Будете смотреть правде в глаза, будете дружелюбным и будете КЛАССНЫМ - пройдете половину пути к покупательской лояльности и личному успеху, превышающему все ожидания. (Джеффри Гитомер)
Аудит проводится в следующей последовательности:
- инициирование группы (назначение руководителя группы; определение цели, области и критериев аудита; формирование группы по аудиту; начальный контакт с проверяемой организацией);
- анализ документов системы менеджмента и определение их адекватности;
- подготовка к аудиту (планирование; определение задач
для членов группы; подготовка рабочей документации);
- выполнение аудита "на месте" (предварительное совещание; сбор и проверка данных; получение наблюдений аудита; заключительное совещание);
- подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту;
- завершение аудита, оформление дела об аудите (сохранение документов);
- последующие аудиты, при необходимости.
Лица, отвечающие за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту. При этом следует учитывать его компетентность и способность обеспечить реализацию целей аудита.
Цели аудита определяются его заказчиком, т. е. организацией, которой необходимо провести внешний или внутренний аудит. Цели аудита должны предусматривать:
а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;
б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие требованиям контракта и обязательным требованиям;
в) оценку результативности системы менеджмента в свете достижения конкретных целей;
г) выявление областей потенциального улучшения системы
менеджмента.
Область и критерии аудита определяются организацией, заказавшей аудит, и руководителем группы по аудиту. Любые последующие изменения целей, области или критериев аудита должны согласовываться с организацией-заказчиком и руководителем группы по аудиту.
Задача определения выполнимости аудита в значительной степени относится к практике проведения внешних аудитов. Это не означает, что для внутренних аудитов не нужно определять возможность их проведения. Такая возможность определяется с учетом следующих факторов:
а) необходимое количество данных и соответствующей информации для планирования аудита;
б) адекватное сотрудничество со стороны проверяемой организации;
в) наличие времени и ресурсов.
В случае внутренних аудитов вопросы выполнимости аудита обычно урегулируются самой организацией.
После подтверждения возможности проведения аудита необходимо сформировать группу по аудиту. Аудит может выполняться и одним аудитором. В этом случае он выполняет все обязанности руководителя группы.
При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее:
а) цели, область и критерии аудита;
б) компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей;
в) требования органов по сертификации;
г) требования по обеспечению независимости группы по аудиту от проверяемой деятельности (в целях исключения конфликта интересов);
д) возможность совместной эффективной работы группы по
аудиту и проверяемой организации.
Для обеспечения компетентности группы по аудиту следует определить, какие знания и навыки необходимы для достижения целей аудита, а затем осуществить подбор членов группы с требуемыми знаниями и навыками. В целях обеспечения группы специальными знаниями в нее можно включить технических экспертов, которые должны работать под руководством аудиторов. Заказчик и проверяемая организация имеют право потребовать замены членов группы на разумном основании. В случае внутреннего аудита данные вопросы решаются внутри организации.
В целях обеспечения наибольшей эффективности аудита качества <на месте> стандартом ИСО 19011:2002 рекомендовано, чтобы руководитель группы по аудиту установил предварительный контакт с проверяемой организацией. Цели предварительного контакта:
а) оформление соглашения на аудит;
б) определение каналов обмена информацией;
в) обеспечение информацией относительно графика аудита и
состава группы по аудиту;
г) обеспечение доступа к соответствующим документам, включая записи, для последующей их оценки;
д) определение правил безопасности <на месте>;
е) достижение совместного соглашения о необходимости обеспечения группы по аудиту сопровождающими лицами.
Следует отметить, что данный вопрос актуален и для внутреннего аудита. Процесс подготовки к аудиту должен включать предварительное ознакомление с характером работ в проверяемом подразделении и установление необходимых деловых контактов.
С целью получения полной информации о готовности организации к аудиту руководитель группы по аудиту предварительно анализирует документацию системы менеджмента и записи, включая отчеты по предыдущим аудитам.
Если в результате анализа выявлено, что документация системы менеджмента не соответствует области аудита или установленным критериям, об этом следует проинформировать заказчика, проверяемую организацию и ответственного за управление программой аудита. В этом случае дальнейшее расходование ресурсов на аудит прекращается до тех пор, пока не будут удовлетворительно решены все возникшие вопросы.
Применительно к внутреннему аудиту предварительный анализ документации позволит повысить эффективность аудиторской проверки и выявить дополнительные возможности улучшения системы.
Руководитель группы по аудиту должен подготовить план аудита, который представляется проверяемой организации перед началом аудита.
Уровень детализации плана может различаться для внешнего и внутреннего аудитов, а также в зависимости от области аудита.
План аудита должен содержать следующее:
а) цели аудита;
б) критерии аудита и ссылочные документы;
в) область аудита;
г) дату и место проведения аудита;
д) роль и ответственность членов группы по аудиту и сопровождающих лиц.
План аудита может содержать указания, касающиеся содержания отчета по аудиту, методов классификации несоответствий, предполагаемой даты выпуска отчета, а также обеспечения конфиденциальности получаемой информации.
Если аудит проводит группа из нескольких лиц, целесообразно для достижения эффективности аудиторской проверки распределить обязанности между членами группы по аудиту. Этот вопрос решает руководитель группы. Члены группы по аудиту должны проанализировать всю информацию, имеющую отношение к их обязанностям, и подготовить рабочую документацию, необходимую для продуктивной работы в процессе аудита.
Рабочие документы готовятся группой по аудиту заранее и используются в качестве справочных материалов и/или протоколов. К рабочим документам можно отнести:
а) контрольные листы, планы выборочного контроля;
б) формы для заполнения данных, свидетельств, наблюдений
и протоколов совещаний.
Контрольный лист - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят аудитору получить в ходе аудита необходимую информацию о степени соответствия состояния объекта проверки установленным требованиям. Вопросы следует формулировать четко, чтобы аудитор мог получить максимум необходимой информации.
Контрольный лист может быть одним из самых полезных инструментов аудитора, но только если он хорошо подготовлен Л и предназначен для конкретной ситуации, где он будет использоваться. Цель контрольного листа - напомнить аудитору об информации, которую он должен получить, и о фактах, которые должны быть проверены.
У аудитора должна быть возможность записать полученные ответы (для этого в листе следует предусмотреть соответствующее поле).
Сведения об интервьюируемых людях, о документации и оборудовании, которые проверяются, должны быть записаны, а также любое относящееся к делу замечание. Таким образом, контрольные листы становятся регистрационными записями об аудите. Другое назначение контрольного листа - помочь управлять временем. Пользуясь контрольным листом, аудитор будет планировать свои последующие шаги, чтобы закончить аудит вовремя.
Использование контрольных листов и готовых форм не должно ограничивать поле деятельности аудитора. Стандарт ИСО 19011:2002 содержит специальное указание по данному вопросу.
Рабочие документы и записи следует хранить до завершения аудита. Члены группы по аудиту должны соблюдать правила хранения документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Аудит <на месте> начинается с предварительного совещания, которое проводит руководитель группы по аудиту. Стандарт ИСО 19011:2002 содержит следующие рекомендации по проведению вводного совещания:
а) представить членов группы, обрисовав их роль в проведении аудита;
б) подтвердить цели, область и критерии аудита;
в) подтвердить график проведения работ по аудиту, дату и
время заключительного совещания;
г) ознакомить с методами и процедурами аудита, проинформировать организацию о том, что свидетельством аудита будут
выборочные данные и поэтому при проведении аудита будет
присутствовать элемент неопределенности;
д) подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;
е) ознакомить с методами составления отчетов, включая классификацию несоответствий;
ж) проинформировать об условиях, при которых аудит может
быть прекращен;
з) подтвердить правила соблюдения конфиденциальности;
к) проинформировать о системе апелляций по результатам аудита.
Следует отметить, что применительно к внутреннему аудиту повестка предварительного совещания может быть существенно упрощена, и оно не носит такого официального характера, как при внешнем аудите.
Группа по аудиту должна периодически обмениваться информацией в ходе аудита. Для этой цели проводятся совещания. Если в ходе аудита получено свидетельство, указывающее на невозможность реализации целей аудита, руководитель группы должен доложить проверяемой организации о причинах этого, с тем чтобы предпринять дальнейшие действия. В частности, может быть пересмотрен план аудита, изменены цели и/или область аудита.
В работе группы по аудиту могут по согласованию участвовать наблюдатели. В целях координации и повышения эффективности работы группы по аудиту целесообразно назначить сопровождающих от проверяемой организации. Разумеется, это относится только к внешнему аудиту. Внутренние аудиторы, будучи сотрудниками организации, работают без сопровождающих. В то же время внутренние аудиторы, хорошо знающие свою организацию и действующую в ней систему менеджмента, наилучшим образом подходят на роль сопровождающих.
Сопровождающие должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:
а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с
персоналом проверяемой организации;
б) обеспечение посещений определенных участков организации;
в) обеспечение безопасности и ознакомление группы по аудиту с правилами безопасности.
Однако наблюдатели и сопровождающие не входят в состав группы по аудиту и не должны влиять на проведение аудита.
Сбор и проверка информации - один из основных этапов аудита. Аудитор может использовать следующие методы сбора информации:
а) опросы;
б) наблюдения за деятельностью;
в) анализ документов.
Один из методов, который полезно использовать во время аудита, - следование <маршруту аудита>. Это означает следование ходу работы по всем направлениям, за которые отвечает проверяемое структурное подразделение. Однако метод следования <маршруту аудита> не должен использоваться изолированно. Необходимо проявить осторожность в отношении того, чтобы сосредоточение на отдельных процессах и функциях не увело от общего наблюдения за деятельностью внутри проверяемого подразделения.
Собранная и проверенная информация образует свидетельства аудита. Следует помнить, что свидетельства аудита основываются на выборках данных, поэтому при проведении аудита, повторим, всегда присутствует элемент неопределенности. Выводы, которые делаются в ходе аудита, должны учитывать эту неопределенность.
Оценка собранных свидетельств относительно критериев аудита позволяет получить наблюдения аудита. Поскольку наблюдения могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита, их можно классифицировать.
Для регистрации несоответствий используют протоколы (акты, отчеты) о несоответствии.
В протоколе о несоответствии должны быть отмечены:
а) время и место обнаружения несоответствия;
б) содержание несоответствия;
в) классификация несоответствия;
г) причины несоответствия (ссылка на нарушение требований определенного документа).
Представители проверяемой организации должны проанализировать несоответствия. Чтобы анализ несоответствий был эффективным, протокол о несоответствии должен иметь:
а) заголовок и единственный в своем роде номер;
б) поле для аудитора, чтобы записать содержание несоответствия и ссылки на документы системы менеджмента;
в) поле для проверяемого, чтобы записать о необходимости
предпринять корректирующее действие и предполагаемую дату
его внедрения;
г) поле для аудитора, чтобы подтвердить, что корректирующее
действие внедрено и является эффективным.
Необходимо отметить, что на каждое несоответствие должен быть оформлен свой протокол.
Протокол аудитора должен содержать:
а) наблюдение, которое должно быть засвидетельствовано
проверяемым;
б) ссылку на статью стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001
(ГОСТ Р ИСО 14001-1998) и/или документа системы менеджмента организации;
в) классификацию несоответствия.
Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей.
Чтобы повысить эффективность проверки и выявить пути дальнейшего улучшения системы менеджмента, следует всегда заполнять графу о внедрении корректирующего (предупреждающего) действия.
В стандарте ИСО 19011:2002 не регламентированы конкретные формы документов, заполняемых в процессе аудита. Этот вопрос оставлен на усмотрение организаций - пользователей стандарта.
Если в ходе аудита выявлены несоответствия, важно, чтобы они были вовремя учтены и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. Группа по аудиту до заключительного совещания должна подготовить заключение по результатам аудита, для чего необходимо:
а) проанализировать наблюдения аудита на соответствие его
целям и критериям;
б) согласовать заключение по результатам аудита;
в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями
аудита;
г) обсудить необходимость последующих аудитов.
Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту. На нем руководству проверяемой организации представляется заключение по результатам проведенного аудита. Необходимо добиться, чтобы представленные аудиторами наблюдения были поняты и признаны проверяемыми.
Заключительное совещание является официальным в случае внешнего аудита. При внутреннем аудите его повестка может быть существенно упрощена.
Ответственность за точность, полноту и достоверность итогового отчета по аудиту несет руководитель группы по аудиту. Если придерживаться порядка немедленной отчетности, обнаруживается, что адекватность проверки, быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увеличиваются.
При подготовке отчета по аудиту следует помнить, что он должен отражать только факты и быть:
а) понятным тем лицам, для которых он составлен;
б) точным, а его утверждения - обоснованными, ссылки - корректными;
в) согласованным со всеми заинтересованными сторонами.
В отчет не следует включать второстепенные недостатки, которые обнаруживаются и корректируются по ходу аудита (сведения об этих недостатках должны быть сохранены в записях аудитора на случай проведения повторных аудитов).
Если предусмотрено целями аудита, в отчет включаются рекомендации по улучшению, выявленные аудиторами в ходе проверки.
Отчет по аудиту оформляется в согласованные сроки, утверждается и рассылается получателям, указанным заказчиком аудита. Следует помнить, что отчет является собственностью заказчика, поэтому нужно соблюдать необходимые требования конфиденциальности. С рассылкой утвержденного отчета аудит считается завершенным.
Корректирующие и предупреждающие действия, выполняемые по результатам аудита, не рассматриваются как часть аудита и предпринимаются проверяемой организацией в согласованные сроки.
После завершения аудита проводятся инспекционные проверки, которые не считаются частью аудита, если они не включены в план аудита.
Компетентность аудиторов
Качество проведенной аудиторской проверки в значительной степени зависит от компетентности аудиторов. Аудитор должен обладать определенными знаниями и навыками. Кроме того, очень важно, чтобы лица, выполняющие аудиты, имели определенные личные качества. В стандарте ИСО 19011:2002 регламентирован ряд требований к критериям компетентности аудиторов, к которым относятся: образование, опыт работы, обучение, опыт проведения аудитов.
Аудиторы систем менеджмента качества и охраны окружающей среды должны знать:
а) методологию проведения аудита с тем, чтобы применить ее
к различным аудитам;
б) документы систем менеджмента и ссылочные (эталонные) документы, чтобы уметь охватить область аудита и применить критерии аудита;
в) организационную структуру компании, чтобы понять функции проверяемой организации;
г) требования законодательных актов и нормативных документов, предъявляемые к проверяемой организации.
Аудиторы системы менеджмента качества и охраны окружающей среды должны обладать специальными знаниями и навыками. К ним относятся:
а) принципы менеджмента качества и их применение;
б) знание процессов и практики в отрасли, подвергаемой аудиторской проверке.
в) методы менеджмента охраны окружающей среды;
г) знание науки об охране окружающей среды;
д) понимание взаимосвязи продукции, услуг и работ, производимых проверяемой организацией, с охраной окружающей среды.
Знания и навыки руководителя группы по аудиту в значительной мере определяют качество и эффективность проводимой аудиторской проверки. Руководители должны обладать такими умениями, как:
а) планирование аудита и эффективное использование ресурсов;
б) организация и распределение работ между членами группы по аудиту;
в) предупреждение и разрешение конфликтов;
г) подготовка и рассылка отчета по аудиту.
Что касается личных качества аудитора, в стандарте ИСО 19011:2002 отмечается, что аудитор должен быть:
а) открытым; е) решительным;
б) дипломатичным; ж) уверенным;
в) наблюдательным; з) нравственным;
г) восприимчивым; д) упорным;
К нежелательным качествам аудитора отнесены следующие:
а) упрямство; д) пристрастие к спорам;
б) закрытость; е) навязывание своих взглядов;
в) непрофессионализм; ж) прямолинейность;
г) предвзятость в суждениях; з) неумение слушать.
Лица, желающие стать аудитором, должны.
а) иметь завершенное образование, достаточное для освоения навыков аудитора;
б) иметь опыт практической работы (общий стаж работы не менее пяти лет);
в) пройти обучение в качестве аудитора (40 часов обучения аудиту);
г) иметь опыт проведения аудитов (не менее 20 дней стажировки в качестве стажера).
В стандарте ИСО 19011:2002 содержатся требования постоянного роста профессионализма аудиторов. Для этой цели необходимы обучение, посещение семинаров и конференций, стажировки.
Аудиторы должны демонстрировать свой профессиональный рост.
Оценка компетентности аудиторов, требуемая стандартом ИСО 19011:2002, является совершенно новым требованием. Стандарт предусматривает начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами, а затем - постоянное оценивание аудитора с тем, чтобы выявить потребности в обучении. Процедура оценивания должна быть разработана и отражена в документах системы менеджмента организации.
Очевидно, что столь высокие требования к уровню профессионализма аудиторов призваны обеспечить объективные, последовательные и надежные результаты аудиторской проверки.
Литература:
ИСО 9000:2000 "Системы менеджмента качества. Основные
положения и словарь"
ИСО 19011:2002 "Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и охраны окружающей среды".
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"