Вечно ново лишь то, что вечно старо. (Ш. Рамо)
Аудит функций
Михаил Степанько, <Удмуртнефть> (НК <Сиданко>)
Введение
Цель
этой статьи - поделиться опытом с коллегами и выслушать их аргументы за или
против изложенного ниже подхода. Процесс реструктуризации крупнейших предприятий
нефтегазодобывающей отрасли связан с полной <ломкой> старой структуры и
образованием новых производственных единиц и звеньев, которые в дальнейшем
<наполняются> обязанностями, функциями, необходимыми для достижения цели -
максимальной оптимизации производственных процессов для добычи нефти и газа и
снижении их себестоимости. Зачастую нам при расстановке персонала в новой
структуре приходится действовать интуитивно, в процессе работы исправляя ошибки
и корректируя упущения. Как оптимизировать данный процесс? Как провести <аудит>
функциональных обязанностей, штатной расстановки персонала в новой структуре,
убедиться, что обязанности распределены равномерно, и создать регламент
документооборота в структуре крупного нефтегазодобывающего производства,
оптимального для всех подразделений.
Очевидно, что основной проблемой многих предприятий, находящихся в стадии реструктуризации, является его недокументированная деятельность и каждый руководитель, будучи заинтересован в получении осязаемого результата деятельности своего предприятия, должен так организовать и спланировать эту деятельность, чтобы все ресурсы на предприятии работали на получение желаемого результата. Так как в этом процессе задействованы и материальные, и человеческие ресурсы, необходимо, чтобы не только производственные процессы было задействованы в единую систему, а усилия всех работников были согласованы между собой и подчинены единому плану.
Грамотно составленная и зарегламентированная деятельность позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала, систематизировать взаимоотношения между менеджерами и подчиненными им работниками, а также упорядочивает информационные потоки на предприятии, ведь не секрет, что часто функциональные обязанности той или иной позиции перекрывают должностные инструкции.
Основное
Основной этап - проведение анкетирования сотрудников производственных единиц, в нашем случае, в нефтегазодобывающей отрасли.
Форма, по которой было проведено анкетирование, достаточно сложная, но информативная. На ее основании можно составить <Положения о подразделениях и службах> и <Положения о функциональных обязанностях сотрудников> всех структурных единиц производства, что в дальнейшем позволит нам оптимизировать <Регламент документооборота>. Например, в виде таблицы, которая была предложена сотрудниками в <Регламенте взаимоотношений во внутренней структуре> с небольшой модификацией (добавим столбец <Уровень подчиненности и порядок замещения>).
| Название структурной единицы, службы, подразделения и т. д. (описание основных функций структурной единицы, службы, подразделения и т. д.) | |||
| Должность | Функциональные обязанности | Взаимодействие в структуре, движение отчетных документов | Уровень подчиненности и порядок замещения |
Столбец <Уровень подчиненности и порядок замещения> должен содержать в себе информацию о том, кому человек подчиняется (то есть кто является его прямым руководителем) и кто замещает эту должность в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте (прогулы, болезни, отпуск, командировка и т. д.). После названия структурной единицы необходимо описать ее основные функции, что приведет к упрощению процесса составления <Положения о подразделениях и службах> в нефтегазодобывающем производстве.
Таким образом можно описать всю иерархию (структуру) производства. В качестве примера возьмем основные функциональные обязанности ведущего геолога.
ТАБЛИЦА ФУНКИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Функции
- Текущая работа с фондом скважин
- Учет, контроль и ведение всех форм установленной первичной документации о работе и состоянии фонда скважин, добыче нефти (жидкости), газе, закачке рабочих агентов в пласт
- Подготовка предложений и обеспечение контроля за проведение мероприятий по оптимизации работы фонда скважин, проведение геолого-технологических мероприятий и промыслово-геофизических исследований
- Контроль достоверности всей первичной промысловой информации. Предоставление информации старшему мастеру
- Непосредственный контроль работы всех подрядных организаций, внедрение (подтверждение) физических объемов подрядных (сервисных) работ
- Подготовка исходных данных по инвестиционным предложениям актива
- Подготовка планов-заказов на текущий ремонт скважин
- Составление текущих заявок на оборудование и материалы. Контроль качества работ, проверка смет
- Контроль за исполнением графика ремонта оборудования. Сдача (прием) оборудования в ремонт (из ремонта). Ведение и хранение технической документации
- Приемка выполненных работ и ТМЦ совместно с мастером бригады и оформление документации
| Должность | Функциональные обязанности | Взаимодействие в структуре, движение отчетных документов | Уровень подчиненности и порядок замещения |
| Ведущий геолог | - обработка сводок; - анализ работы фонда скважин; - контроль за проведением ГТМ; - составление движения бригад капремонта скважин; - учет и контроль добычи нефти; - контроль за проведением геологических исследований; - контроль опытно-промышлен-ных работ; - контроль за охватом фонда скважин исследованиями; - исследование поглощающих скважин; - формирование плана добычи по бригадам; - анализ простаивающего фонда скважин; - проверка законсервированного фонда; - проведение аудитов. | Например: Распечатки сводок поступают от диспетчера ежедневно лично ведущему геологу, сводка обрабатывается вручную, согласно должностной инструкции ведущего геолога ежедневно результаты обработки сводок лично по телефону передаются мастеру по добыче нефти в качестве рекомендаций по работе фонда скважин. | Указывается, кому данная должность подчинена и кто замещает ее во время отсутствия сотрудника на рабочем месте. |
| И т. д. |
Столбцы <Функциональные обязанности> и <Взаимодействие в структуре, движение отчетных документов> заполняются после сведения всех форм анкетирования в одну единую для всех должностей данной производственной единицы. В результате получится набор таблиц по функциональным обязанностям и документам.
- Что человек, занимающий должность, делает - функциональные обязанности
- Перечень входящих для данной должности документов
- Периодичность поступления документов
- Форма поступления документа (распечатка, файл, таблица)
- Форма обработки документов (лично, программа и пр.)
- Регламентирующие действия человека документы
- Что получается в результате обработки документов (выходной документ)
- В какой форме представляется выходной документ
- Кому предоставляется
- Периодичность предоставления
На основании получившихся после свода материалов необходимо будет заполнить таблицы функциональных обязанностей для всех должностей производственной единицы. Объем работы, а именно обработки полученной информации, большой, но если информация собрана и разработаны все формы - остается только их заполнить и свести. Возможно, это в состоянии сделать и простые технические исполнители (персонал, хорошо знающий MS Excel и MS Word). Конечные материалы согласовываются с руководителями подразделений и далее утверждаются и доводятся до сотрудников на рабочих местах. В результате каждый будет знать, что и как он делает.
После получения подобных выходных материалов гораздо упростится задача о составлении и утверждении <Положения о подразделениях и службах> и <Положения о функциональных обязанностях сотрудников> всех структурных единиц НГДП. Полученные таблицы являются основой.
Далее идет следующий не менее важный шаг, с помощью которого можно решить основную проблему - четкое разграничение и документальное закрепление зон ответственности. На многих предприятиях очень часто под ответственностью подразумеваются устная договоренность и интуитивное понимание этой ответственности сотрудником. По оценкам специалистов, до 80% времени на любом производственном совещании уходит как раз на выяснение извечного вопроса <кто виноват?> в какой-либо сбойной ситуации, так как в компании, как правило, нет единого понимания <кто за что отвечает>, закрепленного определенным управленческим регламентом. Возникают ситуации, когда сотрудник пытается найти того, кто занимается тем или другим видом деятельности и не может - все говорят, что я это не делаю и за это не отвечаю. Если ответственность будет документирована и утверждена, например, директором производства, то подобных вопросов возникать не будет.
К обработанным данным из первого этапа необходимо <присоединить> информацию из документов, регламентирующих основную деятельность предприятия, в качестве примера можно взять:
· базовое <Положение об организационно-функциональной структуре предприятия>;
· пакет <Положений об отдельных видах деятельности (финансовой, маркетинговой и т. д.)>;
· пакет <Положений о структурных подразделениях (цехах, отделах, секторах, группах и т. п.)>;
· должностные инструкции персонала.
Из имеющихся материалов выделяются основные направления деятельности служб и подразделений, то есть их основные бизнес-функции. В результате получим список бизнесов (функций, направлений деятельности) нашего предприятия.
Следующая задача очень сложная, иногда требующая, привлечения консультантов. Необходимо создать <Классификатор основных функций производства>, то есть создать древовидную структуру функций, корнем которой является цель данного бизнеса. Далее, ее ветвями будут более уточненные функции для реализации этого процесса. <Классификатор функций> ложится в основу формирования зон ответственности предприятия.
На основе <Классификатора функций> происходит формирование зон ответственности за функционал предприятия. По форме это напоминает известную игру <Крестики и нолики>. Крестиками помечены пересечения тех функций (столбцов) и организационных звеньев (строк), которые отвечают за выполнение этих функций. При этом наглядность такой процедуры легко позволяет добиться оптимального закрепления зон ответственности, при котором за каждую функцию в компании кто-нибудь персонально отвечает и притом кто-то один, таким образом решена проблема определения <кто что делает и за что отвечает>. При возникших сложностях или вопросах руководителю достаточно взять матрицу-распределитель, и он поймет, кто и что должен выполнять, какая служба за что отвечает. Схему можно конкретизировать до уровня подразделения, отдела, позиции.
МАТРИЦА-РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬ ФУНКЦИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО ОРГЗВЕНЬЯМ
По матрице видно четкое и непересекающееся разграничение полномочий и ответственности, при такой схеме формирования зон ответственности сразу станет очевидно, какие функции на предприятии дублируются, за какими функциями четко не закреплены ответственные исполнители и пр. Схема проста, функциональна и интуитивно понятна любому человеку, а для руководителя предприятия просто незаменима и очень удобна.
c 2000-2001 E-xecutive, Ward Howell International
Original article: https://www.e-xecutive.ru/publications/specialization/article_1411/