Вопросы по проведению внутреннего аудита

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Сообщение Андрей Горбунов » 06 дек 2007, 11:13

Алексей,
меня всегда огорчало, когда к внутреннему аудиту СМК подходили как к инвентаризации: "стул номер 394785?" - "Есть!", "шкаф номер 5937?" - "Нет!"...
Очевидно, что СМК - это не набор инвентаря и назначение аудита не в том, чтобы проверять наличие или отсутствие какого-то элемента. Наличие станка еще не означет, что на нем производят детали, причем те, которые нужно :-)
Я понимаю, что политика в отношении СМК - это не Ваша сфера, Вы играете по тем правилам, что есть. Но когда Вас в очередной раз обеспокоит вопрос: почему так ко мне относятся, посмотрите на ситуацию с этой точки зрения :-) Инвентаризаторов ведь тоже не очень жалуют: время отнимают, а какую ценность их действия добавляют - неясно :-)
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4208
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Константин Стрюков » 06 дек 2007, 11:48

Андрей Горбунов (AndyG) писал(а):Инвентаризаторов ведь тоже не очень жалуют: время отнимают, а какую ценность их действия добавляют - неясно :-)


В отличие от некоторых аудитов СМК, инвентаризация - очень нужная штука :)
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 06 дек 2007, 12:34

В чем-то я с вами согласен, а в чем-то нет. В принципе, инженеру, менеджеру по продажам и т.д. по большому счету, ни политика, ни РК, ни СТП не нужны, особенно если это опытный инженер, он и без всяких бумаг знает что и как ему делать. И как практика показывает 98% персонала не знакомо с документацией СМК, оно им попросту не нужно, чтобы выполнять свою работу. Остальные 2% это мы-менеджеры по качеству )). И как неприскорбно, но ИСО сейчас является побольшей части инструментов направленным против конкурентов, ибо этот сертификат просто показатель..мол,да мы имеем понятие что такое СМК и ИСО, но на деле получается, как ваш не работающий станок…так для красоты, но деталей на нем не делаем. Но не даром же ИСО 9001 называется ТРЕБОВАНИЯ?! Хочешь сертификат- требования надо выполнять, а один из этих пунктов требования это проведение этой аудитной инвентаризации на наличие бумажек на рабочем месте. Хочешь-нехочешь, но НАДО!
И все-таки жду ответов на вопросы, заданные выше, про маркировку копий доков СМК?
Алексей Бурков
 

Сообщение Андрей Горбунов » 06 дек 2007, 13:03

Алексей,
не сочтите меня занудой, но число мелких вопросов, которые у Вас возникают, будет расти и стремиться к тревожному количеству до тех пор, пока Вы не поймете суть того, что есть СМК и для чего она нужна.
Бессмысленно анализировать работу системы по двоичному принципу: "требование выполнено"/"требование не выполнено". Понимаете, стандарт предполагает содержательное выполнение требований, он говорит на языке абстракций, а предприятие переводит эти требования на свой конкретный язык.
Попробовав суп, Вы досаливаете его ни к кого не спрашивая, надо ли это делать. Надо, потому, что Вам не вкусно. Вот и с теми вопросами, что Вы задаете, та же история. А Вашей организации как надо? Как ей удобнее? Если она установила какие-то требования в этом отношении, то их надо соблюдать, а не спрашивать об этом на форуме :-). А если не установила, то о каком долженствовании идет речь?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4208
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Мустафиев Бауржан » 06 дек 2007, 13:03

По поводу копий документов.
Можно сделать лист рассылки контролируемых документов,
в котором указать номер экземпляра и получателя. И Вы точно будете знать у кого какой документ находится.
Если я правильно все понял.
Мустафиев Бауржан
 

Сообщение Евгений Жуков » 06 дек 2007, 19:25

Алексей Бурков писал(а): В комерческом отделе предоставили необходимый набор документов,но там не подписей, ничего нет. Это же будет нарушением, если будет внешняя проверка?

Есть такое старое народное понятия РЕКВИЗИТЫ. Без заполнения обязательных реквизитов "Бумага" становится недействительной. Перечень необходимых для Организации реквизитов (для внутренних документов) определяет сама Организация. Но "Дата", "Подпись" и "Расшифровка подписи" - это святое. Не менее свято и "Печать", но на внутренних бумагах печатью можно и пренебречь. Другими словами, если на документе нет ни даты, ни подписи, то это не документ. Простая бумажка, макулатура. Если её помять хорошенько - то можно по прямому назначению использовать

Что касается нумерации экземпляров. Вот стоит у меня на полке учебничек от Военного изд-ва МО СССР. А на обложке написано "Экз. №" и номерочек проштампован. Книгу эту в руки взять приятно - чувствуется мощь (в хорошем смысле). И по номерочку прослеживаемость работает. Рубли-то и доллары-шекели разные поди не зря нумеруют?
Вот тут манагеру думать надо - что важнее: то ли работу свою упростить, то ли дисциплину потребную поддерживать...
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Константин Стрюков » 06 дек 2007, 20:33

Евгений Жуков писал(а):...

Что касается нумерации экземпляров. Вот стоит у меня на полке учебничек от Военного изд-ва МО СССР. А на обложке написано "Экз. №" и номерочек проштампован. Книгу эту в руки взять приятно - чувствуется мощь (в хорошем смысле). И по номерочку прослеживаемость работает...


Прослеживаемость-то работает... А где то СССР? Где то Министерство обороны? Зато номерочек стоит :) Так что пример Ваш хороший, но ... хороший в обе стороны - что pro, что contra...
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Евгений Жуков » 06 дек 2007, 21:30

Константин Стрюков писал(а):
Евгений Жуков писал(а):...
Что касается нумерации экземпляров. Вот стоит у меня на полке учебничек от Военного изд-ва МО СССР. А на обложке написано "Экз. №" и номерочек проштампован. Книгу эту в руки взять приятно - чувствуется мощь (в хорошем смысле). И по номерочку прослеживаемость работает...

Прослеживаемость-то работает... А где то СССР? Где то Министерство обороны? Зато номерочек стоит :) Так что пример Ваш хороший, но ... хороший в обе стороны - что pro, что contra...

Так и Святой Владимир I Великий давно от нас ушёл [в мир иной]. А как крещена была им Русь в 987 г от РХ, так и до сих ни католичество, ни униатство у нас насадить не могут (правда, есть среди историков мнение, что Крещение Руси состоялось в 988 г, ну это так - PRO MEMORIA)

Так что аргументацию Вашу принять не могу - хоть Вы дерись :D
А прослеживаемость [даже в указанных Вами условиях] работоспособна - Quod Erat Demonstrahdum
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 07 дек 2007, 09:25

Андрей, занудой я вас не считаю. Согласен, вопросов у меня возникает полно, т.к. я только начинаю делать свои первые шаги на ниве СМК. Я понимаю, что для вас они мелкие, но у меня, же нет такого опыта за плечами как у вас и где мне их задавать, кроме как на форуме? Ответственный от руководства по качеству очень занятой у нас человек, и выловить его практически нереально, особенно под конец года, надеюсь изменится все к лучшему и он мне будет больше уделять времени и у меня будет меньше этих мелких вопросов которые я буду здесь задавать :)
Второе, Евгений, а кроме пометок на самих копиях, должен ли быть у менеджера по качеству журнал записей с указаниям у кого, какая копия находится? Я вот вчера проверял еще один отдел, никакой документации у них нет абсолютно. Мне заявили, что и не было никогда, но другой аудитор говорит, что были и что они их утеряли просто
Алексей Бурков
 

Сообщение Евгений Жуков » 07 дек 2007, 13:26

Алексей Бурков писал(а):Второе, Евгений, а кроме пометок на самих копиях, должен ли быть у менеджера по качеству журнал записей с указаниям у кого, какая копия находится?

Такой документ называется РЕЕСТР
Да, его можно вести в виде Журнала, пронумерованного, прошитого и скреплённого печатью. Хранить его не обязательно у менеджера по качеству
Можно использовать и другие формы учёта номерованных экземпляров. Выбор конкретной формы и методики зависит от количества экземпляров и их дислокации по подразделениям Организации
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 07 дек 2007, 13:49

Так этот реест составлять МОЖНО или НУЖНО? Или же мне достаточно на копии написать экземпляр номер такой-то, выдан такому-то отделу такого-то числа?
Алексей Бурков
 

Сообщение Евгений Жуков » 07 дек 2007, 14:02

Алексей Бурков писал(а):Так этот реест составлять МОЖНО или НУЖНО?

Это решение Организации
У немцев есть пословица: Береги порядок - и порядок сохранит тебя. А что с них взять? Немцы - они и есть немцы... :D

Алексей Бурков писал(а):Или же мне достаточно на копии написать экземпляр номер такой-то, выдан такому-то отделу такого-то числа?

Есть нюансы, зависящие от Организации. Например:
- расписка в получении
- документ с грифом
- обходной лист при увольнении
Последний раз редактировалось Евгений Жуков 07 дек 2007, 17:19, всего редактировалось 1 раз.
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 07 дек 2007, 14:22

Я так понимаю, что бумаженции не избежать.Остается лишь выбрать наиболее удобную и оптимальную форму данной бумаги.
Последний раз редактировалось Алексей Бурков 10 дек 2007, 11:38, всего редактировалось 1 раз.
Алексей Бурков
 

Сообщение Климова Ольга » 08 дек 2007, 21:02

у меня пронумерованы все отделы. и соответственно копия предназначенная в этот отдел имеет его номер (копия №3 и тд)

В электронном виде есть табличка( кому, какие документы и их изменения надо передать, и ответственный за получение)Росписи о получении пока не требую - за полгода потерь не было.

В принципе журнал не нужен- всю информацию и графы для подписи можно поместить на листе А4. если конечно список издаваемых вами документов не большой.
Климова Ольга
 

Сообщение Сторожева Ольга » 12 янв 2008, 15:02

Из практики всем известно, что реакция на выявленные несоответствия в ходе проведения внутренних аудитов разнообразная. И очень часто встречается негатив со стороны аудитируемого в отношении внутреннего аудитора.
Мы проводили первый аудит (этап внедрения СМК). По его завершению оформили листы несоответствия, но возникла неожиданная для нас ситуация - аудитируемый не принял эти листы по причине «не согласия с формулировкой несоответствия». Как поступить в данной ситуации? Выявленные несоответствия касались: наличия не поверенных СИ, отсутствия перечня СИ, отсутствия документального подтверждения ознакомления персонала с инструкциями и документами СМК, наличие в производственных цехах влажного коврика пере входом в цех и т.д.
Сторожева Ольга
 

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 12 янв 2008, 17:57

Сторожева Ольга писал(а):Из практики всем известно, что реакция на выявленные несоответствия в ходе проведения внутренних аудитов разнообразная. И очень часто встречается негатив со стороны аудитируемого в отношении внутреннего аудитора.
Мы проводили первый аудит (этап внедрения СМК). По его завершению оформили листы несоответствия, но возникла неожиданная для нас ситуация - аудитируемый не принял эти листы по причине «не согласия с формулировкой несоответствия». Как поступить в данной ситуации? Выявленные несоответствия касались: наличия не поверенных СИ, отсутствия перечня СИ, отсутствия документального подтверждения ознакомления персонала с инструкциями и документами СМК, наличие в производственных цехах влажного коврика пере входом в цех и т.д.

Не принятие листа несоответствия, не означает отсутствия несоотвествия
Несоответствие объективно, правда в том случае если оно доказуемо, т.е.
определен критерий (требование) в отношении которого выявлено НС.
Что делать? Записать, что должностное лицо, ответственное за выполнение данного требования отказался "его признать". Далее руководитель более высокого уровня, в чей зоне ответствености находится данный процесс, выносит свое решение по данному решению. И Главное нет критерия нет проверки. А нужны ли были именно поверенные СИ? Закон надо блюсти! (см ст 13)
Знание процедур подтверждается методом опроса персонала и аудитор убеждается , что персонал знает.
Коврик...? Если в требованиях к данной производственной среде записано, что коврик должен быть (как дворники на автомобиле) тогда "не зачет!". Кстати. А какой степени влажности должен быть коврик? Чтоб снего стекало? или на руке после прикосновению к коврику тыльной стороной руки (например, правой) должны быть следы воды, испаряющееся через....30 сек. КРИТЕРИЙ...
Меры... Автор несоотсветсвия и его руководитель (! вспомните уроки Демига) должны прочитать НД (где критерии) вслух в присуствии персонала и ПРК, и потом своими словами повторить прочитанное, для проверки усвоенного. При повторе, оплата поверки за его счет и 50% повторный переизмерение и за устранение несоответствий у потребителя.
Пока вот так.
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Сторожева Ольга » 12 янв 2008, 22:29

Записать, что должностное лицо, ответственное за выполнение данного требования отказался "его признать".


Написать служебку ПРК? или это указать на самом листе и приложить к отчету по аудиту????

Коврик...? Если в требованиях к данной производственной среде записано, что коврик должен быть (как дворники на автомобиле) тогда "не зачет!". Кстати. А какой степени влажности должен быть коврик? Чтоб снего стекало? или на руке после прикосновению к коврику тыльной стороной руки (например, правой) должны быть следы воды, испаряющееся через....30 сек. КРИТЕРИЙ...


В СанПиН написано перед входом в производственные подразделения (пищевое предприятие) должен быть коврик пропитанный дез.раствором. Причем пропитку, как указанно в том же СанПиН, необходимо осуществлять раз в смену. А когда мы пришли в один из цехов, то коврик был, но был сухим.......С одной стороны это несоответствие, а с другой может они и пропитывали, но в помещении тепло и поэтому влага вся испарилась.
Вот такая неразбериха.
Сторожева Ольга
 

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 13 янв 2008, 15:02

Цитата:
Записать, что должностное лицо, ответственное за выполнение данного требования отказался "его признать".


Написать служебку ПРК? или это указать на самом листе и приложить к отчету по аудиту????
Напрмер, когда инспектор ГИБДД составляет протокол и водитель отказывается его подписывать, тем самым признавать вину, то ниспектор делает запись собственноручно о том , что водитедель отказался пописать протокол. Далее спор разрешается в группе разбора и.... платишь штраф.
По аналогии, запись в листе о том, что.... и далее разбор у ПРК.

Про коврик.... по Снип должен быть пропитан...! Значит должен быть пропитан!!! И никаких неразбирих. Инспектор Санэпидемнадзора долго разбираться не будет...ШТРАФ административный и баста!
Значит должно быть ответственное лицо (!), которое следит за ковриком. Это не ирония. Посмотрите в туалетах в аэропорте. Там висит листик в котром уборщица расписывается после того как осуществит мокрую уборку. Полохо уберет.... увольнение не заставит себя ждать. Клиенты в учереждении пмтания, святей коровы!! :) должны быть. Не дай бог заболеет и...по вашей вине....мало не покажется.
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Евгений Жуков » 13 янв 2008, 15:03

Исходя из представленных фактов, а именно:
1)
Сторожева Ольга писал(а): ... аудитируемый не принял эти листы по причине «не согласия с формулировкой несоответствия». Выявленные несоответствия касались: ... наличие в производственных цехах влажного коврика пере входом в цех и т.д.

2)
Сторожева Ольга писал(а): В СанПиН написано перед входом в производственные подразделения (пищевое предприятие) должен быть коврик пропитанный дез.раствором. Причем пропитку, как указанно в том же СанПиН, необходимо осуществлять раз в смену. А когда мы пришли в один из цехов, то коврик был, но был сухим.......С одной стороны это несоответствие, а с другой может они и пропитывали, но в помещении тепло и поэтому влага вся испарилась

вполне справедливо, что проверяемое подразделение не принимает в свой адрес несоответствие в формулировке "отсутствие наличия в производственных цехах влажного коврика перед входом в цех"

Поскольку проверка не выявила объективных доказательств факту непропитки коврика в данную конкретную смену, то несоответствие по влажности коврика должно быть адресовано КОВРИКУ. Который не сохранил требуемую степень влажности на момент проверки, хотя был пропитан качественно и своевременно

ПКД могут быть связаны с изучением скорости высыхания:
а) конкретного коврика
б) при пропитке его водным раствором конкретного дезинфицирующего средства
в) в установленной конкретной концентрации рабочего раствора
г) в микроклимате конкретного помещения в холодное и тёплое время года

При наличии большей информации по СИ можно будет анализировать "несоответствия по СИ"
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 4084
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 202 раз.
Поблагодарили: 145 раз.

Сообщение Вячеслав Лебединец » 14 янв 2008, 14:22

Сторожева Ольга писал(а):В СанПиН написано перед входом в производственные подразделения (пищевое предприятие) должен быть коврик пропитанный дез.раствором. Причем пропитку, как указанно в том же СанПиН, необходимо осуществлять раз в смену. А когда мы пришли в один из цехов, то коврик был, но был сухим.......С одной стороны это несоответствие, а с другой может они и пропитывали, но в помещении тепло и поэтому влага вся испарилась.
Вот такая неразбериха.

Знакомые ситуации :)
Да, доказать наличие пропитки коврика невозможно. Возможно провести следственный эксперимент: пропитать коврик положенным образом и пронаблюдать периодически в течение смены - высыхает ли он и когда :) Высохнет только до вечера - значит на момент аудита пропитан не был. Не высохнет и до вечера - тем более. А высохнет за час-два, значит виновных нет.
Однако я думаю, что в подобных ситуациях не это главное. Главное - рациональный подход. Если коврик должен быть постоянно влыжным (чтобы удерживать загрязнения и обеспечивать дезинфекцию подошв входящих), значит нужно установить свой порядок его пропитки, а не просто ссылаться на СНиП. Далее - исполнители должны ответственно относиться к процедуре пропитки, т.к. от этой безобидной казалось бы работы могут возникнуть большие неприятные последствия, когда обсеменяется продукт непонятно чем и никто не знает как это вышло. У нас в фармации это случается... Так что не стоит впадать в формальности, если объект проверки действительно важен. Главное - четко сформулировать критерий и само НС
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 3



cron