Внутренний аудит "на месте"

[Захарова Екатерина]

Доброе утро, Коллеги! Начала заниматься внутренним аудитом. Поделитесь своей практикой, кто занимается внутренним аудитом "на месте". Как это работает?

[Виталий Эйнула]

Доброе утро, Коллеги! Начала заниматься внутренним аудитом. Поделитесь своей практикой, кто занимается внутренним аудитом "на месте". Как это работает?

Екатерина, здравствуйте!
а что значит "на месте"? У себя на рабочем месте?

[Захарова Екатерина]

Это значит,что аудит проводится на территории предприятия.

[Иван Иванов]

Это значит,что аудит проводится на территории предприятия.

в принципе не бывает аудитов , которые не проводятся на территории предприятия, в смысле на территории действия системы менеджмента, если это аудиты системы менеджмента

[Сергей Трофимов]

кто занимается внутренним аудитом

Внутренний аудитор - МК или любой сотрудник компании "посвященный" в таинства стандарта ИСО и всю эту кухню.

Как это работает?

А что у вас написано в процедуре внутренние аудиты? Если написано абы-кабы, то перепешите в действующую процедуру. Для меня больным вопросом всегда был чек-лист или опросник. То-ли по пунктам стандарта опрашивать, но тогда можно выявить только формальное соответствие требованиям стандарта, то-ли свои вопросы каждый раз придумывать. Понятно, что это зависит от цели аудита, вот только эти цели можно решить и 50-ю вопросами а можно и 5-ю.

[Виталий Эйнула]

Это значит,что аудит проводится на территории предприятия.

Екатерина, если можно конкретизируйте свой вопрос.
периодичность, программа аудита, обучение аудиторов, опросники, цели.. что конкретно?

[Иван Иванов]

то-ли свои вопросы каждый раз придумывать

и тогда это будет формальное соответствие ответам на ваши вопросы))

[Захарова Екатерина]

Дело в том,что я только начала писать процедуру и в принципе только начала заниматься этим вопросом. Я понимаю, что нужен план аудита, процедура аудита, чек-лис, отчет. Практики у меня нет. И сложность в том,что не понимаю с чего начать. Запланировала аудит, пришла, проверила, записала в чек-листе несоответствия, а затем отчет, на сколько я понимаю? И еще, для предприятия написанная мною процедура будет первая, до этого ее не было, аудиты "вроде как проводились", но никаких отчетов нет! Так вот и работаем. Как грамотно составить процедуру, есть ли у вас какие-то советы по этому поводу?

[Захарова Екатерина]

кто занимается внутренним аудитом

Внутренний аудитор - МК или любой сотрудник компании "посвященный" в таинства стандарта ИСО и всю эту кухню.

Как это работает?

А что у вас написано в процедуре внутренние аудиты? Если написано абы-кабы, то перепешите в действующую процедуру. Для меня больным вопросом всегда был чек-лист или опросник. То-ли по пунктам стандарта опрашивать, но тогда можно выявить только формальное соответствие требованиям стандарта, то-ли свои вопросы каждый раз придумывать. Понятно, что это зависит от цели аудита, вот только эти цели можно решить и 50-ю вопросами а можно и 5-ю.

Я думаю о том, чтобы составить чек-лист так, чтобы подходил под многие проверяемые производства. Или так не может быть? Как вы считаете?

[Виталий Эйнула]

Дело в том,что я только начала писать процедуру

если у вас есть возможность, то сначала проведите аудит в каком либо подразделении, неформальный, так будет проще вам понять суть и более правильно написать процедуру.

[Виталий Эйнула]

Одним из постулатов и принципов аудита- быть выгодным для службы которая проверяется. Выявление соответствия установленным требованиям.

[Иван Иванов]

Как грамотно составить процедуру, есть ли у вас какие-то советы по этому поводу?

полистайте классику: ИСО 19011, VDA 6.Х и т.д.

Или так не может быть?

не может. УНиверсальных чек-листов не существует.

[Иван Иванов]

Одним из постулатов и принципов аудита- быть выгодным для службы которая проверяется. Выявление соответствия установленным требованиям.

а зачем это надо службам, которые и так уверены, что у них все в шоколаде?

[Черкасов Дмитрий]

Доброе утро, Коллеги! Начала заниматься внутренним аудитом. Поделитесь своей практикой, кто занимается внутренним аудитом "на месте". Как это работает?

Предлагаю Вам, Екатерина, разобраться, в первую очередь в том, что Вы понимаете под терминами "на месте" и "на столе". Для простоты можно считать их некоторыми антиподами, хотя это крайне упрощенное понимание. По сути же, это две части одного аудита (как внутреннего, так и внешнего), которые практически не могут друг без друга.

Аудит "на столе" - первая часть, в которой аудитор (будь то внешний или внутренний - не важно) знакомится с тем, как подразделение (или организация) должно работать. В качестве "второго продукта" высматриваются несоответствия вышестоящим документам (как внутренним, так и внешним) и внутренние противоречия. По результатам этой части аудитор должен подготовиться к работе "на месте", то есть в конкретном подразделении (организации). На этом же этапе хорошо составить список вопросов, которые будут проверяться в конкретном подразделении (организации). В этот список вопросов могут входить "общие вопросы", задаваемые или проверяемые во всех однотипных подразделениях (организация), и "частные вопросы", задаваемые в конкретном подразделении.
Аудит "на месте" - вторая часть того же аудита, в которой уже подготовленный аудитор физически приходит в подразделение (организацию) и смотрит, насколько соответствует то, что творится в подразделении (организации) тому, что написано в документах, которые аудитор читал в предыдущем этапе аудита.

Отсюда вопрос "кто занимался внутренним аудитом "на месте". Как это работает?" звучит практически также, как если бы повар спрашивал у коллег "кто занимался вылавливанием пельменей из кипящей воды". Напрашивается целый ряд встречных вопросов: а кто эти пельмени туда клал, когда, зачем, а Вы уверены ли, что их надо оттуда доставать и т.д.

Теперь немного о том, как я понял Ваш вопрос:
Настоятельно рекомендую ознакомиться с документированной процедурой Вашей организации по проведению внутреннего аудита. В моей практике относительно редко я встречал, чтобы эта процедура была написана совсем уж плохо. Бывает, что процедура описана крайне непонятно, особенно для, как коллеги говорят, "непосвященного". Тогда рекомендую Вам посмотреть в интернете различные книжки из ряда "Настольная книга аудитора" или "Аудит СМК для чайников" - там процедура аудита описана проще, даны различные рекомендации. Но обязательно учтите, что эти книжки не являются официальным руководством к действию и не могут быть использованы в работе напрямую, а только в качестве Вашего личного учебного пособия. Прочтя эти источники в целях достижения "общего понимания", вернитесь к своей процедуре и прочтите ее заново. Если после этого вы до сих пор не будете понимать, что написано в Вашей процедуре, стоит усомниться в том, что разработана она хоть сколько-нибудь адекватно. Не отчаивайтесь, и переходите ко второму кругу посвящения: ГОСТ ИСО 19011-2012 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента" Вам в помощь. Этот документ сложнее "аудита для чайников" (значительно), однако он является одним из наиболее признанных нормативных документов по проведению аудитов. Внимательно изучайте, сравнивайте со своей процедурой.

После проведенного самообразования Вы будете иметь общее представление о проведении аудита: требования к проведению аудита, а также базовые рекомендации от сторонних авторов о том, как стоило бы (по их мнению) проводить аудит. Только имея эти базовые представления я бы рекомендовал Вам приступать к попыткам провести внутренний аудит на основе полученных знаний.

Опыт придет со временем, но, конечно же, лучше, чтобы в первое время Вы участвовали в аудитах, которые проводят более опытные сотрудники. После первого же аудита, в котором Вы поучаствуете, многие Ваши вопросы (особенно касающиеся общих положений) отпадут сами собой. Если Вам необходимо "с нуля" организовать аудит, то соберите волю в кулак и - читать, изучать книги, стандарты и т.д. (ну, или наймите консультанта, если уж совсем прижмет).

[Виталий Эйнула]

Одним из постулатов и принципов аудита- быть выгодным для службы которая проверяется. Выявление соответствия установленным требованиям.

а зачем это надо службам, которые и так уверены, что у них все в шоколаде?

зачем вообще аудит или сертификация.. это третья или вторя сторона делает "независимую" оценку..
мало ли в чем там служба уверена да и это еще не установлено

[Виталий Эйнула]

ну, или наймите консультанта, если уж совсем прижмет

еще не дело..

[Черкасов Дмитрий]

Я думаю о том, чтобы составить чек-лист так, чтобы подходил под многие проверяемые производства. Или так не может быть? Как вы считаете?

Универсализм в этом случае равнозначен потери ценности самого аудита и превращение его в формальность. Некоторые организации это устраивает, тогда Вы можете составить этот чек-лист из шаблонов, которые валяются по всему интернету, и особо не задумываться.

Но я бы рекомендовал составлять лист контроля (чек-лист) каждый раз при проведении первого этапа аудита на основе того, что вы хотите проверить в конкретном аудите, насколько эти вопросы нужны и важны, какая специфика у подразделения - все это приходит с опытом.

Дело в том,что я только начала писать процедуру и в принципе только начала заниматься этим вопросом. Я понимаю, что нужен план аудита, процедура аудита, чек-лис, отчет. Практики у меня нет. И сложность в том,что не понимаю с чего начать. Запланировала аудит, пришла, проверила, записала в чек-листе несоответствия, а затем отчет, на сколько я понимаю? И еще, для предприятия написанная мною процедура будет первая, до этого ее не было, аудиты "вроде как проводились", но никаких отчетов нет! Так вот и работаем. Как грамотно составить процедуру, есть ли у вас какие-то советы по этому поводу?

Важно понимать, что аудит не должен заканчиваться "отчетом". Наиболее важно, какие выводы сделаны из проведенного аудита и как эти выводы повлияли на работу организации в целом (это идеология).

Вы написали процедуру - отлично! Теперь самое время ее проверить в том виде, в котором она работает. Сделайте это, как предложил Виталий Эйнула, "неформально" в "тестовом режиме". Вы сразу увидите, где проблемы, что именно не работает, где не удобно. Увидели "косяки" процедуры - сразу исправляйте. Опять же, настоятельно рекомендую использовать ГОСТ ИСО 19011 - в нем стоит разобраться, чтобы "грамотно составить процедуру".

[Андрей Горбунов]

Екатерина,
во-первых, отдавайте себе отчет, что хорошую процедуру внутреннего аудита Вы не напишите, пока не будет достаточного опыта их планирования и проведения. Поэтому рекомендация №1: напишите документ общего вида как можете, потом старайтесь следовать ему, корректируя по мере приобретения опыта.
Во-вторых, несмотря на простоту Вашего вопроса, чтобы ответить на него должным образом, можно книгу целую написать . Я прилагаю кое-какие свои рабочие материалы, может окажутся полезными.
Что касается чек-листов, то это инструмент полезный, особенно на первых порах, хотя и совсем не обязательный.

[Сергей Трофимов]

Мое мнение, что аудит эффективней проводить не по подразделениям а именно по процессам. Берете Карту процесса и начинаете двигаться от первой операции:
- Какие цели и задачи стоят перед исполнителем операций.
- От кого и что получает исполнитель операции с предыдущего этапа. Как он ценивает качество результата полученного продукта, какие есть регламентирующие документы по требованиям к продукту (услуге). Что делает если продукт не устраивает его в плане качества.
- Выполняет-ли исполнитель операцию в соответствии с регламентом процесса? Если операция регламентируется инструкциями, СТПшками, процедурами и т.п., то имеет-ли исполнитель к ним доступ. Если бумажная копия, то сверяем ее с оригиналом. Если регламентирующие документы в электронном виде, то имеет-ли исполнитель к ним доступ, знает-ли где какой документ находится, ну и конечно проверка выложенных на сервере электронных копий документа их оригиналам, проверка оригиналов на актуальность.
- Знает-ли исполнитель какие требования предъявляются к результатам его работы? Какие документы это регламентируют. Как он проверяет соответствие требованиям. Что делает если он эти требования не может выполнить.
- Записи. Какие формы записей согласно регламента должны заполняться. Имеется-ли единый шаблон данной формы записи, соответствует ли он утвержденному оригиналу, актуален-ли.
- Обеспечение инструментами, материалами и т.п. Как проводится поверка измерительных документов. Хранение.
- Кому передает результаты своей работы.

Конечно, может получиться, что одних и тех-же сотрудников, но участвующих в разных процессах, опросят несколько раз, зато в каждом случае будет понятно, насколько данный сотрудник понимает свою роль в процессе.

[Сергей Прохоров]

Я понимаю, что нужен план аудита, процедура аудита, чек-лис, отчет.

План аудита чек-лист (может быть, может не быть) поиск несоответвий несоответствия поиск причин возникновения несоответствий разработка корректирующих действий контроль выполнения корректирующих действий проверка устранения причин несоответстивий если да можно считать аудит завершенным (отчет).