Запомни схему: хочешь быть богатым - нужна система, не сертификаты! (П.Я. Калита)
Г Я Джонсон
Агентство по защите окружающей среды, США
После утверждения стандартов ИСО 14001 и ИСО 14004 по системам менеджмента охраны окружающей среды (СМООС) и до начала пересмотра стандартов ИСО 9000 по системам менеджмента качества (СМК) со стороны ИСО был проявлен большой интерес к совместимости этих стандартов. С самого начала обсуждения стало ясно, что сходные элементы в отношении аудита в существующих стандартах станут главными кандидатами на интеграцию в единый стандарт.
Для разработки такого стандарта была создана объединенная рабочая группа (ОРГ) из представителей технических комитетов ИСО по менеджменту качества (ТК 176) и по менеджменту окружающей среды (ТК 207). В ОРГ вошли по одному полномочному представителю от ТК 176 и ТК 207 и эксперты из стран, работающие в этих технических комитетах. Поскольку подобное мероприятие в рамках ИСО никогда не проводились прежде, предстояло пересмотреть основные правила для процесса утверждения стандарта. И ТК 176 и ТК 207 должны были полностью участвовать в этом процессе. Бюллетени для голосования нужно было направлять национальным органам - членам обоих технических комитетов, но правило ИСО <одна страна - один голос> требовали, чтобы оба ТК договорились о праве одного единого голоса для особого голосования. Иначе, голос страны не был бы засчитан. Чтобы гарантировать согласованную позицию, американские технические консультативные группы (ТКГ) по ТК 176 и ТК 207 сформировали группу связи с представителями ТКГ 176/подкомитет 3 по аудиту качества (ТГ19011) и представителями ТКГ 207/подкомитет 2 по аудиту окружающей среды.
Первое совещание ОРГ по разработке общего стандарта по аудиту было проведено в ноябре 1998 г. в Гааге, Нидерланды. Эксперты от ТК 176 и ТК 207, представляющие 34 страны, приняли участие в этом совещании с целью наметить процесс разработки нового стандарта. На начальном этапе имелся больший опыт по стандартам аудита качества. Фактически, стандарт ИСО 10011 был уже в процессе пересмотра, когда была создана ОРГ, и работа по его пересмотру была передана ОРГ Стандарты по аудиту окружающей среды были изданы спустя немногим более двух лет и тогда еще не было большого опыта в их использовании. Оба набора стандартов по аудиту были нацелены на сертификацию с привлечением третьей стороны. Несмотря на значительное сходство, имели место некоторые определенные различия между основными принципами аудита качества и аудита окружающей среды. Проблемы, обратившие на себя раннее внимание, включали компетентность аудитора, применимость к малым и средним предприятиям (МСП) и развивающимся странам, а также структуру самого стандарта.
К весне 1999 г. и второму совещанию ОРГ в Буэнос-Айресе, Аргентина, появился начальный рабочий проект (НРП) стандарта. Он обсуждался на совещании ТК 207 в Сеуле в июне 1999 г. и совещании ТК 176 в Сан-Франциско в сентябре 1999 г. В итоге редакционной комиссией был подготовлен первый проект стандарта ИСО 19011 (ПРК.1). Голосования по нему проводились в конце 1999 гик концу февраля 2000 г секретариатом ОРГ было получено более 1400 критических замечаний от 35 стран.
Следующее совещание ОРГ было проведено в марте 2000 г. в Берлине, Германия, с целью рассмотрения критических замечаний по проекту стандарта. ОРГ была поделена на две рабочих группы, одна - для рассмотрения замечаний относительно структуры и процессных аспектов стандарта, и другая - для рассмотрения замечаний относительно компетентности аудиторов. На каждую рабочую группу пришлось приблизительно по половине общего числа критических замечаний. После довольно больших дебатов появился проект ПРК.2, и в апреле 2000 г. состоялось голосование по критическим замечаниям. Очередные замечания были получены в августе и рассмотрены ОРГ в сентябре в Канкане, Мексика. Поскольку все еще не было никакого ясного согласия по проекту международного стандарта (DIS), совещание в Канкане выпустило проект ПРК.З, который впоследствии распространялся для замечаний поздней осенью 2000 г Некоторый прогресс в нескольких областях, касающихся менеджмента программ и области действия аудита, был достигнут, но оставалось все еще много разногласий, и дебаты относительно компетентности аудиторов и акцента на аудиты с привлечением третьей стороны продолжались. Начиная с Берлина, США стали выражать беспокойство, что стандарт, в частности, не адресован к полной области действия аудита (имеются в виду внутренние аудиты, внешние аудиты второй стороной и аудиты с привлечением третьей стороны). Кроме того, США продолжали настаивать на своих возражениях в части рекомендаций стандарта по уровням компетентности аудиторов третьей стороны; эти рекомендации, как полагали США, было бы более уместно оставить национальным органам аккредитации, а не ИСО.
Обширные международные замечания относительно проекта ПРК.З рассматривались в марте 2001 г. в Сиднее, Австралия, где было достигнуто общее согласие относительно выпуска проекта международного стандарта (DIS) ИСО 19011 и представления его для голосования на пять месяцев странам-членам ИСО. Хотя стадия проекта международного стандарта, как правило, означает, что большинство проблем решено, некоторое беспокойство относительно частей проекта международного стандарта ИСО 19011 все еще оставалось, что снова привело к обширным международным комментариям. К США присоединились Япония и Сингапур в голосовании против проекта международного стандарта. В то время как голоса стран выражали общее согласие, большое число существенных критических замечаний не свидетельствовали о единодушии.
В январе 2002 г. ОРГ собралась в Ванкувере, Канада, чтобы рассмотреть приблизительно 850 полученных замечаний, разрешить проблемы с отрицательным голосованием по DIS и подготовить проект для голосования как заключительный проект международного стандарта (FDIS). Обе американские технические консультативные группы (ТКГ) согласились, что проект DIS содержал ряд проблем. Конкретные замечания американской стороны включали следующее:
- DIS был слишком сырым, о чем свидетельствовали более 850 критических замечаний, полученных по DIS;
- текст стандарта не обеспечивал достаточного руководства для МСП;
- вопрос компетентности аудиторов все еще был смещен в сторону аудитов третьей стороной и содержал рекомендованные уровни опыта и образования для сертификационных аудитов.
Значительный прогресс в части улучшения документа был достигнут в Ванкувере, но американская делегация оставалась обеспокоенной тем, что не было соответствующего рассмотрения проблем, касающихся МСП, а также ситуаций внутренних аудитов и аудитов второй стороной. Поскольку в Ванкувере не было возможности рассмотреть пересмотренную копию чистого текста, американская делегация решила пока воздержаться от решения относительно повышения статуса стандарта до FDIS и обсудить вопрос с руководством американских ТКГ После обсуждений в феврале с руководством обеих ТКГ появилось общее согласие в том, что США могли бы поддержать стандарт в целом, но необходимо дополнительное руководство, конкретно для помощи в применении стандарта МСП и внутренними (аудиты первой стороной) аудиторами. Этот вопрос обсуждался на совещании американской группы в марте 2002 г. в Инди-анаполисе, и обе американские ТКГ согласились разработать дополнительное руководство в помощь американским пользователям стандарта.
Ванкуверский проект подвергся всестороннему редактированию и его подготовка к голосованию как стандарта FDIS теперь идет полным ходом (доклад прочитан в мае 2002 г., когда стандарт еще не был утвержден, - Прим. ред.) На стадии FDIS стандарт выпускается для прямого голосования типа <да или нет>. Разрешаются только ограниченные замечания редакционного характера. Одобрение FDIS ИСО 19011 на международном уровне завершается выпуском ИСО окончательного стандарта.
Назначение стандарта
Назначение стандарта ИС019011 - предоставить руководящие принципы аудита систем менеджмента качества (СМК), основанных на стандарте ИСО 9001, и систем менеджмента охраны окружающей среды (СМООС), основанных на стандарте ИСО 14001. При этом стандарт ИСО 19011 должен быть также достаточно общим, чтобы позволять его применение к любой СМК или СМООС. Стандарт заменит следующие находящиеся в обращении стандарты ИСО:
ИСО 10011-1, 2, 3. Руководящие указания по проверке систем качества;
ИСО 14010. Руководящие указания по проведению экологического аудита - общие принципы;
ИСО 14011. Руководящие указания по проведению экологического аудита - процедуры аудита - аудит систем управления окружающей средой
ИСО 14012. Руководящие указания по проведению экологического аудита - квалификационные требования к аудиторам по окружающей среде.
Стандарт ИСО 19011 отражает изменения, сделанные в стандарте ИСО 9001:2000 <Системы менеджмента качества - требования>, который был выпущен в декабре 2001, включая новую модель бизнеса для стандарта. Стандарт ИСО 19011 предназначен для использования как при внутренних, так и внешних аудитах и может применяться в рамках сертификации и подготовки аудитора.
Структура стандарта ИСО 19011
Стандарт ИСО 19011 имеет следующую структуру:
Введение
Область действия
Нормативные ссылки
Термины и определения
Принципы проведения аудита
Управление программой аудита
Порядок проведения аудита
Компетентность и аттестация аудиторов
Стандарт включает несколько диаграмм и боксов практической помощи (под боксами в данном случае подразумеваются текстовые абзацы, очерченные рамкой, - Прим. пер.), чтобы помочь пользователям в понимании и применении руководства. Большая часть текста, обеспечивающего руководство для МСП и внутренних аудиторов, обычно размещается в этих боксах практической помощи.
ИСО 19011 является основополагающим стандартом. Это означает, что его использование не обязательно, если он не применяется как часть многостороннего соглашения, типа контракта или другого юридического соглашения. В качестве такового, его выполнение, как правило, не контролируется, потому что элементы этого стандарта не являются требованиями и потому что могут быть другие способы достижения тех же самых задач.
Стандарт ИСО 19011 в целом организован следующим образом: раздел 0 <Введение> помогает читателю понять причины появления стандарта и то, кто бы мог его использовать;
раздел 1 "Область действия" определяет область действия и применимость стандарта, который простирается за пределы аудита СМК и СМООС;
раздел 2 "Нормативные ссылки" дает отсылки на два справочных стандарта по терминологии СМК и СМООС, которые будучи упомянутыми в стандарте ИСО 19011, становятся его частью;
раздел 3 "Термины и определения" обеспечивает дополнительные уникальные термины (не охваченные нормативными ссылками), которые необходимы для стандарта ИСО 19011 и его применения;
в разделе 4 "Принципы проведения аудита" устанавливаются некоторые общие принципы аудита, которые должны помочь применяющим этот стандарт впервые пользователям;
раздел 5 "Управление программой аудита" обеспечивает руководство по установлению, управлению и оценке различных типов программ аудита, в которых организация может нуждаться;
раздел 6 "Порядок проведения аудита" обращается к процессу планирования, проведения и оценки индивидуальных аудитов в рамках конкретной программы аудита;
раздел 7 "Компетентность и аттестация аудиторов" обращается к личным качествам, знаниям и навыкам, необходимым для гарантии компетентности аудитора, включая начальный отбор и текущую оценку аудиторов.
Процесс аудита
Раздел 4 "Принципы проведения аудита"
В разделе 4 дается краткое описание принципов проведение аудита. Эти принципы должны использоваться, чтобы стимулировать введение и выполнение процесса аудита в организации. Ключевые принципы поведения аудитора состоят в следующем:
- соблюдение этики - основа профессионализма,
- справедливое представление - обязательство отчитываться правдиво и точно,
-должная профессиональная тщательность - внимательное отношение и здравый смысл при проведении аудита.
Два других принципа проведения аудита касаются прежде всего процесса аудита. Они таковы:
-независимость - основание для беспристрастности и объективности заключений аудита,
- подход на основе свидетельств - рациональный метод достижения
надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.
Раздел 5 "Управление программой аудита"
Раздел 5 предоставляет руководство тем, кому необходимо установить и поддерживать некоторый текущий набор аудитов для организации. Для определения программы аудита стандарт рекомендует использовать цикл <планируй - делай - проверяй - действуй>. Некоторые из рассматриваемых стандартом ключевых работ таковы:
- установление полномочий для программы аудита;
- учреждение самой программы аудита, включая цели и область действия, обязанности, ресурсы и процедуры;
- обеспечение выполнения программы аудита;
- мониторинг и анализ программы аудита в целях улучшения ее эффективности и результативности;
- улучшение программы аудита.
Поскольку стандарт может применяться и к внутреннему и к внешнему аудиту, постановка целей и указание области действия программы аудита - критический ранний шаг в определении программы аудита для конкретной организации или конкретного применения. Любую программу аудита должны возглавлять люди, наделенные соответствующими полномочиями и располагающие ресурсами для осуществления программы.
Программа аудита может также адресоваться к возможности <совмещенных аудитов> (combined audits) и <объединенных аудитов> (joint audits). Совмещенный аудит имеет место, когда СМК и СМООС проверяются в одно и то же время одной и той же аудиторской командой. Объединенный аудит имеет место, когда две команды аудиторов сотрудничают с целью проверки организации в течение одного и того же периода
времени. При этом одна команда проверяет СМК, а другая команда проверяет СМООС.
В стандарте подчеркнуто, что любая программа аудита должна подвергаться мониторингу и анализу с тем, чтобы гарантировать ее постоянную эффективность в удовлетворении потребностей организации. В программе аудита должны быть сделаны соответствующие корректировки в случае необходимости содействия улучшениям.
Раздел 6 "Порядок проведения аудита"
В разделе 6 описываются шесть основных стадий в планировании и проведении аудита. Эти стадии включают:
- инициацию аудита;
- проведение анализа документации;
- подготовку к аудиторским работам на месте;
- проведение аудита на месте;
- подготовку, утверждение и распространение отчета по аудиту;
- завершение аудита (включая любую последующую работу, которая окажется необходимой).
Инициация аудита требует рассмотрения нескольких факторов и действий, включая:
- назначение подходящего руководителя бригады;
- установление целей (задач), области действия и критериев аудита;
- определение выполнимости аудита;
- подбор хорошей аудиторской бригады;
- установление начального контакта с проверяемыми подразделениями.
Будучи сформированной, аудиторская бригада должна рассмотреть любые доступные документы, имеющие отношение к аудиту, и подготовиться к стадии аудита на месте, предусмотрев необходимое материально-техническое обеспечение и другие мероприятия, такие, как командировки. Подготовка к работам на месте включает также:
- создание плана аудита, в котором документируется порядок проведения аудита;
- распределение конкретной работы или обязанностей между членами аудиторской бригады;
- разработку рабочих документов, таких, как контрольные листы и планы выборки.
Независимо от того, касается ли аудит СМК или СМООС, работы на месте аналогичны и включают:
- проведение открытого совещания с проверяемым подразделением;
- установление каналов связи с проверяемыми и другими в ходе аудита;
- определение ролей и обязанностей гидов (по необходимости);
- сбор и подтверждение информации;
- выработка (создание - generation) наблюдений аудита (auditfindings);
- подготовка заключений аудита (audit conslusions);
- проведение заключительного совещания.
Отчет по результатам аудита (audit results) - критическая стадия, на которой следует точно отразить то, что выявилось в процессе аудита. Ключевая позиция - рассмотрение степени соответствия критериям аудита, эффективности внедрения системы менеджмента и возможности процесса анализа со стороны руководства обеспечить непрерывную пригодность и эффективность системы менеджмента. Это существенное отличие от критериев аудита СМК в прошлом, когда аудиторы часто сами комментировали пригодность и эффективность системы менеджмента. Это было неподходящим по двум причинам: (1) за оценку полезности (т. е. <пригодности и эффективности>) системы менеджмента отвечает руководство и (2) аудиторы могут испытывать нехватку существенных знаний о работе организации, чтобы правильно оценить полезность системы менеджмента.
Стандартом предусматриваются последующие после аудита действия, если необходимо подтвердить, что всем несоответствиям уделено внимание. В большинстве случаев аудит должен завершиться, когда выполнены все работы, описанные в плане аудита. Однако могут быть случаи, когда той же самой бригаде придется предпринять последующие действия, например, при внутреннем аудите.
Аудиторы должны быть компетентны для выполнения предписанных задач, и должен вестись последовательный процесс для первоначального отбора и непрерывного оценивания компетентности аудиторов. Процесс установления требований к компетентности аудитора и процесс оценивания описаны в разделе 7 стандарта.
В нем дается руководство относительно общих знаний, навыков и личных качеств, необходимых аудитору и руководителю аудиторской бригады. Аудитор нуждается в знаниях и навыках в отношении принципов, процедур и методов аудита, чтобы быть способным осуществить аудит. Точно так же аудитор должен понимать область действия аудита и концепции систем менеджмента, чтобы эффективно применять принципы аудита. Руководитель аудиторской бригады должен иметь те же самые знания и навыки, но к тому же обладать соответствующими организационными и руководящими навыками, чтобы быть способным осуществить аудит, совместимый с целями программы аудита. Кроме того, аудитор и руководитель аудиторской бригады будут нуждаться в знаниях и навыках, относящихся к СМК или СМООС и их применениям, если необходимо. В случае совмещенных аудитов необходимы знания и навыки в обеих областях.
Необходимо также, чтобы аудиторы имели соответствующее образование, опыт работы, аудиторскую подготовку и опыт проведения аудитов, согласующийся с потребностями программы аудита. Как правило, уровни образования, подготовки и опыта будут меняться в зависимости от конкретных целей и задач программы аудита. Например, уровни образования, подготовки и опыта, необходимые для внутренних аудиторов, весьма вероятно, будут значительно отличаться от тех же уровней аудиторов, выполняющих сертификационные проверки третьей стороной. На практике эти уровни будут задаваться <владельцем> программы аудита или соответствующим органом аккредитации. По этому поводу были долгие дебаты по стандарту ИСО 19011, в частности о том, какими эти уровни должны быть и кто должен их устанавливать.
Проект международного стандарта включал минимальные уровни образования, подготовки и опыта для сертификационных аудиторов третьей стороны и рекомендовал их использование. По твердому убеждению некоторых стран было необходимо <поднять планку совершенства> для профессиональных аудиторов, но представители некоторых развивающихся стран выразили беспокойство, что эти требования будут слишком обременительны для них. США разделили это беспокойство. Раздел 7 проекта стандарта DIS содержал таблицу <примеров показателей образования, опыта работы, подготовки аудитора и опыта проведения аудитов>. Поскольку стандарт ИС019011 служит официальным руководством, включение этой таблицы в стандарт могло интерпретироваться как задание значений минимальных уровней, и фактически DIS давал такую рекомендацию для сертификационных аудитов в п. 7.6.4. США полагали, что эта таблица не подходит данному стандарту и посягает на полномочия международных и национальных органов сертификации. Таблица, конечно, противоречит национальным программам аккредитации ANSI (Американский институт национальных стандартов) для регистраторов согласно стандартам ИСО 9001 и ИСО 14001. Кроме того, США опасались, что под влиянием этой таблицы некоторые пользователи могли бы применить ее данные к другим ситуациям аудита, включая внутренние аудиты и аудиты поставщика (аудиты второй стороной). Усилия, предпринятые американской делегацией в Ванкувере, направленные на то, чтобы удалить или изменить эту таблицу, были безуспешны. Однако затем это было воспринято, и в раздел 7 стандарта были внесены достаточные изменения, позволяющие пользователю понять ограничения этой таблицы и ее использование.
Стандарт включает описание процесса, управляющего начальным отбором аудиторов, соответствующих потребностям программы аудита, и предусматривающего непрерывную оценку их компетентности. Поскольку некоторые программы аудита могут быть по своей природе долгосрочными и аудиторы могут работать в течение продолжительного периода времени, в стандарте также описывается процесс текущей оценки компетентности аудитора. Это показано в таблице по оцениванию внутренних аудиторов, которая обеспечивает также дополнительное руководство для таких применений.
Наконец, раздел 7 обеспечивает руководство по поддержанию компетентности аудитора. Это обычно достигается путем продолжающегося профессионального развития, такого, как дополнительное обучение, участие в конференциях и семинарах и дополнительный опыт работы вне рамок программы аудита.
Выводы
Международный стандарт ИСО 19011 решает несколько важных задач в разработке согласованного стандарта:
- содержание стандартов ИСО 10011-1, 2 и 3 практически полностью включено в стандарт ИСО 19011;
- содержание стандартов ИСО 14010,14011 и 14012 практически полностью включено в стандарт ИСО 19011;
- интересы сообществ по экологии и качеству успешно объединены в один документ по проведению аудита;
- достигнута согласованность с требованиями и терминологией, содержащимися в стандартах ИСО 9001 и ИСО 14001;
- новый стандарт более легок для использования благодаря логичной структуре и ряду схем и примеров.
Хотя остаются некоторые проблемы, связанные с его эффективностью и применимостью для полного диапазона аудиторских работ, США поддержат одобрение стандарта как международного стандарта согласия. Однако, потребности американского рынка могут вести к разработке дополнительного интерпретирующего руководства для более эффективного применения стандарта ИС0190011 в ситуациях аудита первой (внутренний аудит) и второй стороной, а также для использования стандарта для СМП во всех ситуациях аудита.
Размышления относительно разработки стандарта ИСО 19011 приводят к мысли о том, что сам процесс разработки может быть улучшен посредством более эффективного планирования и с помощью инструкций для руководства и экспертов. <Эксперимент> с объединенной рабочей группой был новой концепцией для ИСО и дал некоторые важные уроки. Одно из первоначальных беспокойств касалось того, что могло возникать безвыходное, или патовое, положение между точками зрения <качества> и <окружающей среды>, но этого ни разу не случилось. Хотя были страстные дебаты и часто интенсивные переговоры, проблемы почти всегда концентрировались непосредственно на процессе аудита. Никогда не возникало проблемы в виде <качество против окружающей среды>, и это заслуга профессионализма экспертов из сорока стран, которые входили в ОРГ.
1. ISO 19011
Источник: G. L Johnson. ISO 19011:2002 - A New Auditing Standard for QMS and EMS. -ASQ's 56th Annual Quality Congress Proceedings, 2002, pp. 783-789.
Перевод: Ю. А. Стерьхов
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"