Споры аудита:должна ли ДИ храниться на рабочем месте?

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Роман Озеранский » 12 мар 2009, 17:09

Мария Каменская писал(а):Ром, ДИ, ознакомление с приказами и т.п. только 5.5.1

5.5.1 Ответственность и полномочия
Высшее руководство должно обеспечивать определение и доведение до сведения персонала организации ответственности и полномочий.

Нет проблем, но 5.5.1 относится к высшему руководству, а Анастасия пытается его прицепить к линейному руководителю, что не корректно. Обеспечило оно (высшее руководство) или не обеспечило доведение ответственности и полномочий надо спрашивать не у начальника подразделения, которое она пришла аудировать, а у высшего менеджмента. Но самое главное, почему кто то считает, что 5.5.1 требует документального подтверждения ознакомления, там про это ничего нет.
А вообще хотелось бы увидеть точную формулировку несоответствия, а не слова, мол пришла к начальнику подразделения, а он не смог документально подтвердить.
Понятно, что ни в 5.5.1 ни в разделе 6 ничего про документальное подтверждение ознакомления с чем либо - нет, тогда на что (на какое требование) ссылается Анастасия? Пока не понятно. У нее, как у аудитора д.б. точная ссылка на требование, я пока такого требования, как и формулировки несоответствия не увидел. В общем, точную формулировку несоответствия в студию.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Максим Андреев » 12 мар 2009, 19:45

Кольцов Олег писал(а):Любит народ ДИ вместо того, что бы Трудовой кодекс почитать! По нему однозначно все должностные обязанности подлежат указанию в трудовом договоре. А с договорами не ознакамливаются, их подписывают. :D
Хотя интересно читать как противозаконное требование под пункты стандарта подводят! :P

Ничего противозаконного тут нет. В трудовом договоре может быть ссылка на ДИ, т.е. ДИ может идти приложением к договору. Это часто практикуется. И знакомить работников под роспись в таком случае с ДИ необходимо.
Максим Андреев
 
Сообщения: 2142
Зарегистрирован: 12 май 2007, 19:42
Откуда: Москва
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 37 раз.

Сообщение Мария Каменская » 12 мар 2009, 20:14

Роман Озеранский писал(а): А вообще хотелось бы увидеть точную формулировку несоответствия, а не слова, мол пришла к начальнику подразделения, а он не смог документально подтвердить.
Понятно, что ни в 5.5.1 ни в разделе 6 ничего про документальное подтверждение ознакомления с чем либо - нет, тогда на что (на какое требование) ссылается Анастасия? Пока не понятно. У нее, как у аудитора д.б. точная ссылка на требование, я пока такого требования, как и формулировки несоответствия не увидел. В общем, точную формулировку несоответствия в студию.

А если это внутренние требования, т.е установлены локальным актом?
Мария Каменская
 

Сообщение Роман Озеранский » 12 мар 2009, 20:21

Мария Каменская писал(а):А если это внутренние требования, т.е установлены локальным актом?

Так пусть Анастасия это подтвердит, сформулирует несоответствие и тогда будет видно, что несоответствие действительно правомерно.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 12 мар 2009, 20:24

Максим Андреев писал(а):Ничего противозаконного тут нет. В трудовом договоре может быть ссылка на ДИ, т.е. ДИ может идти приложением к договору. Это часто практикуется. И знакомить работников под роспись в таком случае с ДИ необходимо.

Максим! Очень спорное суждение. Если ДИ приложение к договору, то его надо выдавать на руки под подпись "ДИ получено", а не с ДИ ознакомлен и во всяком случае все это должно производиться в отделе кадров, а не на рабочем месте. :D
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 12 мар 2009, 20:28

Мария Каменская писал(а):А если это внутренние требования, т.е установлены локальным актом?

По трудовому кодексу (ст. 8) ДИ сами по себе тогда локальные акты. ;) Если они хранятся на рабочих местах, то зачем тогда отдел кадров? На рабочих местах могут храниться только копии. Нарушение делопроизводства и документооборота однако! :)
А в реале скорее всего видел гдето аудитор ДИ на рабочих местах, ему понравилось, легче смотреть, все в одном месте, вот и стал у всех требовать. ;)
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Мария Каменская » 13 мар 2009, 09:10

Опять Вы Олег что-то путаете, рассуждения "про локальный акт" относится к требованию по нахождению документа.

ДИ, если на нее отсылка из ТД, должна вручаться под роспись как и трудовой договор. Если у меня оригинал ТД на руках, то зачем мне нужна непонятная копия ДИ, я попрошу либо оригинал себе, либо заверенную копию.
Мария Каменская
 

Сообщение Анастасия Сечко » 13 мар 2009, 10:29

в-общем, ситуация такая. я посмотрела ОРИГИНАЛЫ ДИ в отделе кадров, там все необходимые подписи имеются. Просто на копиях забыли/не посчитали нужным расписаться.
Тому руководителю, несмотря на мой взгляд в список ознакомленных на копии, просто нужно было ответить утвердительно на вопрос о том, все ли сотрудники ознакомлены со своими ДИ, и чтоб совсем на ура - сказать что подписывались, но в оригиналах, кот. в отделе кадров.
Анастасия Сечко
 

Сообщение Андрей Волков » 13 мар 2009, 11:00

Мария Каменская писал(а):ДИ, если на нее отсылка из ТД, должна вручаться под роспись как и трудовой договор. Если у меня оригинал ТД на руках, то зачем мне нужна непонятная копия ДИ, я попрошу либо оригинал себе, либо заверенную копию.

Если ДИ - приложение к ТД, то да, оригинал на руках. Если отдельно, и на нее просто ссылка, то какая разница, где оригинал ДИ - у кадровиков, в отделе или дома у работника?
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 13 мар 2009, 11:00

Анастасия, вы же аудитор, и должны руководствоваться требованиями. Так и осталось не понятным, есть ли обязательное требование расписываться за ознакомление или нет. Если такого требования нет, то вы зря потратили свое время и время сотрудников вашей организации.
Скажу более, вы внутренний аудитор, и отличаетесь от аудитора 3-й стороны тем, что не только «роете» несоответствия, а и даете дельные предложения по их устранению. Даете их потому, что аудитор – системномыслящий сотрудник и постоянно работает над улучшением системы менеджмента, а не поиска блох.
Это аудитору ОС пофиг, он нашел несоответствия, зафиксировал и уехал, его не волнует, что будет дальше, т.к. он не сотрудник данной организации и ни за что не отвечает. А вы отвечаете и вас это должно волновать.
Применительно к данному случаю, даже если такое требование у вас есть (кто то ранее его установил), то ваша задача провести анализ того, приносит это требование какую либо ценность организации или нет. И если нет, предпринять все действия, чтобы его отменить. Допустим подписей об ознакомлении нет, ну и что, что случилось страшного?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Кольцов Олег » 13 мар 2009, 11:07

Мария Каменская писал(а):Опять Вы Олег что-то путаете, рассуждения "про локальный акт" относится к требованию по нахождению документа.

Мария! Я очень редко что-то путаю (если это не сидение вечером с пивом у монитора), ибо всегда стараюсь разобраться в вопросе до последней точки. Это не так внешне эффектно, однако очень здорово помогает по жизни и работе. ;)
Если ДИ - локальный акт по персоналу, то он должен в соответствии с законодательством об архивах и общими требованиями делопроизводства храниться 75 лет в архиве предприятия, а не на рабочем месте, где его легко потеряют. :) Сотруднику только учтеную копию. Про учет копий, кстати никто и не вспомнил, уважаемые специалисты СМК, а без него вся процедура управления документацией не стоит ни копейки, ибо автоматом она неработоспособна. :)
Честно признаюсь, что мне очень не нравится раздел этого сайта по документации СМК. Такое чувство что до издания ИСО 9001-2000 никакого документооборота не было, все работали без документированных процедур и прочих разумных вещей пока не засиял этот стандарт! :D
Кольцов Олег
 
Сообщения: 6091
Зарегистрирован: 23 сен 2008, 15:48
Откуда: Москва
Благодарил (а): 33 раз.
Поблагодарили: 115 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 13 мар 2009, 11:27

Здравствуйте, уважаемые участники форума!
Полгода назад пришлось довольно плотно заниматься вопросами разработки, ознакомления, хранения ДИ. Как правильно писал Олег, обязательность их наличия никак не регламентирована Российским законодательством. Даже у эйчеров различные взгляды и много споров, кто их должен писать, хранить и нужны ли они вообще...

Все ДИ – внутренние документы организации. Они разрабатываются только по той причине, что договоры (контракты) у нас зачастую формальны, а более детальные д/обязанности и ответственность, равно как и права прописываются в ДИ. Так вот, из «лучшей» российской практики оригиналы ДИ ( кто их разрабатывает опускаю – варианты различны) хранятся в ОК и при поступлении нового работника сотрудники ОК обязаны ознакомить работника под роспись в оригинале ДИ или, как часто практикуется, в специальном листе ознакомления к конкретной ДИ. На руки выдается учтенная копия (по желанию работника), а в подразделениях также в номенклатуру включают папку с учтенными копиями ДИ всех сотрудников подразделения.

А в ДП по разработке ДИ у нас в организации уже расписана вся процедура разработки ДИ, в том числе и ответственность за ознакомление, а также хранение. ДИ подлежат пересмотру раз в три года.

И еще, чтобы не было излишних трений, мы в ДИ включили пункт, предполагающий участие работника в мероприятиях по разработке и внедрению СМК. Я не думаю, что он противоречит чему-либо, т.к. в ДИ может быть внесено, образно говоря, «что угодно», что не запрещено ТК или ГК, а принимаемый работник должен уже смотреть – соглашаться на такие условия работы или нет.
При разборе трудовых споров в комиссиях по труду и судах условия ДИ часто многое решают в пользу либо работника, либо работодателя.

А так, опыт это в основном отечественный, т.к. работая в иностранной компании, я действительно наблюдала, что там все прописано в контрактах и любой их спец изучит его до буквы (да еще с юристом), прежде чем подписать.
Виктория Доманова
 

Сообщение Анастасия Сечко » 13 мар 2009, 13:27

Виктория Доманова писал(а):...т.к. в ДИ может быть внесено, образно говоря, «что угодно», что не запрещено ТК или ГК, а принимаемый работник должен уже смотреть – соглашаться на такие условия работы или нет...
так вопрос был в том, что наш ОС предлагал ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ (о работе по СМК) в существующие ДИ, с которыми уже ознакомлены работающие на предприятии сотрудники. Удалось убедить, что в этом нет смысла (мало того, как мне объяснили здесь, на форуме, это не правомерно), ибо сотрудники справляются с работой по СМК, желают ее делать и без указания об этом в ДИ. Но мнение о необходимости подобных изменений у ОС присутствует.
Анастасия Сечко
 

Сообщение Роман Озеранский » 13 мар 2009, 13:42

Странный у вас Анастасия ОС, если не секрет кто это?
Если бы это попытались ввести, я бы первый спросил, что такое работа по СМК, мне кто то смог бы на это ответить?
Если ОС ставит вопрос именно в таком разрезе и вы ничего не путаете, то это означает что эта самая СМК – некая отдельностоящая деятельность, никакого отношения к основной деятельности организации не имеющая, и по которой надо делать что то дополнительно к тому, что мы делаем всегда. Естественно все будут против.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 13 мар 2009, 14:28

Анастасия!
У нас аналогичная ситуация - консалтеры (пока не ОС для нас, мы не сертифицированы, но в принципе все равно под одной крышей) настаивают, что это обязательно должно быть внесено еще и в ПСП. В принципе, их аргумент такой: согласно одному из принципов менеджмента качества – полной вовлеченности персонала, все это должно быть отражено в ДИ. И кстати, такой подход у нас во многих ОС, я узнавала. И даже наличие матрицы распределения полномочий и ответственности в ПСП их не сдвигают с точки зрения.

Сами мы, в принципе, пошли на этот шаг, чтобы хоть как-то при необходимости «подтянуть» сотрудников в работу по СМК. Это хорошо, что у Вас все такие сознательные люди, а у нас только вид работы будет при наших нищих зарплатах, если все – таки хоть как-то не узаконить на местном уровне, Хотя людей не виню, и очень даже их понимаю, вот и пытаюсь найти подходы (это конечно не про ДИ), чтобы не злить красивыми рассказами о СМК, но и работа бы все же продвигалась в нужном направлении. Хотя лично я считаю, что СМК полноценно входит в деятельность организации, и не стоит без необходимости нагораживать лишнего.

Кстати, консультанты многих ОС очень некомпетентны. Может я с такими встретилась, но даже форум и собственный ликбез дает порой больше полезной информации, чем их компетенции. Наших коллег недавно заставили переделать всю документацию, только потому, что сменился консультант (из этой же фирмы), а у него другой подход, а в итоге получилась, уж извините, вообще хрень. Но зато сертифицировать будут его «друзья». Думаю все ясно…
Виктория Доманова
 

Сообщение Роман Озеранский » 13 мар 2009, 15:20

Виктория Доманова писал(а):В принципе, их аргумент такой: согласно одному из принципов менеджмента качества – полной вовлеченности персонала, все это должно быть отражено в ДИ.
Аргумент конечно мощный :D
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Виктория Доманова » 13 мар 2009, 15:39

Да, Роман!
К несчастью для нас у них много таких "аргументов"... Нас даже в Устав много чего про СМК "принудили" написать. Благо юрист вышестоящего ведомства задробил вовремя. А еще все это, по соответствующим объяснениям, называется "актуализацией документов":-D
Виктория Доманова
 

Сообщение Алатырева Анна » 15 мар 2009, 06:36

Подскажите пожалуйста, как Вы считаете, правомерно ли наличие листа изменений в ДИ? Если это приложение к договору, то имеем ли мы право вносить в нее изменения спустя год.
Например. Директор решил ввести доп обязанность водителям по разгрузке-погрузке перевозимых материалов. Каким образом оформить это? Приказом, дополнениями в ДИ? Там и там?
Алатырева Анна
 

Сообщение Ксения Крылова » 15 мар 2009, 12:11

Алатырева Анна писал(а):Подскажите пожалуйста, как Вы считаете, правомерно ли наличие листа изменений в ДИ? Если это приложение к договору, то имеем ли мы право вносить в нее изменения спустя год.
Например. Директор решил ввести доп обязанность водителям по разгрузке-погрузке перевозимых материалов. Каким образом оформить это? Приказом, дополнениями в ДИ? Там и там?

Если ДИ идет как часть договора, то тогда создается дополнительное соглашение к трудовому договору, которое подписывается обеими сторонами.
Если же ДИ самостоятельный документ, то выпускается новая версия или редакция, и ее опять подписывают генерал и сотрудник.
Аватара пользователя
Ксения Крылова
 
Сообщения: 1303
Зарегистрирован: 13 фев 2006, 05:37
Откуда: Хабаровск
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 9 раз.

Сообщение Алатырева Анна » 15 мар 2009, 16:31

Ксения Крылова писал(а):[Если же ДИ самостоятельный документ, то выпускается новая версия или редакция, и ее опять подписывают генерал и сотрудник.


Т.Е. Вы думаете что Листа изменений в ДИ быть не дожно? И все изменения должны вводится только новой редакцией документа?
Алатырева Анна
 

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1



cron