева Анна писал(а):
Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте!
У нас есть листы изменений и к ДИ и к ПСП. По истечении 3-х лет, при пересмотре все изменения из листов вносятся в ДИ (если за это время не пропала целесообразность их внесения). .


А ПСП это что? :oops:
У вас срок пересмотра 3 года определен в ДП "Управление документацией"?
Дело в том что до меня ДИ вообще на предприятии не было, но Директор сказал делать, вот и составяю форму. Вот и думаю делать лист изменений или нет. А в договорах у нас про ДИ нет ничего.

Здравствуйте, Анна!
Как Вам правильно ответила Ксения, это Положение о структурном подразделении. Срок пересмотра этого документа у нас установлен 5 лет.
Все требования к разработке, построению, содержанию,утверждению, хранению, пересмотру и т.д. этих документов определён в двух ДП: одна для ДИ, другая для ПСП.
Побродите по сети по эйчеровским (и подобным) сайтам, там много информации.
Виктория Доманова
 

Сообщение Анастасия Сечко » 16 мар 2009, 09:42

Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте, Анна!
Как Вам правильно ответила Ксения, это Положение о структурном подразделении. Срок пересмотра этого документа у нас установлен 5 лет.
у нас в СТО "Управление документацией" прописан срок актуализации Положений и ДИ - не реже 1 раза в год, хотя в беседах с руководителями подразделений выяснилось, что это практически не выполняется, некоторым Положениям, к примеру, уже 5 лет как исполнилось...
Анастасия Сечко
 

Сообщение Ксения Крылова » 16 мар 2009, 09:53

Анастасия Сечко писал(а):
Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте, Анна!
Как Вам правильно ответила Ксения, это Положение о структурном подразделении. Срок пересмотра этого документа у нас установлен 5 лет.
у нас в СТО "Управление документацией" прописан срок актуализации Положений и ДИ - не реже 1 раза в год, хотя в беседах с руководителями подразделений выяснилось, что это практически не выполняется, некоторым Положениям, к примеру, уже 5 лет как исполнилось...

Счастливые люди :D У нас только за прошлый год было 3 массовых внесения изменений в ДИ и Положения. :?
Так может руководитель раз в год анализирует Положение, понимает, что оно соответствует нынешней ситуации и ничего не меняет.
Аватара пользователя
Ксения Крылова
 
Сообщения: 1303
Зарегистрирован: 13 фев 2006, 05:37
Откуда: Хабаровск
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Сообщение Анастасия Сечко » 16 мар 2009, 12:02

Ксения Крылова писал(а):Счастливые люди :D У нас только за прошлый год было 3 массовых внесения изменений в ДИ и Положения. :?
Так может руководитель раз в год анализирует Положение, понимает, что оно соответствует нынешней ситуации и ничего не меняет.
ага, если бы он хотя бы его читал, а то все честно отвечали что и не открывали его несколько лет...
Анастасия Сечко
 

Сообщение Виктория Доманова » 16 мар 2009, 12:13

Анастасия Сечко писал(а):
Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте, Анна!
Как Вам правильно ответила Ксения, это Положение о структурном подразделении. Срок пересмотра этого документа у нас установлен 5 лет.
у нас в СТО "Управление документацией" прописан срок актуализации Положений и ДИ - не реже 1 раза в год, хотя в беседах с руководителями подразделений выяснилось, что это практически не выполняется, некоторым Положениям, к примеру, уже 5 лет как исполнилось...


Уважаемая Анастасия!
ДИ и ПСП в процессе всего срока до их полного пересмотра (3 и 5 лет соответственно) такую процедуру, как «актуализация» и так претерпевают по мере необходимости. Т.е. не очень значительные изменения регистрируются, как я уже упоминала, в Листе регистрации изменений. А уже «полная» корректировка, т.е. переработка с учетом внесенных изменений, выполняется по окончании этих сроков в обязательном порядке. Повторюсь, при значительных изменениях переработка документа производится незамедлительно.

А то, что документы не пересматриваются вовремя, то думаю такая ситуация далеко не у Вас одних. В функциональной актуализации в первую очередь должны быть заинтересованы руководители структурных подразделений по различным причинам, а также и сотрудники. А вот контроль за пересмотром по истечении сроков, все-таки обязанность кадровиков. ИМХО
Хотя вариантов море…
Виктория Доманова
 

Сообщение Андрей Волков » 16 мар 2009, 16:21

Виктория Доманова писал(а):К договорам ДИ имеют косвенное отношение и никак не связаны (если только в договоре не прописано, что функции, обязанности и права работника отражены в ДИ). Они могут быть в организации, а могут и не быть, это ее внутреннее дело. ОС требуют их наличия, тем самым, в какой-то мере, нарушая законодательство РФ.

Кто (что) ОНИ? Органы по серфикации требуют наличия не ДИ, а определения ответственности и полномочий. В подавляющем большинстве организаций это изложено в должностных инструкциях. И никакого нарушения законодательства тут нет, не стоит обвинять ОСы еще и в этом)))
а с трудовым договором ДИ связана наименованием должности и фамилией работника.
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 17 мар 2009, 05:17

Андрей Волков писал(а):
Виктория Доманова писал(а):К договорам ДИ имеют косвенное отношение и никак не связаны (если только в договоре не прописано, что функции, обязанности и права работника отражены в ДИ). Они могут быть в организации, а могут и не быть, это ее внутреннее дело. ОС требуют их наличия, тем самым, в какой-то мере, нарушая законодательство РФ.

Кто (что) ОНИ? Органы по серфикации требуют наличия не ДИ, а определения ответственности и полномочий. В подавляющем большинстве организаций это изложено в должностных инструкциях. И никакого нарушения законодательства тут нет, не стоит обвинять ОСы еще и в этом)))
а с трудовым договором ДИ связана наименованием должности и фамилией работника.

Доброго всем времени суток!
Уважаемый Андрей, я с Вами согласна в том, что возможно, я не совсем корректно выразилась в плане того, что это нарушение законодательства. Т.к. требований трудового законодательства об обязательном составлении и наличии ДИ в организации нет, то и нарушения здесь конечно же нет, т.к. нарушать нечего. Я скорее имела ввиду то, что и требовать жестко именно ДИ (а у нас они требуют именно сей документ) никто не имеет права. По крайней мере на данный момент. Ведь, повторюсь: должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем (ст.8 ТК).
Разговор как раз о том, что некоторые наши ОСы требуют наличия именно ДИ, а не просто полномочий и ответственности в других документах.
Более того, скажу я Вам, я столкнулась с тем, что от нас они требуют персональных ДИ на каждого работника. Эмоции свои выплескивать не буду, но скажу лишь то, что я пока "воюю" и требую показать мне тот самый нормативный документ, регламентирующий их абстрактное требование на которое они ссылаются на словах, дескать "якобы что-то такое, где-то там есть". Естественно, я уверена, что показать мне этого никто не сможет пока (разве только изменения в законодательство не внесут), т.к. нет ничего и подобного.

ДИ мы конечно составили, и конечно же не на каждого персонально. А непосредственные обязанности и полномочия ответственных лиц в СМК у нас, к примеру, прописаны в специальном СТО очень даже подробно. А в приложении к каждому ПСП есть еще и матрица распределения полномочй и ответственности работников.
Тем не менее, спор идет и поныне … И я далеко не уверена, за кем будет победа при проверке и несоответствие нам все-таки не вляпают.
Конечно, в некоторых случаях действительно используют индивидуальные (персональные) ДИ , которые пишутся для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его Ф.И.О. Но думаю это целесообразно делать только в качестве исключения. Ведь если ДИ пишется на конкретного человека, а не на должность, то при приходе нового работника он не сможет на ней расписаться, это потребует внесения в неё соответствующих изменений или утверждения новой ДИ. К тому же храниться персональные ДИ должны уже в течение 75 лет в составе личных дел. А если требования одинаковые к группе людей, зачем нагораживать лишнего?

Полномочия и обязанности могут быть прописаны в контрактах, а также, если то уж на то пошло, и в приложениях и дополнительных соглашениях к контракту, вариантов масса, как это обозвать. Просто для России ДИ удобнее по сложившейся практике.
Вопрос этот очень многогранен. Он лежит в плоскости знания законодательства, кадрового делопроизводства, основ документоведения, а также практики документооборота и сложившихся традиций и правил организации.
Наверное, на этой ветке все аспекты сложно обсудить, т.к. уйдем от первоначальной темы очень далеко и обсуждение будет похоже на форум HR –специалистов или юристов.
И вообще, практика ДИ введена еще с советских времен (тогда договоров даже не существовало), а сейчас такое впечатление как будто это что-то совершенно новое. Изменилось лишь то, что появились договорные отношение и, как следствие, обязательный контракт. Вот и отпала обязательность их составления А законодатель, не установив обязанности заводить должностную инструкцию, не дал четких указаний, как правильно ее составить, пересматривать, хранить и т.д. А отсюда и много недопонимания и разных трактовок. Далеко не в каждой организации всегда понимают как это сделать наилучшим образом. А некоторые аудиторы видимо совершенно не обладают необходимым минимумом не только юридических знаний, но и основ документационного обеспечения, а уж тем более кадрового делопроизводства (в том числе и архивного ), отсюда и "нереальные и странные требования".

Т.К. контракты у нас, к сожалению, пока формальны, сама я в принципе "за " ДИ, т.к. они выгодны как и работодателю, так и в большей степени самому работнику (зная практику решения судов и комиссий по труду), вот только не надо серьезным органам требовать то, чего не положено. Кстати, как уже писала, я не встречала в иностранных компаниях ДИ.
Виктория Доманова
 

Сообщение Андрей Волков » 17 мар 2009, 08:35

Более того, скажу я Вам, я столкнулась с тем, что от нас они требуют персональных ДИ на каждого работника

персонифицировать ДИ можно подписью сотрудника "ознакомлен - Иванов, ознакомлен - Петров и т.д.". Одна ДИ на несколько человек
Кстати, как уже писала, я не встречала в иностранных компаниях ДИ.
Тогда вопрос - а как у них там?
Может у них есть нечто иное, напрямую "инструкцией для должности" не называемое? А есть подобие рабочей инструкции, как действовать в той или иной ситуации?
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 17 мар 2009, 09:16

Андрей Волков писал(а):
Более того, скажу я Вам, я столкнулась с тем, что от нас они требуют персональных ДИ на каждого работника

персонифицировать ДИ можно подписью сотрудника "ознакомлен - Иванов, ознакомлен - Петров и т.д.". Одна ДИ на несколько человек
Кстати, как уже писала, я не встречала в иностранных компаниях ДИ.
Тогда вопрос - а как у них там?
Может у них есть нечто иное, напрямую "инструкцией для должности" не называемое? А есть подобие рабочей инструкции, как действовать в той или иной ситуации?

Андрей!
Так я про то же и пишу в своем посте. За это-то я и бьюсь, что иного, за редким исключением и не надо. Все у нас есть – и листы ознакомления и подписи имеются. Еще раз поясню: с нас требуют персональные (индивидуальные ДИ на каждого сотрудника), вот в чем весь парадокс и заключается.

Я не могу сказать про практику "различных" иностранных компаний и что действительно там есть доподлинно, но там где работала я, у иностранного персонала были контракты. Возможно, и были какие-то документы, о чем мы не знали, но наши ДИ почему-то всегда у них вызывали удивление, в том плане, что они не понимали, зачем прописывать дополнительно то, что закреплено контрактом.
Виктория Доманова
 

Сообщение Виктория Доманова » 17 мар 2009, 09:25

Анастасия Сечко писал(а):
Виктория Доманова писал(а):Здравствуйте, Анна!
Как Вам правильно ответила Ксения, это Положение о структурном подразделении. Срок пересмотра этого документа у нас установлен 5 лет.
у нас в СТО "Управление документацией" прописан срок актуализации Положений и ДИ - не реже 1 раза в год, хотя в беседах с руководителями подразделений выяснилось, что это практически не выполняется, некоторым Положениям, к примеру, уже 5 лет как исполнилось...


Здравствуйте, Анастасия!
Может быть Вам пригодится. Есть следующие рекомендации специалистов по вопросам пересмотра ДИ.
Внесение изменений в должностные инструкции.
Как часто надо менять текст должностной инструкции? В этом вопросе возможна крайность: некоторые кадровые работники, проявляя излишнее усердие, обновляют должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправдано. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях:
• при изменении должностных правомочий и обязанностей;
• при переводе на другую должность (работу) у того же работодателя;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;
• при изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и др.
Виктория Доманова
 

Сообщение Кольцов Олег » 17 мар 2009, 09:34

Андрей Волков писал(а):персонифицировать ДИ можно подписью сотрудника "ознакомлен - Иванов, ознакомлен - Петров и т.д.". Одна ДИ на несколько человек

Может у них есть нечто иное, напрямую "инструкцией для должности" не называемое? А есть подобие рабочей инструкции, как действовать в той или иной ситуации?

1. Персоницировать ДИ можно только ссылкой на нее в трудовом договоре. Все эти подписи "ознакомлен" не стоят ни копейки если это не оговорено в контракте. Мало ли с чем пришлось ознакамливаться, но не выполнять! :)
2. А у них очень толстые контракты. Очень часто аналог ДИ как приложение к контракту называется "описание должности". Когда я впервые увидел перечень пунктов одной компании к составу такого описания должности, я чуть не заплакал. СМК в действии! ;)
Там настолько детально были определены даже такие права и обязанности, о которых в наших ДИ даже и не принято говорить. :D
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Александр Воробьёв » 17 мар 2009, 11:27

Кольцов Олег писал(а):...

+1
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Андрей Волков » 17 мар 2009, 12:30

Кольцов Олег писал(а):1. Персоницировать ДИ можно только ссылкой на нее в трудовом договоре. Все эти подписи "ознакомлен" не стоят ни копейки если это не оговорено в контракте. Мало ли с чем пришлось ознакамливаться, но не выполнять! :)

да легко: "ознакомлен, обязуюсь выполнять - Иванов"
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 17 мар 2009, 12:37

Андрей Волков писал(а):да легко: "ознакомлен, обязуюсь выполнять - Иванов"

Андрей, это ложная иллюзия! :P
Повторяю, если об этом не сказано в трудовом договоре, эта подпись легко опротестуема, например тем, что ничего не стоит заявить о замене листов, которые этот самый Иванов не видел когда это подписывал. Юридически любой договор требует минимум двух экземпляров - у каждой из сторон.
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Андрей Волков » 17 мар 2009, 12:43

Олег, а бывают иллюзии истинные? )))
Просто сложилась практика наличия ДИ - ну и на здоровье. Все прописано в контракте - еще лучше. Но ОС лепит несоответствие за отсутствие ДИ - вот это неправильно
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1



cron