Несоответствие (записи карандашом)

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Анастасия Борзенко » 14 фев 2008, 20:00

Олег Коновалов, 5+!
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Мария Каменская » 15 фев 2008, 08:39

Наталья, ссылайтесь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (стандарт переведен ВНИИДАД, а для секретаря документы ВНИИДАДа это руководство к действию):
п. 7.2.4 Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо что, чтобы документ был защищен он несанкционированного изменения...
п. 9.8.1 контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для: d) мониторинга использования системе управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операций (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче).

Коллеги, мне очень интересно, где в ИСО вы хоть раз видели конкретную норму или запрещение, весь 9001 строится на "должно" и "необходимо". Мне например очень нравится писать мелом на доске, и докажите мне что я так не могу фиксировать записи, ведь в ИСО про мел ни слова не сказано.

Опять же повторюсь, при ведении журнала ручкой, некоторые свершившиеся действия записываются карандашом, зачем? Чтобы потом поменять на другую запись, тогда как быть защитой записи, прослеживаемостью и т.п. ИСОшными словечками?

Несоответствие может быть какому-либо определенному требованию (только ручкой синего цвета марки big), или может быть сделан вывод о недостижении этого самого "должно обеспечить".

Ответ "а где это написано" очень удобен, всех возможных вариантов никогда не учтешь, документы после аудита начинают пухнуть, знание их работниками (а следовательно и соблюдение) начинает падать... замкнутый круг.
Мария Каменская
 

Сообщение Ксения Панкрушина » 15 фев 2008, 08:42

Максим Андреев писал(а):
Ксения Куликова писал(а):Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. Мет. пособие, М., 2005

Ксения, разместите здесь, интересно ознакомиться

Максим, у меня в печатном издании и сканировать нет возможности.

Но этого дядечку я лично встречала, когда заканчивала курсы по архивоведению во ВНИИДАД, - увлеченный, уже многоумудренный опытом человек. Все его исследования экспериментальные, т.е. проводились одновременно в разных архивах, находящихся в разных городах, разных климатических зонах: собиралась статистика. Занимался изучением "поведения" документов со временем (как стареют, как текст постепенно исчезает...). Его исследования легли в основу при разработке требований к хранению документов в архивах.
Ксения Панкрушина
 

Сообщение Демина Наталья » 15 фев 2008, 09:08

Спасибо Мария, скачала этот ГОСТ, действительно четко прописаны требования, теперь внесу их в откоррректирвоанный ДОУ.
Демина Наталья
 

Сообщение Гулевич Юрий » 15 фев 2008, 20:42

По моему вы здесь обсуждаете непонятно что. Главное, что записи ведутся, а карандашом или красками это уж как кому нравится
Гулевич Юрий
 

О записях карандашом

Сообщение Васильева Светлана » 27 июн 2008, 14:09

Карандаш то карандашом, но это до первого случая утери важного документа. И если не будет записи в журнале (сотрется и т.д. и т.п.), то будет невозможно установить куда "отправился" документ.
Я думаю в этом случае можно:
А) объяснить секретарю что ей же самой хуже будет (по голове настучат), если вдруг случится, что документ исчезнет, т.к. это ее обязанность знать судьбу документа, прописанного в журнале (где он, кому отдан, возможно даже когда и желательно под роспись).
Б) :roll: пусть все регистрируемые в этом журнале документы будут у секретаря ввиде копий.

PS Сама я по совместительству секретарь, поэтому вариант А для меня очень даже возможен.

+ еще один вариант В) забросить эти журналы регистрации куда подальше и перейти на электронный документооборот. Всем хорошо: бумаг мало, прослеживаемость замечательная, поиск документа быстр (в отличие от журнального). Но пока мне об этом только мечтать - нет у нас в организации компьютерной сети.
Васильева Светлана
 

Сообщение Александр Хлебников » 27 июн 2008, 15:26

Бортовой журнал, журнал оператора геофизической станции (ну например сейсмики), полевой журнал геолога ведутся карандашом :)
Почему? Чтобы записи как раз таки сохранились! Карандаш не расткается при попадании на него воды :)
Александр Хлебников
 

Сообщение Васильева Светлана » 24 июл 2008, 10:25

Разбиралась в своих бумагах и вот что нашла, цитирую (журнал "Справочник секретаря и офис менеджера", № 3/2006):
" ...О порядке заполнения доверенностей
Помимо прямых указаний Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" воспользуемся еще одним нормативным документом - Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Министреством финансов ССР 29.07.83 № 105) В этом Положении сформулированы основные правила заполнения документов бухгалтерского учета.
Если документы заполняются вручную, то записи должны производиться чернилами или шариковой ручкой. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки подлежать обязательному прочерку..."

Правда секретарь может оспорить, что это для бухгалтерии писано. Так что все выше написанное можно просто принять к сведению.

Интересно:
[quote] Бортовой журнал, журнал оператора геофизической станции (ну например сейсмики), полевой журнал геолога ведутся карандашом ) Почему? Чтобы записи как раз таки сохранились! Карандаш не расткается при попадании на него воды [quote]

секретарь у нас сидит все-таки в офисе или в военно-полевых условиях (на горе, под водой, космической станции :lol:?
Васильева Светлана
 

Сообщение Роман Озеранский » 24 июл 2008, 10:33

Поэтому вывод, разные виды записей могут делаться разными записывающими средствами.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Пред.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1