Вопросы по проведению внутреннего аудита

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Вопросы по проведению внутреннего аудита

Сообщение Алексей Бурков » 30 ноя 2007, 13:32

Здравствуйте. Вот у меня возникла такая проблема. Недавно устроился в организацию на позицию менеджера по качеству. Сам недавно окончил институт по данной специальности и в голове в основном теория, а практической базы никакой. Проработав тут неделю, меня руководство напрягло провести плановый внутренний аудит, дав в нагрузку 3-х( вроде как опытных) внутренних аудиторов из других отделов. Как мне показалось, эти люди об СМК знают понаслышке, да и относятся к этому довольно скептически и аудит воспринимают, ни как инструмент, который может помочь им выявить некоторые несоответствия, а как очередной способ руководства докопаться до них. Изучая материалы по внутреннему аудиту по прошлым годам, я наткнулся на вопросник моего предшественника. Он представляет собой вопросы вырванные из ИСО 9001 и очень уж напомнили мне экзаменационные билеты из моей студенческой бытности. Но эти вопросы больше похоже а способ отмахаться кустами от аудита, да и если их задавать то результат будет….либо народ будет тупо молчать, либо цитировать мне стандарт, а оно мне надо?
Не, я согласен что некоторые пункты он должен знать, ну или иметь о них представление, но для чего инженеру, например, знать, что выходные данные проектирования должны включать: функциональные и эксплуатационные требования, законодательные требования и Т.Д.? Он делает свою работу, и возможно делает ее отлично, и то что он не будет знать, как по ИСО 9001 правильно надо знать с какой целью и проводится ли анализ проектирования, разве сделает его плохим работником? За свой недолгий срок работы здесь я успел изучить кое-какую документацию по СМК и разумеется, получил из инструкций представление пошаговое о действиях каждого подразделения. И вот хотел бы у более опытных коллег спросить, что мне делать? Продолжить ли традиции моего предшественника и для первого раза провести аудит по старому вопроснику т.к. первый мой аудит, опыта нет, да и еще незнакомая структура? Или же как-то более человечно подойти к этой проблеме, прийти и начать докапываться до сотрудников, чтоб они на пальцах мне объяснили, что и как они делают, а их ответы привязать к ИСО и РК и на этом строить диалог? Но тогда есть риск что я возможно не обнаружу никаких несоответствий, потому что они смогут что-то скрыть от меня, а через пару месяцев грядет ресертификация. Помогите пожалуйста советом, а то я чувствую себя, как тот осел между двумя копнами сена
Алексей Бурков
 

Сообщение Щербаков Игорь » 30 ноя 2007, 13:52

Уважаемый Алексей!

Это действительно непросто. ИСО создавался как универсальный стандарт. Давайте попробуем разобраться.

Для инженера, прежде всего, необходимо знать требования потребителя. Причем они, чаще всего находятся в ТЗ на то, что он проектирует. Если ТЗ нет, то смотрите договор с заказчиком. Никто не будет платить деньги не зная, что он получит взамен. Безусловно, инженер при проектировании пользуется нормативными документами. В них содержатся обязательные требования к продукции, в том числе законодательные. Не лишне посмотреть и лицензию на проектирование - опять же к вопросу о законодательных требованиях.

Далее, на каждый проект (или несколько проектов) существует план (он может являться частью договора/ТЗ).

Так что Вам остается это все посмотреть и убедиться в том, что все на месте. Все должно быть подписано с 2-х сторон (заказчик + исполнитель).

Конечно, при этом надо убедиться, что у инженера достаточно компетентности все это проектировать. То есть проверить наличие соответствующих документов, как диплом, повышение квалификации и т.д. Если все в порядке, считайте требование выполненным.

Если он не знает, что такое ИСО 9001:2000 это тоже не смертельно. Требования о знании наизусть стандарта каждым сотрудником не существует.

Примерно с тем же подходом действуйте в остальных процессах/подпроцессах. А реальная связь с требованиями ИСО 9001:2000 наладится сама собой. Нужно время и желание. Представитель руководства - Ваш прямой куратор. Задавайте ему возникающие вопросы.
Щербаков Игорь
 

Сообщение Анастасия Борзенко » 30 ноя 2007, 14:01

Ну во 1-х необходимо Вам уточнить об организации (в плане численность и направленность деятельности - призводство, услуги, также область сертификации? (полностью или отдельное производство)?.
Работать все равно рано или поздно придется с документами - основными нормативными, с них и стоит начать. И без экскурсии на места не обойтись. пара месяцев не много, но и не мало, а если сами не понимаете смысл старого вопросника... будете только глупо при аудите выглядеть.
Анастасия Борзенко
 

Сообщение Алексей Бурков » 30 ноя 2007, 14:28

Ну общее представление о деятельности организации, и в частности, о деятельности всех его подразделений я имею. СМК у них имеется уже лет 5-6, причем ее, как я понял создавали отдельно нанятые люди, профессионалы в своем деле. Изучив некоторую документацию СМК, я пришел к выводу, что в принципе РК довольно сильное по сравнению с тем, которое я видел на прошлом месте работы в одном из предприятий газпрома, что очень сильно меня поразило. Такое убогое руководство по качеству у Газпрома и какое приличное тут. Даже немного расстроился, что никаких глобальных изменений вносить не придется, так, блох кое-каких половить. Политика и цели конечно сформированы сумбурно, но ,как я понял, это скоро изменится. А экскурсии придется совмещать с аудитом, я сам понимаю что рано мне еще участвовать в этом, но распоряжение есть распоряжение и против него не попрешь. Одно конечно хорошо, что я буду не один, но спрос в основном будет с меня. Ну сами посудите, какой из меня аудитор, если проработал всего неделю, да и без практического опыта в аудитах? Вот примкнуть к группе в качестве наблюдателя- было бы неплохое решение, но руководство хочет чтоб я непременно был одним из действующих лиц, причем активным. Во я и прошу у вас советов о том, как мне не ударить в грязь лицом, на что стоит обратить внимание в первую очередь и какие вопросы стоит задавать.
П.С. Щербакову Игорю, спасибо…очень дельный совет, непременно им воспользуюсь.
Алексей Бурков
 

Сообщение Андрей Горбунов » 30 ноя 2007, 15:20

Алексей,
во-первых, сразу выкиньте все эти вопросники! :-)
Во-вторых, Вы совершеннос справедливо заметили, что можно выполнять свою работу (и хорошо выполнять!) совершенно не зная, что какой-то стандарт установил к ней какие-то требования :-) Тут вспоминается известная притча: сороконожка весело бегала, пока ее не спросили, как, мол, ей удается передвигать сразу 40 ног. С тех пор стоит и думает :-)
Или на ту же тему (из "Двенадцати стульев"): "На третьем ходу выяснилось, что гроссмейстер играет восемнадцать испанских партий. В остальных двенадцати черные применили хотя и устаревшую, но довольно верную защиту Филидора. Если б Остап узнал, что он играет такие мудреные партии и сталкивается с такой испытанной защитой, он крайне бы удивился".
Что на самом деле надо?
1. Понять, какова цель аудита, что он должен дать в результате.
2. Исходя из цели, определить, что необходимо иметь, чтобы эти цели достичь: какие документы, какие данные и т.п.
3. Получить эти данные и проанализировать их, определить, что требует проверки на местах.
4. Спланировать проверки на местах: у кого какие данные надо взять.
5. Провести проверки на местах.
6. Получив недостающие данные, проанализировать в соответствии с целью аудита ситуацию в целом.
7. Сформировать выводы.
Это вкратце.
"сами посудите, какой из меня аудитор, если проработал всего неделю" - простите, а внешние аудиторы и того на проверяемых предприятиях не проработали и ничего - аудитируют :-)
Но меня смущает вот это: "СМК у них имеется уже лет 5-6, причем ее, как я понял создавали отдельно нанятые люди, профессионалы в своем деле... РК довольно сильное... Политика и цели конечно сформированы сумбурно" - система начинается с политики и целей. Сумбурность первого с неизбежностью ведет к сумбурности второго.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 30 ноя 2007, 15:56

Лично мои цели в этом аудите таковы:
1.Это получить опыт начальный, т.е. я надеюсь, что внутренние аудиторы покажут мне некий мастер-класс проведения внутренней проверки.
2.Я планирую взять все блок-схемы процесса и проанализировать их совместно с представителем проверяемого отдела. Я считаю, что если СТП уже года 3-4,то явно в процессе появились какие-то изменения, и вот хочу эти изменения найти и актуализировать стандарт, в котором этот процесс описан.
3.Показать что я что-то из себя представляю как специалист и что руководство не ошиблось, взяв меня на работу.
А вот цели руководства для меня не ясны, мне кажется, они от меня ожидают всего и сразу, такой вывод делается из диалогов с ним. Хотя я не скрывал отсутствие опыта на собеседовании.
А про внешних аудиторов хочу сказать, что: во-первых это люди которые имеют опыт в проведении аудитов и не понаслышке знают, чем организация занимается, очень часто бывает что они в подобной каше варились сами. Ведь не случается такого, что аудитор с медицинским образованием проверяет инженерное предприятие, поставляющее оборонную продукцию.
И еще….политика могла формироваться самим руководством, которое подошло к этому не очень ответственно, поэтому написала всего пару общих строк. А СМК может быть сильной с такой политикой, если всю документацию СМК делали профессионалы со стороны за большие деньги. Создав документацию, они получили свой сертификат по ИСО и продолжают дальше спокойно работать, не актуализируя ни политики, ни документацию СМК. Вот лично не заметил тут ни одного журнала внесения изменений в документацию или журналов записей по качеству с производства, в котором бы указывались нарушения и корректирующие действия. Получается, что они всего этого не вели, все нарушения доносили друг до друга на словах, а документацию правили (если вообще правили) так, как захочет левая пятка и возможно не доводили до сведенья сотрудников что были внесены изменения
Алексей Бурков
 

Сообщение Андрей Горбунов » 30 ноя 2007, 16:38

Алексей,
политика могла формироваться самим руководством, которое подошло к этому не очень ответственно, поэтому написала всего пару общих строк. А СМК может быть сильной с такой политикой, если всю документацию СМК делали профессионалы со стороны за большие деньги - боже мой, сколько успели лапши навешать на Ваши юные уши!
Если всерьез хотите стать ценным профессионалом, начинайте любое дело с вопросов:
1) Какой результат я должен получить?
2) Что я должен сделать для того, чтобы получить этот результат?
Если у Вас не будет ответов на эти вопросы, Вы всегда, увы, будете неуспешны. Или успешны случайно. Что не намного лучше :-)
Странно, Алексей, Вы, полагаю, разделяете положения известного стандарта об ориентации на потребителя, о выявлении и соответствии требованиям потребителя. В данном случае это Ваше руководство. И Вы хотите произвести продукт (результат аудита), совершенно не имея представления о том, какие требования к нему предъявляет заказчик. И что можно сказать о качестве будущего продукта? :-)
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 30 ноя 2007, 16:55

Понимаете, руководство хочет пройти ресертификацию и получить свой сертификат о соответствии своей СМК стандартам. И понятно одно, даже если я буду сидеть, сложа руки, то все равно мы этот сертификат получим, т.к. я больше чем уверен, да и руководство уверено, что придут люди, которые заявляются к нам каждый год, но так получилось что в этот год, точнее в 2008 будет 5 лет нашему сертификату. Следовательно, они немного нас попинают, как это было все прошлые года (не при мне, правда было), найдут пару некритических несоответствий и все равно выдадут сертификат. Знаете, я посмотрел отчет о проверке за прошлый год, одно из критических несоответствий там было - отсутствие должности менеджера по качеству, так получилось, что между мной и моим предшественником был промежуток времени почти в год длинной и как раз они в тот период учинили проверку. А что получается сейчас, они придут, найдут на одно несоответствие меньше, начальство вздохнет спокойно и продолжит свою деятельность. А что делать мне? Летопись вести? Совершенствовать СМК надо, но ресурсов мне не дадут. Заставить всех четко в соответствии с ИСО вести документацию и записи по качеству? Это могут встретить в штыки сотрудники…типа вот мол, еще нам работы принес, у нас и без тебя работы хватает. Единственное это расшатать начальство, но как их заразить идеями по качеству? Когда они слышат, что это потребует дополнительных затрат, у них сразу тик нервный начинается 
Алексей Бурков
 

Сообщение Константин Стрюков » 30 ноя 2007, 17:03

Алексей Бурков писал(а):...Единственное это расшатать начальство, но как их заразить идеями по качеству?..


Для этого нужно от них заразиться идеей денег :)

А вот это: "одно из критических несоответствий там было - отсутствие должности менеджера по качеству" - можно сразу в юмор. Надо бы для таких перлов отдельную тему - "Смех сквозь слезы"
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 03 дек 2007, 17:01

Ну а что там такого уж смешного? Ну да, как-то нелепо звучит. Но ведь, если есть СМК, то значит и ответственность за нее кто-то нести должен, следить и поддерживать в рабочем состоянии документацию. Разве нет?
Алексей Бурков
 

Сообщение Алексей Бурков » 05 дек 2007, 17:24

Уважаемые коллеги, у меня возникли некоторые вопросы:
1. При проведении внутреннего аудита службы по персоналу, выяснилось, что руководитель службы не может предоставить, ни план обучения сотрудников на будущий год, ни за прошлые года. Так же он не смог предоставить схему организационной структуры, она есть у него, но только в электронном виде. Можно ли это считать некритическим несоответствием или отнести к замечаниям и вообще стоит ли это куда-либо относить? ( Кстати с должностными инструкциями такая же картина) Что делать, документировать нарушения или же предупредить на словах?
2. В сервисном центре тоже интересная картина. Имеется лист о приемке оборудования в ремонт, там дата, обязательства сторон, ФИО принимающего и дата выдачи отремонтированного оборудования на руки. Все же остальные технические данные, номер, характер поломки и др. технические данные они держат в электронной базе данных.(специализированная программа “Итилиум» вроде) Можно ли считать лист приемки-выдачи соответствующим п.7.5.4 ИСО 9001? Также у них имеется ящик для жалоб, в который недовольные клиенты кидают свои гневные послания. Нужно ли документировать все эти жалобы отдельно или же достаточно подшивать их в журнал?
Алексей Бурков
 

Сообщение Константин Стрюков » 05 дек 2007, 17:34

Алексей Бурков писал(а):Уважаемые коллеги, у меня возникли некоторые вопросы:
1. При проведении внутреннего аудита службы по персоналу, выяснилось, что руководитель службы не может предоставить, ни план обучения сотрудников на будущий год, ни за прошлые года. Так же он не смог предоставить схему организационной структуры, она есть у него, но только в электронном виде. Можно ли это считать некритическим несоответствием или отнести к замечаниям и вообще стоит ли это куда-либо относить? ( Кстати с должностными инструкциями такая же картина) Что делать, документировать нарушения или же предупредить на словах?


Несоответствием чему? Где у вас записано, что эти документы должны быть на бумаге? Где у вас написано, что они вообще должны быть (ну кроме ДИ, которые как я думаю КЗоТ требует)?

Алексей Бурков писал(а):2. В сервисном центре тоже интересная картина. Имеется лист о приемке оборудования в ремонт, там дата, обязательства сторон, ФИО принимающего и дата выдачи отремонтированного оборудования на руки. Все же остальные технические данные, номер, характер поломки и др. технические данные они держат в электронной базе данных.(специализированная программа “Итилиум» вроде) Можно ли считать лист приемки-выдачи соответствующим п.7.5.4 ИСО 9001? Также у них имеется ящик для жалоб, в который недовольные клиенты кидают свои гневные послания. Нужно ли документировать все эти жалобы отдельно или же достаточно подшивать их в журнал?


"Лист приемки" и данные о поломке в базе, скорее всего, решают разные задачи. Вы в первую очередь ориентируйтесь на "внутреннюю" целесообразность и правила, а потом уже на пункты ИСО

По поводу жалоб. Важно не как их документировать, а как Вы их используете. Если никак (т.е. ящик для жалоб используется в качестве успокоительного :-) ) можете хоть сразу из ящика в урну для мусора перегружать.
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 05 дек 2007, 17:48

А как же пункт ИСО 6.2.2(д)?
"поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте (4.2.4)."
Алексей Бурков
 

Сообщение Константин Стрюков » 05 дек 2007, 18:02

Алексей Бурков писал(а):А как же пункт ИСО 6.2.2(д)?
"поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте (4.2.4)."


1) "График обучения" это не есть "запись об образовании, подготовке, навыках и опыте"
2) В случае каждой организации "поддерживать в рабочем состоянии" может означать совершенно различные механизмы реализации.
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Федор Алексеевич Варыпаев » 05 дек 2007, 19:10

Да и КЗОТа нет!
А Трудовей кодекс ДИ не требует
Федор Алексеевич Варыпаев
 

Сообщение Климова Ольга » 05 дек 2007, 21:18

график обучения может спокойно лежать у начальника подразделения, где требуется обучение персонала. Он за ним следит и он ответственный за контроль сроков. И это очень удобно если требуется много видов обучения. А в отделе персонала должны в личных делах хранится подлинники сертификатов, которые народ с курсов привозит - вот это и есть записи 6.2.2.
Климова Ольга
 

Сообщение Андрей Волков » 05 дек 2007, 21:50

Климова Ольга писал(а):график обучения может спокойно лежать у начальника подразделения, где требуется обучение персонала. Он за ним следит и он ответственный за контроль сроков. И это очень удобно если требуется много видов обучения. А в отделе персонала должны в личных делах хранится подлинники сертификатов, которые народ с курсов привозит - вот это и есть записи 6.2.2.

а почему именно подлинники? А если не привезет сертификат - ну не выдают его на курсах, то что тогда?
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Сообщение Андрей Горбунов » 05 дек 2007, 22:02

Алексей,
возможно, мои вопросы Вам покажутся не совсем относящимися к делу, но прошу немного терпения, на самом деле все по делу :-)
Итак, Вы пишете "руководитель службы не может предоставить, ни план обучения сотрудников на будущий год, ни за прошлые года". А у меня сразу вопрос: ну и что? Что здесь плохого? В чем цель наличия этих планов? "Шоб було"? :-)
"Можно ли это считать некритическим несоответствием или отнести к замечаниям..." - Вы как-то давече жаловались на непопулярность у сотрудников спецов по менеджменту качества :-) И в этой связи не могу не заметить, что Ваши слова очень сильно отдают позицией этакого контролера, который ходит везде и ставит двойки нерадивым. Понимаете, Алексей, штука в том, что двойки ситуацию не исправляют. Начните решать насущные проблемы людей и сразу все изменится.
Скажите, какие самые существенные проблемы с качеством у организации? Вы можете оценить потери, которые несет организация от низкого уровня или нестабильности качества? В чем выражается низкий уровень качества?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4207
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Сообщение Алексей Бурков » 06 дек 2007, 09:47

Так, отвечаю. Просто помимо ИСО 9001, мы еще руководствуемся стандартом ГОСТ РВ 15.002-2003 «Военная техника.СМК». Так вот, там имеются пункты 6.2.11 и 6.2.1.2 которые гласят: »Для персонала разрабатываются программы обучения и планы периодической аттестации» и «Данные, касающиеся квалификации персонала, программ (планов) подготовки и обучения, результатов подготовки и переподготовки персонала, должны регистрироваться в порядке, установленном в организации»
Сами понимаете, что военные люди малость не из этой вселенной и принимают сигналы с марса. Их в жутчайший восторг приводит если они не обнаружат какой-то бумаженции. Я сам сторонник того, что в бумажном виде лучше иметь только политику и цели, 6 обязательных процедур и стп основных бизнес-процессов, остальное же лучше держать в электронной БД. И все я это затеваю не для того, как вы выразились, чтоб двоек наставить, а для того, чтобы при проведении внешнего аудита, нам эти вояки двоек не наставили, после чего начальство по головке меня не погладит, а даст пендаль под зад и останусь без работы. А замечания я хочу задокументировать для того, чтобы у сотрудников они из головы не вылетели, а помнили о них. А потери несем обычно в случае- мы проиграли тендер, не получили работу, а значит нет денег.
Есть конечно, еще отказы, но они помельче и связаны с претензиями заказчика, во время проведения монтажных работ. Но они либо решаются на словах с бригадирами, либо, как я подозреваю, монтажные бригады до нас их не доводят, а клиент не всегда звонит нам и жалуется, что наш работник кому-то потолок повредил, проводя работы или что-то разбил.
Алексей Бурков
 

Сообщение Алексей Бурков » 06 дек 2007, 11:09

И вот снова возник вопрос, В комерческом отделе предоставили необходимый набор документов,но там не подписей, ничего нет. Это же будет нарушением, если будет внешняя проверка? Все копии должны быть промаркированы, что это копия такая-то, а записи обо всех копиях должны храниться у менеджера по качеству, так? И распространяется ли это только на политику и цели и стп процесса необходимого этому отделу, или же им необходимо иметь и рабочии инструкции более низкого ранга, которые тоже должны быть промаркированы, а записи о них вестись в журнале у менеджера по качеству? И нужны ли отделам копии 6-ти обязательных процедур?
Алексей Бурков
 

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1