Не бывает больших и маленьких клиентов, есть клиенты наши и не наши.
Отчетность включает в себя не только подготовку окончательного отчета о проведении аудита. Отчетность подразумевает весь процесс сообщения результатов аудита. Как уже известно участникам, аудиторы постоянно сообщают о своих наблюдениях, как в письменной форме, так и устно. Они не только предоставляют проверяемой стороне отчеты о выявленных несоответствиях, но и непосредственно сообщают о своих наблюдениях. Для отчета о проведении аудита проводятся Периодические встречи с руководством проверяемой стороны и заключительное совещание. В ходе этих встреч, как в устной форме, так и в письменной, всегда сообщается о результатах проведения аудита.
Аудиторы всегда должны помнить, что от них ожидают всестороннего отчета о проведении аудита, и поэтому, в отчете не следует ограничиваться только перечислением несоответствий. В нем нужно отразить как положительные, так и отрицательные результаты. Не забывайте, что если вы указываете на возможность совершенствования системы качества проверяемой организации в своем отчете, это придает ему дополнительную ценность.
В отношении отчетности не существует каких-то специально установленных правил; процедуры, отражающие процесс предоставления отчетности в разных организациях могут значительно отличаться. Поэтому аудитор, предоставляя письменные и устные отчеты, должен следовать процедурам той организации, в которой проводится аудит.
КАЧЕСТВО ОТЧЕТНОСТИ
Наблюдения, выполненные в ходе аудита, и отчеты являются конфиденциальной информацией, и, следовательно, не подлежат разглашению третьей стороне (за исключением органов по аккредитации). Однако и при этом условии отчетность, как в письменном, так и в устном виде обычно адресована множеству людей в обеих организациях.
Наблюдения, выполненные в ходе аудита, предоставляются в устной форме:
• Непосредственно проверяемым лицам, которые могут представлять различные уровни организации;
• Представителям руководства и различным членам руководства проверяемой организации в ходе периодических встреч;
• Руководству проверяемой организации, включая высшее руководство, на заключительном совещании.
Отчеты в письменной форме адресуются:
• Непосредственно проверяемым лицам;
• Руководству проверяемой организации;
• Внутренним аудиторам проверяемой организации;
• Руководству организации, выполняющей аудит;
• Аудиторам, участвующим в дальнейших проверках в данной организации;
• Аудиторам органов по аккредитации (при проведении аккредитованной сертификации).
Всем этим людям нужна фактическая информация о результатах аудита. Эффективный отчет о проведении аудита, как устный, так и письменный должен отвечать ряду условий. Такие условия можно разделить на две группы, касающиеся содержания и формы:
ФОРМА
• Информативность
• Фактическая основа
• Полнота
• Точность
СОДЕРЖАНИЕ
• Краткость
• Четкость, разборчивость
• «Прозрачность»
• Ясность и удобопонятность
На основании отчетов о проведении аудита руководство принимает важные решения. Руководство проверяемой организации должно будет решить, удовлетворительно ли действует имеющаяся система качества или же она требует каких-то изменений. При аудитах второй и третьей стороны, руководство организации, выполняющей аудит, на основании отчета и рекомендаций руководителя группы выносит решение о заключении контракта, одобрении поставщика или сертификации системы. Для того, чтобы руководство могло принять эффективное решение, отчеты о проведении аудита должны быть:
Информативными
Отчеты должны четко сообщать заинтересованным сотрудникам на разных уровнях о результатах проверки, а также содержать информацию о том, насколько полным является соответствие критериям аудита.
Основываться на фактах
Исключительно важно, чтобы отчет аудитора основывался на фактической информации и объективных доказательствах. Только факты, а не мнение аудитора, могут служить основанием для принятия решений.
Полными
В отчете следует отразить все результаты проверки для того, чтобы руководство располагало полной информацией, необходимой для принятия решений. Имеются в виду как положительные, так и негативные результаты.
Точными
Отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита должен быть точным и четким.
ФОРМА
От формальной стороны отчета зависит, насколько хорошо проверяемая сторона поймет его содержание. Не будем сейчас говорить о форме составления отчета, которая, как правило, определена в процедурах проверяемой организации. Однако, ряд характеристик имеет непреходящую важность:
Краткость
Отчеты должны быть максимально краткими, но в то же время, исчерпывающими. При чтении или слушании длинных отчетов трудно сохранить концентрацию внимания.
Четкость и разборчивость
Если отчет предоставляется в рукописном виде, убедитесь, что он легко читаем. При неразборчивом почерке лучше писать печатными буквами.
Представляя отчет в печатной форме, выберите оптимальный размер шрифта. Шрифт, размером меньше 11 воспринимается с трудом. Обратите внимание на расстояние между строк. Один интервал между строками затрудняет чтение; предпочтительнее использовать интервал 1.25 или 1.5.
При устном отчете произносите слова полностью и отчетливо. Не «проглатывайте» окончания. Выдерживайте достаточную паузу между словами, чтобы они не сливались в речи. Пауза должна быть чуть продолжительнее между предложениями и более заметной между параграфами и при переходе к следующей теме.
«Прозрачность»
Очень важна форма предоставления отчета; текст нужно разделить на параграфы или разделы. Единый стиль отчетности можно сохранить, если соблюдать единый стиль оформления документации.
Ясность и удобопонятность
Чтобы сделать отчет понятным, нужно четко выражать излагаемые в нем мысли. Если читатель или слушатель поймет что-то иным образом, он может принять неверное решение.
Использование длинных, устаревших и редких слов или длинных предложений затрудняет понимание. Существует множество способов, как оценить удобочитаемость текста. Один из самых простых - это, так называемый «индекс ясности».
Этот метод заключается в следующем:
1. Возьмите произвольный отрывок текста объемом около 200 слов. Отрывок должен начинаться с полного предложения и заканчиваться таким же образом. Не учитывайте заголовки. Подсчитайте количество слов в выбранном отрывке.
2. Подсчитайте количество основных знаков пунктуации (точек, вопросительных и восклицательных знаков).
3. Разделите количество слов на количество основных знаков пунктуации. Вы получите среднее количество слов в предложении. Запишите это число.
4. Подсчитайте количество слов, состоящих из трех и более слогов (длинных слов). Не учитывайте имена собственные и слова, которые добавляют один слог при помощи приставок, суффиксов или окончаний: бесполезный, назначенный и т.п.
5. Вычислите процент длинных слов в тексте. Запишите полученный результат.
6. Для получения «индекса ясности», сложите показатель среднего количества слов в предложении и процент длинных слов в тексте.
Если полученный результат превышает цифру 40, то текст может оказаться сложным для восприятия и понимания. Если результат меньше 20, то текст, скорее всего, состоит из слишком отрывистых предложений.
В процессе обычного разговора люди подсознательно придерживаются показателя 30; средний показатель газетных статей в ежедневных выпусках также около 30.
Существуют ограничения в отношении использования этого показателя. Начнем с того, что он применим лишь к английскому языку и может быть не столь эффективным в отношении других языков. Однако, он позволяет быстро и просто оценить ясность текста на английском языке.
Другой простой и практичный способ проверки ясности изложенного в отчете состоит в том, чтобы обратиться к лицу, не имеющему отношения к конкретной деятельности, с просьбой изучить отчет и затем рассказать вам его основное содержание.
Обычно ежедневно в ходе проведения аудита мы просим проверяемых прочитывать и подтверждать составленные нами отчеты о несоответствиях. Одна из целей при этом - убедиться, что отчет составлен понятно. Если проверяемый не сможет в нем разобраться, то и никто другой его не сможет понять такой отчет!
Советы относительно стиля изложения
Как уже говорилось выше, способность изложить текст документа так, чтобы он в результате был точным, четким и ясным, является не менее важным, чем содержание документа. Поэтому используйте простые и однозначные слова, избегая употребления предложений в страдательном залоге и устаревших понятий. Эффективное изложение должно быть четким, кратким и конкретным. Если читающий отчет что-то не понимает, он может принять неверно решение.
Пунктуация играет важную роль в изложении и влияет на восприятие текста. Длинные предложения воспринимаются с трудом и часто сбивают читателя с мысли. Предложения и параграфы должны быть максимально короткими. Как правило, рекомендуется излагать одну инструкцию в одном предложении и одну тему в одном параграфе.
Точное употребление слов очень важно. Используйте слова или предложения, имеющие конкретное значение, избегайте слов и предложений, смысл которых можно истолковать по-разному.
Существует устойчивая тенденция использовать аббревиатуры, инициалы и акронимы. Их легко неверно понять или перепутать. По возможности, избегайте их частого употребления в тексте. Если возникает необходимость использования аббревиатур, инициалов и акронимов, четко определите их в предисловии. Употребляйте аббревиатуры и акронимы только в тех случаях, когда они всем известны.
СВОЕВРЕМЕННОСТЬ
Старайтесь не откладывать составление отчетности на «потом» - по возможности, делайте всю отчетность в ходе аудита. Часто возникает желание заняться отчетом, когда будет больше свободного времени, но свободного времени может не оказаться, в результате чего вы задержите отчет, чем значительно снизите его эффективность и точность. Насколько бы точными ни были ваши записи, они не могут заменить своевременного отчета о ситуации - отчет,' составленный по памяти, будет менее эффективен. При выявлении несоответствий в ходе аудита их следует немедленно зафиксировать и согласовать с сотрудниками, вовлеченными в соответствующий процесс. Разумеется, лучше сразу же составить отчет и предоставить его до проведения заключительного совещания. Составление отчета можно перенести на более поздний срок только в случае крайней необходимости. Приучите себя к своевременному составлению отчетов, и вы заметите, что адекватность аудита и быстрота выполнения корректирующих действий значительно возрастут.
ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ
Официальный итоговый отчет является, безусловно, существенной составляющей аудита. В разных компаниях приняты разные системы отчетности - от простого комплекта отчетов о несоответствиях до всестороннего фактического отчета о проведенном аудите; при этом такой отчет может содержать описание выявленных несоответствий или же отчеты о несоответствиях прилагаются к такому отчету.
В отчете о проведенном аудите должна содержаться следующая информация:
• масштаб и цели аудита;
• подробные план проведения аудита, информация об аудиторах и представителе проверяемой стороны, даты проведения аудита;
• критерии аудита (стандарт системы качества, руководство по качеству проверяемой стороны, условия контракта, программа качества, и т.п.)
• мнение группы аудиторов о соответствии системы качества критериям аудита;
• выявленные несоответствия;
• возможности системы достичь поставленных целей;
• список рассылки.
Итоговый отчет может включать:
• общий отчет;
• заполненные контрольные листы;
• заметки аудитора;
• отчеты о несоответствиях;
• матричный анализ.
Также на сайте:
Роль внутреннего аудита в системе управления экономическим субъектом
Роль, обязанности и уровень подготовки аудитора.
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"