журналя регистрации несоответствий, кор. и пред. действий

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

журналя регистрации несоответствий, кор. и пред. действий

Сообщение Елена Рыжова » 13 мар 2008, 17:51

Здравствуйте все!
Возник следующий вопрос:
в структуре нашей организации выделено 17 отделов. Насколько я понимаю, внутренний аудит нужно проводить во всех, включая бухгалтерию, водителей (транспортный отдел) и даже административно-хозяйственный отдел, куда помимо секретарей-ресепшионистов входят и уборщицы.
Потенциально в каждом отделе будет выявлено хоть одно несоответствие (т.к. они всегда обнаруживаются).
Я правильно понимаю, что выявленные несоответствия мне (как внутренниму аудитору) нужно будет фиксировать в журнале регистрации несоответствий. На них, в свою очередь, сотрудники будут прописывать кор. действия. Таким образом, эти журналы необходимо завести в КАЖДОМ подразделении. И даже в кабинете у генерального директора?
Подскажите, пожалуйста, если я что-то не правильно понимаю...
Елена Рыжова
 

Сообщение Андрей Горбунов » 13 мар 2008, 18:38

Лена,
возможно, я зайду очень издалека, но п. 4.5.2б стандарта обязывает руководство обеспечить "сохранение целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении в нее изменений".
Принимая во внимание, что КД - это и есть как раз эти самые изменения, то как Вы при изложенной Вами схеме планируете выполнять требования вышеприведенного пункта?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Елена Рыжова » 14 мар 2008, 10:03

Андрей,
я думала, что по моим вопросам понятно, что я еще "чайник" в СМК :lol:
Вы и правда уж как-то СОВСЕМ издалека начали :-)
Давайте по порядку.
Разьве при проведении внутреннего аудита я не должна вписывать несоответствия в журнал?
Елена Рыжова
 

Сообщение Андрей Горбунов » 14 мар 2008, 10:19

Лена,
из того, что человеку необходимо питаться (чтобы жить), совершенно не следует, что на завтрак обязательно должна быть овсянка :-)
Стандарт предъявляет требование: обнаружив несоответствие, определите а) причину и б) необходимость устранения этой причины. Про журнал там ни слова :-) Это во-первых.
Во-вторых, всякое действие должно иметь смысл, должно давать некий значимый результат. Для чего - с этой точки зрения - нужен журнал?
В-третьих - по целостности. Стандарт говорит Вам о том, что целостность системы при изменениях должна сохраняться. Это значит, что изменения в систему должны вноситься под контролем того, кто отвечает за целостность. Если у Вас подразделения могут самостоятельно планировать и выполнять КД, т.е. изменять СМК, то как при этом обеспечивается целостность? По идее, Ваша система должна быстро разрушиться.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

журнал регистрации несоответствий, кор. и пред. действий

Сообщение Насонова Елена » 14 мар 2008, 10:36

А у нас в компании есть 1 журнал регистрации корректирующих и предупреждающих действий, хранится он в отделе качества, ответственным за его ведение являются сотрудники отдела качества. В журнал заносятся все выявленные в ходе внутренних аудитов несоответствия, а так же корректирующие и предупреждающие действия по этим несоответствиям, и подтверждения выполнения данных действий. Которые, в свою очередь, предоставляются в отдел качества сотрудниками подразделений, которые выполняли корректирующие, предупреждающие действия в виде отчета.
Насонова Елена
 

Сообщение Елена Рыжова » 14 мар 2008, 11:48

Ааааааа! ](*,)
Андрей,
вы меня окончательно запутали!
Помогите, пожалуйста, иначе мой мозг взорвется.
Вы можете дать мне конкретный совет, как мне поступить.
Вы говорите метафорами, чтобы, по всей видимости, заставить крутиться винтики в моей голове, но они заржавели. Добавьте масла! :-D
Наши консультанты разработали нам две формы журналов. Первый - журнал регистрации несоответствий и кор. действий. Они сказали, что при внутр. аудитах мне туда нужно будет вносить несоответствия, а сотрудникам отдела разрабатывать кор. действия и тоже туди все вписывать.
Если вы говорите, что эти журналы не обязательны, как тогда все оформить?
Я в тупике... :smt100
Елена Рыжова
 

Сообщение Андрей Горбунов » 14 мар 2008, 12:15

Лена,
прошу прощения, если сбил с толку. Должен сразу оговориться, что ко мне имеет смысл прислушиваться, если СМК строится "для дела" (для бизнеса). Если для сертификата, то можно следовать рекомендациям консультантов :-) Правда, при этом определите порог терпимости сотрудников Вашей организации, чтобы они не взвыли и не устроили бунт от непомерного количества журналов.
Уж коли затея с журналами исходит от консультантов, то и спросите их, надо ли заводить в каждом подразделении.
Я же пытался вызвать Вас на размышления: нужны ли журналы вообще? как мы планируем и проводим КД? удается ли при этом обеспечить системность СМК? и т.д.
В результате Вы вполне могли бы придти к выводам, что "нет, ребята, все не так, все не так, ребята..." :-)
Но, видимо, еще рано. Или поздно - уже "мозги заржавели"? Мне кажется, Вы на себя наговариваете...
Попробуйте воспользоваться методикой: задавайте вопрос "зачем?". Например, "надо вести журналы" - зачем? Если четкого ответа нет, то, значит, не надо.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Евгений Жуков » 14 мар 2008, 12:20

Будем распутывать

1. Требование о ведении Журнала регистрации несоответствий не является обязательным (нормативным)
2. Однако, если в Вашей Организации методика проведения ВА основана на стандарте ISO 19011:2002, то по п. 5.5а) следует вести Отчёты о несоответствии и Отчёты о корректировочных и предупреждающих действиях
3. Таким образом, Журнал является синтетическим (сводным) документом, представляющим информацию из первичной документации (Отчётов) в свёрнутом виде

Резюме: Лучше вести Журнал регистрации несоответствий, чем не вести
Последний раз редактировалось Евгений Жуков 14 мар 2008, 12:45, всего редактировалось 1 раз.
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Елена Рыжова » 14 мар 2008, 12:30

Хм, Андрей,
сейчас попытаюсь описать свои мысли в пользу ведения журналов.
Во-первых, каждое подразделение фиксирует свои несоответствия, а через определенное время (например, пол года) анализирует все несоответствия, их причины и пытается обнаружить системные. Разьве это не имеет смысла быть?
Ну а напротив несоответствий они вписывают кор. действия так же для анализа в будущем (правильные ли действия предприняли) ну и в том числе для учета, чтобы ничего не забыть.
Андрей,
видимо у меня еще слишком поверхностное и примитивное видение СМК. Помогите узреть суть :-)
Кстати, судя по вашему ответу, я поняла, что слишком узко понимаю смысл КД. Я совсем не применяла по отношению к ним понятие системности. Что это означает?
"ко мне имеет смысл прислушиваться, если СМК строится "для дела"
я сегодня написала в одном из постов, что нам нужен просто сертификат :?
Но ведь это не мешает мне разобраться в истине? :idea: :D
Елена Рыжова
 

Сообщение Роман Озеранский » 14 мар 2008, 13:05

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Попробуйте воспользоваться методикой: задавайте вопрос "зачем?". Например, "надо вести журналы" - зачем? Если четкого ответа нет, то, значит, не надо.

Дополню Андрея.
Приступая к любой работе, всегда задавайте эти вопросы.

ПРАВИЛО (5W + 1H)
Why? - Почему это делается? Надо ли это делать? Что случится, если этого не делать?
What? - Что делается? Понимаем ли мы точно и ясно детали операции?
When? - Когда это делается? Не будет ли лучше, если сделать это раньше или позже?
Where? - Где это делается? Наилучшая ли это позиция?
Who? - Кто это делает? Нет ли кого более подходящего?
How? - Как это делается? Можно ли сделать лучше?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Горохова Вера » 14 мар 2008, 14:39

В ИСО 9001 п. 8.2.2 требования, относящиеся к ведению записей, касаются записей по планированию и проведению аудита, записей о результатах верификации мер, предпринятых для устранения выявленных несоответствий и вызвавших их причин.
Почему же надо задавать вопросы, надо или не надо вести записи о выявленных несоответствиях? Конечно же надо! Вопрос только в том, какую форму записей Вы примете, будет ли это журнал или что то другое.
Горохова Вера
 

Сообщение Елена Рыжова » 14 мар 2008, 14:51

Вера,
рада, что для Вас все просто и понятно. Видимо у Вас опыта побольше. Для меня, к сожалению, все немножко сложнее. Вопросы возникают, и поэтому я их и задаю :roll: Все-таки готовлюсь к своему перврму внутреннему аудиту :)

Поделитесь, как Вы ведете эти записи. Какие альтернативы журналам существуют?
Елена Рыжова
 

Сообщение Андрей Горбунов » 14 мар 2008, 15:10

Лена,
определение системы гласит, что это "набор взаимосвязанных элементов", т.е. изменение одного элемента вызывает изменение других.
Если в организации есть система менеджмента качества, то любое изменение ее части будет вызывать изменение всей системы. Сразу вопрос: кто отвечает за СМК в организации? Допустим, менеджер качества. Если любое подразделение получает право самостоятельно планировать и выполнять корректирующие действия, то возникает ситуация, при которой система изменяется без ведома ответственного лица. Как показывает опыт, это приводит к быстрому разрушению системы.
Т.о., чтобы не разрушить систему, любые изменения в ней должны проходить контроль на сохранение целостности. В том сценарии, который Вы описываете, я такого контроля не вижу.
Ну и "информация к размышлению": а так ли уж необходимо подразделениям самостоятельно планировать и выполнять корректирующие действия в рамках СМК? И вести при этом, соответственно, некий журнал.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Fedor Sturov » 14 мар 2008, 15:27

Ну если не хотите замарачиваться особо, составьте один допустим план. Назовите его по умному "Утвержденный Сводный план предупреждающих/корректирующих действий по результатам внутреннего аудита на 1 квартал", например, в котором напишите все найденные несоответствия, с ответственными исполнителями. 17 отделов вам в ответ отчет по этому плану, с корр. действиями, касающимися их подразделения. Все равно для галочки :)
Fedor Sturov
 

Сообщение Елена Рыжова » 14 мар 2008, 15:38

Ну хорошо, а несоответствия мне тогда можно просто подшивать в папочку с протоколами несоответствий?
Андрей, объясните пожалуйста, разьве если я найду в отделе, к примеру, несоответствие о том, что у них в ходу неучтенная копия документа, или документ неактуалазирован/зарегистрирован, разьве сотрудники не могут его самостоятельно устранить?
Вообще, каким образом можно производить КД системно?
Елена Рыжова
 

Сообщение Андрей Горбунов » 14 мар 2008, 16:14

Лена,
то, о чем Вы пишите - это коррекция. Но мы-то ведь ведем речь о корректирующих действиях - это совсем другое дело.
Приведу пример.
Например, я делаю деревянные ложки. Одна из них оказалась непрокрашенной. Несоответствие? Да. Что делаю? Устраняю, т.е. прокрашиваю. Что это? Коррекция, т.е. устранение несоответствия. Могу ли я по этому несоответствию предпринять корректирующее действие? В принципе, могу, но только надо установить причину, по которой возникло это несоответствие. Но теория говорит нам, что определять причину явления по одному случаю весьма рисковано, в смысле, не очень надежно. Отсюда вывод: корректирующие действия предпринимаются, когда накоплен материал, позволяющий достаточно надежно судить о причинах.
Еще пример.
Я стреляю в мишень. Первый выстрел ушел в "молоко" на три часа. Что я должен сделать: просто чуть сместить ствол (коррекция) или поправить прицел (КД)? Ответ очевиден: немного сместить ствол на девять часов. А если у меня из 10 выстрелов семь ушли в "молоко" на три часа? Явно следует поправить прицел, т.к. промахи однообразны и повторяются, т.е. явно действует какая-то общая (системная) причина.
Да, весьма рекомендую почитать у Деминга в его "Выходе из кризиса" описание экспериментов с каплями и бусинами - это еще даст пищу для размышлений.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Наталья Григорьевна » 28 мар 2008, 14:15

Елена, а что, если вам по результатам ВА СМК выписывать Отчеты о несоответствиях/наблюдениях, затем то подразделение, где выявлено данное несоответствие/ наблюдение заполняет графы причины и коррекцию+корректирующие действия с указанием срока и ответственного за реализацию назначенных мероприятий. Ну, а потом запрос, конечно же, на реализацию коррекции+корректирующих мер тоже вам посылать в подразделения, чтобы они не забыли вам отчитаться.
А вы параллельно можете вести у себя данный журнал по учету всех несоответствий и наблюдений, чтобы вам самой было удобно во-первых контролировать, во-вторых анализ проводить.
Наталья Григорьевна
 

Сообщение Елена Рыжова » 28 мар 2008, 14:43

я решила просто всю информацию вносить в протоколы, делать ксерокопию и отдавать в отдел, а оригиналы себе. Все подшиваю в папочку аудитов. КД сотрудники оделов прописывают мне в этом же протоколе, а я потом ставлю на них отметку о выполнении.
Елена Рыжова
 

Сообщение Наталья Григорьевна » 31 мар 2008, 06:42

Получается, что вы по каждому аудиту составляете протокол вместо отчетов да?
Наталья Григорьевна
 

Сообщение Елена Рыжова » 31 мар 2008, 08:26

Нет, я составляю отчет тоже. Но протоколов может быть несколько, а отчет один. И так по каждому отделу.
Елена Рыжова
 

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1



cron