Несоответствие (записи карандашом)

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Несоответствие (записи карандашом)

Сообщение Демина Наталья » 13 фев 2008, 10:30

Дорогие коллеги, проводила внутренний аудит и у секретаря обнаружила, что часть граф в Журнале регистрации входящих и исходящих заполнена карандашом. Выписала несоответсвие, а секретарь упирается и говорит "что мне твое ИСО, покажи мне нормативный документ по делопроизводству, где было бы написано, что нельзя делать карандашные записи в Журналах". К стыду моему :oops: роюсь - роюсь, ничего найти не могу. Дайте наводку :!:
У нас есть ПОложение о ДОУ, но когад его писала мне и голову не могло придти,ч то кто-то будет делать карандашные записи и этот вопрос четко не прописала. :evil:
Демина Наталья
 

Re: Несоответствие (записи карандашом)

Сообщение Евгений Жуков » 13 фев 2008, 10:51

Демина Наталья писал(а):... секретарь упирается и говорит "что мне твое ИСО, покажи мне нормативный документ по делопроизводству, где было бы написано, что нельзя делать карандашные записи в Журналах". К стыду моему :oops: роюсь - роюсь, ничего найти не могу. Дайте наводку :!:
У нас есть ПОложение о ДОУ, но когад его писала мне и голову не могло придти,ч то кто-то будет делать карандашные записи и этот вопрос четко не прописала. :evil:

А чему же Вас на расхваливаемых вами курсах научили? Народу непонятно :D

Демина Наталья писал(а):проводила внутренний аудит и у секретаря обнаружила, что часть граф в Журнале регистрации входящих и исходящих заполнена карандашом. Выписала несоответсвие,

Значится так:
1) Несоответствие ЧЕМУ выписано? Если нет Критерия, то нет и несоответствия (кстати, соответствия тоже нет - но это уже философия)
2) При необходимости записи карандашом восстанавливаются - потери информации не будет
3) Обеспечивайте оператора Журнала регистрации необходимыми ресурсами в разумно-достаточном количестве - тогда и спросить можно строго. А так - что же к человеку цепляться?
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 13 фев 2008, 10:53

Если критерий не определен, то и несооветствия нет.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Горохова Вера » 13 фев 2008, 11:42

А если карандашные записи стереть???
Горохова Вера
 

Сообщение Роман Озеранский » 13 фев 2008, 11:54

А что записи ручкой нельзя стереть? :)
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Евгений Жуков » 13 фев 2008, 12:00

Горохова Вера писал(а):А если карандашные записи стереть???

Полный Изображение

А зачем эти записи СТИРАТЬ СПЕЦИАЛЬНО? У Вас на работу заведомо берут диверсантов? Так они, диверсанты, супостаты ушлые - если записи чернилами сделаны, могут и страницу вырвать. Или Жидкостью корректирующей (Liquido Correttore) на страницу плеснуть могут. Или кислотой серной (Н2SO4 которая) брызнуть, если корректор закончился

А какая именно информация в этих записях содержится? В чём суть записи? Для чего они нужны? А какой срок архивного хранения такого журнала?
Вся необходимая информация, в такой записи содержащаяся, при случайном затирании пары-тройки знаков восстанавливается
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Ямщиков Сергей » 13 фев 2008, 13:25

Горохова Вера писал(а):А если карандашные записи стереть???

Стандарт требует
Записи должны оставаться разборчивыми, легко иден-
тифицируемыми и доступными. Должна быть раз-
работана документированная процедура по управ-
лению идентификацией, хранением, доступом, со-
хранностью, сроками хранения и изъятием записей.


Есть у Вас внутренние требования к защите информации?
Ямщиков Сергей
 

Сообщение Горохова Вера » 13 фев 2008, 13:37

А Вы берете работников после спецпроверки? :D
Надеюсь, что диверсантов у нас нет! :!:
Конечно, же записи специально никто не стирает, но у нас, например, есть такие записи, которые ведутся очень часто, место ведения записей пыльное, а руки рабочего, ведущего эти записи, не всегда идеально чистые (он сталевар). А точная и четкая запись на данном рабочем месте очень важна при ведении технологического процесса. В этом случае возможна потеря записей, карандашные записи просто могут быть легко стерты из-за частого использования журнала, здесь нужна запись чернилами.
Культура производства низкая? Да! Производство у нас старое, пока, но начинается большая реконструкция, и все у нас будет хорошо!!!
:D
Горохова Вера
 

Сообщение Горохова Вера » 13 фев 2008, 13:43

В процедуре по управлению записями у нас записано, что записи должны вестись чернилами.
Горохова Вера
 

Сообщение Евгений Жуков » 13 фев 2008, 13:50

Горохова Вера писал(а):... у нас, например, есть такие записи, которые ведутся очень часто, место ведения записей пыльное, а руки рабочего, ведущего эти записи, не всегда идеально чистые (он сталевар)

Это всё правильно. Так и нужно в этом случае
Но обсуждение велось по стартовому запросу Журнал регистрации входящих и исходящих
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Демина Наталья » 13 фев 2008, 14:30

Ну во первых курсы я не расхваливала, а оставила положительный отзыв.
Во-вторых, аудит проводился как раз за 2 дня до курсов и уезжала я так и не выяснив этот вопрос.
В третьих, несоответствие было выписано по п. 4.2.4 и в числе критериев аудита был как раз и п.4.2.4.
В четвертых, секретарь человек новый, аудит проходит в первый раз, и как специалист вполне обеспечена ресурсами, то бишь канцтоварами в данном конкретном случае, так как именно я выписывала кантовары и знаю сколкьо у кого чего есть. И в пятых, всего лишь попросила подсказать нормативный документ, на который можно сослаться помимо ИСО :roll:
Демина Наталья
 

Сообщение Горохова Вера » 13 фев 2008, 14:42

Журналы регистрации входящей и исходящей документации тоже довольно часто используются (если конечно документоооборот большой), сохранность карандашных записей здесь тоже не гарантирована.
Есть такое неписанное правило, что запись карандашом является записью временной.
Считаю, что должен быть единый порядок ведения записей.
Горохова Вера
 

Сообщение Александр Воробьёв » 13 фев 2008, 14:45

Горохова Вера писал(а):В процедуре по управлению записями у нас записано, что записи должны вестись чернилами.

здорово вы себе хомут затянули -- карандаш, тушь, штемпельная краска, паста (шариковая ручка), мел и уголь (последний как тонер может использоваться и лазерных принтерах) и т.д. не соответствуют.
кажется еще недавно различали кальку под карандашь и под тушь...
карандаш дает минимальную нагрузку на руку и отстуствие проблем при записывании, кажется стенографиски работали карандашами...
Горохова Вера писал(а):Есть такое неписанное правило, что запись карандашом является записью временной.

навеняло: Вступающие в КПСС писали заявление фиолетовыми чернилами, которые считались намного более долговечными, чем другие чернила или шариковая ручка...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Демина Наталья » 13 фев 2008, 15:09

"Считаю, что должен быть единый порядок ведения записей"
Вот и я считаю так же. И в ДОУ обязательно этот момент отражу, но сейчас-то как мне аргументировать этот вопрос не только с точки зрения ИСО?
Демина Наталья
 

Re: Несоответствие (записи карандашом)

Сообщение Ксения Панкрушина » 13 фев 2008, 15:14

Демина Наталья писал(а):проводила внутренний аудит и у секретаря обнаружила, что часть граф в Журнале регистрации входящих и исходящих заполнена карандашом. Выписала несоответсвие...
У нас есть ПОложение о ДОУ, но когда его писала мне и голову не могло придти, что кто-то будет делать карандашные записи и этот вопрос четко не прописала

Наталья, а насколько это принципиально: карандашом или чернилами (тушью, углем и т.д., что там еще Александр Воробьев перечислил :D)? Это первый вопрос.
Вопрос второй: какова истинная ценность этих записей в данном журнале (насколько важно, что входящий/исходящий документ не потерялся, передан сотруднику, подшит в дело?
Вопрос третий: а Вы какие записи смотрели? Текущего года? Предыдущего?
Я Вам "маленький секрет" по этому поводу расскажу: в журнале регистрации документов ограниченного распространения(!) [это когда для документов особый режим их обращения введен] я ряд записей в течение года допускаю делать карандашом, а вот когда (в конце года) все дела оформлены и уже понятно, где какой документ находится и что с ним было, в конце года записи аккуратно проставляются ручкой (тушью, чернилами, углем... Александр, 5+ :D), потому что исправлять ничего привычными нам способами (подчисткой, штрихом) нельзя, только за подписью, с оговорками и еще рядом условий... И никто при этом (а проверки тоже есть) ничего не скажет, поскольку за прошедший год все записи сделаны, документы не потеряны, их история не подтасована. Если окажутся "повисшие" записи в 2008 году за 2007 год - то да, здесь уже нарушение, а в течение года... нет.

Я это все к чему веду. Какова ценность проверенных Вами записей? И насколько важно сохранить их в неизменном виде?
Если это результаты приемосдаточных испытаний изделий или измерений при аттестации рабочих мест - то да, согласна, 1 кВатт, 3 В, 5,38 см - это именно эти цифры и должны быть (с условием сохранения неизменности для данного протокола данной даты), а если записи карандашом о местонахождении отрабатываемого входящего документа - может не столь серьезно?
Ксения Панкрушина
 

Сообщение Ксения Панкрушина » 13 фев 2008, 15:16

Горохова Вера писал(а):В процедуре по управлению записями у нас записано, что записи должны вестись чернилами.

А если шариковой ручкой, то это уже несоответствие :-D
Ксения Панкрушина
 

Re: Несоответствие (записи карандашом)

Сообщение Галочкина Анна » 13 фев 2008, 15:27

Демина Наталья писал(а):...Выписала несоответсвие, а секретарь упирается и говорит "что мне твое ИСО, покажи мне нормативный документ по делопроизводству, где было бы написано, что нельзя делать карандашные записи в Журналах". К стыду моему :oops: роюсь - роюсь, ничего найти не могу. Дайте наводку :!: ...

Наталья, мне почему-то показалось (извините, если это не так), что здесь играет еще роль то, что вы не знаете (или не хотите) признать правоту второй (аудитируемой) стороны. Или не знаете, как это сделать красиво, "не потеряв лицо". Аудитор - не сапер, и имеет право на ошибку. Просто в следующий раз вы будете внимательнее изучать нормативные документы, имеющие отношение к планируемому аудиту. Еще раз извиняюсь, если мое предположение ошибочно...
Галочкина Анна
 

Сообщение Ксения Панкрушина » 13 фев 2008, 15:29

Александр Воробьёв писал(а):
Горохова Вера писал(а):Есть такое неписанное правило, что запись карандашом является записью временной.

навеяло: Вступающие в КПСС писали заявление фиолетовыми чернилами, которые считались намного более долговечными, чем другие чернила или шариковая ручка...

Если в этом русле продолжить... согласно современным исследованиям архивистов наибольшая сохраняемость текста, выведенного на печать с использованием СВТ - это отпечатанного на струйном принтере Hewlett Packard начиная с 6-го поколения. Т.е. лазерные принтеры не подходят, со временем текст осыпается... Т.е., получается,... запрет надо вводить секретарю (и всем остальным) использовать лазерные принтеры
Ксения Панкрушина
 

Сообщение Евгений Жуков » 13 фев 2008, 15:52

Ксения Куликова писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):
Горохова Вера писал(а):... запись карандашом является записью временной.

навеяло:....писали заявление фиолетовыми чернилами, которые считались намного более долговечными, чем другие чернила или шариковая ручка...

... наибольшая сохраняемость текста, выведенного на печать с использованием СВТ - это отпечатанного на струйном принтере Hewlett Packard начиная с 6-го поколения. Т.е. лазерные принтеры не подходят, со временем текст осыпается...

Навеивает дальше (после обеда):
1) Из принтеров в этом контексте лучше матричный - оставляет механический след от иголок на бумаге

2) Когда NASA в космос слетало, то встал вопрос с ведением записей астронавтами. Потому что ручки в невесомости не писали. Ни одна конструкция не была работопригодной. А чернила жидкие и тушь всякая так вообще были факторами опасности
Тогда они за нашими прошпионили: Чем там русские в космосе пишут?
Оказалось, наши писали КАРАНДАШАМИ :D
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Евгений Жуков » 13 фев 2008, 16:23

Демина Наталья писал(а):... но сейчас-то как мне аргументировать этот вопрос не только с точки зрения ИСО?

Просто прописать в соответствующей Процедуре как требование Организации
И рассмотреть целесообразность нахождения карандашей на этом рабочем месте. Не будет карандаша - не будет и возможности для нарушения
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2