Экспресс-инспекции - кто что думает?

[Вячеслав Лебединец]

Уважаемые коллеги!
На одном из фармпредприятий стали практиковать так называемые экспресс-аудиты (или инспекции, или ревизии - с названием не определились).
Суть таких проверок в следующем:
Цели таких экспресс-ревизий - поддержание постоянной "боевой готовности" персонала - "чтоб не расслаблялись".
В этом они не совпадают с целями внутренних аудитов, т.к. принято считать, что у последних это повышение результативности СМК через нахождение и минимизацию "слабых звеньев" самой системы.
Таким образом, внутренние аудиты используют для изучения процессов и межпроцессных связей в СМК для нахождения потенциала ее совершенствования, а экспресс-ревизии - для поддержания надлежащей дисциплины исполнителей.
И вроде как все гармонично выходит...
Какие есть мнения на этот счет?

[Кольцов Олег]

Целью любой проверки (аудита) является мониторинг реального положения дел. Данные мониторинга могут использоваться для совершенно различных, в том числе противоположных целей. То что целью внутренних аудитов является повышение результативности СМК это одна из сказок теоретиков. Изменение системы (повышение ее результативности) это функция высшего руководства на основе анализа системы, а не функция аудиторов.

[Андрей Горбунов]

Слава,
а вопрос-то в чем? Не совсем понятно, какой аспект тебя интересует.
Если говорить о подобного рода "экспресс-проверках", то как к управленческому инструменту я лично отношусь к ним весьма скептически. На мой взгляд, их необходимость свидетельствует, что "не все ладно в Датском королевстве".
Мы тут недавно с товарищем в дружеском разговоре затронули схожую тему (он строит дом и, что для нашей ситуации неудивительно, имеет массу проблем со строительной организацией и ее рабочими, вынужден вести непрерывной контроль их работ) и пришли к выводу, что стремление схалтурить (а невыполнение установленных процедур сюда "идет" на 100%) - это показатель непрофессионализма исполнителя. Мы сошлись в том, что истинный профи просто не позволит себе халтурить, ибо это, в первую очередь, будет неуважение самого себя (а во вторую очередь клиента).
Т.о. в долгосрочной перспективе я бы на месте руководства предприятия предпочел бы улучшать ситуацию выстраиванием соответствующей мотивации. Кстати, в том же разговоре прозвучал пример из стратегии двух известных российских сетей, в котором одна из них сделала ставку как раз на профессионализм персонала.
Я понимаю необходимость шприцевания той же ГАЗ-21, но все же я за то, чтобы конструкция машин не требовала таких трудоемких операций.

[Вячеслав Лебединец]

Андрей,
я с тобой согласен - лучше сделать систему, где ошибки не будут появляться, чем их отлавливать и исправлять. Оно-то понятно. Да только все это в теории хорошо, а на практике проблема номер 1 - кадры! Их нет! Особенно в провинции, куда ехать никто не хочет. Какой там профессионализм! Там работа от звонка до звонка, и если никто не смотрит - так и норовят не сделать то, что нужно сделать, или сделать "в обход".
А вопрос в чем мой? Ну просто размышления на тему: какой он должен быть - внутренний аудит СМК на отечественном предприятии?

[Вячеслав Лебединец]

Целью любой проверки (аудита) является мониторинг реального положения дел. Данные мониторинга могут использоваться для совершенно различных, в том числе противоположных целей.

1) Олег, реальное положение дел - слишком расплывчатое определение. Это может быть выполнение какой-то процедуры типа мойки рук, а может - взаимодействие между подразделениями, или собственно алгоритм выполнения какого-то процесса. Т.е. - от простейших операций до установленных в системе алгоритмов гораздо более высокого уровня и степени критичности для качества продукции или еще чего-то.

То что целью внутренних аудитов является повышение результативности СМК это одна из сказок теоретиков.

Нет, это объективная цель аудитов, если только аудиторами не пользуются как бабами ягами для запугивания работников.

Изменение системы (повышение ее результативности) это функция высшего руководства на основе анализа системы, а не функция аудиторов.

А кто говорит обратное? Я просто не приводил всю цепь событий, т.к. думал, что это очевидно и тривиально: аудиторы получают информацию о функционировании системы и находят "слабые" места, где риски наиболее высоки и неприемлемы. На основе этих данных ВР принимает/утверждает решения по КД и ПД - либо не принимает

[Кольцов Олег]

Любой аудит - это оценка рисков. Если у вас не так, то остается только сожалеть...

Вячеслав, это не только у меня, но и у тех дураков из ИСО, которые прямо сказали в ИСО 9001 что в него не входит риск-менеджмент и затем принявших серию ИСО 31000. Повторяю, аудит к оценке рисков отношения вообще не имеет.

[Андрей Горбунов]

Слава,
на просторах СНГ вообще с системностью проблемы. По сути, действительно, главным вопросом, стоящим перед руководителем, как правило, оказываются не системные, а как раз "особые", т.е. связанные с людьми. Выстраивание организации результативно тогда, когда люди выполняют правила и процедуры.
Отлавливать "особые" причины на внутренних аудитах неэффективно - не тот инструмент и не в тех, так сказать, руках. А вот постоянный контроль функциональными руководителями - это да. Поэтому обсуждаемые "экспресс-проверки" я бы никоим образом к внутренним аудитам системы менеджмента не отнес, ибо цели совсем иные.
Но с другой стороны низкое качество комплектующих не освобождает конструктора от необходимости разрабатывать надежную и удобную конструкцию . По сути, наши предприятия - это сплошные "жигули", в которых реализованы устаревшие технические решения, воплощенные низкокачественными комплектующими. Т.е. у нас и персонал "хромает", и система управления.
Но проблемы решаемы. Я лично знаю, как минимум, уже два успешных случая (или тех, что можно отнести к успешным на общем фоне).
А каким быть внутреннему аудиту?
Ну, во-первых, продуманному. Это не пустые слова, мы этому посвятили в свое время немало усилий, всерьез взявшись за надлежащее планирование ВА. Это оказалось не так просто. Зато и результаты пошли.
Начали с четкого определения цели, продумывания критериев и свидетельств, которые нам потребуются. И потом, как я всегда повторяю на семинарах, аудитор идет на аудит, на 70% зная конечный результат. Если он начинает аудит, не представляя какие результаты получит, то он плохо подготовился.
И должен тебе сказать, что хороший аудитор - это "штучный товар". Хорошим я называю такого, кто может грамотно разобраться в ситуации и предложить системное решение. Ни одному здравомыслящему руководителю не нужны внутренние аудиторы, лишь фиксирующие реальные или выдуманные несоответствия, ему нужны действия, устраняющие проблемы. А несоответствия пусть фиксируют сертификаторы - это их задача и их "хлеб".

[Евгений Жуков]

так называемые экспресс-аудиты (или инспекции, или ревизии - с названием не определились).
...
Какие есть мнения на этот счет?

Было такое раньше. Называлось "Летучий контроль". Это работает, если есть ЧЁТКИЕ КРИТЕРИИ соответствия/несоответствия и ПОНЯТНЫЕ МЕТОДИКИ их применения

А вот что непонятно напрочь: если пытаются навести порядок (дисциплину) карательными мерами, то это значит, что сейчас этого самого порядка (дисциплины) нет?!
В противном случае работает "Бритва Окамма"

[Вячеслав Лебединец]

Слава,
А каким быть внутреннему аудиту?
Ну, во-первых, продуманному. Это не пустые слова, мы этому посвятили в свое время немало усилий, всерьез взявшись за надлежащее планирование ВА. Это оказалось не так просто. Зато и результаты пошли.
Начали с четкого определения цели, продумывания критериев и свидетельств, которые нам потребуются. И потом, как я всегда повторяю на семинарах, аудитор идет на аудит, на 70% зная конечный результат. Если он начинает аудит, не представляя какие результаты получит, то он плохо подготовился.
И должен тебе сказать, что хороший аудитор - это "штучный товар". Хорошим я называю такого, кто может грамотно разобраться в ситуации и предложить системное решение. Ни одному здравомыслящему руководителю не нужны внутренние аудиторы, лишь фиксирующие реальные или выдуманные несоответствия, ему нужны действия, устраняющие проблемы. А несоответствия пусть фиксируют сертификаторы - это их задача и их "хлеб".

Андрей,
согласен с каждым словом - на своих семинарах по ВА я именно так и объясняю задачи аудиторов, да только мало где видел правильную реализацию этих мыслей...

[Александр Воробьёв]

Уважаемые коллеги!
На одном из фармпредприятий стали практиковать так называемые экспресс-аудиты (или инспекции, или ревизии - с названием не определились).
Суть таких проверок в следующем:
Цели таких экспресс-ревизий - поддержание постоянной "боевой готовности" персонала - "чтоб не расслаблялись".

Иногда это называется внезапная проверка
В ряде СМ есть требование регулярных внезапных проверок деятельности на соответствие запланированным мероприятиям, установленным требованиям...

Какие есть мнения на этот счет?

Если цели внутреннего аудита классические, то легко вписывается в рамки внутреннего аудита

Если цели внутреннего аудита очень оригинальные

В этом они не совпадают с целями внутренних аудитов, т.к. принято считать, что у последних это повышение результативности СМК через нахождение и минимизацию "слабых звеньев" самой системы.
Таким образом, внутренние аудиты используют для изучения процессов и межпроцессных связей в СМК для нахождения потенциала ее совершенствования, а экспресс-ревизии - для поддержания надлежащей дисциплины исполнителей.
И вроде как все гармонично выходит...

Относительно этого очень оригинальном случая Андрей Горбунов прав
причем формулировка "принято считать..." такое же мнение, только не идентифицированное...
может лучше решения принимать на основе фактов, а не идентифицированных мнений?

[Вячеслав Лебединец]

Было такое раньше. Называлось "Летучий контроль". Это работает, если есть ЧЁТКИЕ КРИТЕРИИ соответствия/несоответствия и ПОНЯТНЫЕ МЕТОДИКИ их применения

Да, Женя, в фармации обычно есть критерии и методики, потому и проверки такие в принципе возможны - ничего не мешает этому...

А вот что непонятно напрочь: если пытаются навести порядок (дисциплину) карательными мерами, то это значит, что сейчас этого самого порядка (дисциплины) нет?!
В противном случае работает "Бритва Окамма"

А что ж тут непонятного? Где она (дисциплина) есть? Ее, как и порядка, нам всегда очень не хватало...

[Вячеслав Лебединец]

По-моему, и Вы и Олег под аудитом на самом деле понимают инспектирование (по простому - сверку того что есть с тем, что должно быть) - оттого и непонимание искреннее. Я думаю по-другому и вкладываю в понятие "Внутренний аудит" несколько иное значение, о чем и говорил выше. Но - дело хозяйское, я свое мнение никому не навязываю. Каждый организовывает аудиты с теми целями и так, как ему кажется правильным.
А в этой теме я всего лишь попросил прокомментировать такое явление, как экспресс-ревизии (инспекции) для чего очертил из назначение и мысли об организации проведения.

[Александр Воробьёв]

А в этой теме я всего лишь попросил прокомментировать такое явление, как экспресс-ревизии (инспекции) для чего очертил из назначение и мысли об организации проведения.

Вас не удовлетворила практика регулярных внезапных проверок?

[Вячеслав Лебединец]

Вас не удовлетворила практика регулярных внезапных проверок?

Почему не удовлетворила? Я просто хотел узнать мнение на этот счет тех, кто имеет к этому отношение. Проводил, получал результаты, может сделать выводы - да, результативно / нет, не результативно, организовать лучше вот так, учесть надо вот то...

[Александр Воробьёв]

Тема отмодерирована: выделены в отдельные самостоятельные дискуссии посты не имеющие отношения к теме, заявленной инициатом дискусии