Главная роль высшего руководства заключается в том, чтобы управлять ценностями организации. (М. Мескон)
АУДИТЫ
ИСО 9000:2000 определяет аудит как:
«систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств проверки и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения критериев аудита».
Цель аудита качества - оценить адекватность и эффективность мероприятий организации в области качества путем сбора и использования объективных доказательств, а также путем определения и регистрации несоответствий в области качества с указанием причин, где это возможно.
Важно понять, что аудит (проверка качества) - это сбор информации, позволяющий определить потребность в улучшении и корректирующих действиях. Искомая информация - это объективные доказательства соответствия, а не максимальное число несоответствий. Аудит - это не «охота на ведьм» и проводится он не с целью найти виновного. Аудиторам не следует забывать об этом, а, напротив, стараться в своей деятельности создать положительный имидж аудита, в ином случае установить эффективное общение будет затруднительно.
Крайне важно, чтобы собранная информация была точной и имела фактический характер, поскольку на основе отчета аудитора будут приниматься важные руководящие решения. Финансовые последствия решений, принятых на основе неверной информации, собранной в ходе неправильно проведенных проверок качества, могут иметь разрушительный эффект для организации. Поэтому, крайне важно, чтобы проверки качества выполнялись только специально подготовленными сотрудниками или приглашенными специалистами. Сбор информациии, объективных доказательств требует наличия умений и навыков, приобретаемых только в процессе специальной подготовки и практики.
ЦЕЛИ АУДИТА
Участники курса, вероятно, отметили, что понятие «проверка качества» часто употребляется в разном контексте. Постараемся это разъяснить.
Важно понять, что всегда существуют организаторы предприятия, вкладывающие капитал в качество продукции и, следовательно, в систему качества организации. К таким организаторам можно отнести акционеров, руководство, клиентов, контрольные органы и т.п. все они могут рассматривать проверку качества, как средство получения информации о системе качества организации.
Проверки качества обычно проводятся с целью:
• Определения соответствия или несоответствия системы качества определенным требованиям.
• Определения, насколько эффективно система решает поставленные цели.
• Определения потенциала для совершенствования системы качества.
• Соответствия законодательным требованиям.
• С целью сертификации (регистрации) системы качества.
Проверки качества могут проводиться по одной или нескольким из следующих причин:
• Для начальной оценки потенциального поставщика.
• Как часть планового анализа системы качества поставщиков, для подтверждения ее соответствия требованиям контракта.
• Для подтверждения соответствия собственной системы качества организации определенным требованиям.
• Для оценки собственной системы качества организации на соответствие требованиям стандарта системы качества.
Проверки качества могут являться частью программы плановых аудитов. а также могут проводиться во внеплановом порядке в связи с существенными изменениями в системе качества организации, возросшим объемом работы для поставщика, необходимости оценки системы качества поставщика или в результате иных обстоятельств, указывающих на необходимость проведения проверки.
Подводя итог, можно сказать, что аудит, как правило, проводится для того, чтобы:
• Предоставить руководству уверенность в плановом развитии событий.
Задача руководителя - обеспечить эффективное осуществление деятельности под его/ее управлением. Обратная информационная связь, возникающая в результате эффективно проведенной проверки качества, предоставляет руководству уверенность в верном функционировании системы качества и основания для ее совершенствования. Руководитель не может быть уверенным в системе, функционирующей при отсутствии регулярных проверок.
• Вызвать доверие потребителей.
Информация, полученная в ходе аудита второй стороны, может сообщить потребителю уверенность в возможности поставщика предоставлять соответствующую продукцию.
• Выявить проблемы оперативного характера.
Значительное количество усилий тратится на разработку и документирование процедур, применяемых к различным видам деятельности и элементам системы. Но сколько бы усилий не было затрачено на обеспечение точности и эффективности процедур, последние все же потребуют изменений. В ходе внутренних проверок качества у аудитора есть возможность определить сложности при соответствии системе и процедурам. Обсудив свои наблюдения с ответственным за подразделение или вид деятельности, и, следуя соответствующим процедурам, проблемы системы и способы их решения станут очевидными.
• Создать обратную связь с целью совершенствования системы и выполнения корректирующих действий.
В ходе проверки могут выявиться несоответствия. Необходимо определить и тщательно изучить причины таких несоответствий, применив корректирующие действия. Эффективность корректирующих действий необходимо подтвердить, выполнив надзорный аудит.
КАТЕГОРИИ АУДИТОВ
Критерии категорий аудитов основаны на том, кто проводит аудит, где и с какими целями.
Аудит первой стороны
Аудит первой стороны осуществляет сама организация. Его результаты необходимы, прежде всего, руководству организации.
Аудит второй стороны
Аудит второй стороны осуществляется организацией в своих собственных целях в другой организации. Сюда относятся аудиты, проводимые потребителями в организациях поставщиков, как существующих, так и потенциальных. Основная цель проведения аудита в организации поставщика - получить достаточно информации о системе качества поставщика и убедиться, что собственные требования организации потребителя в отношении поставщика выполняются и будут выполняться в дальнейшем.
Важно, чтобы аудит проводился профессионально и точно отражал эффективность системы качества поставщика. Не забывайте, что результаты аудита повлияют на принятие коммерческих решений, важных для финансового будущего обеих организаций. Соответственно, в проведении аудита должны участвовать соответствующим образом обученные специалисты, способные получить точную информацию.
Другой важный фактор состоит в том, что при проверке системы качества нужно учитывать ее положительные стороны. Даже если компания руководствуется конкретной системой (например, ИСО 9000), это не означает, что все остальные ей уступают (например, в компании «Марк и Спенсер» разработана собственная система, подтвердившая свою высокую эффективность).
Аудит третьей стороны
Аудит третьей стороны осуществляется независимой организацией (третьей стороной, не заинтересованной в результатах аудита) у поставщика. Как правило, выделяют сертификационный аудиты, аудиты премий качества и т.п.
Как и при проведении аудита второй стороны, аудит третьей стороны требует вовлечения в процесс, как аудиторов, так и проверяемой стороны. Результаты аудита крайне важны для проверяемой стороны, поэтому подготовка к проведению такого аудита является дорогостоящим процессом. От аудитора в данном случае требуется безупречный профессионализм и компетентность, чтобы компания была полностью уверена в получении точных и объективных результатов, отражающих состояние системы качества.
ТИПЫ АУДИТА
Аудит адекватности
Цель аудита адекватности - определить степень адекватности (соответствия) документированной системы, представленной
Руководством по качеству и сборником процедур, требованиям применяемого стандарта. Данный аудит также называют:
• Системный аудит
• Аудит целей
• Аудит документации
• Настольный аудит
• Анализ документации
В процессе сертификации аудит адекватности обычно ограничивается анализом Руководства по качеству, которое в достаточной степени содержит описание системы качества организации. В идеале, аудит адекватности следует проводить задолго до начала основного аудита на предприятии.
Цель аудита адекватности заключается в:
• Определении логичности системы качества организации и возможности успешного проведения аудита соответствия.
• Получении информации, необходимой для планирования аудита.
Аудит адекватности обычно осуществляется путем сравнения документов системы качества с требованиями стандарта и подтверждением адресации каждой статье. Однако, критерии проведения аудита также могут присутствовать и в контракте. При проведении аудита адекватности существенной поддержкой могут послужить контрольные листы. В целом, процесс осуществляется на обычном рабочем месте аудитора и поэтому, также называется «настольным аудитом».
В идеале, аудитор, проводивший аудит соответствия должен проводить аудит адекватности. Это позволит получить максимум информации, на основании которой планируется проведение основного аудита.
По результатам аудита адекватности следует подготовить официальный отчет. Как правило, на этом этапе не затрагиваются несоответствия. В отчете лишь подчеркиваются упущения. Также необходимо прояснить все неясные, двусмысленные или противоречивые заявления.
Эффективно проведенный аудит выгоден обеим сторонам, поскольку:
• позволяет аудитору ознакомиться с системой качества организации;
• позволяет лучше спланировать аудит соответствия;
• выявляет потребность в специальных умениях и навыках в ходе аудита;
• повышает вероятность успешного проведения аудита соответствия и может предотвратить ненужное использование ресурсов;
• позволяет аудитору приступить к разработке контрольных листов;
• информация об упущениях, неверном толковании и прочих разногласиях поступает заблаговременно, до начала аудита соответствия, что позволяет руководству проверяемой стороны действовать согласно полученной информации и предотвратить дальнейшие недостатки.
Аудит соответствия
Задача аудита соответствия - выяснить в какой степени сотрудники организации понимают и выполняют требования документированной системы качества, иными словами, аудитор изучает выполнение запланированных мероприятий. В Европе часто используется понятие «аудит соответствия». Однако в США такое название аудита может вызвать непонимание его сути, поскольку «соответствие» там ассоциируется с «соблюдением правовых норм». Поэтому аудиторы должны четко разграничивать эти реалии.
Аудит продукции/проекта/процесса
Этот аудит является вертикальным, при котором рассматривается вся система производства определенной продукции или услуги. Программы качества были бы хорошей отправной точкой в этом случае. Этот тип аудита обычно используется при проверке отдельного проекта или согласно особым требованиям контракта. Также он часто используется в сфере программного обеспечения.
Примечание: Не путать с производственным контролем. Горизонтальный аудит
В отличие от вертикального, при горизонтальном аудите рассматривается соответствие конкретному требованию, например, управлению документацией системы качества в организации.
Внешний аудит
Это - аудит второй или третьей стороны.
Внутренний аудит
При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет, адекватны ли они и чему соответствуют. Этот аудит предоставляет руководству информацию об эффективности работы системы, независимо от соответствия политике и независимо от необходимости изменений. Все системы качества должны эффективно реагировать на изменения, внутренние и внешние, и грамотно выполненный внутренний аудит качества может обеспечить такое реагирование.
ТИПЫ СЕРТИФИКАЦИОННЫХ АУДИТОВ Первоначальный аудит
Этот аудит всесторонне рассматривает область применения сертификации. С его помощью орган по сертификации проводит оценку соответствия системы качества критериям сертификации и определяет возможность выдачи сертификата системы качества организации.
Надзорный аудит
Этот аудит проводится через определенные промежутки времени. Его цель - определить, может ли система качества организации сохранять статус сертифицированной системы. Как правило, этот аудит выборочно рассматривает элементы системы.
Повторный аудит (аудит для продления действия сертификата)
Этот аудит выполняется перед окончанием срока действия выданного сертификата. Результаты аудита показывают, возможно ли дальнейшее продление сертификации. Большинство органов по сертификации, планируя проведение таких аудитов. учитывает информацию, полученную в результате надзорных аудитов, и ограничивает аудит проверкой ряда выбранных элементов системы.
СТАНДАРТ ИСО 10011 РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО АУДИТАМ СИСТЕМ КАЧЕСТВА
В ИСО 9000 и большинстве других стандартов системы качества говорится о необходимости проведения внутренних аудитов для оценки эффективности системы. Но также существует множество причин, по которым может потребоваться выполнение аудита внешними аудиторами.
Чтобы аудиты успешно достигли своих целей, они должны быть:
• эффективно выполнены;
• выполнены аудиторами соответствующей квалификации;
• выполнены правильно.
Поэтому, для определения основных требований по всем аспектам проведения аудита, комитет ИСО выпускает нормативы ИСО 10011 "Руководящие указания по проведению Аудитов Систем Качества". Организации могут использовать их для гарантии, что все аудиты выполняются эффективно и достигают своих целей. Стандарт разделен на три части:
ИСО 10011 Руководящие указания по проведению Аудитов Систем Качества - Часть 1: Проведение аудита
Устанавливает основные принципы, критерии и способы аудита и обеспечивает руководство для планирования, проведения и документирования аудитов. Рассматриваются следующие вопросы:
• Цели проведения аудита.
• Роли и ответственность:
- аудиторов и руководителя группы;
- клиентов;
- проверяемой стороны.
• Проведение аудита:
- начало действий по проведению аудита;
- подготовка аудита;
- проведение аудита.
• документация по аудиту (отчеты о проведении аудита, а также создание и хранение зарегистрированных данных по аудиту).
• Завершение аудита.
• Надзор за выполнением корректирующих действий..
ИСО 10011 Руководящие указания по проведению Аудитов Систем Качества - Часть 2: Квалификационные критерии для аудиторов систем качества
Руководство по квалификационным критериям для аудиторов, включая:
• Требования к образованию.
• Подготовку.
• Опыт работы.
• Личные качества.
• Способности к руководству.
• Знание языка.
• Выбор ведущего аудитора.
Существуют приложения:
• Приложение А (нормативное) является неотъемлемой частью стандарта и содержит руководящие указания по оценке кандидатов в группу аудиторов.
• Приложение В (информативное) не является обязательной к применению частью стандарта, но рассматривает руководящие указания по национальным системам регистрации аудиторов.
ИСО 10011 Руководящие указания по проведению Аудитов Систем Качества - Часть 3: Руководство аудитом
Основные нормативы для руководства программами проверок систем качества. Руководство программой аудита может быть представлено организацией или одной из ее функций, несущих ответственность за планирование и выполнение намеченной серии проверок системы качества.
Рассматриваются следующие вопросы:
• Организация.
• Стандарты.
• Квалификация персонала.
• Мониторинг и поддержка работы аудитора.
• Рабочие вопросы (вовлечение ресурсов, планирование и график проведения аудита, отчет о проведении аудита, надзор за выполнением корректирующих действий, конфиденциальность).
• Совместный аудит.
• Совершенствование программы аудита.
• Моральный кодекс.
СТАНДАРТ ИСО 19011 РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО АУДИТАМ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ
Поскольку между проведением аудитов систем управления окружающей средой и качеством существует много общего, и, кроме того, все больше организаций приходят к интеграции систем, возникла необходимость согласования руководящих указаний по проведению аудитов.
Комитеты ИСО ТК 176/ТКЗ и ТК 207/ТК2 подготовили документ ИСО 19011: Руководящие указания по проведению аудитов систем управления окружающей средой и качеством, в котором изложены основные требования ко всем аспектам проведения аудита таких систем. Организации могут использовать этот документ для проверки эффективности проведения любых аудитов.
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"