Отчетная документация ар внутреннему аудиту

[Иван Иванов]

процесс не эффективен

Роман, так он итак неэффективен! Он не работает. Писала в разделе viewforum.php?f=35
Это несоответствие - одно из нескольких по этому процессу...

если " не работает" - то он нерезультативен.
Кстати, процесс-то какой? Закупки в целом? Из-за просроченных заявок?
И вы решили отделаться записью в отчете по ВА?

[Роман Озеранский]

Это несоответствие - одно из нескольких по этому процессу...

Светлана, я задам неприятный вопрос, а что у Вас является объектом аудита, процесс "закупки" или служба МТС?

[Кузнецова Светлана]

Это несоответствие - одно из нескольких по этому процессу...

Светлана, я задам неприятный вопрос, а что у Вас является объектом аудита, процесс "закупки" или служба МТС?

Вопрос, конечно, интересный...
План аудитов на год составлен по подразделениям, а проверяются в подразделениях определенные процессы.
Конкретно в случае с предоставленным отчетом по ВА - проверяли подразделение МТС на предмет работы процессов "закупки", "управление документами", "управление записями". Объект аудита - процессы конечно же
Мне совсем скоро новый план разрабатывать по планам ВА на 2015 г, хотелось бы отойти от шаблона. Что придумать интересненького? Нужно учесть при этом, что подразделения есть у нас отдаленные, которые целесообразно проверить комплексно, т.е. на несколько процессов

[Кузнецова Светлана]

решили отделаться записью в отчете по ВА?

Нет, Иван, не решила
Но что я могу в данном случае предпринять?
Только констатировать на бумаге, что стандарт не работает, хотя все предпосылки для его работы есть (мнение опытных МК), донести сей факт до руководства, руководителя МТС, предложить пересмотреть процедуру владельцу процесса, внести свои скромные предложения в качестве рекомендации.... и все, пожалуй....

[Виталий Эйнула]

Светлана мои первые вопросы:
1.Какого числа и месяца был проведен аудит?
2. нет утвержденных заявок ,а не утвержденные были на момент проверки у исполнителей ?
3. между сроком подачи заявки (9,10 число) до 1 числа месяца слишком большой временной разрыв, за который могут произойти существенные изменения в составе заявок, ценам
4. если подразделений много, соответственно много и заявок, логичней подавать на утверждение одну компилированную заявку.
5. директор какой службы утверждает заявки,? Кто согласовывает заявки?
6. Секретарь (см. отв. исполнитель) зачем он в цепочке? возможно в этот погожий летний день он был в отпуске.. лишнее звено.
и.. .существенно.. все заявки должны обязательно пройти через руки снабженца- исполнителя. который дает цену и поставщика..прежде чем быть утвержденными и перекочевать в счета на оплату

[Кузнецова Светлана]

Светлана мои первые вопросы:
1.Какого числа и месяца был проведен аудит?
2. нет утвержденных заявок ,а не утвержденные были на момент проверки?
3. между сроком подачи заявки (9,10 число) до 1 числа месяца слишком большой временной разрыв, за который могут произойти существенные изменения в составе заявок, ценам
4. если подразделений много, соответственно много и заявок, логичней подавать на утверждение одну компилированную заявку.
5. директор какой службы утверждает заявки,? Кто согласовывает заявки?
6. Секретарь (см. отв. исполнитель) зачем он в цепочке? возможно в этот погожий летний день он был в отпуске.. лишнее звено.

Виталий, по порядку ))
1. 28.05
2. неутвержденные есть, но они без подписи (по ДП) не могут считаться документами
3. такой большой срок связан с тем, что составленная заявка должна пройти согласование, вернуться обратно и чтобы к началу июня у подразделения не было дефицита в ТМЦ
4. подразделения подают свои заявки в МТС, где они собираются воедино
5. директор оао "мама", конечно
6. передает заявки на утверждение директору, ведет электронный документооборот

Вот выдержки из ДП, чтобы понятней было:
- Руководители структурных подразделений, исходя из годового перечня приоб-ретения ТМЦ, плана производства, определяют месячную потребность и заполняют заявки на приобретение ТМЦ
- Заявки направляются секретарю по электронной почте, подписанные исполнителем, в срок до 1 рабочего числа месяца, предшествующего планируемому.
- Секретарь 1 рабочего числа месяца размещает заявки на согла-сование в 1С:Документооборот
- Заявки согласовываются с главным инженером, заместителем директора по экономике до 6 рабочего числа месяца, предшествующего планируемому
- После согласования секретарь предоставляет распечатанные месячные заявки с листом согласования на утверждение директору
- Оригиналы утверждённых заявок с листами согласования секретарь передаёт в МТС

[Роман Озеранский]

Объект аудита - процессы конечно же

А вы уверены? Так что же Вы проверяли ?
1. Читаю заключение в отчете по внутреннему аудиту - "ИСМ, функционирующая в службе МТС, пригодна, адекватна, внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии". Про процесс тут ни слова.
2. Читаю несоответствие в протоколе - "На момент проведения внутреннего аудита в службе МТС нет утверждённых заявок от подразделений на июнь. Заявки на следующий месяц должны быть предоставлены в МТО 9,10 рабочего числа мая". И здесь про процесс нет ни слова, более того, в явном виде написано, что аудит проводится в службе МТС.
3. Читаю Вами же описанную процедуру проведения внутреннего аудита, здесь слова процесс вообще нет в помине, речь идет о подразделениях и их руководителях.
Задаю неприятный вопрос, зачем Вам вообще нужны процессы ?

[Кузнецова Светлана]

Объект аудита - процессы конечно же

А вы уверены? Так что же Вы проверяли ?
1. Читаю заключение в отчете по внутреннему аудиту - "ИСМ, функционирующая в службе МТС, пригодна, адекватна, внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии". Про процесс тут ни слова.
2. Читаю несоответствие в протоколе - "На момент проведения внутреннего аудита в службе МТС нет утверждённых заявок от подразделений на июнь. Заявки на следующий месяц должны быть предоставлены в МТО 9,10 рабочего числа мая". И здесь про процесс нет ни слова, более того, в явном виде написано, что аудит проводится в службе МТС.
3. Читаю Вами же описанную процедуру проведения внутреннего аудита, здесь слова процесс вообще нет в помине, речь идет о подразделениях и их руководителях.
Задаю неприятный вопрос, зачем Вам вообще нужны процессы ?

Роман, я не выложила еще один документ, относящийся к ВА - План внутреннего аудита. Вот там есть п.5 "проверяемые процессы" и перечисление идет, какие процессы проверяем. Проверили процессы, подтвердили Цель аудита , План п. 2
Или это тоже лишняя бумажка?

План МТС.doc

[Роман Озеранский]

Роман, я не выложила еще один документ, относящийся к ВА - План внутреннего аудита. Вот там есть п.5 "проверяемые процессы" и перечисление идет, какие процессы проверяем.

Тогда я уточню ситуацию, этот план предусматривает согласование с начальником МТС и не предусматривает согласование с руководителем процесса (или как он там у Вас называется), почему? Он кстати вообще у Вас нигде не фигурирует.

[Виталий Эйнула]

- Руководители структурных подразделений, исходя из годового перечня приоб-ретения ТМЦ, плана производства, определяют месячную потребность и заполняют заявки на приобретение ТМЦ

уточняющий: на какое число выходит план производства на месяц?
что согласовывает в заявке дир. по Эиф?

[Кузнецова Светлана]

Роман, я не выложила еще один документ, относящийся к ВА - План внутреннего аудита. Вот там есть п.5 "проверяемые процессы" и перечисление идет, какие процессы проверяем.

Тогда я уточню ситуацию, этот план предусматривает согласование с начальником МТС и не предусматривает согласование в руководителем процесса (или как он там у Вас называется), почему?

Роман, я честно не знаю....
Вы полагаете, что владельцы процессов должны присутствовать на каждом ВА? И согласовывать каждый план ВА?

[Роман Озеранский]

Роман, я честно не знаю....
Вы полагаете, что владельцы процессов должны присутствовать на каждом ВА? И согласовывать каждый план ВА?

Хм, а он что выступает в роли статиста? К нему черт знает кто приходит, ковыряется в его процессе , а он ни сном, ни духом .

[Роман Озеранский]

Я если честно вообще не понимаю юмора, Вы утверждаете. что объектом аудита является процесс закупок, вместе с тем в плане аудита, подписи руководителя процесса нет. Зато там есть подпись руководителя одной из функциональной ниш - начальника МТС. А он с какого бодуна тут свою подпись вообще поставил ? Он никто по отношению к этому процессу в целом, и внутреннему аудиту в частности . Его подпись ничего не несет для данного аудита и никому не нужна. Не подразделение аудируется, а процесс (это ведь Ваши слова ). А подпись руководителя процесса (которая почему то не предусмотрена), в данном случае имеет сущностное значение, именно он рулит процессом и именно он отвечает за результаты процесса в целом. А его взяли и вот так невежливо бортанули . Бардак.
Именно поэтому я и не верю что объектом аудита у Вас является именно процесс, Вы в это и сами не верите. Ну попало слово "процесс" один раз в план и что с того , а если посмотреть описанную Вами процедуру, там никаким процессом не пахнет, ни во время планирования, ни во время проведения аудита, ни во время разработки и реализации коррекции, КД и ПД. Это извините профанация, а не аудит процесса.

Мне совсем скоро новый план разрабатывать по планам ВА на 2015 г... Что придумать интересненького?

Аудируйте процессы, забудьте о подразделениях. И никому не говорите, что в подразделениях проверяются именно процессы.

[Виталий Эйнула]

Вот выдержки из ДП, чтобы понятней было:
- Руководители структурных подразделений, исходя из годового перечня приоб-ретения ТМЦ, плана производства, определяют месячную потребность и заполняют заявки на приобретение ТМЦ
- Заявки направляются секретарю по электронной почте, подписанные исполнителем, в срок до 1 рабочего числа месяца, предшествующего планируемому.
- Секретарь 1 рабочего числа месяца размещает заявки на согла-сование в 1С:Документооборот
- Заявки согласовываются с главным инженером, заместителем директора по экономике до 6 рабочего числа месяца, предшествующего планируемому
- После согласования секретарь предоставляет распечатанные месячные заявки с листом согласования на утверждение директору
- Оригиналы утверждённых заявок с листами согласования секретарь передаёт в МТС

если убрать красное получается такая схема:
Руководители структурных подразделений, исходя из годового перечня приобретения ТМЦ, плана производства, определяют месячную потребность и заполняют заявки на приобретение ТМЦ в 1С:Документооборот и предоставляет распечатанные месячные заявки с листом согласования на утверждение директору, Оригиналы утверждённых заявок с листами согласования секретарь передаёт в МТС.
При этом я бы не стал привязываться к датам и срокам. появился месячный план производства через 1-2 дня диспетчера составили потребность в ТМЦ, отдали снабженцам, те в свою очередь в течение 1-2 дней оформили платежную ведомость которую подпишет коммерческий и финансист..

[Михаил Шустер]

За "исходя из..." находится целый пласт, планирование производства. Там и лежат источники ошибок, которые внешне проявляются как просроченные заявки

[Виталий Эйнула]

За "исходя из..." находится целый пласт, планирование производства. Там и лежат источники ошибок, которые внешне проявляются как просроченные заявки

меня лично смущает "годовой перечень приобретения ТМЦ".. может конечно у Светланы цикл изготовления год... но по моему такой перечень. .как бы мягко сказать..шибко не актуален с момента издания

[Иван Иванов]

Что придумать интересненького?

аудит по процессам. Ваши же закупки. Кто в процессе участвует? Какие там цепочки информационные, материальные? Идите по цепочкам, ищите слабые места. С момента появления необходимости в закупках чего_либо до момента включения этого чего_либо в продукцию. (или по той же цепочке, но наоборот)

и все, пожалуй....

это уже не мало! Есть слабое место (на Ваш взгляд) - далее это слабое место озвучивается и оценивается предварительно на предмет рисков для организации - выносится на обсуждение, если уверены в рисках. И т.д.

[Алексей Владимирович]

Решил не создавать отдельную тему, а изложить здесь.
После проведения аудита и предоставления отчёта, разработки и согласования плана корректирующих действий исполнители реализуют эти действия. Вопрос: каким образом происходит контроль со стороны ВА?
1. При последующей проверке и отображении данной информации в отчёте.
2. По истечении срока реализации действий, предусмотренных в плане мероприятий, т.е. сразу по факту. Если выбрать этот вариант, как оперативное средство профилактики "отписок", то каким образом необходимо вести документацию. Это отдельные документы по результативности проведённых мероприятий? Где этот момент отразить?
Второй вариант предполагает трату доп. ресурсов (времени), первый позволяет контролировать разработанные мероприятия только, например через 4-5 месяцев, согласно плану проведения аудитов в Компании.
Как грамотно контролировать выполнение разработанных (корректирующих) мероприятий по устранению выявленных несоответствий?