Нужен совет по организации процесса

Обсуждение методологии моделирования бизнес-процессов и "создания процессной организации"

Модератор: Андрей Горбунов

Нужен совет по организации процесса

Сообщение kgenius » 23 июл 2015, 18:29

Добрый вечер!
Пишу возможно не совсем по профильной теме, но более подходящей ветки не нашел.
Сейчас столкнулся с одной проблемой и нужен совет. У нас в департаменте ИТ есть департамент бизнес-анализа, в котором я сейчас собственно говоря и работаю. У нас 2 основные задачи:
1) От бизнес-заказчиков через нас проходят ТЗ на разработчиков и обратно от разработчиков к бизнесу возвращается результат.
2) Описываются текущие процессы компании, которые требуют описания. Процессы описываются в разных нотациях, т.к. унифицировать все в одной нотации пока не получилось. Так же пока нет единой нумерации для процессов.
Сейчас есть следующая процессная проблема. Суть в том, что не до конца понятно, как связать процесс внесения изменений в информационные системы с обновлением (поддержанием актуальности) описания бизнес-процессов.
Какие есть проблемы:
1) Может быть связь один ко многим, т.е. одно изменение может потребовать изменения документации по ряду бизнес-процессов.
2) Разработчики сами никак не могут выстроить связь между их изменениями и описаниями БП,
3) До фактических изменений, несмотря на формализацию ТЗ. нельзя точно сказать, в какие описания БП потребуется вносить изменения, т.к. все зависит от конкретной реализации в системе разработчиком.
Вариант, который напрашивается - после внесения изменений разработчиками, внести обязательную стадию внесения изменений в описание БП аналитиком. Но тут возникнут очень большие издержки, на анализ всех существующих БП. Возможно, что нужно, как-то увязать описания БП с областями информационных систем.
Короче, красивого решения пока нет.
Буду рад любым комментариям: личный опыт, лучшие практики, ссылки на литературу и т.д.
Всем спасибо.

Удален за нарушение правил форума при регистрации
администратор
kgenius
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Александр Алехин » 23 июл 2015, 18:37

kgenius писал(а): ссылки на литературу

учебник русского языка.
kgenius писал(а): проходят ТЗ на разработчиков и обратно

ничё не понятно. Дальше читать нет сил и возможности
Александр Алехин
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Сергей Трофимов » 23 июл 2015, 19:53

Процессы описываются в разных нотациях, т.к. унифицировать все в одной нотации пока не получилось. Так же пока нет единой нумерации для процессов

Лучшая нотация это операция-должность исполняющего-регламентирующий документ для выполнения операции-вносимые записи. Все наглядно и любому понятно. Я раньше тоже замарачивался различными нотациями, непосвященные думали что я этими рисунками и таблицами дьявола вызываю :snakeman: .
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Михаил Шустер » 23 июл 2015, 19:55

kgenius
В самом деле непонятно. Вы думаете, что некоторые вещи понятны сами собой, это не так
Давайте еще раз. Похоже могут быть интересные вопросы, это редкость
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Михаил Шустер » 23 июл 2015, 19:57

Александр Алехин писал(а):учебник русского языка

Это фол
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 24 июл 2015, 17:44

Это автор первого поста. Видимо нужно все-таки иногда читать правила, при регистрации. Не уверен, что все правильно сделал и что не получу бан в течении следующих 30 минут. :-(
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 24 июл 2015, 17:46

Сергей Трофимов писал(а):Лучшая нотация это операция-должность исполняющего-регламентирующий документ для выполнения операции-вносимые записи. Все наглядно и любому понятно. Я раньше тоже замарачивался различными нотациями, непосвященные думали что я этими рисунками и таблицами дьявола вызываю :snakeman: .

Сергей, спасибо за ответ. А можете пару примеров привести!? Рад был бы посмотреть.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 24 июл 2015, 17:48

Михаил Шустер писал(а):kgenius
В самом деле непонятно. Вы думаете, что некоторые вещи понятны сами собой, это не так
Давайте еще раз. Похоже могут быть интересные вопросы, это редкость


К сожалению мне и самому все не до конца понятно. :? Постараюсь расписать более подробно текущий процесс, в ближайшие дни.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 27 июл 2015, 18:07

Итак, постараюсь описать более подробно возникшую ситуацию.
Существует департамент ИТ, в который входят подразделение бизнес-анализа и подразделение разработки. Входят и другие подразделения, типа сопровождения и системного администрирования, но они в настоящий момент не представляют интереса. С другой стороны есть бизнес-заказчики. Департамент бизнес-анализа сравнительно недавно появился в рамках департамента ИТ (чуть более года). До этого разработчики были бизнес-аналитиками, в какой-то степени. Несмотря на год работы, пока не получается полностью выстроить процесс, связанный с описанием текущих процессов и документированием изменений.
В настоящий момент есть два основных процесса, которыми занимается подразделение бизнес-анализа: участие в изменениях и документирование бизнес-процессов компании. Опишу их подробнее.
Как выглядит процесс изменений в настоящий момент:
1) От бизнес-заказчиков поступает задание на автоматизацию. Обычно оно поступает в виде ТЗ, по утвержденному шаблону. Далее оно диспечеризируется на подразделение бизнес-анализа.
2) На стадии бизнес-анализа оценивается, что хочет заказчик (техническая осуществимость, непротиворечивость, риски и т.д.), вносятся необходимые правки и далее ТЗ передается в разработку.
3) На стадии разработки происходит системный анализ и утверждение, если требуется, с бизнес-анализом (например, финальное решение будет несколько отличаться от согласованного с заказчиком). Далее идет уже сама разработка.
4) После этого готовое решение передается в бизнес-анализ. На тестовой БД идет презентация и тестирования для заказчика. Если все ok, то дается сигнал разработчику.
5) Разработчик сообщает о готовности подразделению сопровождения (они занимаются тиражированием новой функциональности).
6) Изменения попадают в продуктив. Релизы происходят один раз в неделю.
Работы по изменениям (т.е. работа подразделений бизнес-анализа и разработки) происходят в Microsoft Project.
Про процесс документирования бизнес-процессов писать особо нечего, т.к. это в большей степени неформализованный процесс. Описываются текущие процессы компании: часть процессов просто не описано, часть процессов требуют актуализации. Процессы описываются в разных нотациях (IDEF, EPC, произвольный формат в Visio, просто текстом), т.к. унифицировать все в одной нотации пока не получилось. Так же пока нет единой нумерации для процессов, чтобы можно было давать ссылку на процесс.
Какие сейчас есть проблемы:
1) Непонятно, как связать процесс внесения изменений в информационные системы с обновлением (поддержанием актуальности) описания бизнес-процессов. В первом своем посту я не упомянул еще о том, что есть часть изменений, которые проходят мимо подразделения бизнес-анализа. :-( А именно:
a) Исправление багов. Напрямую решают разработчики. По идее, исправление багов никак не должно затронуть бизнес-логику. Но ключевое слово тут "по идее". И в отличии от изменений, исправление багов происходит не в Project, а в системе HelpDesk. Увидеть, что происходит в HelpDesk проблематично.
b) Часть подразделений (Финансы, Управление по качеству) имеют право подавать ТЗ напрямую в разработку, минуя бизнес-анализ. Такое право получили, т.к. с одной стороны пишут сразу правильные ТЗ, а с другой стороны, чтобы сократить время на анализ, т.к. часто оперируют специфическими процессами своего подразделения. Тут так получилось исторически, что в разработке есть предметные специалисты, которые могут понять бизнес-заказчиков намного быстрее, чем в варианте с подключением бизнес-аналитиков.
c) Сам департамент ИТ может написать заявку на изменения. Как бы внутренние изменения. Обычно они не затрагивают бизнес-логику, а только привносят что-то технологичное, но см. пункт a.
Наверное, нужно все изменения заворачивать на бизнес-анализ!? Как минимум о них нужно знать пост-фактум.
Но это только одна часть данного вопроса. Вторая часть заключается в связи между изменением и описанием БП. Непонятно, как увязать изменения с необходимостью внесения правок в описание БП.
Какие тут есть затруднения:
a) Одно изменение может требовать обновления описаний нескольких БП. Как построить такую связь?
b) Разработчики сами никак не могут выстроить связь между их изменениями и описаниями БП.
c) До фактических изменений, несмотря на формализацию ТЗ, нельзя точно сказать, в какие описания БП потребуется вносить изменения, т.к. все зависит от конкретной реализации в системе разработчиком.
Вариант, который напрашивается - после внесения изменений разработчиками, внести обязательную стадию внесения изменений в описание БП аналитиком. Но тут возникнут очень большие издержки, на анализ всех существующих БП, т.к. нет связи между информационной системой и описаниями бизнес-процессов.
Отдельным вопросом тут встает стадия, на которой нужно вносить изменения в описания БП. По идее нужно делать до тиражирования самих изменений в продуктив. Но специфика бизнеса (продуктовый ритейл) требует наискорейших изменений. А если менять описания БП пост-фактум, то непонятно насколько может растянуться процесс. Тут я говорю именно про изменения описаний БП. Всякие там инструкции и регламенты правят обычно до внесения изменений в продуктив.
2) Непонятно, в каком формате (нотации, информационной системе) требуется поддерживать описание БП, чтобы можно было всегда увязать изменения с необходимостью анализа описания БП.

Коллеги, описал, как смог. Больше пока мыслей нет.
Заранее спасибо за помощь.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Роман Озеранский » 27 июл 2015, 21:08

Пока только мысли вслух и что сильно смущает, термин "процесс" используется походя и по любому поводу.
Щербинин Кирилл писал(а):Несмотря на год работы, пока не получается полностью выстроить процесс, связанный с описанием текущих процессов и документированием изменений.

А почему эта деятельность, связанная с описанием текущих процессов и документированием изменений, сама должна быть определена именно как процесс?
Щербинин Кирилл писал(а):В настоящий момент есть два основных процесса, которыми занимается подразделение бизнес-анализа: участие в изменениях и документирование бизнес-процессов компании. Опишу их подробнее.

А эти два вида деятельности почему определены именно как процессы?
Щербинин Кирилл писал(а):т.к. часто оперируют специфическими процессами своего подразделения.

Не понимаю логики, зачем границы процессов делать уже границ подразделения.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35129
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 266 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Михаил Шустер » 27 июл 2015, 21:43

Щербинин Кирилл
Я постараюсь что-нибудь сказать, подумав
Сходу-а чем по большому счету не устраивает ситуация? Описание отстает от продукта-по моему это всегда так, у одних больше, у других меньше. Есть жалобы, потери времени, денег? Или просто как в анекдоте "неаккуратно как-то"?
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Сергей Киселёв » 27 июл 2015, 22:14

Я ближе к выходным вам отвечу, если тема не умрет в "мальчиках для битья" и тому подобном словоблудстве. Кратко - за тз отвечает заказчик. Бизнес-анализ может привлекаться к разработке тз в качестве "внешнего" для заказчика ресурса и должен согласовывать все тз на предмет соответствия нормативной базе.
Сергей Киселёв
 
Сообщения: 284
Зарегистрирован: 03 авг 2012, 11:53
Благодарил (а): 15 раз.
Поблагодарили: 39 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 28 июл 2015, 10:10

Роман Озеранский писал(а):Пока только мысли вслух и что сильно смущает, термин "процесс" используется походя и по любому поводу.

Готов принять альтернативную версию глоссария.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 28 июл 2015, 10:17

Михаил Шустер писал(а):Щербинин Кирилл
Я постараюсь что-нибудь сказать, подумав
Сходу-а чем по большому счету не устраивает ситуация? Описание отстает от продукта-по моему это всегда так, у одних больше, у других меньше. Есть жалобы, потери времени, денег? Или просто как в анекдоте "неаккуратно как-то"?

Самая большая проблема в том, что нет понимания, как правильно организовать гарантированное документирование изменений по БП. Как и писал, часть изменений вообще минует контур нашего подразделения. А то, что проходит через нас нужно постоянно анализировать, на предмет того, в какие БП требуется вносить изменения. В настоящий момент описание БП привязано к укрупненным сущностям (Товар, Поставщики, и т.д.), но какая-нибудь автоматизация может затронуть сразу несколько бизнес-областей и потребуется просматривать все БП, чтобы понять, куда вносить изменения. Может быть конечно так и должно быть, но что-то мне подсказывает, что нужно что-то изменить.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 28 июл 2015, 10:23

Сергей Киселёв писал(а):Кратко - за тз отвечает заказчик. Бизнес-анализ может привлекаться к разработке тз в качестве "внешнего" для заказчика ресурса и должен согласовывать все тз на предмет соответствия нормативной базе.

Сейчас в компании все к этому и идет. ТЗ первоначально подготавливает заказчик. Но заказчик видит только свою часть, он обычно не видит БП в общем, связь с другими БП и т.д. С ростом компании понимание БП у заказчиков становится все слабее, поэтому и было создано наше подразделение, с целью попробовать описать основные процессы. Когда часть первоначально описали, столкнулись с проблемой поддержки актуальности данных описаний.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Михаил Шустер » 28 июл 2015, 13:10

Щербинин Кирилл писал(а):столкнулись с проблемой поддержки актуальности данных описаний

Щербинин Кирилл писал(а):как правильно организовать гарантированное документирование изменений по БП

Кирилл, я спросил ЗАЧЕМ вам надо иметь актуальные описания БП. Какая польза от актуальных и какой вред от их отсутствия
Это серьезный, важный вопрос, от которого зависит все остальное
Еще важный вопрос - есть у вас подразделение, которое отвечает за наладку организации управления? Служба качества, стандартизации, директор по развитию или кто еще. На заре автоматизации, таки да, это пытались всунуть в ответственность IT-службы но это повально позади
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 28 июл 2015, 17:34

Михаил Шустер писал(а):
Щербинин Кирилл писал(а):столкнулись с проблемой поддержки актуальности данных описаний

Щербинин Кирилл писал(а):как правильно организовать гарантированное документирование изменений по БП

Кирилл, я спросил ЗАЧЕМ вам надо иметь актуальные описания БП. Какая польза от актуальных и какой вред от их отсутствия
Это серьезный, важный вопрос, от которого зависит все остальное
Еще важный вопрос - есть у вас подразделение, которое отвечает за наладку организации управления? Служба качества, стандартизации, директор по развитию или кто еще. На заре автоматизации, таки да, это пытались всунуть в ответственность IT-службы но это повально позади

Михаил, актуальные описания БП нужны, т.к. с ростом компании и усложнением БП наметилась тенденция к утрате знаний об этих самых процессах. Даже сами владельцы процессов порой не уверены, как функционирует тот или иной процесс. Наше подразделение описывает БП на уровне информационных систем. Описание и поддержание актуальности - одна из функций нашего подразделения.
По поводу второго вопроса. У нас есть служба качества, но в ее задачи входит поддержка физических (не ИТ) процессов компании: регламенты и инструкции для магазинов, прохождение ISO и т.д. Т.е. по сути произошло разделение зоны ответственности за описание и поддержку процессов, между ИТ и не ИТ.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Михаил Шустер » 28 июл 2015, 17:52

Щербинин Кирилл
Правило гласит: задайте 5 раз вопрос "почему". На первый вы ответили, осталось 4 :)
Мне ваша ситуация понятна, есть туча опыта по теме. Но я не стану отвечать на незаданные вопросы, это методически неправильно. Ответы вы находите сами, я могу лишь подтолкнуть-направить
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Щербинин Кирилл » 30 июл 2015, 11:01

Михаил Шустер
Михаил, спасибо за совет. Я написал тут пост для того, чтобы получить экспертное мнение, как можно организовать процесс. Если у вас есть какие-нибудь предложения, то я их с удовольствием выслушаю. Если бы у меня были конкретные варианты и мне нужен был поиск наилучшего, то я бы их тут изложил.
Щербинин Кирилл
 

Re: Нужен совет по организации процесса

Сообщение Сергей Прохоров » 31 июл 2015, 10:30

Щербинин Кирилл писал(а):По поводу второго вопроса. У нас есть служба качества, но в ее задачи входит поддержка физических (не ИТ) процессов компании: регламенты и инструкции для магазинов, прохождение ISO и т.д. Т.е. по сути произошло разделение зоны ответственности за описание и поддержку процессов, между ИТ и не ИТ.

Т.е. получилось, что основной БП "ушел в свободное плавание". Так?
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

След.

Вернуться в Управление бизнес-процессами

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2