Если ограничиться двумя словами, то все учение - об уменьшении вариабельности. (Уильям Эдвардс Деминг)
К.М. Рахлин
По времени сертификационный аудит системы качества - заключительный этап ее разработки и внедрения. Но подготовку к нему следует проводить задолго до наступления этого события. Фактически она должна начинаться с момента выбора органа по сертификации, который обусловлен целью проведения сертификации. Как показывает практика, эти цели могут быть различными: в первом случае - это получение в кратчайшие сроки необходимого сертификата; во втором - подтверждение способности предприятия гарантировать стабильность обеспечения качества продукции.
Не секрет, что многие руководители российских предприятий начинают задумываться о необходимости разработки, внедрения и сертификации системы качества, когда поступает выгодное предложение о заключении контракта на поставку продукции или участие в тендере, но лишь при наличии сертификата на систему качества.
Известно, что разработать и внедрить систему качества в короткие сроки невозможно, а получить выгодный заказ необходимо. Стремление быстро получить сертификат определяет поиск и обращение предприятия к наименее требовательному органу по сертификации.
В другом случае, предприятие заинтересовано в услугах авторитетной сертификационной организации, имеющей высокий профессиональный статус и предъявляющей высокие требования к заявителю. Очевидно, что в этом случае подготовка к сертификации должна быть особенно тщательной. Поэтому в дальнейшем будет рассматриваться именно этот вариант.
Процедура сертификации для предприятия начинается с оформления заявки. Причем различные органы по сертификации предъявляют свои требования к оформлению заявок, которые в настоящее время не унифицированы.
Как показывает проведенный сравнительный анализ, наиболее усложнены требования к оформлению заявки в системе ГОСТ Р, в которые включен ряд вопросов, не имеющих отношения к объекту сертификации. С нашей точки зрения, не имеет логического объяснения включение в заявку сведений об объеме производства и основных потребителях продукции, что бывает, как правило, коммерческой тайной.
Руководители и специалисты служб качества предприятий, оформляя заявочные документы, задают многочисленные вопросы: "Зачем нужны исходные данные для оценки производства"? Что такое "наиболее "дефектоносные" технологические операции"? Ответить на эти и другие вопросы трудно, так как непонятна цель их включения в заявку. Невозможно объяснить также, зачем к заявке должны прилагаться "Политика в области качества", "Организационная структура управления предприятием", "Руководство по обеспечению качества", "Стандарты предприятия по документированию и внутреннему аудиту". В результате комплект заявочных документов составляет большой том, да еще в двух экземплярах. Его оформление требует значительных временных и материальных затрат.
Известно, что сертификация систем качества - дело добровольное. Это позволяет предприятию обратиться с заявкой к любому аккредитованному в национальной системе органу по сертификации. Теоретически, предприятие с заявкой обязано обратиться в Регистр систем качества, который и должен определить орган по сертификации. Но в этом случае, как быть с принципом "добровольности"? По-видимому добровольность распространяется только на подачу заявки на сертификацию.
Могут возразить, что в Системе ГОСТ Р каждый орган по сертификации имеет область аккредитации, а вся информация есть только в Регистре систем качества, который и рекомендует заявителю необходимую сертификационную организацию. С формальной точки зрения это верно. Но почему обращение в Регистр систем качества должно оплачиваться заявителем? Не проще ли сделать всю информацию открытой и позволить заявителю выбирать орган по сертификации самостоятельно.
После принятия заявки органом по сертификации и согласования этапов и сроков проведения сертификации начинается основной этап подготовки, который включает:
рассмотрение и согласование замечаний по документации системы качества по результатам экспертизы органа по сертификации;
внесение изменений и дополнений в документацию по принятым замечаниям;
разработку и утверждение мероприятий по подготовке к сертификационному аудиту.
Анализ замечаний по документации - серьезная аналитическая работа. Эти замечания идентифицируются по соответствующим пунктам и подпунктам МС ИСО 9001 - 9003. По мнению экспертов, замечания, как правило, касаются недостаточного или неполного отражения в документах системы качества требований МС ИСО серии 9000. Но глубина понимания и отражения этих требований у экспертов и специалистов предприятия может быть разной. Объективно это обусловлено тем, что эксперт руководствуется зачастую "буквой" требований международных стандартов, а специалисты предприятий - "духом", так как учитывают особенности производственной структуры, технологии изготовления продукции и организации управления производством. Поэтому отдельные замечания экспертов после их рассмотрения могут быть обоснованно отклонены. При этом все возникшие разногласия должны быть урегулированы с органом по сертификации.
По согласованию с органом по сертификации экспертиза документов может проводиться после завершения разработки всего комплекта документов и по мере разработки отдельных документов. У каждого из этих подходов есть свои преимущества и недостатки.
В первом случае все документы утверждены и введены в действие. Поэтому при согласии с замечаниями экспертов приходится оформлять и вносить большое число изменений в уже действующие документы. По нашим оценкам, замечания по результатам экспертизы должны вноситься в 50-70% документов. Это требует больших дополнительных затрат времени (оформление изменений, приказов по предприятию на введение их в действие, внесение изменений в разосланные уже в подразделения документы и регистрация ознакомления с ними персонала).
Во втором случае разработанные документы на экспертизу направляются до их утверждения и вводятся в действие после внесения принятых замечаний. При этом затягиваются сроки введения их в действие, а следовательно, и внедрение системы качества, но удается избежать дополнительных затрат времени. Кроме того, при этом варианте сокращается общее время на разработку системы качества и подготовку ее к аудиту.
Выбор любого из этих вариантов является прерогативой руководителя службы качества и должен осуществляться обязательно с учетом местонахождения и компетентности органа по сертификации.
Мероприятия по подготовке к сертификационному аудиту, разрабатываемые предприятием после получения от органа по сертификации программы (плана) его проведения, включают:
- проведение инструктивных совещаний с руководителями подразделений пред
приятия;
- разработку памятки для руководителей по подготовке к сертификационному
аудиту;
- разработку сценария встречи представителей органа по сертификации;
- оформление информационных стендов в цехах и службах по системе качества;
- проведение предсертификационной проверки готовности подразделений к
внешнему аудиту;
- назначение специалистов предприятия для сопровождения аудиторов.
Для выполнения перечисленных мероприятий служба качества готовит приказ по предприятию, где указываются сроки выполнения намеченных мероприятий и ответственные исполнители.
На инструктивных совещаниях руководители предприятий знакомятся с программой сертификационного аудита, организацией его проведения, основными вопросами, которые задают аудиторы при посещении любого подразделения. Например:
1. Знакомы ли руководитель и его подчиненные с Политикой в области качества?
2. Чем подтверждается ознакомление с Политикой в области качества?
3. Каким образом руководимое подразделение участвует в реализации Политики?
4. Какими документами руководствуется подразделение в своей деятельности ?
5. Как работа подразделения влияет на качество продукции ?
6. Какие меры осуществляются для устранения и предупреждения несоответствий ?
7. Как обеспечивается и гарантируется качество продукции или выполняемых работ ?
К инструктивному совещанию должна быть подготовлена и роздана его участникам специальная памятка, в которой должно быть отражено: подготовка к аудиту, условия общения с аудиторами, рекомендации по поведению при аудите.
Сценарий первой встречи с аудиторами должен содержать порядок проведения вводного совещания, включая состав участников, регламент, вступительное слово руководителя предприятия, выступление главного аудитора и членов аудиторской группы.
Руководитель службы качества по согласованию с руководителем предприятия определяет организационную форму проведения предсертификационной проверки. Эта проверка дополняет ранее проведенные внутренние аудиты и включает оценку содержания производственных помещений и оформления информационных стендов, наличия документов, подтверждающих выполнение действий, установленных документами системы качества, и правильность их заполнения. В каждом конкретном случае содержание и состав проверяемых подразделений определяет руководитель службы качества.
Заслуживает внимания опыт екатеринбургского ОАО "Фирма "Конфи", где по решению руководства был разработан и реализован график взаимопроверки готовности к сертификационному аудиту руководителями подразделений. В ходе выполнения графика руководители знакомились и изучали документацию системы качества как своего, так и проверяемого подразделения, оценивали выполнение установленных действий. Результаты таких проверок рассматривались и обсуждались на Координационном совете фирмы. Конечно, с профессиональной точки зрения такие взаимопроверки не могли быть исчерпывающими, но их психологический эффект, безусловно, позитивный.
Как показывает опыт, большинство выявляемых несоответствий связано именно с психологическими аспектами. Часто при подготовке к сертификационному аудиту руководителей подразделений предприятия интересует вопрос: "Являются ли аудиторы специалистами, знающими технологические особенности аудитируе-мого производства"? Отрицательный ответ на этот вопрос создает у них неверную
психологическую установку, что аудитора можно дезориентировать в специальных вопросах, что впоследствии приводит к негативным результатам, так как любая попытка дать аудитору недостоверную информацию обязательно выявляется.
Иногда приходится сталкиваться с неоправданным волнением руководителя при общении с аудиторами. Отмеченные моменты должны быть устранены при подготовке к сертификационному аудиту.
Говоря о подготовке к сертификационному аудиту, нельзя не сказать, что его положительный результат во многом зависит от правильной организации и результативности внутреннего аудита. Именно внутренний аудит должен выявить возможные несоответствия и обеспечить их устранение.
Большое внимание при подготовке к аудиту следует уделить информированию всего персонала о его целях, задачах, сроках и порядке проведения, а также значении для предприятия. Формы и методы такого информирования наряду с изданием приказа могут включать: проведение совещаний в цехах и отделах; публикации в газете предприятия; оформление специальных плакатов; проведение расширенного заседания Координационного совета.
Таким образом, опираясь на опыт "Конфлакса" по подготовке к сертификационным аудитам, можно констатировать: чем тщательнее она осуществляется, тем успешнее проходит аудит, меньше выявляется несоответствий, которые классифицируются как незначительные.
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"