Несоответствие (записи карандашом)

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Олег Коновалов » 13 фев 2008, 18:13

Наталья,
Аудитор не должен выписывать несоответствия "неписанным правилам". Если требования не нарушены - несоответствия нет. В данном случае, это может быть "возможностью улучшения", но не несоответстием.

Демина Наталья писал(а):...но сейчас-то как мне аргументировать этот вопрос не только с точки зрения ИСО?.

Признайте ошибку.
Олег Коновалов
 

Сообщение Павел Новиков » 13 фев 2008, 18:22

Так и тов. Сталин в ставке карандашами писал, цветными....

И генералы карандашами на картах рисовали....

Вечно показывают историческое кино на кремлёвскую тематику - всё время заточенные крандаши в баночках на столе....
Павел Новиков
 

Сообщение Андрей Волков » 13 фев 2008, 21:27

Павел Новиков писал(а):Так и тов. Сталин в ставке карандашами писал, цветными....

И генералы карандашами на картах рисовали....

Вечно показывают историческое кино на кремлёвскую тематику - всё время заточенные крандаши в баночках на столе....

дык по телевизору гляньте (нашего) президента или там премьера - у него стаканчик с кучей карандашей стоит на столе
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Горохова Вера » 14 фев 2008, 07:30

Точность в выражениях должна присутствовать, убедилась еще раз. :D Под чернилами я имела ввиду наиболее распространные в применении сегодня письменные принадлежности - шариковые и гелевые ручки.
По поводу того, что на столе у президента или премьера стананчики с кучей карандашей стоят, ну и пусть стоят, указы то они подписывают не карандашами, мелом, углем, а ручками (письменными принадлежностями). :D
Горохова Вера
 

Сообщение Анастасия Борзенко » 14 фев 2008, 08:04

Чес сказать пока такие аудиты и несоответствия высталяться будут, дорога к действительному пониманию результативной системы управления будет все более зарастать терном...)))
Не зря же в большинстве организаций утвердилось мнение, что менеджеры по качеству работу себе "ищут", из пальца высасывают.

самое важное в любом аудите расставить приоритеты (даже не с т.з. ИСО), я бы в Вашем случае, Наташа Демина, секретарю сказала, что "мол, погорячилась, в качестве несоответствий это, конечно, не выставлю, но рекомендации такие то... ПОТОМУчто... то-то и то-то" - с людьми работать надо и "косяки" свои учиться признавать).
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Ксения Панкрушина » 14 фев 2008, 08:49

Евгений Жуков писал(а):
Ксения Куликова писал(а):... наибольшая сохраняемость текста, выведенного на печать с использованием СВТ - это отпечатанного на струйном принтере Hewlett Packard начиная с 6-го поколения. Т.е. лазерные принтеры не подходят, со временем текст осыпается...

Навеивает дальше (после обеда):
1) Из принтеров в этом контексте лучше матричный - оставляет механический след от иголок на бумаге

Евгений,
как раз матричный тоже не подходит.
Не поленилась - нашла:
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. Мет. пособие, М., 2005 писал(а):В первых моделях матричных принтеров, как и в машинописи, применялся литерный принцип - краска переносилась на бумагу в виде отдельных знаков. В современных моделях краска переносится с ленты на бумагу ударами тонких иголок (9-24 иглы на миллиметр). Любой штрих, таким образом, состоит из отдельных точек.
Точечное иглонанесение требует высокодисперсных красок, что нередко приводит к частичной или полной замене сажи в принтерных красках менее стойкими компонентами (красителями) и, как следствие, к уменьшению химической стойкости текста. Предварительная проверка показывает, что черные матричные тексты выцветают на свету, т.е. радикально отличаются от светостойкой черной машинописи. Некоторые матричные краски, кроме того, растворимы в воде.
Ксения Панкрушина
 

Сообщение Мария Каменская » 14 фев 2008, 09:09

Я тоже выставляла такое несоответствие, из журнала вх. исх. могли быть убраны ненужные кому-либо записи, а недавно у нас работала прокуратура, была необходимость доказать наличие определенной записи полугодовой давности, я даже и не знаю что-бы мы прокурору говорили про карандашные наброски.
И я не уверена, что все требования стоит прописывать в документах, вместо 10 страниц будет 50, излишняя детализация тоже ни к чему хорошему не приводит.

Что написано пером, не вырубишь топором!! Пословица
Последний раз редактировалось Мария Каменская 14 фев 2008, 11:35, всего редактировалось 1 раз.
Мария Каменская
 

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 14 фев 2008, 10:09

Это, видимо, та ситуация " ....требуемых при .....восстановлении...."
Минимизировать документирование....
Поэтому в СССР была очень развитая система стандартизации на государственном уровне... Война научила
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Демина Наталья » 14 фев 2008, 12:31

Я не считаю зазорным принять свою ошибку и признать ее. Просто ее пока не вижу. Ну не встретила я "основанных на факах" утвержедний, что записи карандашом, причем не стираемые в конце дня или недели, а существующие с самого начала года - это соответствие.
Точность в выражениях..сейчас объясню.
Карандашная запись стоит в разделе "Отправитель". А отправляются разные документы, и акты выполненеых работ и договора и бух. документы. То есть фамилия отправителя ставится карандашом. Почему? Этого мне секретарь объяснить не смогла. Говорит что ей так удобно. Почему? Объяснить опять не может. Записи свежие, 2008 г, но к тому времени когда год подойдет к концу карандашные фамилии могут стать нечитаемыми, так как журнал вх. и исх - часто используемый. Далее, да, фамилия ответсвенного за отправление документа может быть стерта и заменена. И эти прецеденты были, когда искали ответственного за утерю документов, да так и не нашли. а документы оказались потеряны безвозвратно. Правда давно это было, но было.
Я без вопросов признаю свой косяк и учту промах в том случае, если не найду этот самый пресловутый нормативный документ,где черным по белому написано запрещение карандашных записей.
Демина Наталья
 

Сообщение Ямщиков Сергей » 14 фев 2008, 12:41

Демина Наталья писал(а):Я не считаю зазорным принять свою ошибку и признать ее. Просто ее пока не вижу. Ну не встретила я "основанных на факах" утвержедний, что записи карандашом, причем не стираемые в конце дня или недели, а существующие с самого начала года - это соответствие.
Точность в выражениях..сейчас объясню.
Карандашная запись стоит в разделе "Отправитель". А отправляются разные документы, и акты выполненеых работ и договора и бух. документы. То есть фамилия отправителя ставится карандашом. Почему? Этого мне секретарь объяснить не смогла. Говорит что ей так удобно. Почему? Объяснить опять не может. Записи свежие, 2008 г, но к тому времени когда год подойдет к концу карандашные фамилии могут стать нечитаемыми, так как журнал вх. и исх - часто используемый. Далее, да, фамилия ответсвенного за отправление документа может быть стерта и заменена. И эти прецеденты были, когда искали ответственного за утерю документов, да так и не нашли. а документы оказались потеряны безвозвратно. Правда давно это было, но было.
Я без вопросов признаю свой косяк и учту промах в том случае, если не найду этот самый пресловутый нормативный документ,где черным по белому написано запрещение карандашных записей.

Наталья,
все что не разрешено - запрещено признак авторитарных систем,
альтернативный путь предполагает выполнение требований

Лидерство руководителя
Руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Им следует
создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в
решение задач организации.
в) Вовлечение работников
Работники всех уровней составляют основу организации, и их полное вовлечение дает возможность
организации с выгодой использовать их способности.

подумайте :-)
Ямщиков Сергей
 

Сообщение Демина Наталья » 14 фев 2008, 12:43

Вот я и думаю, как бы сделать так, чтобы и секретарю было удобно и правильно было. Вы думаете, когда придет надзорный аудит аудитор за карандаш по головке погладит? Нам в прошлом году за такие записи ого-го как надавали :evil:
Демина Наталья
 

Сообщение Мария Каменская » 14 фев 2008, 12:56

Для "особых случаев" пропускаем это по 8.5.3, обзываем потенциальным несоответствием, следующим шагом корректируем документ.

Меня настораживает когда почти все заполнено ручкой, а некоторые "свершившиеся факты" карандашом, в чем удобство? наоборот, ручку отложить, взять карандаш, точить его еще
Мария Каменская
 

Сообщение Демина Наталья » 14 фев 2008, 13:01

Вот и меня насторожил это факт. Зачем один столбец заполнять карандашом, а остальные ручкой? Было бы логично или все делать карандашом или уже все ручкой. А меня тут в формализме обвиняют..... :x
Демина Наталья
 

Сообщение Александр Воробьёв » 14 фев 2008, 14:56

Демина Наталья писал(а):Вот и меня насторожил это факт. Зачем один столбец заполнять карандашом, а остальные ручкой? Было бы логично или все делать карандашом или уже все ручкой. А меня тут в формализме обвиняют..... :x

правильно что насторожил, но на несоответствие не тянет, возможно что не тянет даже на понциальное несоответтствие, но то, что это область для улучшения управления документами, однозначно...
1) правила регистрации документов оределяются организацией...
что-нибудь типа
Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2) в ряде случаев ведение записей карандашем предусмотрено нормативными документами
[quote"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"]В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.[/quote]
Нормоконтролер в проверяемых документах наносит карандашом условные пометки к элементам, которые должны быть исправлены или заменены. Сделанные пометки сохраняют до подписания подлинников и снимает их нормоконтролер. Способ нанесения и снятия условных пометок устанавливает организация
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 14 фев 2008, 15:12

Демина Наталья писал(а):Вот и меня насторожил это факт. Зачем один столбец заполнять карандашом, а остальные ручкой? Было бы логично или все делать карандашом или уже все ручкой. А меня тут в формализме обвиняют..... :x

для разрядки...
пусть пишут карандашом..но химическим или красным. фабрики Сакко и Ванцетти
Кстати, если мне изменяет память, на некоторых боевых кораблях записи ведут химическим карандашом
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Александр Воробьёв » 14 фев 2008, 16:08

Федор Алексеевич Варыпаев писал(а):пусть пишут карандашом..но химическим или красным. фабрики Сакко и Ванцетти

с красным цветом стоит быть осторожным
в ряде случаев его использование или регламентировано (например, "красное строно" :D ) или запрещено...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Каршаков Александр » 14 фев 2008, 17:26

Федор Алексеевич Варыпаев писал(а):Кстати, если мне изменяет память, на некоторых боевых кораблях записи ведут химическим карандашом

и не только кораблях - радисты, стенографисты ведут записи карандашом причем не химическим, а простым - т.к. от ручки рука устает гораздо быстрее ))
Каршаков Александр
 

Сообщение Максим Андреев » 14 фев 2008, 18:53

Ксения Куликова писал(а):
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. Мет. пособие, М., 2005 писал(а):

Ксения, разместите здесь, интересно ознакомиться
Максим Андреев
 
Сообщения: 2142
Зарегистрирован: 12 май 2007, 19:42
Откуда: Москва
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 37 раз.

Сообщение Павел Новиков » 14 фев 2008, 19:14

Вспомнилось, не совсем в тему:

В институте рисовали чертежи карандашом, а преподватель по инженерной графике, когда проверял, правки вносил ручкой, причём красным цветом :twisted:
Павел Новиков
 

Сообщение Олег Коновалов » 14 фев 2008, 19:24

Демина Наталья писал(а): Я не считаю зазорным принять свою ошибку и признать ее. Просто ее пока не вижу. Ну не встретила я "основанных на факах" утвержедний, что записи карандашом, причем не стираемые в конце дня или недели, а существующие с самого начала года - это соответствие.

Наталья,
Никто вам не говорил, что это "соответствие". Вам говорили, что это НЕ несоответстие.
Евгений Жуков писал(а):Несоответствие ЧЕМУ выписано? Если нет Критерия, то нет и несоответствия (кстати, соответствия тоже нет - но это уже философия)

Роман Озеранский писал(а):Если критерий не определен, то и несооветствия нет.

Олег Коновалов писал(а):Аудитор не должен выписывать несоответствия "неписанным правилам". Если требования не нарушены - несоответствия нет. В данном случае, это может быть "возможностью улучшения", но не несоответстием.

Александр Воробьёв писал(а):правильно что насторожил, но на несоответствие не тянет, возможно что не тянет даже на понциальное несоответтствие, но то, что это область для улучшения управления документами


Демина Наталья писал(а):
Нам в прошлом году за такие записи ого-го как надавали

Кто надавал? Было выписано несоответствие? Были корректирующие действия?


Демина Наталья писал(а):
Я без вопросов признаю свой косяк и учту промах в том случае, если не найду этот самый пресловутый нормативный документ,где черным по белому написано запрещение карандашных записей.

Я не могу понять, почему вы так усердствуете, чтобы доказать свою правоту. Что для вас главней, улучшить систему или доказать несоответствие?
И ещё,
1). Кто разрабатывал процедуру по управлению записями?
2). Есть там ссылка на "пресловутый нормативный документ,где черным по белому написано запрещение карандашных записей"?
3).Кто отвечает за обучение персонала процедурам и "пресловутым нормативным документам"?
4).Кому было выписано несоответствие?
Олег Коновалов
 

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1