Как много дел считались невозможными, пока они не были осуществлены. (Плиний Старший)
План усовершенствования процесса
Джерри Фэй
Одной из самых больших проблем, стоящих перед руководителем группы по проекту усовершенствования процесса или его помощником, является поддержание группы в состоянии сосредоточения на текущей задаче. Для того, чтобы достигнуть этого, он или она должны также рассказывать о прогресс в этом направлении этой группе и спонсорам. Многие группы используют протокол совещания для представления информации о продвижении и последующих действиях, но этот протокол совещания обеспечивает только моментальный снимок того, что было выполнено группой на последнем совещании.
Использование плана усовершенствования процесса обеспечивает более обширную информацию по сравнению с обычным протоколом совещания и помогает стандартизировать все усилия, направленные на усовершенствование процесса. Этот план усовершенствования процесса отображает текущее состояние процесса, выделяя этапы процесса, на которые воздействуют усилия группы. Он также отображает обновленный график, который показывает общий прогресс, включая сбои графика и завершенные этапы (см. верхнюю часть рис.1). План усовершенствования процесса может рассматриваться на итоговом уровне на информационном совещании руководства или в деталях. Формат плана усовершенствования процесса представляет собой превосходный инструмент для иллюстрирования цикла "планирование-осуществление-проверка-действие".
Приведенное ниже объяснение 10-этапного плана усовершенствования процесса, используемого в компании "Raab Karcher Electronics Inc.", Сан-Диего, шт. Калифорния, демонстрирует его эффективность.
На стадии планирования
1. Назовите владельца процесса; определите целевой и текущий процесс. На первом совещании группа определяет проблему или цель и идентифицирует владельцев процесса и заказчиков. Все документируется в плане усовершенствования процесса. Этот план рассматривается всеми членами группы перед вторым совещанием для обеспечения согласия.
2. Задокументируйте и обмерьте текущий процесс. Группа создает блок-схему текущего процесса вниз до уровня заданий. Затем члены группы устанавливают на блок-схеме места, где в настоящее время проведены измерения. Законченная блок-схема добавляется к плану усовершенствования процесса.
3. Разработайте план действий по усовершенствованию процесса. С помощью блок-схемы и других методов повышения качества, таких как диаграммы Парето, причинно-следственные диаграммы и номинальная групповая методика, группа определяет области, в которых усовершенствования могут дать максимальную отдачу. Эти инструменты являются базой для анализа коренной причины. Подробные действия для выполнения этого анализа документируются в плане продвижения для обеспечения четких связей между обязанностями и ожиданиями. Этапы продвижения, на которые осуществляется воздействие, указываются на блок-схеме плана усовершенствования процесса посредством их выделения.
На стадии осуществления
4. Разработайте усовершенствования процесса и график реализации. Группа разрабатывает план внедрения изменений в процесс, которые повысят его эффективность или устойчивость. График усовершенствования всего проекта документируется в плане усовершенствования процесса. Подробные действия документируются в плане продвижения полного управления качеством (см. нижнюю часть рис. 1). В таблице указываются инициатива, польза от этой инициативы, расчетная дата завершения и лицо, ответственное за эту инициативу. Данная таблица используется на каждом совещании для отслеживания продвижения. Любые усовершенствования, которые существенно изменяют течение процесса, также документируются на блок-схеме плана усовершенствования процесса.
5. Разработайте индикаторы управления усовершенствованием процесса. Как только группа осуществила усовершенствования процесса, члены группы вместе с заказчиками устанавливают индикаторы ожидаемого усовершенствования процесса, допускающие количественное определение. После одобрения эти индикаторы документируются в плане усовершенствования процесса в разделе индикаторов управления. Они являются основой для определения, приводят ли в результате предложенные измерения к существенным усовершенствованиям и должны ли они быть стандартизированы, или они оказались неэффективными и требуется дальнейший анализ коренной причины. Он осуществляется на стадии действия.
Рис. 1
План усовершенствования процесса и отчет о продвижении
Raab Karcher TQM Process Improvement Plan = План усовершенствования процесса компании "Raab Karcher" для полного управления качеством
Project Title = Наименование проекта
Manifest process improvement = Усовершенствование процесса составления грузовой декларации
Project No. OFC-1-96 = Проект № OFC-1-96
Goal/Objective = Цель/Задача
To reduce the number of wrong parts shipped to customers as measured by problems found after manifest = Уменьшить число неправильных частей, отгруженных заказчикам, которые выявлены в связи с проблемами, обнаруженными после составления грузовой декларации
Owner(s) = Владелец (владельцы) процесса
The manifest team = Группа по подготовке грузовой декларации
Customers = Заказчики
All external customers, sales, and marketing = Все внешние заказчики, торговые точки, рынок
Management Indicators = Индикаторы управления
Reduced errors from manifest area by 80% = Снижение ошибок в области грузовой декларации на 80%
Increased productivity (measured by completed shipments) = Повышенная производительность (измеренная по завершенным поставкам)
Current Process Flow = Текущая последовательность операций
Receive parts from picking = Получение частей из сортировки
Scan all parts in bin = Проверка всех частей в бункере
Print packing slip = Распечатка ошибок упаковки
Yes = Да
Parts missing? = Части пропущены?
All parts are parts of order? = Все части являются заказанными частями?
Box and weigh parts = Упаковка частей в ящик и взвешивание
No = Нет
Ship to customer = Отгрузка заказчику
Recount order = Пересчет заказа
Too many parts? = Слишком много частей?
Return to stock = Возврат на склад
Improvement Areas = Участки усовершенствования
Bold Italics - Measurement Areas = Полужирный курсив - Участки измерения
October = Октябрь
Milestones = Основные этапы
Implement lockout feature = Реализация блокирующих свойств
Hire handlers = Аренда манипуляторов
Reestablish rotation = Переустановка последовательности операций
Monitor progress = Контроль продвижения
TQM Progress Plan = План продвижения полного управления качеством
Project No OFC-1-96 = Проект № OFC-1-96
Initiative = Инициатива
Benefit = Польза
Estimated Completion Date = Расчетная дата выполнения
Comments = Комментарии
Add rover to the warehouse = Добавление на склад мобильного робота
Review bins prior to manifest = Просмотр бункера перед составлением грузовой декларации
Complete = Выполнено
Install lockout feature = Установка блокирующих свойств
Stop process at problem point = Остановка процесса в проблемной точке
Reestablish rotation = Переустановка последовательности операций
Reduce boredom = Уменьшение скуки
Change conbin selection = Изменение выбора соединенного бункера
Reduced mixed shipments = Уменьшение смешанных отгрузок
Add additional manifest station = Добавление дополнительной станции подготовки грузовых деклараций
Reduce stress during peak = Уменьшение напряжения во время максимумов нагрузки
Actionee: George Evans = Действующее лицо: Джордж Эванс
Training upgrade = Повышение квалификации посредством обучения
Ensure training is consistent = Обеспечиваемое обучение является последовательным
Program is complete = Программа завершена
Letter designated on last label = Буква, указываемая на последней фирменной табличке
Reminder to empty conbin = Напоминание о пустом соединенном бункере
На стадии проверки
6. Проверьте усовершенствования и удостоверьтесь в том, что процесс остается действующим. Группа продолжает проводить совещания и использовать план усовершенствования процесса и план продвижения полного управления качеством для продолжения отслеживания продвижения. Обязанности по сбору и анализу данных задокументированы и отслеживаются в плане продвижения полного управления качеством. Заново просматривается график для получения уверенности в том, что продвижение продолжает осуществляться.
7. Определите, требуются ли дальнейшее действие. Если на основании результатов сбора данных или других индикаторов процесса требуется дальнейшее действие, то график его осуществления и лицо, ответственное за это действие, документируются в план усовершенствования процесса и в плане продвижения полного управления качеством.
8. Проверьте эффективность усовершенствования. Группа осуществляет сбор данных о процессе для того, чтобы проверить, что изменения были эффективными, и желательные результаты были достигнуты. График изучения этих данных и лицо, ответственное за это изучение, включаются в план усовершенствования процесса и план продвижения полного управления качеством. Данные о процессе рассматриваются на базе индикаторов управления, которые были задокументированы в плане усовершенствования процесса на стадии осуществления. На основе полученных результатов эти изменения определяются либо как эффективные, либо как неэффективные. Если изменения признаны эффективными, то они стандартизируются. Если они сочтены неэффективными, проводится новый анализ коренной причины. История плана усовершенствования процесса является необходимой для быстрого перемещения на стадию планирования, если изменения процесса оказались неэффективными.
9. Стандартизируйте и задокументируйте новый процесс. Если изменения процесса были эффективными, новый процесс стандартизируется в виде режима или процедуры для последующего воспроизводства. План усовершенствования процесса служит в качестве полезного инструмента для направления действий по документированию. Он является историческим документом, в котором точно зарегистрированы все действия по изменению полного процесса от того, какой он был, до того, какой он стал.
10. Продолжайте контролировать и проверять этот процесс. План усовершенствования процесса служит базисной линией для будущих усилий по усовершенствованию процесса. Он уже содержит блок-схему текущего процесса и может быть модифицирован для включения любых новых предпринимаемых усилий по усовершенствованию процесса.
Компания "Raab Karcher Electronics Inc." сохраняет планы усовершенствования процессов и планы продвижения полного управления качеством в корпоративной компьютерной сети так, что они могут быть просмотрены любым интересующимся продвижением данной группы. Шаблон для плана усовершенствования процесса сделан в Microsoft Power Point. Программа Visio для Windows использовалась для составления блок-схем. Для построения графиков с данными использовался Microsoft Project.
Использование плана усовершенствования процесса доказало, что он является полезным инструментом для достижения успеха в усилиях компании по усовершенствованию процессов, и в очень значительной степени сократил время, затрачиваемое на совещаниях для сообщений о продвижении в этой области. Информация, которая обычно занимала несколько страниц в документации группы, теперь может быть отображена на двух страницах. Наличие этой информации в корпоративной сети компании также гарантирует, что все заинтересованные стороны, от высшего руководства до членов группы, имеют доступ к одним и тем же данным без какой-либо фильтрации.
Успех плана усовершенствования процесса у первой группы компания "Raab Karcher Electronics Inc." стал большим стимулом для его использования. Эта группа сократила возвращаемые материальные ценности с 500 000 долларов США до менее, чем 1000 долларов США.
Когда эта статья было опубликована в октябре 1997 года, Джерри Фей был менеджером по обеспечению качества в компании "Raab Karcher Electronics Inc.", Сан-Диего, штат Калифорния. Он получил степень бакалавра в области администрации бизнеса в Редландском университете в Калифорнии. Фей был членом Американского общества качества и дипломированным аудитором по качеству.
Также на сайте:
Законодательная база
Как сделать Систему Менеджмента Качества реально функционирующей
Новое на форуме
О проекте
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"