Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. (Ален Маккензи)
Крейг Кокрен
Стратегия LEAN предполагает такую организацию производства, при которой достигается максимальное сокращение времени выполнения заказа (от его получения до поставки клиенту продукции или ее составных частей) за счет исключения всех видов непроизводительных затрат. Более подробно см. журнал "Европейское качество" No 1-2 за 2003 г., с. 58 - 67.
У работы в малой компании много преимуществ. В такой компании обычно существует неформальная обстановка, работник видит результаты своего труда, коллеги хорошо знают его. С другой стороны, в малой компании каждый работник вынужден выполнять самую разную работу. Время выполнения заказов в такой компании обычно сильно ограничено, следовательно, его часто не хватает на создание четко отработанных систем и методик. Вместо них во многих компаниях существует то, что принято называть "родовым знанием", т.е. комплекс знаний и навыков, передаваемых в непосредственном общении сотрудников. Для малых предприятий важно обладать эффективными и экономичными системами управления бизнесом, не содержащими ничего лишнего. Они нуждаются в таких системах больше крупных компаний, поскольку не могут позволить себе роскоши выполнять одну и ту же работу дважды. Любая ошибка может иметь фатальные последствия для компании. Наличие или отсутствие такой системы может быть равноценно жизни или смерти малого предприятия. К сожалению, понимание этого приходит иногда слишком поздно. Поэтому рассмотрим ключевые элементы, из которых должна состоять экономная система управления малым предприятием
Стратегическое планирование
Когда применяют термин "стратегическое планирование", перед глазами невольно встает приблизительно следующая картина: озабоченные лица высших руководителей компании, собравшихся в зале заседаний со столами, заваленными грудами финансовых отчетов, и стенами, увешанными флип-чартами со схемами. Иными словами, этот термин ассоциируется с наводящим ужас, поглощающим массу времени процессом. Вместе с тем стратегическое планирование имеет критически важное значение для малых предприятий. Оно определяет курс предприятия на продолжительный период времени, нацеливает всех работников на проведение наиболее важных мероприятий, необходимых для выживания и развития компании.
Стратегическое планирование в своем экономном варианте может занимать от двух до четырех часов. Его основные принципы остаются теми же, что и в полномасштабной версии стратегического планирования, но без излишнего философствования. Экономное стратегическое планирование предполагает получение конкретных ответов на следующие вопросы.
- Что удается компании лучше всего? Что нужно сделать, чтобы сохранить и даже развить сильные стороны предприятия?
- Какие из возможностей, которыми обладает компания, являются наиболее многообещающими и почему? Что нужно сделать для того, чтобы использовать эти возможности и обратить их во благо того, что компании удается особенно хорошо?
- Что компания делает плохо? Что в работе компании просят улучшить потребители? Какие усовершенствования в работе предлагают работники компании?
Что конкретно следует предпринять для совершенствования указанных аспектов деятельности компании?
- Кто из конкурентов наступает компании на пятки? Почему от них исходят реальные угрозы? Что следует предпринять, чтобы уменьшить риски, обусловленные конкуренцией? Какие еще угрозы и вызовы социального, демографического, политического, экономического и технологического характера имеют место? Что следует делать, чтобы парировать эти угрозы? Получение ответов на поставленные вопросы представляет основу стратегического планирования. Сформулировав эти ответы, малое предприятие должно использовать методы управления проектами, чтобы гарантировать выполнение необходимых действий для претворения их в жизнь. Прежде всего должны быть установлены:
- распределение ответственности - назначены менеджеры проектов по решению каждой выявленной задачи;
- временные рамки - когда должно быть начато выполнение каждого требуемого действия и когда оно должно быть завершено;
- ресурсы - необходимо определить, какими ресурсами располагает компания для проведения запланированных действий;
- порядок анализа и контроля - когда лица, отвечающие за принятие решений, должны рассматривать ход выполнения планов проектов.
Затем результаты стратегического планирования совместно с деталями управления намеченными проектами должны быть изложены в простом и лаконичном документе, содержащем не более дюжины страниц. Копии этого документа должны быть предоставлены всем работникам, за которыми закреплены определенные роли в реализации выработанной стратегии. Состав исполнителей, которым должны быть предоставлены копии документа, может быть различным и включать как весь штат малого предприятия, так и несколько человек. Лучшим способом доведения до исполнителей выбранной стратегии является постановка для них конкретных целей и задач.
Цели, допускающие количественную оценку их достижения
Даже наилучшим образом составленный стратегический план может оказаться сложным для восприятия теми людьми, которые не участвуют в процессе планирования. Поэтому необходимо, чтобы конкретные цели и задачи были понятны всем, что даст возможность перевести стратегию на общедоступный язык и обеспечить ее внедрение. Это позволяет также разбить общую стратегию на элементы, приложимые к определенным производственным процессам.
В качестве примера предположим, что предприятие для сохранения своей жизнеспособности обязано выплатить свои долги и для этого принято решение о повышении чистой прибыли компании. Дополнительная прибыль позволит компании ликвидировать долги и лучше управлять своим балансом в будущем. Многие работники при этом хмыкнут и заявят, что у них нет никаких возможностей содействовать выплате долгов или повышению чистой прибыли. При этом многие из них даже не представляют, что такое "чистая прибыль". Попробуем в этом примере перевести стратегию организации в термины, понятные на всех ее уровнях.
Итак, стратегическая цель компании: увеличить чистую прибыль, чтобы расплатиться с долгами.
Цель в области продаж: увеличить объемы .продаж самых прибыльных продуктов на 20 % в течение ближайших 12 месяцев.
Цель для производства: повысить производительность на 3 % в течение следующего квартала.
Цель для товарного склада: сократить порчу товара до 0,5 % от общего количества хранимых материальных ресурсов в течение следующего цикла инвентаризации.
Цели для отдела закупок: установить долговременное сотрудничество с перевозчиками, упаковщиками и поставщиками сырья и материалов. Сократить общие затраты на закупки на 15 % в течение следующих шести месяцев. Таким образом, общая стратегия компании трансформирована в набор особых, достижимых целей для каждой составляющей производственного процесса. Если каждая из этих специфических целей будет достигнута, то, безусловно, будет решена и общая стратегическая задача компании расплатиться с долгами.
Подобно стратегическому плану задачи каждого подразделения должны быть наглядными и документально оформленными. Малое предприятие должно быть прозрачным. То есть ход решения поставленных задач должен отслеживаться, доводиться до общего сведения, анализироваться и обсуждаться в коллективе. Для этого не надо выдумывать ничего фантастического, достаточно вывесить стенды с соответствующими данными и регулярно их обновлять. Цель должна состоять в том, чтобы отразить работу каждого сотрудника и наглядно продемонстрировать, как его действия способствуют достижению общих стратегических целей компании. После того как эти цели установлены, должны быть созданы соответствующие форумы для рассмотрения достигнутого прогресса.
Рассмотрение деятельности предприятия
Вполне естественно, что в малых организациях нет времени для проведения продолжительных, официальных совещаний. Когда работники заняты на совещании, работа стоит. Поэтому рассмотрение работы предприятия должно быть кратко и насыщенно. В принципе обсуждение состояния дел может происходить даже по телефону, с помощью электронной почты, путем передачи друг другу информационных материалов или переписки через веб-сайт. Главное - анализировать ход выполнения плана и быстро, с должной периодичностью принимать необходимые решения, поскольку малые предприятия действуют в динамичном окружении, где все перемены происходят с большой скоростью.
Повестка дня рассмотрения работы организации может включать самые разнообразные темы, но наиболее типичными из них являются следующие:
- специальные или необычные заказы и проекты;
- общение между функциональными подразделениями по текущим деловым вопросам;
- продвижение к поставленным целям;
- проблемы, возникшие за время, прошедшее с последнего рассмотрения;
- имеющиеся возможности для совершенствования работы;
- выработка перечня мероприятий, необходимых для решения возникших проблем или использования выявленных возможностей;
- состояние незавершенных работ.
В повестку дня также могут включаться и другие темы, но следует помнить, что каждый новый предмет рассмотрения увеличивает время реагирования. Многие организации пришли к выводу, что обсуждение их деятельности происходит наиболее эффективно, когда участники совещания разбиты на несколько самостоятельных команд, которые рассматривают отдельные комплексы проблем. Такой подход обеспечивает гибкость рассмотрения, сокращает его продолжительность и ускоряет реагирование по результатам анализа.
Ниже приведен пример такого смешанного подхода, включающего ежедневное, ежемесячное и ежеквартальное обсуждения.
Ежедневное обсуждение:
- занимает не более 30 мнут;
- носит тактический характер;
- посвящено наиболее неотложным проблемам (например, срочным заказам, потребностям в ресурсах, претензиям потребителей);
- проводится в начале или в конце рабочего дня;
- включает обсуждение состояния незавершенных работ;
- проходит при личном участии сотрудников или в режиме телеконференций.
Ежемесячное обсуждение:
- занимает от одного до полутора часов;
- носит тактический и/или стратегический характер;
- посвящено достигнутому прогрессу в продвижении к поставленным целям;
- включает выборочный анализ финансовых показателей;
- содержит анализ состояния незавершенных работ;
- включает анализ общих тенденций (например, результатов корректирующих и предупредительных действий, информации от потребителей, результатов аудитов);
- проходит при личном участии сотрудников или в режиме телеконференций.
Ежеквартальное обсуждение:
- требует от одного до трех часов;
- носит стратегический характер;
- содержит анализ хода выполнения стратегического плана и прогресса в достижении поставленных задач;
- включает выработку предложений по необходимым корректировкам стратегии;
- включает анализ финансовых показателей компании в более широких временных границах;
- содержит анализ состояния незавершенных работ;
- включает анализ укрупненных трендов и следующих из них выводов;
- проходит при личном участии сотрудников
или в режиме телеконференций. Существует немало способов разбиения этих обсуждений на составляющие и их группирования, наиболее полно отвечающих потребностям конкретной организации. Важно только одно: такие обсуждения должны происходить регулярно. Малое предприятие должно постоянно "держать руку на пульсе", анализируя свою деятельность. Это не означает введения микроменеджмента, просто каждому сотруднику должно быть известно направление, в котором движется организация, и какие изменения требуются в ее работе.
Документация
Состав используемой в организации документации определяется характером информации, требующейся ей для ведения бизнеса и удовлетворения потребителей. Характер и содержание документации может варьироваться в широких пределах от одной организации к другой, но существует несколько примеров наиболее типичных документов, в число которых входят:
- технические условия на продукцию;
- стандарты на услуги;
- схемы технологических процессов;
- методики;
- рабочие инструкции;
- политики;
- технические чертежи;
- стратегические планы;
- цели и задачи.
Все документы должны быть лаконичными и представлены в наиболее удобном для пользователей формате. Применительно к документации действует правило "больше не значит лучше". Она должна содержать только то, что нужно для пользователя, и не включать лишней информации, которая обычно не находит применения.
Использование наиболее практичных форматов документов означает, что они не обязательно должны повторять традиционные. Малые предприятия могут творчески подходить к разработке документов. Менеджеры в каждом случае должны задаваться вопросом, какой формат документа доносит информацию до пользователя в наиболее простом и ясном виде. При этом выбор может происходить между любыми форматами, которые можно только вообразить, включая текст, чертежи, фотографии, мультипликацию, сетевые графики, физические образцы, аудио- и видеоносители и т.д. Вообще людям свойственно лучше воспринимать графическую информацию, нежели текстовую. Поэтому включение в документацию визуальной информации всегда желательно.
Независимо от выбора форматов документации малое предприятие должно критически относиться к следующим заблуждениям:
- Считается, что все документы должны иметь единый внешний вид. Но, спрашивается, зачем? Каждый документ должен выглядеть так, чтобы наилучшим образом донести до пользователя содержащуюся в нем информацию. Единообразие необходимо только постольку, поскольку оно способствует более эффективному использованию документации.
- Документы должны содержать определенные разделы. Перечень обязательных разделов, которые организация должна включать в документы, охватывает широкую гамму вопросов. В том числе считается, что каждый документ должен включать титульный лист, оглавление, введение, назначение документа, область его распространения, термины и определения, распределение ответственности, перечень ссылочных документов. Некоторые из этих разделов в определенных документах вполне уместны, но остальные просто занимают место, делают документ длиннее и менее удобным в использовании по назначению. Малые предприятия должны стремиться к тому, чтобы применять менее объемные и сложные документы.
- Документы должны быть рассмотрены и согласованы всеми менеджерами. Руководствуясь самыми лучшими побуждениями, некоторые организации настаивают на том, чтобы основные менеджеры рассматривали и согласовывали все без исключения документы. Но это лишь замедляет прохождение документов и добавляет ненужные бюрократические процедуры.
- Документы должны отражать все мельчайшие детали производственных процессов. При этом менеджеры рассуждают так: "Если мы не хотим лишнего беспокойства с документами, то в них следует включать все, что может когда-либо потребоваться при пользовании ими, вплоть до самых мелких деталей". Но такой подход делает документы слишком объемными и громоздкими, что, в свою очередь, отталкивает людей, которые реально используют их в работе. Документы должны содержать всю важную информацию, но составляться наиболее экономным образом. Следует избегать включения в документы информации, замедляющей пользование ими или делающей их сложными для восприятия. Необходимо проявлять творческий подход и не бояться необычных решений. Очень часто оказывается, что самые необычные по стилю оформления документы становятся наиболее подходящими для малых предприятий. Ниже приводятся примеры нескольких форматов документов, которые могут эффективно использоваться в малом бизнесе. Сочетание блок-схемы с инструкцией по поиску и устранению неисправностей. Этот одностраничный документ, отпечатанный с двух сторон листа, размещают непосредственно на рабочем месте. Часто его запаивают в пленку или предусматривают иное защитное покрытие. На одной стороне листа отпечатана блок-схема процесса, устанавливающая перечень операций и корректирующих действий. На оборотной стороне приведен перечень возможных неисправностей и неполадок с указаниями, что нужно делать при их возникновении. Инструкция по поиску и устранению неисправностей отражает коллективный опыт и знания всех работников организации, хорошо владеющих данным процессом. Фактически этот документ - настоящая энциклопедия знаний о процессе и его возможных неполадках, изложенная на одной страничке. Одностраничный формат документа лимитирует его содержание, гарантируя включение в него только действительно важных сведений. Лаконичность документа также способствует тому, что он не будет отпугивать пользователей.
Краткий справочник. Этот одностраничный документ, помещаемый прямо на рабочем месте, содержит фотографии отдельных операций процесса с краткими описаниями их содержания. Причем документ должен быть составлен так, чтобы находить нужную информацию в считанные секунды. Отсюда и наименование документа - one-minute reminder. Такие справочники могут быть составлены для любой стадии производственного процесса, на которой наиболее вероятны ошибки. Поскольку такие ошибки обычно совершаются лишь на некоторых, наиболее критичных этапах процессов, то подобные документы следует применять только там, где это действительно необходимо.
Диаграмма процесса с гиперсвязями. Этот электронный документ применяют в сочетании с распределенными драйверами или внутренними компьютерными сетями. Документ дает общее представление о процессе в целом, устанавливая его основные этапы. Каждый этап включает гиперссылку, позволяющую переходить к операциям более низкого уровня. В результате пользователь имеет возможность просмотреть процесс как на общем уровне, так и на уровнях отдельных операций и задач. Содержание документа динамично и определяется потребностями пользователя. Мастер-диаграмма процесса может также быть связана гиперссылками с соответствующими техническими условиями на продукты и услуги. Документы такого типа обладают превосходной гибкостью в использовании, но могут применяться только в организациях, располагающих соответствующей компьютеризированной инфраструктурой и квалифицированными кадрами, умеющими ею пользоваться.
Управление документацией
Любая документация бесполезна, если не обеспечено должное управление ею. Управление документацией не означает ничего, кроме обеспечения точности содержащейся в ней информации и ее пригодности к распространению, а также наличия четких отметок о согласовании и утверждении документов. Документ может быть утвержден всего одним человеком, причем не обязательно относящимся к числу менеджеров. Ведь, как известно, не существует общих правил согласования и утверждения документов кроме тех, что установлены самой организацией. Поэтому в малых предприятиях должно быть принято максимально своевременное и упрощенное по процедуре утверждение документов.
По материалам сайта:
www.qualitydigest.com
Опубликовано на Журнал "Европейское качество"
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"