ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 14:38

Роман Озеранский писал(а):опустим вопрос зачем ты определил эту деятельность именно как процесс, а рассмотрим методологию проведения аудита этой деятельности, определенной именно как процесс

Роман, что первично? Точно не аудит

Только без обстракцый, см файл
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Кишкилев Егор » 04 май 2012, 14:39

Андрей Волков писал(а):Понятно, что анализ рисков и аудит, как говорят ваши соседи одесситы, две большие разницы. Но здесь многое взаимосвязано. Так, например, при проведении аудита, мы можем получить информацию для переоценки рисков.

Если говорить в рамках терминологии ИСО, то при первичной оценке рисков проводится сбор данных, а не аудит. Уже потом данные полученные при официальном внутреннем аудите могут быть основанием для пересмотра рисков, и то это не основной источник данных по мониторингу рисков.
Андрей Волков писал(а):И при аудите выявляются не только существующие, но и потенциальные несоответствия.

Я обратного и не утверждал.
Кишкилев Егор писал(а):ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия

ИМХО внутренний аудит не подходит для поиска именно потенциальных несоответствий.
Кишкилев Егор
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 14:43

Роман Озеранский писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):как вариант разработка проектно-сметной докуменации для строительства -- "Управлять документауцией и записями" можно сказать основной процесс...

Ты забыл сказать маленькую вещь, что документация для строительства делается не сама по себе, а в рамках конкретных проектов.

Это для инвестора, а для проектной оргнаизации, продукция которой проектно-сметная документация?
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 14:45

Кишкилев Егор писал(а):
Кишкилев Егор писал(а):ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия

ИМХО внутренний аудит не подходит для поиска именно потенциальных несоответствий.

Еще как подходит...
Именно потенциальные несоотвествия и есть основа для области улучшений
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Еще один файл по теме

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 14:53

Это процесс "Обращение с документами и записями"
Живая работа, хотя более чем 4-х летней давности
Можно прямо использовать как пособие по ловле блох
Настроена, понятно, на большое предприятие с соответствующим документооборотом
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 16:04

Предыдущий прикрепленный файл - такой же, но по процессу "РПВ"
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 04 май 2012, 17:53

Михаил, спасибо за схемы. Я с твоего позволения вернусь к больному, как проводить аудит процесса. У аудитора есть на руках данная схема, его действия каковы, что делать, куда идти, с кем говорить? У этих процессов наверно есть некие целевые показатели, за них наверно кто-то отвечает, кто это? Участвует ли он в аудите. Не знаю, есть ли у тебя в процессах термин "команда процесса", если есть, то кто это, как они участвуют в аудите?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Записи

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 18:12

Доброта моя безмерна - черновик документа 2005 года, думаю, имею право
Записи. Без дураков.
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 18:22

Роман Озеранский писал(а):У аудитора есть на руках данная схема, его действия каковы, что делать, куда идти, с кем говорить?

Я исхожу из того, что аудитор должен разбираться в предметной области. В принципе, почти все изложенное в схеме (кроме рисков) известно девочкам с квалификацией "Техник по документации", что ниже "Инженер без категории". Если брать АП3 - то идти надо к этим самым девочкам, которые ведут архивы своих подразделений.
Система строилась так, что именно ВП должен по графику отряжать своего аудитора по всем этим девочкам, а этого аудитора учил я.
Схему и опросник девочки и аудитор используют при самоподготовке, чтобы выбрать, что именно будет проверено
К процессу были разовые мероприятия и имеются регулирующие документы, типа "Как должен быть организован архив подразделения", "Типовая номенклатура дел", "Правила оформления папок", "Требования к журналу учета" и т.п.

Самое сложное - это существенная часть. А формальные процедурные навороты, как писать приказ, да как утверждать график, да кого обозвать командой или экспертом - это совершенно неинтересно, качество - не в них.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Аркадий Пак » 05 май 2012, 03:09

Мне кажется многие риски надуманные, у нас документоведы подобных ошибок не совершают, соответственно не требуется такой расширенной системы контроля. Основные риски - не довели, не актуализировали, не ознакомили. Первая, вторая проблема - разработчиков, третья - исполнителей. Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.
Качество очень скользкая вещь. Будьте с этим словом поосторожнее.
Аркадий Пак
 
Сообщения: 767
Зарегистрирован: 21 июн 2010, 03:28
Откуда: Москва
Благодарил (а): 44 раз.
Поблагодарили: 18 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 05 май 2012, 08:09

Аркадий Пак писал(а):Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.

Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (инструкцию, которая сама себя исполнит) :finga:
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 05 май 2012, 09:23

Аркадий Пак писал(а):Мне кажется многие риски надуманные

Не забывайте, что АЭС - довольно сложный объект и там 7500 человек
Документ делался "для себя". Давайте конкретно-разберем
Аркадий Пак писал(а):ИМХО достаточно иметь процедуру

В АП2 перечень процедур занимает целый лист :)
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 05 май 2012, 10:38

Михаил Шустер писал(а):Самое сложное - это существенная часть. А формальные процедурные навороты, как писать приказ, да как утверждать график, да кого обозвать командой или экспертом - это совершенно неинтересно, качество - не в них.

Я ведь почему ранее справшивал, кому посылать предписание, куда идти, кого спрашивать, что спрашивать… понятно что ВА должны проводить компетентные люди, впрочем, как и заниматься любой деятельностью, должны они же. Мои вопросы задавались с другой целью, понять, чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе. Ты ведь не от нечего делать определил эту деятельность, именно как процесс.
Александр Воробьёв писал(а):Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (интрукцию, которая сама себя исполнит)

Спасибо САШ, ты близко подобрался к сути вопроса, вопрос все тот же, почему не достаточно было определить ту же процедуру/инструкцию? Она конечно же сама себя бы не исполняла (впрочем как и процесс сам бы не исполнялся). Принципиальный вопрос понятен, почему деятельность по документообороту надо представлять именно как процесс, а не удовлетвориться инструкцией или процедурой. Или это все, игра слов такая, назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции/процедуры (которые например, выкладывал Михаил), там ничего нет.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 05 май 2012, 11:11

Роман Озеранский писал(а):чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе

ИМХО Аудит процесса принципиально не отличается от аудита подразделения или тем более проекта...
По любому это
аудит адекватности требований к объекту аудита по критерию аудита
аудит соответствия объекта аудита требований к нему по критерию аудита
Принципиально одно и тоже
Непринципиальные отличия только в плане аудита (карте объекта аудита)
Роман Озеранский писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (инструкцию, которая сама себя исполнит)

Спасибо САШ, ты близко подобрался к сути вопроса, вопрос все тот же, почему не достаточно было определить ту же процедуру/инструкцию? Она конечно же сама себя бы не исполняла (впрочем как и процесс сам бы не исполнялся). Принципиальный вопрос понятен, почему деятельность по документообороту надо представлять именно как процесс, а не удовлетвориться инструкцией или процедурой. Или это все, игра слов такая, назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции/процедуры (которые например, выкладывал Михаил), там ничего нет.

Это не я подобрался...
Это Аркадий предложил процесс документооборот заменить документированной процедурой (собственно оборот документов заменить инструкцией)...
Относительно процесса документооборота все сказано по ссылке приведенной мной выше...

Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях
Аркадий Пак писал(а):Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.

Имение процедуры как раз не является управляемыми условиями... Процедура, какая бы совершенная не была на помоент составления, нуждается в ее выполнении, котроле за выполнением, актуализацией и т.д... т.е. не только P, но и DCA... а имение процедуры как таковое их полностью исключает...
А то что у Аркадия за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота при только имении процедуры существенно (если даже не в геометрической прогресии) усиливает риски последствий потенциальных проблем...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 05 май 2012, 11:26

Александр Воробьёв писал(а):Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях

Никто и не спорит, что деятельность должна находится в управляемом состоянии, просто мои наихудшие предположение сбылись. Все что называется громким словом процесс "управления документацией и записями" на поверку оказывается регламентирующим документом (не важно каким) с описанием деятельности. Так зачем тогда огород городить с этими процессами, достаточно наплодить кучу документов, с описанием различных деятельностей вплоть до движения мизинца токаря при изготовлении детали, и вопрос решен.
Но самое главное осталось за кадром, кому и зачем понадобилось представлять деятельность именно как процесс, а не удовлетвориться ее банальным описанием, в любом виде.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 05 май 2012, 11:59

Роман Озеранский писал(а):чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе

Ничем. В первом случае проводишь аудит одновременно нескольких подразделений, во втором-одного.
В первом случае фокусируешься на чем-то одном (процессе, функции) и акцентируешь вопросы взаимодействия, во втором - гребешь широкой лопатой по всем функциям одного подразделения.
В первом случае понимаешь, как работает и чем болеет подсистема, во втором-элемент. Как, скажем "топливная система" vs "карбюратор"
Роман Озеранский писал(а):назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции...там ничего нет.

А что там еще может быть?
Сколько можно повторять, процессный подход-это способ мыслить.
А выход мышления-застывшая мысль. То есть документ. Писаный или нет, автоматизированный или нет
Плохая мысль-негодный документ.

ЗЫ:
Документ: продукт мышления
Запись: событие, продукт действия
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 05 май 2012, 12:16

Роман Озеранский писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях

Никто и не спорит, что деятельность должна находится в управляемом состоянии, просто мои наихудшие предположение сбылись. Все что называется громким словом процесс "управления документацией и записями" на поверку оказывается регламентирующим документом (не важно каким) с описанием деятельности. Так зачем тогда огород городить с этими процессами, достаточно наплодить кучу документов, с описанием различных деятельностей вплоть до движения мизинца токаря при изготовлении детали, и вопрос решен.
Но самое главное осталось за кадром, кому и зачем понадобилось представлять деятельность именно как процесс, а не удовлетвориться ее банальным описанием, в любом виде.

Рома

Разница между банальным описанием и регламентом, между is as и to be...
Разница между процессом и процедурой, между is as и to be...
Разница между инь и янь в монаде...
Разница между ...
а суть то одна или или управляешь деятельностью или описываешь ее...
можешь делать как описано...
Но жизнь нестоит на месте, мир постоянно изменяется, что-то изменять придется, типа переходить с коньков на ролики летом иил с роликов на коньки зимой...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 05 май 2012, 12:27

Михаил Шустер писал(а):Документ: продукт мышления
Запись: событие, продукт действия

Михаил

все тот же маятник "to be" --"is as"
:finga:
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 05 май 2012, 14:16

Михаил Шустер писал(а):А что там еще может быть?
Сколько можно повторять, процессный подход - это способ мыслить.
А выход мышления-застывшая мысль. То есть документ. Писаный или нет, автоматизированный или нет
Плохая мысль-негодный документ.

Что же у нас получается, получается что ставится знак равенства между термином "процесс" и термином "документ". Вот ты говоришь, процессный подход - это способ мыслить, но в такой же степени можно сказать, процессный подход – это наплодить кучу документов, ты ведь сам приравнял процесс к документу. Дальше можно обсуждать хороший документ или нет. Дальше еще хуже, аудит процесса, это даже не аудит функциональной ниши, это аудит документа.
На форуме постоянно задаются вопросы, зачем определять деятельность, как процесс, почему не достаточно просто ее описать в том или ином документе? Ты просто"прицепил" к деятельности слово "процесс", а другой не сделал бы этого, а просто нарисовал процедуру (документ), описывающую эту деятельность, и разницы никакой. Как итог, весь процессный подход, сводится к регламентации. Наплодить документов, вот и весь ПП.
Дальше рассуждения совсем плохие, ты говорил что не видишь принципиальной разницы между процессом и проектом (опять с тобой готов согласиться), готов ли ты между термином "проект" и термином "документ" поставить знак равенства. Ты ведь с процессом это проделал без труда, так почему бы и здесь не сделать тоже самое. Теперь я понимаю почему ты со мной не соглашался, что процесс это организационное образование, потому что в твоей логике это документ. Давай проделаем то же самое с проектом.
Александр Воробьёв писал(а):Разница между банальным описанием и регламентом, между is as и to be...

Не очень понял мысль, а что описание процесса разве не может быть частью регламента?
Александр Воробьёв писал(а):Разница между процессом и процедурой, между is as и to be...

Вот и давай разберемся что там у Михаила написано в регламенте, is as или to be, и когда он идет на аудит процесса (а не процедуры), он что подтверждает соответствие с чем, с is as или с to be
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35166
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 05 май 2012, 14:56

Роман Озеранский писал(а):получается что ставится знак равенства между термином "процесс" и термином "документ"

Это ты его туда поставил, как унитаз в чисто поле.
Процесс-это сущность, документ-описание какой-то ее стороны
Документы бывают разностилевые, для разных уровней, одним документом что-то стоящее описать невозможно
Есть пошаговые документы (процедуры), ими удобно описывать последовательность
Есть документы типа "требования", т.е. то, чему должен соответствовать результат шага или связки
Есть документы типа "инструкция"
Есть документы типа "справочник", коим является, к примеру, Руководство по качеству
Есть документы типа "классификатор", "учебник", "расчет"
А процесс - это вещь, которую мы пытаемся так зафиксировать в документах, чтобы эта вещь происходила так, как мы хотим. То есть, в управляемых условиях.
Роман Озеранский писал(а):можно сказать, процессный подход – это наплодить кучу документов

Народная мудрость гласит: "Надолго ли дураку стеклянный хрен. И хрен разобъет, и руки порежет"
Кучу документов плодит не подход, а человек, который неподходяще подходит
Роман Озеранский писал(а):аудит процесса, это даже не аудит функциональной ниши, это аудит документа

Ты вообще читаешь, что я пишу?
Ты возражаешь каким-то своим мыслям, которые сам на скорую руку придумываешь.
Аудит документа - дело тоже нужное, но его можно поручить простому исполнителю, когда описываемая им работа отлажена и нужна просто рука друга на плече, чтоб не борзели. Такой аудит я называю "инспекция". Но пишу-то я не об инспекциях, а совсем о другом!
Роман Озеранский писал(а):На форуме постоянно задаются вопросы, зачем определять деятельность, как процесс, почему не достаточно просто ее описать в том или ином документе

Эти вопросы задаются единственным человеком - тобой. А ответы на свои вопросы этот человек не читает.
Роман Озеранский писал(а):Как итог, весь процессный подход, сводится к регламентации. Наплодить документов, вот и весь ПП.

Как первое предложение связано со вторым?
В чем смысл первого предложения? Не нужна регламентация?
Роман Озеранский писал(а):готов ли ты между термином "проект" и термином "документ" поставить знак равенства

О, Господи!
Проект - это сущность, название деятельности, включающей множество элементов, в т.ч. документов
Документ - это фрагмент описания чего-либо
Скажем, Любовь-сущность, Камасутра-документ. Будем приравнивать? глупо вроде
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1



cron