Страница 1 из 2

Система процессов и документация по ним

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 12:00
Курилова Екатерина
Что-то я запуталась со следующей ситуацией на своем предприятии. У нашего предприятия есть основные функции, или продукция: услуги заказчика-застройщика, генпроектировщика, генподрядчика, транспортные услуги по перевозке и прокату механизмов, производство металлоконструкций. Я так понимаю, что, немного переформулировав, все это можно назвать бизнес-процессами. В то же время каждый из них можно разложить на процессы ЖЦП, а также вспомогательные, в общем, по модели ИСО 9001, которые будут являться подпроцессами указанных бизнес-процессов. При этом, естественно, что часть подпроцессов будет одинаковая для всех бизнес-процессов, например, маркетинг, анализ и заключение договора, управление персоналом и т.д. Таким образом, получается, что один и тот же отдел будет выполнять практически одну и ту же функцию, но в рамках разных процессов. Возникает вопрос, а правильно ли это?

Что касается структуры документации подобной системы процессов, то я предполагаю создать ДП на общие подпроцессы, а также ДП на каждый из бизнес-процессов, в которых просто давать ссылки на ДП подпроцессов. Вопрос точно тот же, что и про саму систему процессов: приемлем ли такой вариант?

А, может, я вообще ошибаюсь в своих рассуждениях касательно подобной организации процессов :)

Re: Система процессов и документация по ним

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 12:09
Роман Озеранский
Курилова Екатерина писал(а):Таким образом, получается, что один и тот же отдел будет выполнять практически одну и ту же функцию, но в рамках разных процессов. Возникает вопрос, а правильно ли это?
А что тут особенного, матричные структуры так и работают. Например, уборщица может работать в 10 процессах и является членом команды этих 10 процессов.

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 12:34
Курилова Екатерина
Наверное, действительно ничего особенного, просто запуталась в куче информации, когда одно и тоже бывает говорится разными словами, а сам уже потом пытаешься на себя все примерить. Из вашего сообщения, Роман, я по крайней мере вынесла информацию, что это и есть так называемая матричная структура :)

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 12:43
Курилова Екатерина
Такой еще тогда вопрос: в рамках бизнес-процесса "Организация строительно-монтажных работ" (т.е. реализации функции генподрядчика), у нас может быть несколько строящихся объектов, каждый из которых рассматривается как проект. Тогда получается двойная матричная структура?

Re: Система процессов и документация по ним

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 12:52
Елена Тарасова
Курилова Екатерина писал(а): ... При этом, естественно, что часть подпроцессов будет одинаковая для всех бизнес-процессов, например, маркетинг, анализ и заключение договора, управление персоналом и т.д. Таким образом, получается, что один и тот же отдел будет выполнять практически одну и ту же функцию, но в рамках разных процессов. Возникает вопрос, а правильно ли это?



У нас подход несколько иной: описаны основные процессы: маркетинг, заключение договоров, участие в тендере, инженерные изыскания, проектирование, производство и т.д. А из них уже составляется ЖЗП: для производства - маркетинг, участие в тендере, заключение договоров, производство, для проектирования - маркетинг, участие в тендере, заключение договоров, инженерные изыскания, проектирование.

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 13:21
Фефелов Андрей А.
Интересная тема
Мое видение Екатерина очень близко к Вашему (если в своем сообщении буду "выдавать" Ваши мысли за свои - заранее прошу прощения, мысли схожи)

Просто порассуждаю

Согласен, что будут "сквозные процессы":
- Услуга Заказчика-застройщика (а я бы еще более подробно раскрыл - что она включает)
- Услуга Генпроектировщика
- Поставка металлоконструкций (произв-во)
- .....

Т.е. "сквозной процесс" = услуга, за которую нам платят деньги и качеством которой мы должны управлять.
И как Вы и сказали, подразделения компании могут участвовать во многих процессах

При оперативном управлении в процессах услуга Застройщика, услуга Генподрядчика, услуга Генпроектировщика в качестве объекта управления используется "объект"/проект и методики проектного управления.
При этом подразделения участвуют в осуществлении нескольких проектов
Т.е. получается "квази"-двойная матричная структура. По идее на практике так оно и есть.

Что касается структуры документации подобной системы процессов, то я предполагаю создать ДП на общие подпроцессы, а также ДП на каждый из бизнес-процессов, в которых просто давать ссылки на ДП подпроцессов. Вопрос точно тот же, что и про саму систему процессов: приемлем ли такой вариант?


Будет ли требования процесса "Услуга Заказчика-застройщика" и "Услуга Генподрядчика" отличаться при подписывании КС-2,3?
Очевидно что да, и действия сметчиков будут разные.
Будет ли требования процесса "Услуга Заказчика-застройщика" и "Услуга Генподрядчика" отличаться при заключении договора? А вот здесь скорее всего нет.
Т.е. рассуждая логически получаем, что в текущий момент времени требования некоторых процессов к исполнению схожих функций могут совпадать (например для управления персоналом и т.п.) - соответственно процедура одна; а могут и не совпадать - процедуры разные.

НО!
Опять же есть деятельность, "стоящая логически на более высоком уровне" - маркетинг, стратегия, корпоративое (не объектное) планирование финансов которая не привязано к "сквозным процессам" и оказывает на них влияние только через свой результат

СообщениеДобавлено: 31 июл 2008, 13:45
Роман Озеранский
Как говорят классики, "чистых" организационных структур не бывает, главное - те принципы, которые в них заложены.

Re: Система процессов и документация по ним

СообщениеДобавлено: 01 авг 2008, 04:26
Курилова Екатерина
Елена Тарасова писал(а):У нас подход несколько иной: описаны основные процессы: маркетинг, заключение договоров, участие в тендере, инженерные изыскания, проектирование, производство и т.д. А из них уже составляется ЖЗП: для производства - маркетинг, участие в тендере, заключение договоров, производство, для проектирования - маркетинг, участие в тендере, заключение договоров, инженерные изыскания, проектирование.


Изначально я так и сделала, но почему-то при таком подходе не складывается у меня в голове стройная система процессов и их взаимодействия. Кроме того в свете будущего перехода к холдинговой структуре кажется более логичным именно выделение сквозных бизнес-процессов, впоследствии они просто отдаются отдельным юр. лицам, а общие управляющие процессы выносятся соответственно в управляющую компанию. По крайней мере сейчас я это так представляю.

СообщениеДобавлено: 01 авг 2008, 04:39
Курилова Екатерина
Фефелов Андрей А. писал(а):Т.е. рассуждая логически получаем, что в текущий момент времени требования некоторых процессов к исполнению схожих функций могут совпадать (например для управления персоналом и т.п.) - соответственно процедура одна; а могут и не совпадать - процедуры разные.


Разве нельзя сделать один процесс, например, "Управление сметной документацией" описать его одной процедурой, но сделать в ней несколько разделов: "Управление сметной документацией при СМР", "Управление сметной документацией при реализации функции заказчика-застройщика", "Управление сметной документацией при реализаци функции генпроектировщика"?

СообщениеДобавлено: 01 авг 2008, 11:11
Фефелов Андрей А.
Разве нельзя сделать один процесс, например, "Управление сметной документацией" описать его одной процедурой, но сделать в ней несколько разделов: "Управление сметной документацией при СМР", "Управление сметной документацией при реализации функции заказчика-застройщика", "Управление сметной документацией при реализаци функции генпроектировщика"?


Процедуры разные. Их описание может содержаться в одном или разных документах.
В нашем случае - согласен, логично объединить, основные пользователи одни (ПТО+СДО) , зачем плодить разные сущности.
Если что никто не помешае потом выделить из в отдельные (если понадобиться).

Екатерина слежу за развитием событий
Если не секрет какие показатели выделены для оценки процессов?

СообщениеДобавлено: 01 авг 2008, 17:08
Курилова Екатерина
Фефелов Андрей А. писал(а):Екатерина слежу за развитием событий
Если не секрет какие показатели выделены для оценки процессов?


Не секрет, Андрей. Никаких показателей пока еще нет :)

СообщениеДобавлено: 04 авг 2008, 09:29
Елена Рыжова
Фефелов Андрей А. писал(а):Если не секрет какие показатели выделены для оценки процессов?

Андрей, а не могли бы вы рассказать про свои показатели? И как вообще у вас происходит оценка процессов? И я, в свою очередь, про наши тоже расскажу ;) Хотя они пока сыроваты...
(Сразу писать их не буду, ибо боюсь опозориться :oops: Вдруг я вообще не в ту степь полезла...) :-D

СообщениеДобавлено: 04 авг 2008, 14:20
Фефелов Андрей А.
Елена, а давайте позориться вместе!

У нас также как таковых показателей процессов пока нет.
Изначально выделение/определение процессов шло как "Маркетинг", "Снабжение" и т.п.
Привело это (что в принципе и ожидалось), что руководство делает их восьмой месяц и "стройная система процессов" никак не складывается.
Сейчас пошла вторая итерация - со сквозными процессами - посмотрим, что получится.

На текущий момент через меня проходит следующая информация:
- досудебные рекламации по поставке металлоконструкций (МК);
- досудебные рекламации по монтажу МК;
- претензии к поставщикам МК по результатам входного контроля;

В ближайший квартал должна собираться также информация:
- качество прочих материалов по результатам входного контроля
- замечания по проектной документации (как нашей(ППР,КМД), так и не нашей);
- замечания операционного, приемочного и инспекционного контроля монтажных и сварочных работ.

По всей видимости - это показатели процессов, только каких?

СообщениеДобавлено: 04 авг 2008, 14:29
Елена Рыжова
Угу... похоже что-то :)
Вы знаете, у нас 19 процессов всего выделено... Многа, да очень? :?
Но вот так вот получилось. По всем мы критерии попыталиь разработать. Критерии, которые вы написали, можно к нескольким процессам прикрепить (у нас так, по кр.мере): выполнение проектных работ, валидация и верификация проекта, выполнение СМР...
Может будем лучше по одному процессу обсуждать, чтоб в кучу не смешивать? Какой предлагаете?

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 11:41
Есина Мария
Елена, читала, Ваше собщение, сразу бросилась в глаза цифра - 19 процессов. По своему опыту скажу - у нас было сначала тоже много процессов, точно сейчас не вспомню - мы захлебнулись в них! Часть процессов перевели в виды деятельности, которые проходят по всем процессам (например, управление документацией и записями). Сейчас посматриваю на оставшиеся 9 и снова мысль - многовато.

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 12:25
Горемыкин Андрей
я у себя в организации пока что выделил 6 процессов и считаю это идеальным кол-вом для нас :), все остальное - процедуры.
Требования ИСО 9001 дают нам шанс реализовать ту систему менеджмента качества к которой предприятие в настоящий момент готово.

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 12:39
Константин Стрюков
Горемыкин Андрей писал(а):я у себя в организации пока что выделил 6 процессов и считаю это идеальным кол-вом для нас :), все остальное - процедуры


А что такое процедура, как не документальное отображение процесса?

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 14:28
Александр Воробьёв
Константин Стрюков писал(а):
Горемыкин Андрей писал(а):я у себя в организации пока что выделил 6 процессов и считаю это идеальным кол-вом для нас :), все остальное - процедуры
А что такое процедура, как не документальное отображение процесса?

процедура -- это порядок действий (процесса, деятельности и т.д.), не обязательно документированный

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 15:30
Ямщиков Сергей
Константин Стрюков писал(а):
Горемыкин Андрей писал(а):я у себя в организации пока что выделил 6 процессов и считаю это идеальным кол-вом для нас :), все остальное - процедуры


А что такое процедура, как не документальное отображение процесса?

Для процесса есть достаточно жесткие критерии и обязательства организации по их выполнению
если обозвали что либо процессом, то необходимо их выполнять и доказывать тем же аудиторам
если ту же деятельность назвать процедурой, то не меняя ничего по сути можно избежать соблюдения многих обязательств.

СообщениеДобавлено: 14 авг 2008, 15:57
Константин Стрюков
Александр Воробьёв писал(а):
Константин Стрюков писал(а):
Горемыкин Андрей писал(а):я у себя в организации пока что выделил 6 процессов и считаю это идеальным кол-вом для нас :), все остальное - процедуры
А что такое процедура, как не документальное отображение процесса?

процедура -- это порядок действий (процесса, деятельности и т.д.), не обязательно документированный


Хорошо-хорошо... Согласен :) Я вначале думал написать правильнее - "процедура = прескриптивная (предписывающая) модель процесса", а потом написал просто (и неправильно).

Ямщиков Сергей писал(а):Для процесса есть достаточно жесткие критерии и обязательства организации по их выполнению
если обозвали что либо процессом, то необходимо их выполнять и доказывать тем же аудиторам
если ту же деятельность назвать процедурой, то не меняя ничего по сути можно избежать соблюдения многих обязательств.


Сергей,
простите, вы написали бессмыслицу. Процедура, в том контексте о котором мы говорим - это "всего лишь" форма представления деятельности. Соответственно, и вопрос не в том, что и как вы называете (вам попадались не самые профессиональные аудиторы, если такое "прокатывало"), а в том, как вы управляете своей деятельностью...