Споры аудита:должна ли ДИ храниться на рабочем месте?

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Споры аудита:должна ли ДИ храниться на рабочем месте?

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 08:45

Доброе утро! Возникла ситуация после внутреннего аудита, проверяемые потребовали указать где написано, что долж.инструкция должна хранится на рабочем месте, а не, например, дома(ведь трудовые договора многие хранят дома)! При этом ситуация такова, что работник с ней ознакомлен,подпись его есть в экземпляре Службы персонала, но на раб.месте нет. Дело в том, что внеш.аудит всегда проверяет это наличие на раб.месте! Подскажите, в каких документах есть такие требования? В п.5.5.1 на сколько я поняла, такого требования нет!
Мария Шульгина
 

Сообщение Роман Озеранский » 28 май 2008, 09:05

А на соответствие какому документу внутренний аудит выдвинул это несоответствие?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Анастасия Борзенко » 28 май 2008, 09:26

Есть практика когда в ДИ самой есть фраза "с ДИ ознакомлен и обязуюсь хранить на рабочем месте" оцените, так ли у вас.
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 09:34

Нет, это не было несоответствием,но в результате идейных споров, был задан такой вопрос,который как вопрос чести, должен разрешиться!Во внутренних документах об этом ничего не сказано! Получается, что и внешние и внутренние аудиторы необоснованно требуют предъявить ДИ?
Мария Шульгина
 

Сообщение Анастасия Борзенко » 28 май 2008, 09:45

копия ДИ идентифицирована как "учтенный экземпляр"?
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Роман Озеранский » 28 май 2008, 09:47

Мария Шульгина писал(а):Получается, что и внешние и внутренние аудиторы необоснованно требуют предъявить ДИ?

Если нет требования, то нет и несоответствия.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Поздняков Владислав » 28 май 2008, 09:48

п. 5.5.1 ГОСТ Р ИСО Высшее руководство должно обеспечивать .... доведение до сведения... ответственности и полномочий.

требований хранить ДИ на рабочем месте нет.Решение об этом принадлежит только самой организации
Но аудитор может проверить:
- осведомленность работника о своих должностных обязанностях;
- наличие доступа работника к документу их устанавливающему.

т.е. если ДИ по каким-либо причинам затруднительно хранить на рабочем месте, то сотрудник должен знать где лежит экземпляр его ДИ, а руководство должно обеспечить к нему доступ в течение времени присутствия работника на рабочем месте.
Поздняков Владислав
 

Сообщение Анастасия Борзенко » 28 май 2008, 09:56

сотрудник знает, что его экземпляр дома, так нецелесообразно же обеспечивать ему доступ в течении рабочего времени домой?)))

Целесообразно экземпляры ДИ "доверять" на хранение руководителю подразделения, это и упростит процедуру проведения аудита, когда на рабочем месте ее не окажется, чтобы не делать лишних копий с оригиналов.
А в целом несоответствий действительно нет, и задачи проверять соответствие прописанному фактам, нежели наличию дополнительной мукулатуры на рабочих местах (если иное не регламентируется).
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 09:57

Анастасия Борзенко писал(а):копия ДИ идентифицирована как "учтенный экземпляр"?

Нет,просто копия.
Мария Шульгина
 

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 10:02

Поздняков Владислав писал(а):п. 5.5.1 ГОСТ Р ИСО Высшее руководство должно обеспечивать .... доведение до сведения... ответственности и полномочий.

требований хранить ДИ на рабочем месте нет.Решение об этом принадлежит только самой организации
Но аудитор может проверить:
- осведомленность работника о своих должностных обязанностях;
- наличие доступа работника к документу их устанавливающему.

т.е. если ДИ по каким-либо причинам затруднительно хранить на рабочем месте, то сотрудник должен знать где лежит экземпляр его ДИ, а руководство должно обеспечить к нему доступ в течение времени присутствия работника на рабочем месте.


Работники грамотные, чуть что посылают в службу персонала )))))))
Мария Шульгина
 

Сообщение Ирина Терновская » 28 май 2008, 10:19

Поздняков Владислав писал(а):Но аудитор может проверить:
- осведомленность работника о своих должностных обязанностях;
- наличие доступа работника к документу их устанавливающему.

Аудитору вполне достаточно проверить осведомлённость сотрудника. А доступность только если это требование установлено самой организацией.
Ирина Терновская
 

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 10:40

А как вы обычно проверяете осведомленность? У нас аудиторы молодые, а проверяемые мягко говоря не очень! Вот и поди проверь его осведомленность, говорит у меня 30-летний стаж, а вы тут со своей осведомленностью! :)
Мария Шульгина
 

Сообщение Поздняков Владислав » 28 май 2008, 11:09

Проверить наличие подписи в листе ознакомления достаточно.В таком случае и формальные свидетельства есть, и нет негатива со стороны проверяемых. В любом случае эффективность их деятельности оценивается руководителем.
Поздняков Владислав
 

Сообщение Мария Каменская » 28 май 2008, 12:10

1. чем требуется ДИ?
ИСО ДИ не требует - п. 5.5.1 говорит об определении и доведении до сведения персонала ответственности и полномочий, п.6.2.2 это вообще прерогатива "кадрового менеджмента".
Ответственность и полномочия у нас не только в ДИ, но и в СТО прописывается, в приказах разных, можем обходиться только приказами например...
Зачастую требования о наличии ДИ прописано в трудовом договоре с работником, следовательно ДИ является "частью" трудового договора, но договор может быть самодостаточен и не делать отсылки на ДИ, следовательно она и не нужна.

2. сколько ДИ делать, как вручать и необходимость подписи?
Ответ на эти вопросы зависит напрямую от того, что побудило организацию их разработать (см. п. 1).
Если это "часть" трудового договора, то количество оригиналов или заверенных копий должно быть не меньше чем оригиналов трудового договора, вручение ДИ должно осуществляться под роспись по аналогии с трудовым договором.
Если трудовой договор ссылается на ДИ группы работников (рабочие такого-то цеха), то ДИ должна висеть в цеху как минимум.

Как знакомить с ДИ (наличие подписи):
ст. 68 ТК "При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором."

3. Необходимость наличия на рабочем месте:
ИСО это не требуется, ТК не оговаривается.
Где хранить свой экземпляр ДИ работник решает сам, доказать выдачу и ознакомление можно наличием подписи о получении экземпляра ДИ и подписи об ознакомлении с ДИ (см. п. 2).

Читал он свою ДИ, не читал, это извините, его проблема, организация сделала все необходимое что-бы до его сведения довести информацию. Может еще ДИ стихами писать что-бы лучше запоминалось и с картинками для привлечения внимания?
И вообще... ДИ это вопрос отдела кадров. Хватит на себя все тянуть... нас ждет производство!!!
Мария Каменская
 

Сообщение Мария Шульгина » 28 май 2008, 12:18

Мария, спасибо, мощное позитивное сообщение! Все эти инструкции вообще имеют влияние, когда их позиционируют, как руководство к действию, а не просто бумажку для отмазки!
Мария Шульгина
 

Сообщение Олег Коновалов » 28 май 2008, 15:07

Мария Каменская писал(а):

3. Необходимость наличия на рабочем месте:
ИСО это не требуется, ТК не оговаривается.
Где хранить свой экземпляр ДИ работник решает сам, доказать выдачу и ознакомление можно наличием подписи о получении экземпляра ДИ и подписи об ознакомлении с ДИ (см. п. 2).

Мария,
А где находится место применения ДИ?
4.2.3 Управление документацией

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

Если ДИ хранится у работника дома, как реализуется следующий пункт?

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.


Мария Каменская писал(а): Читал он свою ДИ, не читал, это извините, его проблема, организация сделала все необходимое что-бы до его сведения довести информацию. Может еще ДИ стихами писать что-бы лучше запоминалось и с картинками для привлечения внимания?

:) "Его проблема" станет проблемой организации на которую он работает, как только он начнёт делать ошибки на рабочем месте.
Мария Каменская писал(а): И вообще... ДИ это вопрос отдела кадров. Хватит на себя все тянуть... нас ждет производство!!!

А если этот работник, который с "проблемой" работает в производстве?
Менеджер по качеству, как пастух, должен следить чтобы всё стадо (отделов) не разбредалось.
Олег Коновалов
 

Сообщение Мария Каменская » 28 май 2008, 15:40

Олег Коновалов писал(а): "Его проблема" станет проблемой организации на которую он работает, как только он начнёт делать ошибки на рабочем месте.


Что бы по всем остальным вопросам ответить, давайте разберемся, что такого находится в ДИ, что позволит не делать ему ошибки на рабочем месте?
Мария Каменская
 

Сообщение Олег Коновалов » 28 май 2008, 15:51

Мария Каменская писал(а):
Что бы по всем остальным вопросам ответить, давайте разберемся, что такого находится в ДИ, что позволит не делать ему ошибки на рабочем месте?

В моём опыте, там инструкции к исполнению... А что у вас пишут?
Олег Коновалов
 

Сообщение Мария Каменская » 28 май 2008, 16:03

У нас подчиненность, что должен знать, обязанности, права... ни один пункт ДИ не помогает качественно выполнить возложенные на работника обязанности, ну нет там никаких инструкций на сей счет.
Мария Каменская
 

Сообщение Олег Коновалов » 28 май 2008, 16:16

Мария Каменская писал(а):У нас подчиненность, что должен знать, обязанности, права... ни один пункт ДИ не помогает качественно выполнить возложенные на работника обязанности, ну нет там никаких инструкций на сей счет.

В таком случае, я беру назад то, что писал выше. :-)
Олег Коновалов
 

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1