ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 12:09

Андрей Волков писал(а):
Александр Воробьёв писал(а):Михаил прав... Причем случаев чистой замены бумажного носителя на электронный совсем не много, как правило электронный документоборот только дублирует некоторую часть бумажного

из упрямства и исходя из опыта не соглашусь.
Частный случай - переход с бумажного на э. (бегали с бумажками, теперь бегаем с дискеткой флешкой). Какие риски при переходе? как их узнать? Пройтись по всему процессу, а это что, как не аудит?

Андрей

начни с того, что есть документ, именно документ, что отличает бумажный документ от электронного?
на флешке документ или его копия?
есть ли на электронном документе ЭЦП с соответствующей регистрацией?
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 12:22

Андрей Волков писал(а):Какие риски при переходе? как их узнать? Пройтись по всему процессу, а это что, как не аудит?

Ключевые проблемы вкратце следующие:
1) Придание юридической силы документам, исполненным на бумажном носителе
2) Неверные маршруты согласования и утверждения
3) Изменения документа при согласовании "поверх" имеющихся согласований
4) Система внесения изменений, информирования об изменениях, ознакомления и подтверждения
5) Появление неконтролируемых копий в распечатках
6) Информационная безопасность
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 12:23

Михаил Шустер писал(а):
Андрей Волков писал(а):если мы делим некий процесс на (процесс+документооборот)...

Мы его не делим. Документ-один из основных элементов схемотехники процесса. В любой нотации.

если элемент - уже делим
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 12:25

коллеги, я не спрашиваю алгоритм действий. Это интересно Наталье. Я к тому, что аудит по любому нужен))
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 12:27

В ОРД и переписке (т.е. "записях") ключевых проблем всего пять
-классификация и маршрутизация
-нечеткая резолюция
-мониторинг отработки резолюций
-обрыв цепочки взаимосвязанных документов, "закрытие" вопроса дефолтом, отсутствие мониторинга зависших вопросов
-хрен чего найдешь
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Радченко Наталья » 04 май 2012, 12:47

Решение о проведении аудита именно процесса ""Управлять документауцией и записями" принято руководством организации.
Коллеги, правильно ли я понимаю, что управление документацией проще рассмотреть как часть другого процесса, к примеру управление закупками или управление инфраструктурой. Хотя это часть процесса управления документацией.
Хорошо начнем с номенклатуры, проверим ее актуальность во всех подразделениях, что дальше?
Каким образом выявлять сбои в обмене информацией? Проверить выполнение приказов?
Радченко Наталья
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 04 май 2012, 13:01

Радченко Наталья писал(а):Решение о проведении аудита именно процесса ""Управлять документауцией и записями" принято руководством организации.
Для начала руководству неплохо бы понимать, зачем оно определяло деятельность по управлению документацией и записями, именно как процесс, и если бы эта деятельность не была определена как процесс, что бы принципиально изменилось.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35165
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 13:16

Радченко Наталья писал(а):Решение о проведении аудита именно процесса "Управлять документацией и записями" принято руководством

Наталья, Вы бы поговорили с этим руководством, дабы понять, чего оно хочет. В первую очередь нужно уяснить, что именно этого руководства не устраивает. Нужно разговорить человека. Мы же не знаем, что он подразумевал под проверить "Управление документацией", его не устраивает что-то конкретное. Например:
-документы теряются
-он не уверен, что резолюции исполняются
-он знает, что резолюция не исполнена, но нет четких оснований притянуть виновных к ответу
-на самом деле, отсутствует хоть какое планирование, контроль за принятыми решениями
Чаяния руководства скорее всего в этом направлении
А может и в управлении закупками - но пусть он скажет
А управление инфраструктурой - это вообще мероприятия, несколько другая опера,
Радченко Наталья писал(а):Каким образом выявлять сбои в обмене информацией?

1. Проанализируйте документ, которым у вас регламентирован документооборот
2. Сравните его с классикой (поищите через ключ "УСОРД")
3. Постройте версии, где теоретически могут быть сбои и к чему они приводят
4. Проверьте свои версии аудитом
Радченко Наталья писал(а):начнем с номенклатуры, проверим ее актуальность во всех подразделениях

Номенклатура-это классификатор, основа порядка. Хорошая номенклатура отражает структуру деятельности организации.
Перед проверкой я бы углубился в анализ самой номенклатуры
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 13:19

Роман Озеранский писал(а):руководству неплохо бы понимать, зачем оно определяло деятельность по управлению документацией и записями, именно как процесс, и если бы эта деятельность не была определена как процесс, что бы принципиально изменилось.

На такую фразу нормальный руководитель должен раздраженно сказать: "Отвали"
Надо понимать место консультанта: это не носитель мудрости, свысока указующий руководителям на их ошибки. Это рабочая кобылка, обязанная решать определенные задачи, которые кроме нее решать некому или не хочется.
Последний раз редактировалось Михаил Шустер 04 май 2012, 13:22, всего редактировалось 1 раз.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Радченко Наталья » 04 май 2012, 13:20

Михаил, скажите, пожалуйста, на предмет чего необходимо проводить анализа номенклатуры дел?
Радченко Наталья
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 13:26

Радченко Наталья писал(а):Михаил, скажите, пожалуйста, на предмет чего необходимо проводить анализа номенклатуры дел?

Логичности. Юзабилити.
Наталья, я готов помочь. Вы уже смотрели на свою номенклатуру? Можете ее выложить?
Вы уже читали в своих документах или УСОРД, для чего она нужна? Понимаете для чего или не очень?
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 04 май 2012, 13:30

Михаил Шустер писал(а):На такую фразу нормальный руководитель должен раздраженно сказать: "Отвали"

Именно раздраженно, т.к. хорошего ответа нет. Вот ты бы как консультант порекомендовал определить такой процесс? А, совсем забыл, ты ведь не определяешь процессы (тебе пофиг), их кто-то другой определяет, а потом 1-лицо (с МК до кучи), ломают голову как им провести ВА. А может не над этим надо ломать голову, в над тем, нужен ли такой процесс и кому.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35165
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Кишкилев Егор » 04 май 2012, 13:38

Андрей Волков писал(а):Какие риски при переходе? как их узнать? Пройтись по всему процессу, а это что, как не аудит?

Аудит и оценка рисков это разные вещи. Если при аудите проверяется соответствие установленным требованиям, то при оценке рисков составляется модель угроз и уязвимостей с целью нахождения потенциальных несоответствий и осуществления наиболее необходимых в данный момент предупреждающих действий. ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия.
Кишкилев Егор
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 13:43

Роман Озеранский писал(а):
Радченко Наталья писал(а):Решение о проведении аудита именно процесса ""Управлять документауцией и записями" принято руководством организации.
Для начала руководству неплохо бы понимать, зачем оно определяло деятельность по управлению документацией и записями, именно как процесс, и если бы эта деятельность не была определена как процесс, что бы принципиально изменилось.

Рома

Не забывай, что некторые организации имеют опрделенную специфику -- результат ее деятельности представлен в виде докумета...
Не трогя специфику Натальи -- она сама про нее может сказать...
как вариант разработка проектно-сметной докуменации для строительства -- "Управлять документауцией и записями" можно сказать основной процесс...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 13:51

Роман Озеранский писал(а):...

Все неправильно.
Нельзя руководителя грузить своей работой, тем более - задавая дурацкие вопросы.
Я определил, чем нужно заниматься и организую работу в этом направлении. Остальное меня не интересует, если не окажется, что чего-то не учел или в диагнозе, или в лечении. Тогда подстроюсь. Это МОЯ работа.
4 года назад я провел здесь масштабный аудит на тему Управления документами, тогда еще как внешний консультант. Я знаю, где в этой теме болевые точки, в каких конкретно процессах. Кое что сейчас находится на "лечении" - но не абстракция, а конкретно только то, что связано с процессом модернизации, в части учета проблем, решаемых модернизацией
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 04 май 2012, 13:54

Александр Воробьёв писал(а):как вариант разработка проектно-сметной докуменации для строительства -- "Управлять документауцией и записями" можно сказать основной процесс...

Ты забыл сказать маленькую вещь, что документация для строительства делается не сама по себе, а в рамках конкретных проектов.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35165
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 14:03

Роман Озеранский писал(а):Вот ты бы как консультант порекомендовал определить такой процесс?

Я это уже давно сделал в РК, где написано следующее:

Процессы управления и их взаимодействие
Одна из целей ОП ЮУ АЭС – достигнуть состояния, когда вся деятельность будет представлена в виде сети процессов. В настоящее время, из общей деятельности выделены следующие процессы, наиболее влияющие на качество продукции:

Производственные процессы, обеспечивающие удовлетворенность потребителя:
ОУЭ Оперативное управление эксплуатацией АЭС;
ТОиР Техническое обслуживание и ремонт АЭС;
ОЯТ Обращение с ядерным топливом.

Процессы, обеспечивающие результативность производственных процессов:
УСК Управление системой качества;
УАР Улучшения на основе анализа руководства;
УП Управление персоналом;
РПВ Разработка, проверка, ввод в действие документов;
ОДЗ Обращение с документами и записями;

УПП Управление поставками продукции;
РМТ Реконструкция, модернизация, техперевооружение.

Указанные процессы включены в Альбом процессов [РК.0.3202.0015].
Процессы детализированы и закреплены за владельцами в Приложении А к документу ПЛ.0.3202.0011.
Обязанности и полномочия Владельцев процессов определены в документе ПЛ.0.3202.0011.
Методы измерения, анализа, улучшения процессов приведены в документе "Руководство владельцу процесса" РУ.0.3202.0012
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 14:05

Кишкилев Егор писал(а):
Андрей Волков писал(а):Какие риски при переходе? как их узнать? Пройтись по всему процессу, а это что, как не аудит?

Аудит и оценка рисков это разные вещи. Если при аудите проверяется соответствие установленным требованиям, то при оценке рисков составляется модель угроз и уязвимостей с целью нахождения потенциальных несоответствий и осуществления наиболее необходимых в данный момент предупреждающих действий. ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия.

Егор, я в одном абзаце объединил несколько мыслей, для краткости. Например, стоит задача - оценить риски. Как? Информации (возможно) не хватает. Идем в гембу и проводим аудит.
Понятно, что анализ рисков и аудит, как говорят ваши соседи одесситы, две большие разницы. Но здесь многое взаимосвязано. Так, например, при проведении аудита, мы можем получить информацию для переоценки рисков.
И при аудите выявляются не только существующие, но и потенциальные несоответствия.
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 14:07

О! Роман, не пропусти:
Михаил Шустер писал(а):...Одна из целей ОП ЮУ АЭС – достигнуть состояния, когда вся деятельность будет представлена в виде сети процессов.
...
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Роман Озеранский » 04 май 2012, 14:33

Михаил Шустер писал(а):Я это уже давно сделал в РК, где написано следующее:
ОДЗ Обращение с документами и записями;

Давай пока чтобы не буксовать, опустим вопрос зачем ты определил эту деятельность именно как процесс, а рассмотрим методологию проведения аудита этой деятельности, определенной именно как процесс, у Натальи примерно такой же процесс "Управление документацией и записями", ты можешь рассказать методологию аудита этого процесса.
- кому посылать уведомление об аудите
- что там написано в плане аудита
- с кем согласовывать план аудита
- куда (в какие процессы/проекты/подразделения) идти
- что и где смотреть
- с кем обсуждать выявленные несоответствия
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35165
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 268 раз.

Пред.След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2