Внутренний аудит "на месте"

[Радэ Бошкович]

Дело в том,что я только начала писать процедуру и в принципе только начала заниматься этим вопросом. Я понимаю, что нужен план аудита, процедура аудита, чек-лис, отчет. Практики у меня нет. И сложность в том,что не понимаю с чего начать.

Катя, очень много зависит от того, как вам сформулировали задачу. Вы описали, что вы начали делать, но не сказали, какую точно задачу вам дали. Если задача: "написать процедуру по внутреннему аудиту", то в интернете вы можете найти процедуры на все случаи жизни, задайте вопрос "процедура по внутреннему аудиту". Если задача другая, то скажите, разберемся. А если вы хотите что-то понять, тогда это совершенно другое дело, тут надо читать книги, причем не одну.

Лекарство подбирают так, чтобы оно соответствовало болезни.

Я, конечно, циник, это свойственно лицам в моем возрасте. Все равно, скажу, что для разработки этой процедуры не надо прилагать какие-то большие усилия. Чтобы система внутреннего аудита приносила реальную пользу организации, руководство должно понимать, зачем это делать и как будут использоваться результаты аудита. Если все это не ясно, то я бы не стал особенно трудится над созданием того документа.

[Роман Озеранский]

Мое мнение, что аудит эффективней проводить не по подразделениям а именно по процессам. Берете Карту процесса и начинаете двигаться от первой операции: ...

Я согласен, что аудит по процессам наиболее эффективен, но вы забыли сказать, что правильно организовать такой аудит очень сложная задача.

Так Сергей уже изначально совершает методологическую ошибку при аудите процесса. Начинать движение при таком аудите надо не с начала, а именно с конца ЖЦП, т.е. от клиента, продвигаясь к самому началу. Логика тут простая, если Вы начнете аудировать, как Вы предлагаете с самого начала, то будете сталкиваться со следующей ситуацией, при обнаружении несоответствия, Вам придется каждый раз возвращаться назад, чтобы выяснить где же там спряталась причина несоответствия на предыдущих этапах. Если Вы пойдете с конца в начало, то при обнаружении несоответствия Вам не придется возвращаться, т.к. причина несоответствия находится впереди, т.е. ближе к началу ЖЦП. Вы просто будете подгребать все несоответствия.

[Андрей Горбунов]

Радэ,
"...процесс, он такой, сложный и распределенный по всей организации. Как оценить результативность?" - на самом деле не все так печально, но при одном условии: если процесс выделен как реальный объект управления, а не представляет собой прямоугольник, нарисованный в какой-то схеме.
Реальный означает, что у процесса есть:
- четко определенный результат,
- четко определенный ответственный за процесс (пресловутый ВП, но только понимающий свои функции и способный их выполнять),
- показатели результативности и критерии их оценки.
В этой ситуации задача аудитора вполне выполнимая.
Что касается результата работы внутреннего аудитора, то я не встречал еще ни одного руководителя, который бы удовлетворился констатацией несоответствий, всегда следует вопрос: что надо делать?
Кстати, в Ростелекоме мы опробовали такой вариант: у нас был отдел аудита (ОА) и отдел планирования и развития СМК (ОПР СМК) , соответственно, функции распределялись так: ОПР СМК планировал годовую программу и выдавал исходные данные для разработки плана конкретного аудита, ОА планировал и проводил конкретный аудит, ОПР СМК на основании материалов аудита разрабатывал КД/ПД. Отчет руководству был совместным творчеством обоих отделов.

[Радэ Бошкович]

В этой ситуации задача аудитора вполне выполнимая.

Я не говорю, что задача невыполнима, я сам поддерживаю идею аудита по процессам. Но, надо понимать, что такой аудит - своего рода исследование, где в первую очередь необходимо определить методику исследования. Я не думаю, что во всех процессах можно определить одного владельца, кроме на самом верхнем, концептуальном уровне. Например, в медицинских организациях существуют три сословия, которые - в смысле управления персоналом - практически не пересекаются: врачи, медсестры, все прочие специальности. "Управление персоналом" как будто один процесс, но его реализация требует трех владельцев процесса. Потом, такие осложнения как корпусы, отделения, суб-специальности. Составить план аудита совсем не просто, и еще, поскольку аудит, это оценка, не измерение, надо определить критерии оценки результатов аудита. Чем мы можем быть довольны, а чем нет. Конечно, все это решаемо. Но сложно.

[Igor Paslenov]

Это замечательная ситуация для выяснения ху из ху в организации . Директору придется выбирать между ВП и командой процесса с одной стороны и МК с другой стороны.

Вы немного не поняли ситуацию, Роман. Никакого выбора быть не может, потому, что МК - это , ну как брат Директора, его доп. глаза и уши, пес и кот. Т.е. Директор должен сделать выбор между собой и другим.

Ваши ВП тоже не распоряжаются ресурсами ?

Я, честно говоря, не знаю, как это назвать. У ВП есть ресурсы, например 5 человек. А он считает, что нужно 10. Т.е. кирпичи есть, но на весь дом не хватит, и взять их неоткуда.

Вы почему до сих пор не реализовали для директора и прочих заинтересованных лиц, on-line систему мониторинга процессов?

Она есть, но заточена на производственные и финансовые результаты процессов. Между прочим, денег и времени она сжирает очень много, намного больше, чем на подготовку и проведение ВА. Отследить, почему, какой-то микрометр был закуплен в магазине без документов, подтверждающих его поверку, с помощью этой системы наверно можно, но очень дорого и не он-лайн.

[Роман Озеранский]

Вы немного не поняли ситуацию, Роман. Никакого выбора быть не может, потому, что МК - это , ну как брат Директора, его доп. глаза и уши, пес и кот. Т.е. Директор должен сделать выбор между собой и другим.

Ну так с ВП все тоже самое. Назначая ВП ответственным за достижение целеполагания процесса, директор делегирует этому ВП все права и полномочия по управлению процессом (и распоряжение ресурсами, одно из этих прав), после чего ровно также на него накладывается ответственность за достижение целеполагания процесса. В отличии замечу от МК, который хоть и "глаза и уши, пес и кот", но при этом ответственности замечу никакой не несет, ни за систему, ни за процесс ! И директору придется выбирать между этими ребятами МК и ВП. Я ведь не против чтобы МК чем то там рулил, не вопрос . Но если он лезет в процесс, то пускай тогда и берет на себя ответственность за достижение целеполагания процесса. А ВП умывает руки . Это должен решить директор, кто ему более ценен - ВП, обеспечивающий директору основную производственную деятельность или МК с в внутренними аудитами. Любой директор всегда стоит перед выбором приоритетов. Вы можете дать свой ответ будучи таким гипотетическим директором, каков Ваш приоритет ?

Я, честно говоря, не знаю, как это назвать. У ВП есть ресурсы, например 5 человек. А он считает, что нужно 10. Т.е. кирпичи есть, но на весь дом не хватит, и взять их неоткуда.

Как ВП, так и директор могут считать что угодно, а ресурсы всегда ограничены и действовать они оба будут в рамках этих ограниченных ресурсов. И вопрос тут (применительно к ВП) не в том, ограничены ресурсы или нет, они априори ограничены, а в том - распоряжается ВП ресурсами или нет. И ответ тут бинарный "Да" или "Нет". Мой ВП распоряжается всеми ресурсами необходимыми для достижения целеполагания процесса, ВП Андрея Козина ничем не распоряжается, т.е. он мальчик для битья . Вам надо определиться с ВП в Вашей конструкции процесса.

Она есть, но заточена на производственные и финансовые результаты процессов. Между прочим, денег и времени она сжирает очень много, намного больше, чем на подготовку и проведение ВА. Отследить, почему, какой-то микрометр был закуплен в магазине без документов, подтверждающих его поверку, с помощью этой системы наверно можно, но очень дорого и не он-лайн.

А директору что недостаточно производственных и финансовых показателей для понимания ситуации в процессе, или он хочет еще и микрометры отслеживать ?
А теперь вернемся к началу темы, если производственные и финансовые показатели процесса отслеживаются, мониторятся и находятся под контролем [как Вы же сами и сказали], я задаю свой дилетантский вопрос - кому и зачем понадобился этот внутренний аудит, отрывающий участников процесса от их основной работы - принесения бабок в компанию ?

[Igor Paslenov]

Директору придется выбирать между этими ребятами МК и ВП.

Вы так и не поняли. Упрощаю - Директор и МК, по сути один и тот же человек (хотя физически разные). Ладно, проехали.

ресурсы всегда ограничены ..... . Мой ВП распоряжается всеми ресурсами необходимыми для достижения целеполагания процесса , ВП Андрея Козина ничем не распоряжается, т.е. он мальчик для битья . Вам надо определиться с ВП в Вашей конструкции процесса.

Определился. Ваш ВП круче, чем наш, которому никак не удается всегда ограниченными ресурсами достичь желаемых директором результатов. Вот выбор и сделан, придется его гнать и покупать вашего ВП.

А директору что недостаточно производственных и финансовых показателей для понимания ситуации в процессе, или он хочет еще и микрометры отслеживать ?
А теперь вернемся к началу темы, если производственные и финансовые показатели процесса отслеживаются, мониторятся и находятся под контролем [как Вы же сами и сказали], я задаю свой дилетантский вопрос - кому этот и зачем понадобился этот внутренний аудит, отрывающий участников процесса от их основной работы - принесения бабок в компанию ?

Роман, вы вообще на каком форуме находитесь? Вы серьезно считаете, что достаточно отслеживать производственные и финансовые показатели, чтобы обеспечить качество? Это ж всего только одна из функций (даже подфункций) менеджмента качества. Зачем вы обидели микрометры?

[Андрей Горбунов]

Радэ,
"...я сам поддерживаю идею аудита по процессам. Но, надо понимать, что такой аудит - своего рода исследование, где в первую очередь необходимо определить методику исследования" - вот именно это часто бывает камнем преткновения с некоторыми моими коллегами, которые полагают, что аудит - это никакое не исследование, а просто проверка. Соответственно, чек-лист в руки и вперед, ставить галочки, большой подготовки не требуется.
Именно потому, что исследование, и именно потому, что надо владеть методикой исследования, я столь скептически отношусь к подготовке внутренних аудиторов за три дня, да еще и без какого-либо предварительного отбора.

[Роман Озеранский]

Вы так и не поняли. Упрощаю - Директор и МК, по сути один и тот же человек (хотя физически разные). Ладно, проехали.

Как мы можем это проехать? Если директор совмещает в себе роль директора и МК, то я, как ВП буду у нему обращаться все равно как к директору, меня его роль МК в нем же самом не волнует , т.к. назначал он меня на роль ВП, как директор, а не как МК. А если директор делегировал роль МК кому либо, я как ВП поставлю его перед выбором, что для него важнее - обеспечение основной производственной деятельности, за какую я как ВП отвечаю и какая кормит компанию, или проведение ВА отвлекающее людей от основной производственной деятельности. Пусть выбирает .

Определился. Ваш ВП круче, чем наш, которому никак не удается всегда ограниченными ресурсами достичь желаемых директором результатов. Вот выбор и сделан, придется его гнать и покупать вашего ВП.

Так у моего ВП ресурсы тоже ограничены, я же говорю - это априори . Только от ответа то Вы ушли, распоряжается Ваш ВП ресурсами или нет? Я понимаю, что это вопрос очень неприятный для практиков, если скажешь что НЕ распоряжается, то тогда этот ВП - мальчик для битья, а попутно еще выяснится, что не распоряжаясь ресурсами, нельзя управлять процессом . А если скажешь, что распоряжается, то тогда ровно этот же вопрос будет обращен в адрес руководителя функциональной ниши, они Вам кстати такой вопрос не задают ? Так распоряжается Ваш ВП ресурсами или нет?

Роман, вы вообще на каком форуме находитесь? Вы серьезно считаете, что достаточно отслеживать производственные и финансовые показатели, чтобы обеспечить качество? Это ж всего только одна из функций (даже подфункций) менеджмента качества. Зачем вы обидели микрометры?

Я просто считаю, каждый должен заниматься своим делом, один микрометрами, а другой производственными и финансовыми показателями. Если Вы с этим не согласны, заявите свою позицию.
Кстати, если производственные показатели мониторятся и выполняются, то и качество (о котором Вы забеспокоились, не понятно почему) тоже обеспечивается, по той причине, что качество продукта есть неотъемлемый атрибут производственных показателей процесса . Что опять ставит перед практиками неприятный вопрос - ребята, если заинтересованные стороны процесса мониторят производственные и финансовые параметры процесса (да к тому же в режиме on-line ), внутренний аудит является атавизмом и рудиментом прошлого , если конечно Вы не скажете что ВА должен превратиться "в своего рода исследование", как говорят Андрей и Раде, но тогда он перестанет быть внутренним аудитом в классическом понимании этого слова.

[Радэ Бошкович]

я столь скептически отношусь к подготовке внутренних аудиторов за три дня,

Даже только два, очень, очень редко мне дают три дня.

[Igor Paslenov]

или проведение ВА отвлекающее людей от основной производственной деятельности. Пусть выбирает .

От основной производственной деятельности кроме ВА людей также отвлекает обучение, обед, инструктаж по ТБ, обслуживание оборудования. Сколько возможностей для улучшения!

Только от ответа то Вы ушли, распоряжается Ваш ВП ресурсами или нет? Я понимаю, что это вопрос очень неприятный для практиков, если скажешь что НЕ распоряжается, то тогда этот ВП - мальчик для битья, а попутно еще выяснится, что не распоряжаясь ресурсами, нельзя управлять процессом . А если скажешь, что распоряжается, то тогда ровно этот же вопрос будет обращен в адрес руководителя функциональной ниши, они Вам кстати такой вопрос не задают ? Так распоряжается Ваш ВП ресурсами или нет?

Да, от ответа я ушел, потому что уже говорил, что не знаю. ВП говорит, что ресурсов недостаточно, а Директор, что других не будет, распоряжайся на здоровье тем, что есть.

Я просто считаю, каждый должен заниматься своим делом, один микрометрами, а другой производственными и финансовыми показателями. Если Вы с этим не согласны, заявите свою позицию.

Конечно, согласен! И раз Директор считает, что ты будешь владельцем процесса, ты внутренним аудитором, а ты смотришь за микрометрами, то так тому и быть!

Что опять ставит перед практиками неприятный вопрос - ребята, если заинтересованные стороны процесса мониторят производственные и финансовые параметры процесса (да к тому же в режиме on-line ), внутренний аудит является атавизмом и рудиментом прошлого , если конечно Вы не скажете что ВА должен превратиться "в своего рода исследование", как говорят Андрей и Раде, но тогда он перестанет быть внутренним аудитом в классическом понимании этого слова.

Классическое определение внутреннего аудита считаю разработал Международный Институт Внутренних Аудиторов (The IIA) - очень мощная организация. Звучит так:" ВА - является деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленной на совершенствование работы организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления." Так что позиции Андрея и Раде вполне укладываются в это понимание. Есть еще психологически-воспитательные последствия аудита для периодически засыпающего персонала.
Еще раз: Высшее руководство предприятием заинтересовано в собственном источнике объективной информации о предприятии. ВА- часть общей системы мониторинга.

качество (о котором Вы забеспокоились, не понятно почему)

Хамство - излюбленный прием теоретиков. Я в нем не слишком силен, поэтому, скорее всего, в данной дискуссии больше не появлюсь. Однако, предвижу Ваш следующий пост: "Вот еще один практик обосрался, а я яйцеголовый так и не получил ответа на простой вопрос."

[Роман Озеранский]

От основной производственной деятельности кроме ВА людей также отвлекает обучение, обед, инструктаж по ТБ, обслуживание оборудования. Сколько возможностей для улучшения!

Так это замечательно, если директору есть из чего выбирать, а тут такие классные альтернативы. У МК проблема, ВП есть что предложить директору, а вот что предложит МК, вопрос. У нас уже была аналогичная тема - "Чем менеджер по качеству может помочь владельцу процесса?", и уже тогда выяснилась бесполезность МК .

Да, от ответа я ушел, потому что уже говорил, что не знаю.

Вы не знаете распоряжается ВП ресурсами или нет, в выстроенной Вами же системе менеджмента ?

Еще раз: Высшее руководство предприятием заинтересовано в собственном источнике объективной информации о предприятии. ВА- часть общей системы мониторинга.

Так если МК наладил и организовал on-line мониторинг процесса, внутренний аудит автоматом становится анахронизмом и атавизмом , по той простой причине что не надо ждать никакого внутреннего аудита, чтобы убедиться в каком там состоянии находится процесс, руководитель в любой момент времени может увидеть эту самую объективную и независимую информацию.

Хамство - излюбленный прием теоретиков.

Не понимаю, где Вы разглядели хамство? Просто когда Вы увидели, что аргументы с производственными и финансовыми показателями не катят, т.к. Вы сами же подтвердили, что эти показатели мониторятся on-line, Вы решили вставить сюда качество, как некий атрибут который не мониторится и именно поэтому надо проводить внутренний аудит . А его проводить не надо, потому что в производственные параметры мониторинга процесса, качество входит, как неотъемлемая часть.

[Иван Иванов]

я столь скептически отношусь к подготовке внутренних аудиторов за три дня,

Даже только два, очень, очень редко мне дают три дня.

и вы с радостью соглашаетесь и штампуете новоиспеченных аудиторов за два дня? ))

[Радэ Бошкович]

А почему нет? Если клиент требует стрижку "под ноль", я стрижу "под ноль". Обратите внимание на "требует" и "мне дают". Я предлагаю правильно, но клиент выбирает желтые ботинки и кричаще зеленый галстук. Мне остается только спросить: "Пакетик нужен?"

[Иван Иванов]

А почему нет? Если клиент требует стрижку "под ноль", я стрижу "под ноль". Обратите внимание на "требует" и "мне дают". Я предлагаю правильно, но клиент выбирает желтые ботинки и кричаще зеленый галстук. Мне остается только спросить: "Пакетик нужен?"

и приготовить мешочек для денег) Они не пахнут))

у меня несколько раз были группы с обучением 3 дня (это вообще минимальный минимум для семинара внутренних аудиторов). Соглашадля только потому, что уровень слушателей был на уровне или даже выше моего. Семинар для них имел реальную пользу.
А так стараюсь быть чистоплотнее)

[Радэ Бошкович]

Я просил, чтобы вы обратили внимание на "требует" и "мне дают", вы это не сделали. Я никому ничего не впарываю, и своих клиентов не обманываю. Я давно, давно, тут на форуме опубликовал наш этический кодекс, один пункт такой: "Мы ни при каких обстоятельствах не будем создавать у клиента представление, что наши услуги ему необходимы". Но если клиент требует, несмотря на то, что предупрежден, это его право, а мое право - получить гонорар за проделанную работу . Если есть замечания, давайте разберемся, не надо никаких намеков, что я нечестным способом зарабатываю себе на жизнь.

К сожалению, клиенты, они такие, покупают иногда совершеннейшую глупость. Я их двадцать лет учу, что тратить деньги на ИСО сертификацию не имеет никакого смысла, они все равно не слушают, и от известного центра по сертификации, название которого производная от названия матушки-реки, покупают готовые документы и сертификат в одном флаконе. Касательно денег, которые не пахнут - не знаю они ли, или какой-то другой ОС, не пожалели даже больницу в городе, где в 2004 произошел тот ужасный теракт. Не удосужились даже прийти в гости, почтой отправили сертификат, вместе с "документами СМК". Как там с чистоплотностью?

[Захарова Екатерина]

Дело в том,что я только начала писать процедуру и в принципе только начала заниматься этим вопросом. Я понимаю, что нужен план аудита, процедура аудита, чек-лис, отчет. Практики у меня нет. И сложность в том,что не понимаю с чего начать.

Катя, очень много зависит от того, как вам сформулировали задачу. Вы описали, что вы начали делать, но не сказали, какую точно задачу вам дали. Если задача: "написать процедуру по внутреннему аудиту", то в интернете вы можете найти процедуры на все случаи жизни, задайте вопрос "процедура по внутреннему аудиту". Если задача другая, то скажите, разберемся. А если вы хотите что-то понять, тогда это совершенно другое дело, тут надо читать книги, причем не одну.

Лекарство подбирают так, чтобы оно соответствовало болезни.

Я, конечно, циник, это свойственно лицам в моем возрасте. Все равно, скажу, что для разработки этой процедуры не надо прилагать какие-то большие усилия. Чтобы система внутреннего аудита приносила реальную пользу организации, руководство должно понимать, зачем это делать и как будут использоваться результаты аудита. Если все это не ясно, то я бы не стал особенно трудится над созданием того документа.

Вы не поверите, но самое смешное, что каждую неделю у нас новые задачи. На прошлой неделе нужна была программа аудита, на этой неделе нужно создавать стандарт для апарт-отелей.

[Иван Иванов]

Вы не поверите, но самое смешное, что каждую неделю у нас новые задачи

неплохо) Целую неделю можно расслаблено выполнять единственную задачу)

[Юлия Мрачинская]

Здравствуйте! Я начинающий специалист в сфере СМК, кто проводит аудит в службе качества, если аудитором по организации назначен ее руководитель?

[Роман Озеранский]

кто проводит аудит в службе качества, если аудитором по организации назначен ее руководитель?

Если иных компетентных специалистов - назовем их аудиторами , кроме этого руководителя - нет, то аудит может провести директор, как заказчик аудитов.