ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Аудируем и аудируемся

Модератор: Александр Воробьёв

ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Радченко Наталья » 02 май 2012, 14:26

Отделено от viewtopic.php?t=10458

Уважаемые коллеги, а можно аудит процесса рассмотреть на примере процесса "Управлять документацией и записями". (так сказать, для тех кто в этом деле не ас )
Радченко Наталья
 

Re:ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 02 май 2012, 15:52

Радченко Наталья писал(а):Уважаемые коллеги, а можно аудит процесса рассмотреть на примере процесса "Управлять документацией и записями". (так сказать, для тех кто в этом деле не ас )

это вопрос, утверждение или что-то еще?
Если утверждение - то оно несколько спорное.
Если вопрос - то ответ будет "можно".
Если предложение кому-то разжевать, что такое аудит процесса на примере вышеуказанного процесса, то встречный вопрос - зачем? Тем более такой мутный процесс, как ""Управление документацией и записями".
Аудит процесса для тех, кто не асс (пишется с двумя буквами) лучше показывать на примере основных процессов.
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 02 май 2012, 16:40

Радченко Наталья писал(а):можно (так сказать, для тех кто в этом деле не ас )

Можно, если будут желающие в этом поучаствовать как минимум в Чебурашке, как максимум (для асов) в соответствующей теме в данном разделе
Андрей Волков писал(а):это вопрос, утверждение или что-то еще?
...

Андрей, прав почти полностью... только "асс" несет совершенно другие смыслы...
Но, та статистика несоответствий по аудиту третьей стороны, с которой я сталкивался -- скажем так, большая часть несоответствий это несоответствия по п.п.4.2.3, 4.2.4...
Поэтому дискуссия про аудит процесса "Управлять документацией и записями" обещает быть интересной...
Высказывайтесь, плюсуйте и т.д...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 02 май 2012, 20:14

Андрей Волков писал(а):Аудит процесса... (управления документами)... лучше показывать на примере основных процессов.

Андрей, я с этим совершенно согласен, но уверен, что Наталья не поняла.
Полагаю, правильней будет, если Вы сами разжуете эту важную мысль :)
Последний раз редактировалось Михаил Шустер 02 май 2012, 20:39, всего редактировалось 1 раз.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 02 май 2012, 20:23

Александр Воробьёв писал(а):Но, та статистика несоответствий по аудиту третьей стороны, с которой я сталкивался -- скажем так, большая часть несоответствий это несоответствия по п.п.4.2.3, 4.2.4......

но согласись, на самом деле несоответствия не там, где "нет подписи". "не согласовано", "не ознакомлен" и т.п. А несоответствия там, где все это есть, но подписи поставлены не глядя. Управляемые копии, но не того, чего надо. Согласовано, но не так и не то и не теми. И прочая...
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 02 май 2012, 20:25

Михаил Шустер писал(а):
Андрей Волков писал(а):Аудит процесса... (управления документами)... лучше показывать на примере основных процессов.

Андрей, я с этим совершенно согласен, но уверен, что Наталья не поняла.
Будет неправильно, если я разжую это за Вас :)

это было бы и правильно, и у Вас бы это лучше получилось))
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Аудит по документам и записям

Сообщение Михаил Шустер » 03 май 2012, 10:43

1. Подразумевается только "аудит приносящий пользу"
2. Должно быть четко определено: какие виды документов\записей. Например: нормативные, конструкторские, технологические, организационно-распорядительные, протоколы контроля, переписка
3. Но лучше - включить проверку управления документами\записями в аудит процесса: проектирование, изготовление, маркетинг. В каждом случае рассматривать все применяемые документы, увязанные логически в русле деятельности
4. Презирать "находки" типа "нет даты", "не ознакомлен", хотя и обращать на это внимание
5. Определить документы, которые не нужны. Проследить, откуда они берутся и порыться в этом
6. Проанализировать номенклатуру документов подразделения на предмет п. 5. При отсутствии номенклатуры возопить
7. Рефрен: настоящих документов должно быть мало. Ненастоящими документами заниматься не стоит

За это сообщение автора Михаил Шустер поблагодарил:
Александр Воробьёв (03 май 2012, 11:23)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Примеры поисковых вопросов

Сообщение Михаил Шустер » 03 май 2012, 10:58

Нормативные документы
1) почему именно эти НД вошли в перечень?
2) кто и когда составлял этот перечень? пересматривал?
3) на основании чего он составлен?
4) где реально применяется каждый из этих НД?
5) почему именно эти НД вошли в ДИ этого человека?
6) вопросы 2-4 применительно к 5
7) он (человек) их (НД) в глаза-то видел?
8 ) кто владеет вопросом, какие НД кому нужны, какие есть и где взять?
9) как заказывают и получают НД?
10) как организована работа пользователей с НД?
11) как заинтересованные лица уведомляются об изменениях НД?

Организационно-распорядительные документы
1) есть ли номенклатура?
2) кто и когда ее составлял и пересматривал?
3) доведена ли номенклатура до подразделений? знают ли они об этом?
4) выполняют ли?
5) какие еще правила обращения с документами существуют? Как должны быть подписаны стеллажи, корешки папок, опись и прочее УСОРД?
6) после анализа по п. 5 выписать конкретные вопросы для проверки
7) если правил нет - взять УСОРД и позаимствовать их оттуда, ввести приказом, как мероприятия
8 ) провести аудит выполнения приказа по п. 7

За это сообщение автора Михаил Шустер поблагодарил:
Александр Воробьёв (03 май 2012, 11:23)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Аудит по документам и записям

Сообщение Андрей Волков » 03 май 2012, 11:31

Михаил Шустер писал(а):...
3. Но лучше - включить проверку управления документами\записями в аудит процесса: проектирование, изготовление, маркетинг. В каждом случае рассматривать все применяемые документы, увязанные логически в русле деятельности
...

цытирую по минимуму, а то заругают.
Этот пункт (3.) я бы поставил первым. В остальном - яростно плюсую
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 03 май 2012, 11:43

Андрей Волков писал(а):но согласись, на самом деле несоответствия не там, где "нет подписи". "не согласовано", "не ознакомлен" и т.п. А несоответствия там, где все это есть, но подписи поставлены не глядя. Управляемые копии, но не того, чего надо. Согласовано, но не так и не то и не теми. И прочая...

И соглашусь и не соглашусь одновременно....
Мне гораздо ближе
Михаил Шустер писал(а):настоящих документов должно быть мало. Ненастоящими документами заниматься не стоит

В своей практике я стараюсь различать управление документами у правление копиями документов, даже управляемыми...
Для меня копии документа и документ в рамках СМ не тождественные понятия...
Что касается аудита процесса "Управлять документацией и записями"...
Ремарки
1) "документация" и "документ" не тождественые понятия, их следует различать как терминты так и методы упраовления ими
как вариант документация это комплект документов... коплект документов управляем, а отдельные документы могут быть вне управления этим процессом
2) относительно процесса управления документами.... см viewtopic.php?p=79775#p79775

P.S. ИМХО, кажется, у Натальи Радченко СМ высшего учебного заведения
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Радченко Наталья » 04 май 2012, 09:38

«..При проведении аудита процесса происходит оценка входов, которые должны затем преобразовываться в выходы. Аудит процессов включает проверку соответствия операций или методов установленным инструкциям или требованиям стандартов.
Процессы включают набор компонентов: сотрудники, участвующие в реализации процесса; необходимое оборудование; производственная среда; методы контроля и мониторинга; применяемые технологии; используемые материалы. Применение этих компонентов служит гарантией того, что все аспекты процесса будут оценены...»
Если «…Входы этого процесса поступают от всех процессов и выходы поступают во все процессы.» каким образом исследовать процесс?

В нашем образовательном учреждении, владельцем процесса является ПРК.
Правильно ли я понимаю, что аудит процесса управления документацией необходимо проводить по потокам документов: оборот входящей и исходящей корреспонденции, оборот ОРД, кадровый документооборот; электронный документооборот. ?
Радченко Наталья
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 09:58

ИМХО Еще до проведения внутреннего аудита процесса необходимо определить
1. Область внутреннего аудита
2. Цель внутреннего аудита
3. Срок проведения внутреннего аудита
4. Состав группы внутреннего аудита
5. Содержание внутреннего аудита:
Подпроцессы, этапы, подразделения (должностные лица) объекта внутреннего аудита
Критерии внутреннего аудита и т.д.

При этом должны быть четко определны:
Владелец процесса
Входы процесса
Ресурсы процесса
Выходы процесса
Регламентация процесса
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 10:24

Радченко Наталья писал(а):При проведении аудита процесса происходит оценка...

Это наукообразие, не берите в голову. Оно Вам ничего не даст
Радченко Наталья писал(а):Аудит процессов включает проверку соответствия операций или методов установленным инструкциям или требованиям стандартов

1. Первое, что находишь - отсутствие требований, соответствие которым стоит проверять
2. Потому следует строить аудит так, чтоб понять "Как есть". Идти надо по процессу
3. Потом надо осмыслить "Как есть", понять "Что не так" и уже потом установить человеческие требования к самому болючему
4. И уже на следующем витке действительно проверять соответствие этим требованиям
Радченко Наталья писал(а):Если Входы процесса поступают от всех процессов и выходы поступают во все процессы...

...значит неверно определены условия задачи. То, что Вы приняли за процесс, на самом деле является множеством внешне похожих процессов, работающих в разных областях
А лучше - приведите пример, разберем. А то слишком абстрактно выразился
Радченко Наталья писал(а):аудит процесса управления документацией необходимо проводить по потокам документов...

Да. Можно и так сказать. Обычно "поток документов" и идет по процессу. По другому процессу - другой поток
Радченко Наталья писал(а):оборот входящей и исходящей корреспонденции, оборот ОРД, кадровый документооборот; электронный документооборот

Последнее выпадает из перечисления: электронный документооборот - просто способ обращения обычного
Повторюсь: начните с понятия "номенклатура"
Последний раз редактировалось Михаил Шустер 04 май 2012, 10:34, всего редактировалось 1 раз.

За это сообщение автора Михаил Шустер поблагодарил:
Александр Воробьёв (04 май 2012, 10:51)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 10:31

Михаил Шустер писал(а):...
Последнее выпадает из перечисления: электронный документооборот - просто способ обращения обычного

способ - но тоже со своими тараканами, которых нужно ловить. Не выпадает
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 10:42

Андрей Волков писал(а):способ - но тоже со своими тараканами, которых нужно ловить. Не выпадает

Ловить, конечно, нужно. Выпадение - в смысле из последовательности. Как, скажем, "черный, серый, белый, цвет"
Все равно тема аудита "Документооборот" и сначала нужно просмотреть прохождение информации, а уже потом - частный случай носителя

За это сообщение автора Михаил Шустер поблагодарил:
Александр Воробьёв (04 май 2012, 10:51)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Кишкилев Егор » 04 май 2012, 10:44

Наталья, с какой целью Вы хотите провести аудит процесса "управление документацией и записями"?
Кишкилев Егор
 

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 11:06

Михаил Шустер писал(а):
Андрей Волков писал(а):способ - но тоже со своими тараканами, которых нужно ловить. Не выпадает

Ловить, конечно, нужно. Выпадение - в смысле из последовательности. Как, скажем, "черный, серый, белый, цвет"
Все равно тема аудита "Документооборот" и сначала нужно просмотреть прохождение информации, а уже потом - частный случай носителя

если мы делим некий процесс на (процесс+документооборот), то почему бы нам точно так же не рассматривать документооборот как (бумага+электричество)?
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Александр Воробьёв » 04 май 2012, 11:17

Андрей Волков писал(а):
Михаил Шустер писал(а):Все равно тема аудита "Документооборот" и сначала нужно просмотреть прохождение информации, а уже потом - частный случай носителя

если мы делим некий процесс на (процесс+документооборот), то почему бы нам точно так же не рассматривать документооборот как (бумага+электричество)?

Андрей

Михаил прав... Причем случаев чистой замены бумажного носителя на электронный совсем не много, как правило электронный документоборот только дублирует некоторую часть бумажного
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Андрей Волков » 04 май 2012, 12:02

Александр Воробьёв писал(а):Михаил прав... Причем случаев чистой замены бумажного носителя на электронный совсем не много, как правило электронный документоборот только дублирует некоторую часть бумажного

из упрямства и исходя из опыта не соглашусь.
Частный случай - переход с бумажного на э. (бегали с бумажками, теперь бегаем с дискеткой флешкой). Какие риски при переходе? как их узнать? Пройтись по всему процессу, а это что, как не аудит?
Андрей Волков
 
Сообщения: 6459
Зарегистрирован: 24 янв 2005, 13:23
Благодарил (а): 114 раз.
Поблагодарили: 106 раз.

Re: ВА процесса "Управлять документацией и записями"

Сообщение Михаил Шустер » 04 май 2012, 12:08

Андрей Волков писал(а):если мы делим некий процесс на (процесс+документооборот)...

Мы его не делим. Документ-один из основных элементов схемотехники процесса. В любой нотации.
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

След.

Вернуться в Внутренний аудит

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2