Методика проведения внутренних аудитов процессов

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Методика проведения внутренних аудитов процессов

Сообщение Роман Озеранский » 07 сен 2007, 15:31

Расскажите как вы это делаете, от планирования до оформления результатов и разработки мероприятий по улучшению.
Интересует именно ВА процессов, (не структурных подразделений!).
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: Методика проведения внутренних аудитов процессов

Сообщение Светлана Сергеевна » 08 сен 2007, 10:40

Роман Озеранский писал(а):Расскажите как вы это делаете

Буду первой? Рассказываю :D
До 25.12 формируется и утверждается Программа, которая включает и внутренние и инспекционные аудиты, планируемое обучение персонала (аудиторов и не только).
Поквартально Программа детализируется в планы, в которых указываеются конкретные объекты аудита (причем, объект у нас формируется следующим образом: собственно аудитируемый процесс+процесс-поставщик+процесс-потребитель. На резонный вопрос "Что это даёт?", могу пояснить), составы аудиторских групп, критерии аудита и предполагаемые даты.
За 2 недели утверждается план аудита уже конкретного процесса (там уже более подробная информация).
Далее непосредственно аудит на месте (перед которой. если имеет смыл, делаем предварительную оценку состояние ОВА).
Подготовка итоговой документации (протокол, отчет).
Анализ полученных результатов. Проводим в виде совещания с участием представителей ОВА (точнее, они основные персоналии на этом совещании). Результатом совещания является План корректирующих/предупреждающих действий а также предложения по улучшению процесса "Внутренний аудит" со стороны проверяемых (порой они устные и не протоколируются, но даже очень полезные).
Вкратце вот так.
Светлана Сергеевна
 

Сообщение Роман Озеранский » 08 сен 2007, 11:19

Светлана, вы используете оба подхода (аудит процессов и подразделений) или только один из них, по какому принципу выбираете?
Какие аудиты более ценны для менеджмента, процессные или по подразделениям?
В годовой план аудита включаются все процессы организации?
Т.к. процессы сквозные и пронизывают все организацию (если конечно не нарезаны по границам подразделений) то для их аудита требуется большое время, сколько человек в команде аудиторов, кто они, сколько времени длится аудит процесса?
C кем кроме владельца процесса общается команда аудиторов?
Всегда ли область аудита ограничивается аудируемым процессом или надо еще посмотреть что до входа и после выхода?
По результатам аудита делается ли заключение о результативности процесса, или это прерогатива владельца процесса?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Светлана Сергеевна » 08 сен 2007, 14:52

Роман Озеранский писал(а):Светлана, вы используете оба подхода (аудит процессов и подразделений) или только один из них, по какому принципу выбираете?

Мы отошли от аудитов подразделений, т.к. не устраивал результат. 2 года проводим аудит по-процессно.
Роман Озеранский писал(а): Какие аудиты более ценны для менеджмента, процессные или по подразделениям?

По нашему опыту, аудит по процессам более информативен и ценен практически.
Роман Озеранский писал(а): В годовой план аудита включаются все процессы организации?

Да все, у нас их порядка 30.
Роман Озеранский писал(а): Т.к. процессы сквозные и пронизывают все организацию (если конечно не нарезаны по границам подразделений) то для их аудита требуется большое время, сколько человек в команде аудиторов, кто они, сколько времени длится аудит процесса?

Штат аудиторов сформирован из 6 человек (ОУК) плюс 24 человека привлекаются от подразделений (обученные своими силами, так скажем внештатные).
Аудит (в зависимости от процесса) длится от 1 рабочего дня до 4 (это я о непосредственно аудите на месте без учета времени на подготовку и составление отчетности)

Роман Озеранский писал(а):
C кем кроме владельца процесса общается команда аудиторов?
Всегда ли область аудита ограничивается аудируемым процессом или надо еще посмотреть что до входа и после выхода?


Перед аудитом на месте формируется т.н. целевая группа (сотрудники предприятия). Формируют аудиторы исходя из целей аудита (что хотят посмотреть, кого спросить). Состав ЦГ доводится до сведения владельца и их всех заранее оповещуют о необходимости присутствия/участия в такой-то день.

Роман Озеранский писал(а):
По результатам аудита делается ли заключение о результативности процесса, или это прерогатива владельца процесса?

Заключение делается на основании свидетельств отчета, но оно носит скорее рекомендательный характер (взгляд со стороны).
Основная оценка результативности процесса (расчеты, статистика), которая потом предоставляется для анализа руководству делается владельцем процесса.
Светлана Сергеевна
 

Сообщение Роман Озеранский » 08 сен 2007, 19:11

6 челвек ОУК на 30 процессов это очень неплохо.
У нас 3 на 30 и в этом большая проблема.
Можно на форуме разместить в обезличенном виде отчет об аудите любого процесса?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Светлана Сергеевна » 08 сен 2007, 22:30

Роман Озеранский писал(а):Можно на форуме разместить в обезличенном виде отчет об аудите любого процесса?

Роман, отчет пока разместить не могу, может позже (за давностью лет) или на досуге поработаю, чтобы "обезличить".

Что-то больше никто не присоединяется к теме. Нечем поделиться или всё так секретно? :D
А, может, просто выходные :)
Светлана Сергеевна
 

Сообщение Вячеслав Лебединец » 09 сен 2007, 09:52

Коллеги! Очень приятно, что кто-то таки увидел ценность процессно-ориентированных аудитов! К сожалению, большинство предприятий проводит аудит по подразделениям и ничего не хочет менять. С удовольствием присоединюсь к Светлане Сергеевне и выражу голос "ЗА" процессные аудиты.
Что касается конкретики - готов поделиться информацией по чек-листам и планам таких аудитов, нужно только немного доработать. На следующей неделе будет готово.
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 09 сен 2007, 11:25

Вячеслав Лебединец писал(а):На следующей неделе будет готово.

Спасибо, ждем.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 09 сен 2007, 19:49

Светлана, а правильно ли я понимаю, что границы ваших процессов не совнадают с функциональными границами структурных подразделений, иначе никакой разницы в них нет.

Вячеслав, а для всех ли организаций пригоден "процессный аудит"? В вашем ответе места аудиту подразделений совсем не осталось.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Мария Каменская » 10 сен 2007, 07:18

У нас используется "2 вида" аудитов, подразделений и процессов.
От аудита подразделений отойти не получается, иначе по каждому процессу нужно будет в подразделение несколько раз заходить.
В филиалах в основном аудит процессов делаем.
Написали план проведения аудита по каждому процессу (писали в помощь аудиторов филиалов, а теперь используем шире), в плане записаны основные вещи на что обращать внимание и как это проверять, на основе этого плана пишется уже акт внутреннего аудита, достаточно подробно, если что не так, то приводим примеры по каждому пункту. Несоответствия выделяем отдельно (на них делаем ссылки по акту).
Мария Каменская
 

Сообщение Роман Озеранский » 10 сен 2007, 07:32

Мария Каменская писал(а):От аудита подразделений отойти не получается, иначе по каждому процессу нужно будет в подразделение несколько раз заходить.

Светлана, а как вы решаете этот момент, о котором Мария написала?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 10 сен 2007, 09:03

А планчиком процессного аудита никто не поделится по e-mail.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Вячеслав Лебединец » 10 сен 2007, 09:21

Роман Озеранский писал(а):Вячеслав, а для всех ли организаций пригоден "процессный аудит"? В вашем ответе места аудиту подразделений совсем не осталось.

Нет, не для всех. Процессные аудиты хорошо идут там, где хорошо идут "процессы" :)
Если серьезно, то в разветвленных оранизациях, со множеством филиалов, подразделений и т.д. "процессные" аудиты проводить практически невозможно. Недавний пример - аудит нашего украинского Укртелекома. Огромная организация со множеством отдельно функционирующих подразделений (от центров взаимодействия с клиентами до линейных станций). Никакой "процессности" добиться там невозможно.
В других же случаях, при компактном расположении предприятия и немногочисленной номенклатуре более-менее однородной продукции, процессный аудит возможен. И более того - предпочтителен, так как дает гораздо более ценные результаты.
План вышлю на неделе.
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Роман Озеранский » 10 сен 2007, 09:37

Т.е. получается, что в больших организациях в принципе невозможно реализовать процессное управление и как следствие аудиты?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35169
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Сообщение Вячеслав Лебединец » 10 сен 2007, 11:33

В сильно разветвленных организациях. Есть большие, но четко структурированные предприятия, где легко отследить процессы. Но в большинстве случаев - да, чем больше организация, тем сложнее наладить там процессно-ориентированные аудиты...

Кстати, вот недавно нашел статью по теме http://quality.eup.ru/DOCUM4/map.htm
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Александр Воробьёв » 10 сен 2007, 12:23

Вячеслав Лебединец писал(а):Но в большинстве случаев..., чем больше организация, тем сложнее наладить там процессно-ориентированные аудиты...

Вячеслав
ИМХО проблема не с наладкой аудитов процессов в таких организациях, а в их востребованности... если востребованность есть, то и аудиты наладятся...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Константин Стрюков » 10 сен 2007, 13:12

Роман Озеранский писал(а):Т.е. получается, что в больших организациях в принципе невозможно реализовать процессное управление и как следствие аудиты?


От размера организации это вообщеникак не зависит. Процесс - это всего лишь способ представить деятельность. Даже в самой аморфной организации всегда можно проследить цепочку действий, которая систематически воспроизводится.

Насколько я помню, мне было вседа проще проводить аудит процесса, а не подразделения. Во многом потому, что в "процессной" организации операций... больше логики, что ли. Структура, которая обычно строится перетасовкой квадратиков с должностями (а иногда и фамилиями), часто мало пригодна для анализа деятельности (кроме предельно структурированных подразделений, типа бухгалтерии, где функционалная структура логична и естественна). И даже тот факт, что иногда приходилось в одном подразделении появляться более одного раза, не мешал, а даже помогал - каждый такой факт означал потенциальную "неоптимальность" процесса производства...
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Сообщение Вячеслав Лебединец » 10 сен 2007, 13:24

Александр Воробьёв писал(а):ИМХО проблема не с наладкой аудитов процессов в таких организациях, а в их востребованности... если востребованность есть, то и аудиты наладятся...

Александр, это тривиальная вещь. Я говорил о налаживании процессно-ориентированных аудитов
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Вячеслав Лебединец » 10 сен 2007, 13:32

Константин Стрюков писал(а):От размера организации это вообще никак не зависит...

Совершенно не согласен. Константин, очевидно Вы не проводили аудит в действительно большой организации, с несколькими тысячами рабочих, с десятками отдаленных подразделений и т.д.... Такая коррелляция есть, ее не может не быть. Ведь аудит - это выборка, и чем целое больше, тем больше должна быть выборка для репрезентативного анализа. Но чем больше организация, тем больше варьирование процессов (больше людей - сильнее пресловутый "человеческий фактор"). Следовательно, чем больше организация, тем больше аудито-дней нужно для проверки одного и того же процесса, но не прямо пропорционалльно, а значительно больше!
В одном согласен - при прочих равных условиях проводить аудит процесса проще и полезнее, т.к. "складывается картинка". Отчет составлять - легче значительно, давать рекомендации - снова же легче. Отслеживать изменения - проще на порядок и т.д. Но в некоторых случаях, повторюсь, проводить процессные аудиты очень и очень сложно, если вообще возможно.
Аватара пользователя
Вячеслав Лебединец
 
Сообщения: 1074
Зарегистрирован: 30 май 2007, 21:26
Откуда: Украина, Харьков
Благодарил (а): 53 раз.
Поблагодарили: 5 раз.

Сообщение Константин Стрюков » 10 сен 2007, 14:26

Вячеслав Лебединец писал(а):
Константин Стрюков писал(а):От размера организации это вообще никак не зависит...

Совершенно не согласен. Константин, очевидно Вы не проводили аудит в действительно большой организации, с несколькими тысячами рабочих, с десятками отдаленных подразделений и т.д.... Такая коррелляция есть, ее не может не быть. Ведь аудит - это выборка, и чем целое больше, тем больше должна быть выборка для репрезентативного анализа.


Да, таких аудитов я не проводил. Самая большая численно организация в моем "аудиторском портфолио" - 400 чел с лишним, а самая "распределенная" - это 15 филиалов. Но это слабый аргумент с Вашей стороны.

"Корелляция", "репрезентативная выборка" - все это термины матстата. К чему они в теме аудитов процессов? В случае аудита оргпроцессов у вас вся генеральная совокупность (все процессы организации) измеряется двумя десятками - какая тут выборка? Не из чего выбирать...

Следующий момент. Для организаций с развитой филиальной структурой связь "филиал-голова" обычно намного сильнее, чем связь "филиал-филиал". Более того, иногда формальные связи между филиалами вообще отсутствуют. Т.е. любой процесс в такой организации проистекает между филиалом и дочкой, и включает относительно небольшое количество людей.

Следующий мой аргумент - в любой организации с выраженной децентрализованной структурой ситуацию в организации в целом можно с хорошей точностью описать, проанализировав процессы "филиал-голова" за достаточно длительный период.

Ну а количество людей как показатель сложности аудита - это вообще изобретение чисто аудиторов. У вас может быть хоть 5000 рабочих, но если это суммарно в трех сменах, организовано в 4 уровня цеховой иерархии (начцеха - начсмены - мастер - робочие), и они все задействованы в десятке процессов, и их работа в каждой операции прописана детальными инструкциями, то анализ такой организации будет даже проще анализа процессов, в которые вовлчены 100-200 человек, выполняющих слабоформализованную работу (например, консультирование, или работа техподдержки с выездом к клиенту)...
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 3